檔案管理制度一、文書類檔案管理制度1、檔案的文件材料必須按年度立卷，凡公司內部所有部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。立卷后的檔案全部集中到公司檔案室統一管理（工程部技術檔案、資產財務部會計檔案除外，自行管理）。2、公文承辦部門或承辦人應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后須及時交檔案員歸檔。經辦人因工作變動或因故離職應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3、檔案室工作的基本任務：①對公司文件的歸檔工作進行指導、監督與檢查；②負責管理公司全部檔案，并提供利用。4、文件材料的收集工作①堅持部門收集、管理文件材料制度。公司各部門均應在經理直接負責的情況下，指定檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。②如一項工作由幾個部門同時參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。③凡公司員工外出學習、考察、調查研究、參加各種會議等公務活動的相關人員在核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后，資產財務部才能給與核報差旅費。④公司召開會議，會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后，資產財務部才能給與核報會議費。5、各部門檔案員職責：①了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。②認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每年的三月份前應將歸檔文件材料整理歸檔完畢，并向檔案室辦理好交接簽收手續。③若承辦人員借用文件材料，應及時向領導請示得到同意后，并辦理臨時借用文件材料登記手續后，方可借閱并按時收檔。6、歸檔范圍①重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。②上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。③公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。④公司的請示與上級機關的批復。⑤反應主要職能活動的報告、總結。⑥公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。⑦客戶及員工投訴材料。⑧公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。⑨公司干部任免的文件材料及員工獎勵、處分、辭退的文件材料。⑩公司員工職位變更、員工花名冊、錄用、轉正定級、培訓、績效等文件材料。?政府機關與公司聯系、協商工作的重要文件。?公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、平時歸卷要求①各部門必須建立健全平時歸檔制度。凡對處理完畢或批存的文件材料，有檔案員集中統一保管。②各部門凡收到政府職能部門的任何內容的紅頭文件，都必須在該文件所指內容辦理完畢后，及時將該文件移交檔案室或每月整理一次移交檔案室。各部門只留存該文件的復印件歸卷。③各部門應根據本部的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。④公文承辦人員應及時將辦理完畢或領導批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交本部檔案員處歸卷。⑤兼職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。8、立卷要求①為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由所有兼職檔案員配合，檔案室檔案員負責組卷、編目。②案卷質量要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。③歸檔的文件材料種數、分數以及每份文件的頁數均應齊全完整。④在歸檔的文件材料中，應將每份文件的證件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨絕密文電立卷。⑤不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在批復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后的一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。⑥卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。⑦卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。⑧永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。⑨有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在“備考表”內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。“備考表”應放在卷尾。⑩案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。?案卷的裝訂要求和案卷各部分的排列格式：a.案卷裝訂--裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應將其裱好，字跡已擴散的應復印并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。b.案卷各部分的排列格式--軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入盒內，置于檔案柜內保存。9、借閱規定凡借閱檔案者，應按規定填寫《檔案借閱登記表》，并由檔案室負責人審批報董事長批示后方可借閱。二、印鑒類檔案管理制度1、公司所有印鑒由辦公室統一管理（財務印鑒除外）。2、在沒有得到公司領導的批準下，公司各部門不得私自刻印、廢止任何代表公司或部門的印鑒。3、任何形式的簽章都必須由公司領導簽字同意方可操作，否則追究管理人員的責任。4、若有私藏印鑒不報或不在綜合檔案室備案的，將追究經理責任。三、人事檔案管理制度1、人事檔案包括：求職表、畢業證書、職業資格證、身份證復印件、勞動合同、獎懲通報、任免文件、勞保統籌手續等。2、公司所有人事檔案由人力資源部集中統一管理。3、除指定人員外，未經公司領導批示，任何人不得調閱相關人員資料。4、各部門招聘人員在該員工入職前必須將所有資料報人力資源部，否則不予承認。5、員工依據正常手續辦理完離職手續后，若有索要相關人事證明或檔案者，公司領導批準后由人力資源部出具。四、證照類檔案管理制度1、公司證照類包括營業執照、組織機構代碼證（包括C卡）、國稅地稅稅務登記證、法人代表證、收費許可證、衛生許可證、文化經營許可證、體育經營許可證、煙