采購管理制度及采購流程

一、目的：

規范企業采購流程，提高采購工作效率，從而為生產的順利進行提供保障，并最大化減少企業成本，為企業帶來更大的資金支持。

二、合用范圍

合用我司范圍內采購管理

三、內容

(一)總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及有關人員均應以本制度為根據開展工作。

(二)基本流程：采購需求尋找供應商詢價、比價、議價采購洽談協議的簽訂交貨驗收質檢入庫計劃對賬財務結算

(三)采購流程圖如下：

四、制度細則

(一)采購需求的提請

1、定義：采購需求是指某部門根據生產經營需要確定一種或幾種物品，并按照規定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。

2、采購需求流程如圖：

由需求部門填寫，按著企業規定的申請單格式，認真詳細、清晰的填寫采購申請單各項數據(重點要素見細則規定)。填寫后由填寫人簽字確認。

填報申請單

部門審核

總經理

采購部

由需求部門經理(負責人)進行審核，對申請采購的物品用途、數量、規格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領導。

總經理簽字同意后，交由采購部進行采購。

采購部收到通過簽字同意的采購申請書，要對申請書的內容進行查對，并與需求部門就采購物品的規格、數量、到貨日期進行確認。再根據庫存、采購在途等進行訂單數量的最終確認。確認后，進入采購環節。

3、請購單的要素

完整的請購單應包括如下要素：

l

請購的部門;

l

請購物品所屬項目;

l

請購的用途;

l

請購的物品名;

l

請購的物品數量;

l

請購的物品規格;

l

請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;

l

請購物品的需求時間;

l

請購如有特殊需要請備注;

l

請購單填寫人;

l

請購的部門負責人;

l

請購單的審核人;

l

財務審核人;

l

企業總經理。

4、請購單及其提請規定

l請購單應按照要素填寫完整、清晰，由企業領導審核同意后報采購部門。

l請購部門在提交請購單時應規定采購部簽字接受，請購部門備份。

l波及的采購物品種類、數量過多時可以以附件清單的形式進行提交，同步清單的電子文檔也需一并提交。

l遇企業生產、生活急需的物資，企業領導不在的狀況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

l假如是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，申請部門必須作出書面闡明。

l請購單使用企業規定的統一表單，請購部門有更改和補充的，應以書面形式由企業領導簽字后報采購部。

5、企業物資申請采購的提請部門

l企業生產經營所需的原材料、生產設備、輔件及其他物品由生產部門提請。

l企業設備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物品由生產部門提請。

l企業生活及辦公的物品、固定資產或其他生活及辦公項目由行政部門提請。

l企業各部門專用的物資由各部門自行提請。

6、請購單的接受

l采購部在接受請購單時應檢查表單的填寫與否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購與否通過企業領導審批。

l接受請購單時應遵照無計劃不采購、名稱規格等不完整清晰不采購、圖紙及技術資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。

l聯絡倉庫管理人員核查采購物資與否有庫存，查對采購臺帳看在途采購的物資與否滿足采購申請。

l對于不符合規定和撤銷的采購物資應及時告知申請采購的部門。

7、請購單的分工處理

l查對過的請購單，采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。

l對于緊急采購項目應優先處理。

l無法按照申請部門需求日期完畢采購的，應告知申請部門。

l重要的項目采購前應征求企業有關領導的提議。

8、采購周期的規定

l根據采購物品的金額、特性、地區規定對應的采購周期。

l請購部門應按照企業規定的時間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能準時完畢采購。

l采購部如未能準時完畢采購任務時應向企業領導闡明原因。

l碰到緊急采購應匯報企業領導采用迅速優先采購的方略。

(二)詢價及其規定

l詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，

理解其技術規定，碰到問題要應及時與請購部門溝通。

l屬于相似類型或屬性近似的產品應整頓、歸類集中打

包采購。

l對于緊急請購項目應優先處理。

l所有采購項目上必須向生產廠家或供應商直接詢價，

原則上盡量不通過其代理或多種中介機構詢價。

l對于請購部門需求的物資或設備如有品質相似，成本

較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經被選用，做績效考核加分。

對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應當發現，采購物品有新產品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應負責。采購對使用部門提出修改性提議，一經被選用，做績效考核加分，使用部門對應的減分。

l碰到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采

購狀況，詢價前應先向企業有關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本狀況，提報企業領導同意方可詢價或發放標書。

l詢價時對于相似規格和技術規定應對不一樣品牌進行詢

價。

l除固定資產外，根據單次采購金額的不一樣，選擇供應

商詢價、供應商參與比價或招標采購的供應商數量也要不一樣。金額大的，企業有關領導參與監督。

l比價采購或招標采購所邀請的單位均應具有一定資質

和實力，具有提供或完畢企業所需物資和項目的能力。

l比價采購或招標采購應按照企業規定的表單格式或確定完整的招標文獻格式進行詢價。

l在詢價時碰到特殊狀況應書面報請企業領導指示。

(三)比價、議價

l對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。

l對于合格供應商的價格水平進行市場分析，與否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件愈加突出。

l收到供應單位第一次報價或進行開標后應向企業領導

匯報狀況，設定議價目的或理想中標價格。

l重要項目應通過一定的措施對于目的單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察理解供應商的各方面的實力等。

l參照目的或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的深入談判。

(四)比價、議價成果匯總

l比價、議價匯總前應匯報企業有關領導，征得同意后

方可匯總。

l比價、議價成果匯總應按照規定的格式完整列出報價、

工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定次序逐一審核。

l如比價、議價成果未通過企業領導審核應進行修改或重新處理。

(五)協議的簽訂及其規定

(1)協議正文應包括的要素

l協議名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。

l采購物品的名稱、規格、數量、單價、總價及協議總

額，清單、技術文獻與確認文獻是協議不可分割的部分。

l包裝規定，備品備件包裝運送規定。

l協議總額應含稅，含運達企業的總價，特殊狀況應注明。

l付款方式。

l交貨期。

l質量保證期。

l質量規定及規范。

l違約責任和處理糾紛的措施。

l雙方的企業信息。

l其他約定。

(2)協議簽訂及其規定

l如波及到技術問題及企業機密的，注意保密責任。

l確定協議條款時一定要將多種風險減少到最低。

l如物品訂購數量較多且價值較大或難清點的狀況時，務必請廠商派代表來場協助清點。

l質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量規定廠商延長產品質保期。

l詳細約定發票的提供時間及規定。

l針對不一樣的協議約定不一樣的付款方式，如設備類的合

同一般應分按照預付款、驗收款、調試服務款、質量保證金的次序明確付款額度、付款時間和付款條件等。

l與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款。

l違約責任一定要詳細、詳細。

l比價匯總有關表單巡簽完畢后方可進行協議的簽訂工作。

l協議簽定前應按照規定的格式對協議草稿進行巡簽審查。

l協議巡簽審查通過后應由企業領導簽字，加蓋企業合

同章方可生效。

l簽訂的所有協議應及時報送財務部門。

(六)付款及協議執行

(1)付款流程

(2)付款規定

l所有已簽訂協議付款時應參照企業財務報銷流程及資金支出審批流程的有關規定執行。

l按照進度付款的采購項目必須保證質檢合格方可付款。

l按照企業規定和協議約定到達付款條件的協議在付款

時應按財務部規定填寫有關資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務部付款。

l財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免

影響協議的執行和供貨周期，遇特殊狀況限延期付款的應及時的告知采購部并匯報企業領導。

(3)協議執行

l已簽訂協議由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出提議或補救措施，并及時告知請購部門及企業領導。

l已簽訂的協議在執行期間，應及時掌握合作單位對于協議義務和責任的履行狀況，跟蹤并督促其保質保量，準時履約。

l協議在履行期間應按照上方約定嚴格執行協議，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充協議。

(七)驗收入庫與退貨

(1)驗收流程

(2)報驗

l供應單位已經履行完畢的協議，采購部應及時的告知質檢部門進行驗收。

l對于不一樣類型的物品驗收原則參照企業質檢部門的有關規定執行。

l質檢部門在接到采購部報驗告知后應及時進行質檢，并出具質檢成果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的狀況質檢部門應負重要責任。

l用于企業生活和辦公的物資不在企業質檢部質檢范圍

之內。

(3)入庫

l企業所有的生產材料、設備入庫前均應通過質檢部門的檢查或驗收。

l采購的物品在運達企業后采購部應及時告知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。

l質檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫