...wd......wd......wd...開票系統紅字發票升級操作手冊航天信息股份編寫國家稅務總局審核前言為加強增值稅專用發票管理，國家稅務總局下發了《關于修訂<增值稅專用發票使用規定>的通知》(國稅發[2006]156號)和《關于修訂增值稅專用發票使用規定的補充通知》(國稅發[2007]18號)，進一步加強了納稅人開具紅字增值稅專用發票的管理。根據《增值稅專用發票使用規定》，企業需要開具紅字增值稅專用發票時，應先向稅務機關提交《開具紅字增值稅專用發票申請單》〔以下簡稱申請單〕，稅務機關審核并開具《開具紅字增值稅專用發票通知單》〔以下簡稱通知單〕后，企業方可開具紅字專用發票。航天信息依據國稅總局業務需求，在防偽稅控稅務端系統和開票子系統原有功能根基上進展了修改完善，實現了申請單、通知單的信息化管理，修改后的一機多票開票子系統為V6.13。為了使廣闊用戶更快更好地了解有關業務流程，同時掌握該系統的使用，我們特針對一機多票開票子系統升級到V6.13后的新增改良功能編寫本手冊。本手冊包括四章內容，第一章詳細介紹了升級內容和開具紅字專用發票的處理流程，第二章介紹了升級操作方法，第三章詳細介紹了新增改良的主要功能，第四章介紹常見問題解答。本手冊在編寫中難免有疏漏，錯誤之處，懇請讀者指正。航天信息股份二○○八年八月目錄TOC\h\z\t"標題〔1〕,1,標題〔2〕,2,標題〔3〕,3,標題三,3,標題一,2"第一章概述11.1升級內容11.2開具紅字專用發票的處理流程21.2.1購置方申請開具21.2.2銷售方申請開具3第二章軟件升級方法5第三章新增改良功能113.1紅字專用發票填開方式113.1.1直接開具方式113.1.2導入填開方式163.2紅字發票申請單193.2.1申請單填開193.2.2申請單修改查詢243.2.3申請單導出25第四章常見問題解答29第一章概述1.1升級內容為了進一步加強對納稅人開具紅字增值稅專用發票的管理，航天信息股份根據國家稅務總局要求，在防偽稅控系統中增加了對開具紅字增值稅專用發票申請單和通知單的信息化管理。針對紅字增值稅專用發票的管理，原防偽稅控稅務端系統需要通過升級增加紅字發票通知單管理系統。同時，將原防偽稅控一機多票開票子系統上層軟件升級為V6.13，升級后的開票子系統實現新增功能如下：1、開具紅字專用發票時，必須輸入通知單編號。2、提供了申請單管理功能，包括填開、修改查詢和導出，打印出的申請單如圖1-1所示。圖1-1開具紅字增值稅專用發票申請單1.2開具紅字專用發票的處理流程企業需要開具紅字專用發票時，應先向稅務機關提交申請單，稅務機關審核并開具通知單后，企業方可開具紅字專用發票。根據實際業務需要,可以分為購置方申請開具和銷售方申請開具兩種情況，其處理流程不同，具體如下。1.2.1購置方申請開具1、開具情況當出現以下情況時，應由購置方申請開具紅字專用發票：購置方獲得的專用發票認證相符且已進展了抵扣，之后因發生銷貨退回或銷售折讓需要做進項稅額轉出；購置方獲得專用發票后因以下問題無法抵扣時：①專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證；②專用發票認證結果為納稅人識別號認證不符；③專用發票認證結果為專用發票代碼、號碼認證不符；④所購貨物不屬于增值稅扣稅工程范圍。2、開具流程購置方申請開具紅字專用發票的具體流程如圖1-2所示。購置方提交申請單購置方提交申請單購置方稅務機關審核后開具通知單購置方稅務機關審核后開具通知單購置購置方將通知單交予銷售方銷售方開具紅字專用發票銷售方開具紅字專用發票0、98圖1-2購置方申請開具流程〔1〕購置方提交申請單假設購置方需要申請開具紅字專用發票，購置方應向主管稅務機關提交申請單。〔2〕購置方稅務機關開具通知單購置方稅務機關根據納稅人提交的申請單，審核后通過紅字票通知單管理系統開具通知單。〔3〕購置方將通知單交予銷售方購方稅務機關開具通知單后，將紙質通知單交給購置方，購置方即可以適當方式將紙質通知單傳遞給銷售方。〔4〕銷售方開具紅字專用發票銷售方接收到由購置方傳遞的紙質通知單，根據通知單的內容在開票子系統中開具紅字專用發票。1.2.2銷售方申請開具1、開具情況當出現以下情況時，應由銷售方申請開具紅字專用發票：〔1〕因開票有誤購置方拒收；〔2〕因開票有誤等原因尚未交付。2、開具流程銷售方申請開具紅字專用發票的具體流程如圖1-3所示。銷售方提交申請單銷售方提交申請單銷售方稅務機關審核后開具通知單銷售方稅務機關審核后開具通知單銷售方開具紅字發票銷售方開具紅字發票0、98圖1-3銷售方申請開具流程〔1〕銷售方提交申請單假設銷售方需要申請開具紅字專用發票，銷售方應向主管稅務機關提交申請單。〔2〕銷售方稅務機關開具通知單銷售方稅務機關根據納稅人提交的申請單，審核后通過紅字票通知單管理系統開具通知單。〔3〕銷售方開具紅字專用發票銷售方憑取得的通知單內容在開票子系統中開具紅字專用發票。第二章軟件升級方法在執行升級操作前，必須先關閉正在運行的開票系統，并將從當地防偽稅控服務單位領取到的安裝光盤放入光驅中，然后按下面的操作步驟執行。操作步驟：【第一步】安裝程序會自動啟動安裝向導，如圖2-1所示。圖2-1啟動安裝向導說明：如果系統沒有自動執行安裝向導，可直接雙擊光盤中的kp-setup文件運行升級程序。【第二步】系統彈出歡送使用航天信息產品的界面，如圖2-2所示，請仔細閱讀界面中的文字后點擊“是〞按鈕。圖2-2歡送使用航天信息產品窗口【第三步】點擊“是〞按鈕后，系統自動開場進展數據備份，將原系統所有數據備份到默認的安裝路徑下，如圖2-3所示，此過程需要一定時間〔系統中開票數據越多，則所需時間越長〕，請耐心等待，切勿在備份過程中點擊“取消〞按鈕。圖2-3數據備份窗口【第四步】備份完成后，系統自動開場進展升級，此過程中請勿點擊“取消〞按鈕，如圖2-4所示。圖2-4系統文件升級【第五步】文件復制完畢后，系統會提示安裝完成，如圖2-5所示，點擊“完成〞按鈕即可。圖2-5安裝完成后的提示信息【第六步】升級安裝完成后，雙擊桌面上的“防偽開票〞快捷圖標，如圖2-6所示，或單擊“開場/程序/防偽開票/防偽開票子系統6.0”圖2-6桌面上的“防偽開票〞快捷圖標【第七步】啟動后，系統顯示一機多票開票子系統登陸界面，如圖2-7所示。此時，請檢查登陸界面左上角出現的軟件版本號，如果為6.13.20.05圖2-7一機多票開票子系統界面說明：1、升級前必須先退出原開票系統，如果在不退出的情況下直接進展升級，系統會自動提示開票軟件正在運行，如圖2-8所示，無法繼續進展升級。圖2-8關閉開票系統提示窗口2、此版軟件僅適用于對已安裝一機多票開票子系統的企業升級使用，假設系統從未安裝過任何開票軟件，使用該軟件升級時，在彈出的歡送使用航天信息產品界面中點擊“是〞按鈕，系統會提示沒有檢測到以前安裝的版本，如圖2-9所示，無法繼續安裝；假設系統安裝的是非一機多票開票軟件，則會提示系統不支持此版本的升級安裝，如圖2-10所示，無法繼續安裝。出現上述情況請您與當地防偽稅控服務單位聯系。圖2-9錯誤提示窗口圖2-10錯誤提示窗口3、假設在備份過程中出現死機等異常情況，可重新啟動計算機后再次執行升級程序。4、在數據備份過程中，請勿點擊“取消〞按鈕，如果誤操作點擊“取消〞按鈕，系統會提示：“在升級安裝前必須備份數據。選擇“是〞重新備份，選擇“否〞安裝程序關閉〞，此時選擇“是〞重新備份數據繼續安裝即可。5、系統自動將升級前數據備份到原開票軟件安裝路徑下，并根據備份時間生成備份文件夾的名稱，例如原開票系統安裝在C:\ProgramFiles\航天信息\防偽開票，備份時間為：2008年7月31日10點29分28秒，則備份后數據保存在“C:\ProgramFiles\航天信息\防偽開票20080731102928〞文件夾下。第三章新增改良功能本章將就一機多票開票子系統V6.13中，針對紅字專用發票管理的新增改良功能進展詳細介紹。3.1紅字專用發票填開方式在發票填開界面中，點擊“負數〞按鈕時，新增兩個選擇菜單，一項為“直接開具〞，另一項為“導入紅字發票通知單〞，界面如圖3-1所示。企業可通過上述這兩種方式填開紅字專用發票。圖3-1負數發票開具方式3.1.1直接開具方式操作步驟：【第一步】在發票填開界面，選擇“負數〞按鈕下的“直接開具〞菜單項，系統會彈出通知單編號輸入窗口，如圖3-2所示。圖3-2通知單編號輸入窗口說明：1、通知單編號是在稅務端紅字發票通知單管理系統開具通知單時自動生成，共16位，其編碼規則為：第1-6位是主管稅務機關代碼，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知單順序號，第16位是校驗位。2、通知單編號必須輸入，否則無法開具紅字專用發票，且需要輸入兩遍，輸入后以密文顯示。假設兩遍通知單編號輸入不一致或輸入的通知單編號不符合編碼規則，系統會自動提示“錄入錯誤，請核對通知單編號后準確錄入〞，此時需重新正確輸入。3、如果企業仍持有不符合上述編號規則的舊通知單，則在開具紅字專用發票時需按下述方式輸入16位編號，其規則為：編號前十位固定為1234569911，后六位為舊通知單編號的末6位〔假設舊通知單編號超過6位，則取其后6位；假設缺乏6位則前面填0補齊〕。【第二步】在窗口中輸入兩遍通知單編號，假設通知單編號正確且兩遍號碼一樣則激活“下一步〞按鈕，繼續點擊“下一步〞按鈕后，系統會彈出銷項正數發票代碼號碼填寫、確認窗口，如圖3-3所示。圖3-3銷項正數發票代碼號碼填寫、確認窗口【第三步】對于通知單上有對應藍字專用發票代碼、號碼的，需填寫藍字專用發票代碼、號碼，否則，不需要填寫藍字專用發票代碼、號碼，直接點擊“下一步〞按鈕，系統根據不同情況顯示不同確實認窗口。第一種情況：假設填寫藍字專用發票代碼、號碼后，數據庫中有對應藍字發票，則點擊“下一步〞按鈕后顯示出本張負數發票對應的正數發票票面信息，如圖3-4所示。繼續點擊“確定〞按鈕，系統進入負數發票填開界面并自動調出票面信息，如圖3-5所示。圖3-4對應的正數發票票面信息圖3-5負數發票填開界面第二種情況：假設填寫藍字專用發票代碼、號碼后，數據庫中無對應藍字發票，或根據通知單情況無需填寫藍字專用發票代碼、號碼時，點擊“下一步〞按鈕后顯示如圖3-6所示，系統提示“本張發票可以開負數，但在當前發票庫沒有找到相應信息〞。繼續點擊“確定〞按鈕，系統進入負數發票填開界面，此時需要手工填寫各項信息。其中，備注欄中自動顯示對應的通知單編號。圖3-6數據庫中無對應藍字發票時確實認界面【第四步】確認發票填開界面上的所有信息正確后，點擊“打印〞按鈕開具紅字專用發票。說明：1、一張通知單只能對應開具一張紅字發票，不能重復使用。如果輸入的通知單編號已經開具過紅字專用發票，則在輸入通知單編號并點擊“下一步〞按鈕后，系統提示“您輸入的紅字發票通知單號已經使用過，不能重復使用〞。2、對帶有折扣的藍字發票開具相應紅字發票時，假設數據庫中有藍字發票信息，則系統會自動調出票面信息并將折扣分攤反映在對應的商品行中。例如，開具一張帶10%折扣的藍字發票，如圖3-7所示，3行商品行均記錄的是折扣前原價，折扣行記錄的是對3行商品折扣掉的總金額和稅額。當開具對應紅字發票時，票面顯示如圖3-8所示，票面中不再顯示折扣行，而3行商品行均記錄的是折扣10%后的單價、金額和稅額。圖3-7帶折扣的藍字發票圖3-8帶折扣的紅字發票3.1.2導入填開方式對于銷售方申請開具紅字專用發票的情況，在開具紅字專用發票時，可以使用導入紅字發票通知單的功能。即銷售方主管稅務機關在為其開具紅字專用發票通知單時，可以提供通知單電子文件的導出，銷售方企業可利用介質拷貝，通過開票系統中的導入紅字發票通知單功能就可以直接導入通知單電子文件并自動生成紅字專用發票信息。操作步驟：【第一步】在一機多票開票軟件V6.13中的發票填開界面中，選擇“負數〞按鈕下的“導入紅字發票通知單〞菜單項，系統會彈出翻開文件窗口，如圖3-9所示。圖3-9選擇通知單電子文件的存放路徑【第二步】在翻開文件窗口中，選擇對應的通知單電子文件后，系在發票填開界面自動顯示出導入的紅字專用發票信息，此信息包括票面上的所有信息，如圖3-10所示。其中，備注欄中自動顯示對應的通知單編號。圖3-10導入通知單電子文件后的發票界面【第三步】確認發票填開界面上的所有信息正確后，點擊“打印〞按鈕開具紅字專用發票。說明：1、通知單電子文件只能通過銷方所屬稅務機關導出獲得,購方所屬稅務機關不提供導出功能。通知單電子文件的文件類型是XML格式，其文件命名規則為：‘主管稅務機關代碼’＋‘年月’＋‘序號’＋‘校驗位’.XML。例如，4103050806000063.xml。2、在使用導入紅字發票通知單功能時，一次只能導入一個通知單電子文件。如果要開具多張紅字專用發票，只能逐個導入通知單電子文件后進展開具。3、如果導入的通知單電子文件已經開具過紅字專用發票，則開票系統會提示“你導入的通知單號已經失效〞如圖3-11所示，無法繼續開具。圖3-11重復導入通知單提示界面4、廢舊物資銷售發票紅字票的填開流程及方法與專用發票紅字票一樣。普通發票紅字票的填開流程及方法與升級前的一機多票開票子系統V6.10中的填開方法完全一樣。3.2紅字發票申請單3.2.1申請單填開主要功能：在開票系統中填開紅字發票申請單。操作步驟：【第一步】進入“發票管理〞界面，點擊“紅字發票申請單申請單填開〞菜單，彈出紅字發票申請單信息選擇界面，如圖3-12所示。圖3-12紅字發票申請單信息選擇【第二步】在紅字發票申請單信息選擇界面中，可以選擇兩種方式：購置方申請和銷售方申請。1、購置方申請由購置方申請開具紅字專用發票，根據對應藍字專用發票抵扣增值稅銷項稅額情況，分已抵扣和未抵扣兩種方式：〔1〕中選擇已抵扣時，只要選擇發票種類后，不需要填寫對應藍字發票代碼和發票號碼，點“確定〞進入填開界面。〔2〕中選擇未抵扣時，應根據實際情況選擇對應的具體未抵扣原因后，選擇發票種類，并填寫對應藍字發票代碼和號碼，點“確定〞進入填開界面，如圖3-13所示。圖3-13購方紅字發票申請單填開界面2、銷售方申請由銷售方申請開具紅字專用發票，根據實際情況選擇理由后，選擇發票種類，并填寫對應藍字發票代碼和號碼，點“確定〞按鈕后，如果數據庫中有對應藍字發票，則彈出如圖3-14所示的界面，查看信息無誤后點擊“確定〞按鈕進入申請單填開界面，如圖3-15所示。圖3-14對應的正數發票票面信息圖3-15銷方紅字發票申請單填開界面【第三步】對于購置方申請，需要在圖3-13所示紅字發票申請單填開界面中，手工填寫納稅人信息、商品信息和申請理由等信息。對于銷售方申請且數據庫中有對應藍字發票信息的，系統會自動填寫申請單信息如圖3-15所示，對于銷售方申請但數據庫中無對應藍字發票信息的，需手工填寫各項信息。確認無誤后點“打印〞按鈕，系統保存此張紅字發票申請單，并彈出打印界面，如圖3-16所示。圖3-16紅字發票申請單打印界面說明：1、申請單中的商品數量和金額必須為負數；申請單中的金額與稅額的計算方法與開票界面計算方法一致。2、一張申請單上最多可以開具8行商品信息。3、在紅字發票申請單填開界面中，對于購置方申請的情況，商品信息可以直接手工輸入，也可以從商品編碼庫中選擇。對于銷售方申請的情況，商品信息不能直接手工輸入，如需要填寫，只能從商品編碼庫中選擇。4、對于銷售方申請的情況，假設屬于開票有誤購方拒收的，銷方必須在專用發票認證期限內〔90天內〕向主管稅務機關提出申請。假設屬于開票有誤等原因尚未交付的，銷方必須在開具藍字專用發票的次月內向主管稅務機關提出申請。5、對帶折扣的藍字發票開具對應申請單時，假設數據庫中有對應藍字發票信息，系統會自動將折扣分攤反映在對應的商品行上。6、系統對申請單提供了全打和套打兩種模式，企業可根據實際情況自行選擇。3.2.2申請單修改查詢主要功能：查看、修改、刪除已填開的紅字發票申請單。操作步驟：【第一步】點擊“紅字發票申請單申請單修改查詢〞菜單項，系統彈出“紅字發票申請單查詢〞界面，如圖3-17所示。圖3-17紅字發票申請單查詢界面【第二步】設置好查詢月份后，點“確定〞按鈕，系統顯示如圖3-18所示。圖3-18紅字發票申請單的明細界面在此界面中，可以對申請單查看明細、修改和刪除。選擇一張紅字發票申請單后，通過點擊頁面上方的“修改〞按鈕進展申請單內容的修改，點擊頁面上方的“刪除〞按鈕可以刪除申請單，點擊頁面下方的“查看明細〞按鈕，則可以查看申請單詳細信息。說明：1、對已開具的申請單進展修改時，修改后的總金額不能大于發票庫中對應正數發票的總金額，否則系統提示“申請單填開金額超出對應正數發票〞，無法修改成功。2、開票系統中對已開具申請單的修改或刪除操作均無時間限制，但企業應根據實際情況進展所需操作。3.2.3申請單導出主要功能：可以查看、導出某月已填開的紅字發票申請單。操作步驟：【第一步】點擊“紅字發票申請單申請單導出〞菜單項，系統彈出“紅字發票申請單導出〞界面，如圖3-19所示。圖3-19紅字發票申請單查詢界面【第二步】選擇需要導出申請單的月份，點擊“確定〞按鈕，系統彈出該月已填開的所有紅字發票申請單的明細。選擇需要導出的申請單，點擊“導出〞按鈕，將申請單導出為xml文件，如圖3-20所示。圖3-20導出紅字發票申請單界面【第三步】點擊圖3-20所示的“確認〞按鈕后，提示選擇保存文件的路徑，然后點“確定〞按鈕，如圖3-21所示。圖3-21選擇紅字發票申請單導出路徑【第四步】申請單導出成功后，在保存路徑下可找到導出的xml文件，將該文件拷貝到軟盤或者U盤，提供應主管稅務機關，由其導入該文件后開具通知單。說明：1、導出申請單時，可以選擇一次導出一個申請單，也可以一次導出多個申請單，導出多個時，可以按住“Ctrl〞鍵，使用鼠標左鍵選擇需要導出的任意多個申請單，也可以按住“Shift〞鍵,使用鼠標左鍵選擇需要導出的連續多個申請單。2、每個申請單對應導出一個xml文件。3、導出的xml文件命名規則是：‘稅號’＋‘_’＋‘開票機號’＋‘_’＋‘年月’＋‘序號’。第四章常見問題解答實現紅字專用發票的信息化管理后，企業開具發票主要有哪些變化答：主要是企業在開具紅字專用發票〔包括廢舊物資發票〕時發生了變化，升級前開具紅字專用發票必須輸入對應的正數發票代碼、號碼，升級后采用直接開具功能時則必須輸入通知單編號。開具紅字普通發票及各種類正數發票均無變化。如果企業在開票系統升級為V6.13之前已經取得了手工通知單，升級后需開具該張紅字發票，此時是否需要重新申請通知單答：不需要，企業可以根據已獲得的手工通知單來開具該張紅字發票，在使用舊通知單開具紅字專用發票時需按下述方式輸入16位編號，其規則為：編號前十位固定輸入1234569911，后六位為舊通知單編號的末6位〔假設舊通知單編號超過6位，則取其后6位；假設缺乏6位則前面填0補齊〕。但需注意，必須在稅局要求的有效時間點前使用上述編碼規則進展開具。在開具紅字專用發票時，點擊“負數〞按鈕后需選擇“直接開具〞或“導入紅字發票通知單〞，這兩者有什么區別分別在什么情況下使用答：“直接開具〞是指銷方在獲得通知單后，采用手工輸入通知單編號等信息的方式開具紅字發票。銷方無論通過何種方式取得通知單后都可以使用該功能開具紅字發票。“導入紅字發票通知單〞是指銷方采用直接導入從稅務端獲得的通知單電子文件來開具紅字發票。只有在銷方申請開具紅字發票的情況下，才能從銷方稅務機關導出通知單電子文件。通知單電子文件命名規則為：‘主管稅務機關代碼’＋‘年月’＋‘序號’＋‘校驗位’.XML。在利用“導入紅字發票通知單〞功能開具負數發票時，選擇了XML文件，但系統提示“非本企業紅字發票通知單，不能開具〞或“通知單號校驗未通過〞，是何原因答：這是由于選擇的XML文件不是從稅務端導出的合法通知單文件造成，例如可能選擇的是本企業開具后導出的紅字發票申請單文件或不合法的通知單文件。從開票系統中導出的紅字發票申請單文件命名規則為：‘稅號’＋‘_’＋‘開票機號’＋‘_’＋‘年月’＋‘序號’，而從稅務端導出的紅字發票通知單文件命名規則為：‘主管稅務機關代碼’＋‘年月’＋‘序號’＋‘校驗位’，對兩者應加以區分。直接開具紅字專用發票時必須輸入通知單編號，那正數發票代碼、發票號碼是不是可以不輸入答：是否輸入正數發票代碼、號碼需視通知單內容而定，如果通知單上有對應的正數發票代碼、號碼，則需輸入，否則，不需輸入。在開票系統V6.13中填開申請單時，什么情況下需要輸入藍字發票的代碼與號碼答：在購方申請開具并選擇未抵扣與銷方申請開具時需輸入藍字發票代碼與號碼，由購方申請開具且選擇已抵扣時無需輸入藍字發票代碼與號碼。根據獲得的通知單開具紅字專用發票后，如果在尚未抄稅時發現開具的紅字發票有誤，是否可以作廢該張紅字發票作廢后如果仍要開具此張紅字發票，是否需要重新申請通知單答：在尚未抄稅時，可以作廢已開具的紅字發票。作廢后仍可根據原通知單開具正確的紅字發票，無需重新申請開具。在什么情況下可以對保存后的申請單進展修改與刪除答：開票系統V6.13對已開具申請單的修改與刪除沒有時間限制，但企業應根據實際情況進展修改或刪除。購置方向主管稅務機關申請開具通知單時，分哪幾種情況答：①專用發票經認證結果為“認證相符〞的，購置方填報《申請單》時不填寫相對應的藍字專用發票信息，主管稅務機關審核后出具《通知單》。購置方必須暫依《通知單》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，未抵扣增值稅進項稅額的可列入當期進項稅額，待取得銷售方開具的紅字增值稅專用發票后，與留存的《通知單》一并作為記賬憑證。②專用發票經認證結果為“納稅人識別號認證不符〞、“專用發票代碼、號碼認證不符〞的，購置方填報《申請單》時填寫相對應的藍字專用發票信息，主管稅務機關審核后出具《通知單》。購置方不作進項稅額轉出處理。③專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證的，由購置方填報《申請單》，并在申請單上填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的信息，主管稅務機關審核后出具《通知單》。購置方不作進項稅額轉出處理。④購置方所購貨物不屬于增值稅扣稅工程范圍，取得的專用發票未經認證的，由購置方填報《