淺談工程項目檔案管理中的問題及對策

工程公司文件管理的重要部分是建設項目的文件管理。無論工程規模、大小或時間的推移，項目文件的管理都是一項不可或缺的一部分。對于工程項目而言,工程中產生的文檔資料如設計文本、圖紙、會議紀錄、采購清單、施工紀錄、來往傳真等,這些文檔資料一方面是指導工程的實施,留存為處理工程事故、問題、糾紛的重要依據,另一方面可以作為另一個類似工程項目的參考借鑒資料。但目前工程公司對于工程項目的檔案管理還存在一些較普遍的問題需解決。一、設計項目文件管理存在的問題1.設計人員不如少一事在工程項目中,一般的工程公司都沒有設置專門的文檔經理或專門管理文檔的人員。項目的設計經理管理工程項目設計方面的事情,如設計方案、設計文檔交付計劃、進度等,工程項目產生設計相關的文檔資料集中在設計經理和設計人員手中,對于設計人員而言,對自己比較重要的資料,他們一般會自行保存,但對自己不重要的文檔資料則不一定會保存,而且在設計人員或者設計經理看來,重要的是按時交付了設計文檔,并保證設計文檔的正確性和準確性,完成最重要的事情后,往往無心也懶得進行文檔資料的歸檔工作,在他們看來和自己相關的文檔資料自己保存起來就可以了,認為多一事不如少一事。項目如果還有采購經理、施工經理,則他們也是在管理自己部門工作的時候,文檔資料都散落在項目各參與成員手中,只要大家能拿到和自己相關的文檔資料,不影響工程項目的進行就OK了,也不會關心文檔資料的歸檔,有些人員可能也有考慮到文檔資料的歸檔,但是由于在項目進程中就沒有對文檔進行科學的管理,導致最終要歸檔文檔的時候,很多文檔都找不到。2.行的標準現在許多工程公司認識到工程項目檔案管理的必要性,在工程項目管理中也提出了工程資料要歸檔管理的要求,但對其歸檔管理沒有制定統一的便于執行的標準。由于工程項目文檔資料的復雜性,特別是一些規模較大,持續時間較長的工程,其文檔資料量大,種類多,比較分散,往往沒有得到統一規范管理,比如在工程中產生的各種文檔資料,哪些需要歸檔,哪些不需要歸檔,如果歸檔需走什么樣的流程,歸檔介質有哪些要求,誰來負責等,這些問題往往沒有形成統一的認識,在工程項目中,每個人按照自己的理解和方式管理文檔資料,造成工程項目文檔資料管理混亂的局面。3.工程文檔資料歸檔監督受制工程公司的檔案管理部門對于工程項目文檔資料的管理往往處于比較被動的狀態,做得差點的則是有人歸檔則收,沒人歸檔也不管,做得好點的則會在工程項目過程中進行文檔歸檔監督管理,催促工程項目人員進行文檔資料歸檔。但即使是在工程項目過程中進行監督,往往也是處于被動的局面,因為檔案管理部門的人員往往沒有實際參與到工程項目中,對于工程項目中具體產生了哪些文檔,什么時候產生,項目具體運行到哪個階段等這些情況不了解,不清楚,因此在監督或指導工程項目文檔資料歸檔的時候,就不能有的放矢。另一方面,由于一些工程公司對項目經理的考核中沒有包含文檔資料歸檔這一部分,因此工程項目在運作的過程中就不會重視文檔資料歸檔,檔案管理部門沒有找到其在工程項目管理工作中的利劍也是造成工作被動的原因。二、文檔管理對于項目的建設，文檔管理1.確定定義,完善文檔歸檔規范工程公司在工程項目檔案管理工作中應該建立一套科學適用的檔案管理標準規范。標準規范需結合國家、行業相關規定制定,如《檔案法》、《企業檔案管理規定》、GB/T50328《建設工程文件歸檔整理規范》,工程公司制定的檔案管理規范需遵循國家、行業相關法規、標準。同時,制定標準規范時,又需根據本公司的所在行業的情況,及本公司實際運作情況綜合考慮。在標準規范中需包含工程項目所需歸檔的文檔資料的范圍,歸檔的時間、介質、數量的要求,歸檔的流程、責任人等內容。對于工程公司用于執行的標準規范,其內容建議細化,成為可查閱執行的手冊,而不要只寫一些原則性的內容,否則不利于標準規范的有效執行。在制定標準規范時,建議和公司其他相關部門及公司主管領導討論,使工程項目文檔資料的歸檔納入到工程項目管理中必備的一項工作。這個必備的工作可以體現為對相關人員的考核、檢查,如對項目經理考核中包含工程項目文檔資料歸檔質量評分,或者對工程項目參與人員的質量檢查評分,或體現為將其作為工程項目工作流程中的必備流程,如設計圖紙發圖前必先歸檔,或將工程項目文檔資料歸檔作為工程項目完結關閉的前提等。2.應用現代企業管理特點,提高檔案意識由于工程項目文檔資料歸檔工作很大一部分依靠工程項目參與人員協助完成,所以對于工程項目人員的培訓是必不可少的。培訓的內容建議用一些典型的實例說明檔案在工程項目中的重要作用,以及對工程設計人員、工程管理人員個人的作用,加強大家對檔案重要性的認識。將本公司的檔案管理標準規范在工程設計人員中進行培訓學習,只有大家更好的理解了,標準規范才能得到更好的實施。由于工程項目中產生文檔資料的復雜性,建議最好將標準規范里面的內容形成簡介明了可能設計人員查閱的手冊類型。3.參與工程項目檔案管理工作轉被動為主動,不能只是在辦公室坐等文檔資料歸檔,而應該深入工程項目過程中。建議工程公司的檔案管理部門委派人員作為工程項目文檔管理員直接參與工程項目。當然一個文檔管理人員可以根據其工作能力和經驗同時參與幾個項目或十幾個項目,工程中的一些重要會議他們需要參加,同時他們需要保持和工程項目的其他工作負責人良好的溝通。檔案管理人員直接參與工程項目,可以比較深入的了解工程項目的運行方式,學習工程項目管理的相關知識,提高對工程項目的認識,其對工程項目的檔案管理工作才能得到提高,使其更科學有效。同時檔案管理人員參與工程項目可以及時了解工程項目的進展情況,各階