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公司電子郵件管理

1.0總則

公司開通intemet電子郵件服務,目的是為了更好地促進公司員工工作的內外溝通。公司的電子信息網絡,無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容,違者視情節輕重賜予批判、降薪、降職、辭退處分。

2.0郵件服務器管理

辦公室統一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監督檢查工作。

3.0郵件開戶須知

申請電子郵件開戶必需首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執”,并通知申請人。回執單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規章。

4.0電子郵件使用規程

4.1用戶應當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規定而不能造成的損失由用戶自己負責。

4.2禁止向異地發送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidmail下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構可由系統主管審批后另行處理。

4.3在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不行擅自使用其他任何郵件地址。

4.4嚴禁轉發有危害社會平安的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。

4.5發送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。

4.5.1隱秘級:需由部門經理同意加密發送,由部門對資料的平安負責。

4.5.2機密級:由部門經理簽字同意,將發送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發送。

4.5.3絕密級:禁止在網上發送

5.0監督檢查工作

公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監管,系統會自動將部分用戶收發電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

6.0塊規懲罰

6.1對于異地發送超過2m的大郵件,使用fidmail下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴峻程度,處于500―800元的罰款。

6.2轉發有危害社會平安的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關的郵件的員工,首次發覺作降薪處理,再次發覺作降職處理,三次發覺作辭退處理。

6.3在公司內部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。

6.4任何使用電子郵件泄露公司商業隱秘,一經發覺視情節嚴峻,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴峻的,公司還將依法追究其法律責任。

7.0附則

本條例的解釋權屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出詢問。

物業公司電子郵件管理方法〔二〕

物業公司電子郵件管理方法(二)

一、規范目的:高效規范的傳遞信息,盡快實現辦公自動化

二、適用范圍:公司全部電子郵件及其傳遞和存檔

三、內容:

1、郵件發送者應填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未準時閱讀或批復而造成的后果及責任,由郵件發送者按公司制度承當。

2、發送郵件時,發送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發送日期,假如有說明的簡短文字,也應在電子郵件正文中寫清晰。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。

4、對于請示、報告、申請、文件、商量稿等征求看法性質的郵件,被征求看法或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內容者為被抄送人。收件人應準時答復發件人,被抄送人可不答復。

5、全部部門經理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必需查看郵件,以便準時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不準時而導致未能按通知要求參與會議、未能按要求完成公司支配的各項工作任務等,按公司制度追究其相應責任。

6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般狀況不得打印。

7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統傳送與工作無關的郵件。

8、公司總辦應指導和幫助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發及傳遞信息,并報總辦備案。

四、郵箱管理