2-3-集團公司聲像檔案管理辦法第一章總則第一條為進一步提高**（集團）有限公司（以下簡稱集團公司）聲像檔案管理標準與規范，實現聲像檔案規范化管理，根據國家和檔案行業標準《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）等相關規定，結合集團公司實際工作，特制訂本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團公司聲像檔案管理工作，所屬各單位應參照本辦法，結合自身實際，制定本單位聲像檔案管理制度。第二章聲像檔案的收集第三條聲像檔案主要包括照片、錄音、錄像等類型，不同類型檔案均應詳細記錄時間、地點、人物、活動內容及攝錄人姓名等信息，注重所收集檔案的完整性。第四條收集范圍（一）記錄本單位主要職能活動和工作成果的聲像材料1.上級領導人視察工作或從事其它活動形成的聲像材料。2.外國貴賓來本單位訪問、洽談等活動中形成的聲像材料。3.單位領導在重要活動中形成的聲像材料。4.單位召開的重要會議（如黨代會、職代會、團代會、先進表彰會等）和舉行的重要活動形成的聲像材料。5.模范先進人物在重要活動中形成的聲像材料。6.單位參加市級以上展覽會的展品照片、錄像帶，以及榮獲市級以上獎勵的文藝創作節日、體育運動項目和外地參加表演、競賽等活動中形成的聲像材料。7.單位榮獲的市級以上領導機關授予的獎狀、獎旗、獎杯、證書的照片。8.本單位人員參加國內外重要學術活動和被授予榮譽稱號形成的聲像材料。9.重要科技發明、榮獲市級以上獎勵的科研課題形成的聲像材料。（二）反映本單位、本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的聲像材料1.反映單位基建工程原貌，從奠基、開工典禮、工程建設施工過程（特別是隱蔽工程的施工過程）、竣工落成典禮等全過程建設活動中形成的照片、錄像帶、錄音磁帶等聲像材料。2.重大人身、設備事故現場形成的聲像材料。3.本單位名稱牌匾的照片。4.本單位大型建筑、設備的照片。5.在不同時期錄制本單位情況介紹或匯報的聲像材料。（三）其它具有特殊意義和保存價值的聲像材料第五條對反映同一內容的若干聲像材料，可選取主要材料予以收集，主要聲像材料應具備注意鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾等特點。第六條對存有真偽疑義的聲像材料應采取必要措施進行鑒定。第三章聲像檔案的整理第七條整理原則聲像檔案的整理應遵循有利于聲像檔案保管利用的原則，應分類收集、按卷整理并分開存放。第八條整理要求（一）紙質照片:按年度-專題裝冊，每本相冊內編制照片目錄，照片按順序固定在芯頁上，并配有文字說明，形成照片冊。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。（二）數碼照片:以張為單位，每一個專題建立一個文件夾，文件夾內容應包括數碼照片圖像文件及相應文字說明。照片應采用橫寫的格式進行編制，其格式為：照片/底片號-文字說明-互見號-攝制時間-攝制者。（四）文字說明：1.文字說明基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。準確揭示檔案材料內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全。2.文字說明應簡潔、語言通順，時間用阿拉伯數字表示。第九條保管期限聲像檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。第四章聲像檔案的歸檔第十條歸檔要求（一）歸檔的聲像檔案材料應清晰、完整，質量良好。磁性載體檔案材料應為原版、原件；照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、反映原貌、未加修飾剪裁，且底片和照片一并歸檔，其中數碼照片應采用JPEG格式存儲，分辨率不低于500萬像素，并刻錄光盤歸檔。（三）聲像檔案歸檔時，應填寫移交目錄清單，一式兩份，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續，交接雙方各保存一份。第十一條歸檔時間磁帶、照片及底片、膠片等形式的文件材料應在工作結束后及時整理，聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔。會議形成的聲像檔案，在會議結束后兩個月內由會議主辦部門負責歸檔。第五章聲像檔案的查閱利用第十二條檔案部門應編制聲像檔案的案卷目錄等檢索工具，為查找利用提供方便。第十三條聲像檔案實行兩套制，以復制件為主提供利用。聲像檔案借出應經形成部門同意后方可借閱，借閱期為7天。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔環境中保存，不得轉借他人或擅自復制。第六章聲像檔案的庫房保管第十四條聲像檔案應置于專業裝具中，為便于保管，可按不同載體和規格分為照片、底片、錄音帶、錄像帶等編號存放，與聲像檔案同一內容的其他載體檔案，應互相注明見某卷。第十五條保存聲像檔案的庫房溫度應控制在規定范圍內：總體溫度15～27℃，相對濕度45～60%。底片、膠片庫溫度應保持13℃～15℃，相對濕度應保持35％～45％；錄音、錄像帶庫溫度應保持18℃～24℃，相對濕度應保持45％～60％。照片庫溫度應保持14℃～24℃，相對濕度應保持37．5％～67.5％。底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±2℃，相對濕度變化不應大于±5%。臨時貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±5℃，相對濕度變化不應大于±10%。第十六條聲像檔案庫房應符合防火、防盜、防水防潮、防高溫、防紫外線照射，防塵、防有害生物(霉、蟲、鼠等)的要求，確保檔案實體安全和信息安全。第十七條所有聲像檔案入庫前必須進行全面檢查，確認無誤后，方能入庫。貯存庫房應保持整齊、清潔，遵守嚴格的使用和存放規則。第十八條定期檢查聲像檔案庫房保管情況。對長期保管且不常用的錄音帶、錄像帶，應每隔半年維護一次；對經常使用和污損的聲像檔案，要及時修補、復制。第七章聲像檔案的鑒定銷毀第十九條由本單位檔案機構會同業務機構逐一鑒定，并提出書面銷毀報告，編制聲像檔案銷毀清冊，列明銷毀聲像檔案的名稱、檔號、移交編號、年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。第二十條本單位負責人在聲像檔案銷毀報告上簽署意見，業務部門負責人在聲像檔案銷毀清冊上簽署意見并簽名蓋章。第二十一條銷毀聲像檔案時，應由檔案機構和業務機構共同派員監銷。第二十二條監銷人在銷毀聲像檔案前，應當按照聲像檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的聲像檔案；銷毀后，應當在聲像檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。聲像檔案銷毀材料報集團公司黨委辦公室備案。第八章聲像檔案的保密管理第二十三條應安排專人值班檔案庫房，未經批準，不得隨意進出聲像檔案庫房。歸檔的聲像檔案，未經鑒定批準，任何人不得私自抽出