主要講授內容

現行公文規范與國家標準公文特點公文分類與文種正確選用公文格式與稿本行文規則公文處理程序（收文、發文、辦畢文件辦理日常管理）主要講授內容現行公文規范與國家標準1

一、現行公文規范與

國家標準評介

一、現行公文規范與

2

1．中國共產黨機關公文處理條例（簡稱“條例”）2．國家行政機關公文處理辦法（簡稱“辦法）3.國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999）4.國務院公文主題詞表5.標點符號用法（GB/T15834－1995）6．出版物上數字用法的規定（GB/T15835－1995）1．中國共產黨機關公文處理條例（簡稱“條例”）3二、公文特點

二、公文特點4

(一)具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織及其法定代表人。

2.三種表現形式(發文名義)

機關:教育部、成都市人民政府、中共北京市委、××集團公司、××縣人大常委會機關某組織單位:某廳所屬二級單位，××集團公司所轄22個子公司、7個分公司、3個托管單位機關單位領導:（法定代表人）(一)具有法定作者5

(1)正式行文——非正式行文

【例】中國人民銀行關于調整儲蓄利率的公告

【例】教育部發展規劃司關于××大學申辦二級學院的復函3.由不同作者形成各種行文方式——公文發布、傳遞的層次與形式(1)正式行文——非正式行文3.由不同作者形成各種6（2）對內行文——對外行文

【例】××大學師資隊伍建設規劃

【例】××大學關于上報××大學師資隊伍建設規劃的報告

（2）對內行文——對外行文7（3）直接行文——間接行文【例】洪山縣民政局關于撥款修復老年活動中心的請示

【例】

××省人民政府批轉省扶貧辦關于進一步辦好扶貧開發區的意見的通知（3）直接行文——間接行文8（4）單獨行文——聯合行文

【例】××市人民政府辦公室關于在上海建立駐滬聯絡處的函

【例】錦城區城市規劃局錦城區公安局關于紅星路擴建工程搬遷工作的通告（4）單獨行文——聯合行文9

（5）職權行文與授權行文

授權其辦公廳（室）行文。授權其部門行文——多為答復下級機關的請示。

公文管理講座ppt課件10(二)具有法定的權威和效用

1.公文的現實執行效用、現行效用、時效

2.空間（地域、職權）效力范圍超越職權范圍行文的幾種情況：

一是制發者超出職權范圍行文:工商局行公安局職權范圍的文件

二是公文內容超出職權范圍:下級機關越權制定實施細則(二)具有法定的權威和效用1.公文的現實執行效用、現行11

3.時間效力范圍（1）公文生效時間即時生效（一般公文、內容敏感的規范性文件）

【例】“文到之日起執行”;“自發布之日起執行”。定時生效（一般規范性文件）

【例】行政法規按規定一個月以后生效。公文管理講座ppt課件12（2）公文終止生效時間及條件（變為歷史文件）內容已經執行（有效期屆滿，明示廢止）內容過時，新文件代替舊文件（默示廢止）被調整的社會關系或制發機關不復存在（且無新機關接替其職能）（2）公文終止生效時間及條件（變為歷史文件）13

4.公文的溯及力

公文溯及既往的效力;指公文可否適用于制發以前的事件或行為。一般公文可以規定溯及力規范性文件比照“法律不溯及既往”原則不應該規定溯及力。(我國稅務系統的規范性文件明文規定不得規定溯及力)

145.機關公文的效力等級發文機關地位越高,公文效力等級也越高;在同一主體制發的公文中,按照特定的、更為嚴格的程序制定的公文效力等級高于按一般程序制發的公文;同一發文機關就同一問題先后制發的公文比照”新法優于舊法”原則;同一發文機關制發的公文,通常特殊性公文的效力優于一般性公文,即”特殊優于一般”;授權行文的效力等同于授權機關制發公文的效力。5.機關公文的效力等級15(三)具備特定體式體式文體：文件的表達形式

格式約定俗成的格式法定的標準格式(三)具備特定體式16(四)經過特定的處理程序制發公文與公文生效必須履行法定程序與手續：會簽公布法定會議或機構批準等(四)經過特定的處理程序17

三、公文分類——從不同分類角度看公文處理公文管理講座ppt課件18（一）按形成、使用領域，分為通用公文(正式、內部)和專用公文。1．正式通用公文各機關單位在公務活動中普遍使用的正式文種。具有法定性、規范性和通用性。（一）按形成、使用領域，分為通用公文(正式、內部)和專用192．內部通用公文機關內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈活性。包括（1）規章制度類文件（規范性文件）：（2）會議類文件：會議報告、講話、致辭、提案、會議記錄、會議指南、日程、議程等2．內部通用公文機關內部通行使用，具有復雜性、內部性和靈20（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、簽報、信息、簡報、總結等（4）其他事務類文件：各類書信、條據、禮儀文書等。（3）計劃與信息反饋類文件：計劃類、調查報告、簽報、信息、簡213．專用公文專業部門在專門業務工作范圍內、或各機關在履行自身專門職能或業務工作中使用的公文，具有專門性和限制性。如外交文件（國書、照會）、外事文件（外事函件、外事專用批文）、紀檢監察文件、財務文件（發票、帳簿、報表）、保險文件、稅收文件、計劃文件、司法文件、行政處罰文件（處罰決定書）、人事工作文件（各類登記表）……3．專用公文專業部門在專門業務工作范圍內、或各機關在履行22（二）從物質載體的角度分類分為四種1.紙質文書——2.感光介質文件——以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質文件——以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件——借助計算機生成、傳輸和處理的文件。

（二）從物質載體的角度分類分為四種1.紙質文書——23（三）按性質和作用分為規范性公文、領導指導性公文、呈報性公文、知照性公文、商洽性公文、契約性公文、會議文件等。按制發機關的性質，分為人大公文、軍隊機關公文、政府公文、黨的公文、企事業公文、群團行業組織公文、法院機關公文、檢察院機關公文等。

（三）按性質和作用分為規范性公文、領導指導性公文、呈報性公24主要法規規章和其他規范性文件憲法——基本法律——一般法律——行政法規（條例、規定和辦法）——地方性法規（省級人大及其常委會制定發布）——規章（含國務院部門、地方政府規章，使用規定和辦法、細則）——行政措施（行政規范性文件、其他公文文種）——其他規章制度主要法規規章和其他規范性文件憲法——基本法律——25（四）按涉密程度

（GB7156/1987《文獻保密等級代碼》）分為六種國家秘密與商業秘密、組織秘密、個人隱私相區分。絕密級涉及國家核心秘密的公文。機密級涉及重要國家秘密的公文。秘密級涉及一般國家秘密的公文。內部級限國內某行業、系統或社會組織內使用。國內級限國內公開的公文。公開級可對國內國外公布的公文。（四）按涉密程度

（GB7156/1987《文獻保密等級代碼26

（五）按行文（傳遞）方向分為上行文、平行文和下行文。

上行文——下級組織向上級組織報送的公文。平行文——平級組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文——上級組織向下級組織下發的公文。

（五）按行文（傳遞）方向分為上行文、平行文和下行文。

上行27機關之間工作關系的劃分：同一系統的機關

同級機關下級機關業務上指導與被指導上級業務主管部門下級業務部門領導與被領導上級機關同級機關平行關系1.2.3.機關之間工作關系的劃分：同一系統的機關同級機關下級機關業務28非同一系統的機關

此機關彼機關不相隸屬關系4.非同一系統的機關此機關彼機關不相隸屬關系4.29根據工作關系產生的行文關系1、2是上行文或下行文關系；3、4是平行文關系。除此之外，還有綜合管理與被管理、統管與被統管、監督與被監督、行政法律關系等。

根據工作關系產生的行文關系1、2是上行文或下行文關系；30（六）按來源分類

分為收文、發文（內部、對外）（七）按處理方式分類

分為閱辦件（辦件）——需要閱件人審批的公文閱知件（閱件）——需要閱件人閱知的公文（六）按來源分類31(八)按公文稿本分類

分為：草稿、定稿、正本、存本、副本等.

（試行本、暫行本）（草案）（不同文字文本）（復制件）草稿定稿正本副本

副本（復本）

(八)按公文稿本分類分為：草稿、定稿、正本、存本、副本等.32

公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、無效力。（征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發或會議批準標志。（原稿、底稿）

公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、無效力。（征333.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規范，具有生效標志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本）4.副本——正本的復份或復制本（抄送件、傳閱件、存本）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式規范，具34

四、公文文種使用規范四、公文文種使用規范35

（一）公文文種及其選用規則

1.什么是文種每一種文件固定的名稱即文種。所有公文都必須在標題中標明文種。

2.正確標明文種的作用有利于維護公文的嚴肅性、規范性；為公文的撰寫和處理提供方便。（一）公文文種及其選用規則36（二）通用公文文種分析

（適用范圍、分類、正誤點評）規范類文書1.條例——用于對某一方面的工作比較全面、系統的規定。如《行政法規制定程序條例》《四川省道路交通管理條例》國務院各部門和地方人民政府制定的規章不得稱“條例“。共產黨中央組織可用作正式文種（黨內法規）。（二）通用公文文種分析

（適用范圍、分類、372.規定——用于對于某一方面的工作作比較具體的規定。如《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》（黨內可用作正式文種）3．辦法——用于對于某項工作作具體的規定。如《國家行政機關公文處理辦法》《行政區域邊界爭議處理辦法》以上兩個文種既可用于法規又可用于規章。2.規定——用于對于某一方面的工作作比較具體的規定。38其他通用公文

4.

決定（1）適用范圍：對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。《××縣人民政府關于從嚴處理破壞山林事件的決定》《××市教育局關于撤消××文件的決定》其他通用公文39（2）決定與決議的區別（2）決定與決議的區別40（1）適用范圍向國內外宣布重要事項或法定事項。（2）分類重大事項公告：行政機關公告法定事項公告(專用公告)：商標公告公務員考試公告城市房屋拆遷公告企業法人登記公告司法公告：法院開庭公告□人大公告5.公告（1）適用范圍向國內外宣布重要事項或法定事項。5.公告41（1）適用范圍公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(2)分類規定性通告《××市人民政府關于限期拆除違法違章建筑的通告》周知性通告《××市人民商場開業酬賓通告》

《××律師事務所遷址辦公的通告》6.通告（1）適用范圍公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。42（3）公告與通告的異同（3）公告與通告的異同43（4）通告與公開性社會事務性文書通告——法定公文啟事——事務文書隨意親和，簡潔便利廣告——經濟文書發布商品、服務信息海報——宣傳文書發布教科文衛體及會展信息聲明——事務文書聲明立場，保護合法權益（4）通告與公開性社會事務性文書通告——法定公文447.通知（1）適用范圍批轉下級機關的公文轉發上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理的公務事項告知需要有關單位周知或執行的事項《××行政學院關于舉辦××培訓班的通知》任免人員（事務性通知：臨時溝通、會議通知、啟事性通知）

7.通知（1）適用范圍458.通報（1）適用范圍表彰先進批評錯誤傳達重要精神或情況（一般不具備指揮性）《××通報》往往用于印發會議文件、調研材料、領導重要講話等內部文件。8.通報（1）適用范圍469.報告（1）適用范圍向上級機關匯報工作（例行專此報告）反映情況（偶發專此報告）答復上級機關的詢問（2）分類工作報告、情況報告（專題報告）調查報告、報送報告、答復報告9.報告（1）適用范圍4710.請示（1）適用范圍向上級機關請求指示（當否，請指示）向上級機關請求批準（請審核批準；妥否，請批復）10.請示（1）適用范圍48（2）寫作“請示”的注意事項（行文規則）不與報告混用；不相隸屬不行請示；不越級；不多頭主送；不得以機關名義向上級負責人報送（報告、意見）；一文一事；不同時抄送下級。（2）寫作“請示”的注意事項（行文規則）不與報告混用；49（3）請示與報告的區別

（3）請示與報告的區別

50【例文】指出內容、格式以及行文上的錯處。

海北社區關于便民早餐店等若干問題的報告星湖街道辦事處、譚大林主任：根據青政發03年67號文件《青山區人民政府關于推動社區“早餐工程”建設的決定》精神，為了加快解決社區居民早餐難的問題，我們打算在社區活動中心附近興建便民早餐店（已經規劃部門批準），力爭在二零零三年三月一日開業，產權歸海北社區所有，聘請社區內的下崗職工承包經營。便民早餐店預算建設資金共計一百二十五萬元，現已籌集資金八十五萬元，還有四十萬元資金沒有著落。為此，要求街道給予支持解決。另，社區活動中心室外建身場的健身器械嚴重不足，難以滿足居民健身需要，居民意見很大，故請順便追加撥款十五萬元用于購置健身器械。此事關系到社區居民的切身利益，務必批準。

2003年9月1日（本文主要問題：違反請示行文規則，引文、數字不規范）【例文】指出內容、格式以及行文上的錯處。

5111.批復(1)適用范圍答復下級機關的請示事項。(2)批復的特點針對性強，體現在主送機關：請示機關（少數可以抄送有關機關）標題：可以寫出收文者開頭：寫出答復對象（文件標題和發文字號）用語：不用“似屬可行”“酌情辦理”、“最好去做”11.批復(1)適用范圍答復下級機關的請示事項。5212.意見（1）適用范圍對重要問題提出見解和處理辦法。（2）意見分類（按行文方向分）要求下級貫徹執行的意見《國務院關于進一步做好退耕還林試點工作的若干意見》要求上級批轉或轉發的意見《國務院辦公廳關于轉發國家旅游局等部門〈關于進一步發展假日旅游若干意見〉的通知》供平級和不相隸屬機關參考的意見12.意見（1）適用范圍對重要問題提出見解和處理辦法。53（1）適用范圍于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批。（2）分類商洽函社會組織之間使用最多，特別是有關商洽人事調轉、清償債務、商品買賣、產權交易等方面的函還要受法律的嚴格保護，可視作合同、協議的補充，一經雙方承諾或認可，即產生權利、義務關系，必須遵照執行。13.函（1）適用范圍于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請54問復函（詢答函）（一般用于不相隸屬機關；上級對下級可以用，但下級答復上級要用報告)請批函（審批函）（向不相隸屬機關要求增加經費、調整人員編制、減免稅收、申辦營業執照等）問復函（詢答函）（一般用于不相隸屬機關；上級對下級可以用，但55

（3）請示與請批函的區別（3）請示與請批函的區別56（4）請示與函的標題《××公司關于增撥消防器材經費的請示》《××局關于請求批準錄用×××等五人為國家公務員的函》《××局關于批準錄用×××等五人為國家公務員的復函》《××學院關于申請在××河××段開挖人工河道的函》（4）請示與函的標題《××公司關于增撥消防器材經費的請示》57（5）答復性公文文種的異同（5）答復性公文文種的異同5814.會議紀要（1）適用范圍記載、傳達會議精神和議定事項。（2）特點行文方向不固定可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。（3）格式文件式領導機關召開會議，用文件下發，要蓋章。會議簡報式辦公會議紀要，專用格式，不蓋印章。14.會議紀要（1）適用范圍記載、傳達會議精神和議定事項。59

五、公文格式

五、公文格式601、文件的格式是文件區別于其它書面材料的一個顯著標志。

2、由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規范的格式。

3、公文格式關系到維護文件的權威性、嚴肅性、有效性；關系到檔案的外在質量；關系到公文格式適應現代化管理工作需要，并有利于提高公文處理的效率。（一）公文格式概述1、文件的格式是文件區別于其它書面材料的一個顯著標志。2、614.公文的文面格式分類公文式文面格式國家標準公文格式分為

(1）一般公文格式（2）特定公文格式：命令（令）、函、會議紀要專業規范文本式文面格式（如合同示范文本格式、保險文書、司法文書等的格式）一般文章文面格式4.公文的文面格式分類62公文用紙幅面及版面尺寸：見圖

A4紙（210mm×297mm）天頭（上白邊）37mm±1mm

訂口（左白邊）28mm±1mm

版心尺寸（不含頁碼）156mm×225mm排版規格

正文用3號仿宋體字每面排22行每行排28字公文用紙幅面及版面尺寸：見圖63公文中各要素標識

眉首部分：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人

主體部分：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注

版記部分：主題詞、抄送、印發機關和印發時間公文中各要素標識6400001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中金房地產公司、賽大置業、·············_···················、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發眉首主體版記機密★一年特急1、傳達行文意圖；2、表明文件的生效時間和法律憑據；3、表明行文關系和主送范圍等。1、提供主題檢索標識；2、確定復本送達范圍；3、提供公文印制責任者、時間等。1、表明文件的法定權威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學管理提供分類標識和檢索途徑。00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團65中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號平行、下行公文，至版心上邊緣25mm機密特急眉首中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號平行、下行公文，至版66機密特急中金房地產公司美加房地產公司文件萬科房地產公司□中金房〔2004〕1號上行文至版心上邊緣為80mm簽發人：×××□×××□上報的公文需標識簽發人姓名眉首機密特急中金房地產公司□中金房〔2004〕1號上行文至版心上6700001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號眉首機密★一年特急目的是為了便于統計、登記和回收；領導機關大批下發公文時使用，絕密、機密公文應標明。便于公文查閱、處理、統計。由發文機關代字、年份和序號組成。聯合發文時只標注主辦機關發文字號傳遞和辦理的時間限度，平件不必標注。公文分特急、急件；電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”，紅色標識，居中，莊嚴顯示文件的法定性和權威性文件內容涉及國家秘密的，應表明密級和保密期限；分秘密、機密、絕密。反映機關本質屬性，避免與相近機關混淆。通常采用三種方法：1、機關代字；2、機關代字加文種代字；3、機關代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號不加“第”不編虛號00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號眉機密★68機密特急中金房地產公司美加房地產公司文件萬科房地產公司□中金房〔2004〕1號簽發人：×××□×××□聯合行文時主辦機關名稱在前，文件居于右側，上下居中排布。眉首上報的公文需標識簽發人姓名;“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。機密特急中金房地產公司□中金房〔2004〕1號簽發人：×69中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中金房地產公司、賽大置業、································、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）是附屬或說明正文的文件材料，是文件的重要組成部分；應標明附件順序和名稱，附件后無標點符號，應與正文一起裝訂。應使用全稱、規范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。主體文件生效標識有加蓋印章和簽署兩種形式。詳見PPT數字、年份不能回行應準確簡要地概括公文的主要內容并標明文種。結構要完整，一般包括發文機關、主要內容、文種。不同文件成文日期不盡相同，詳見書。成文日期中的零寫為“○”需要說明的其它事項加括號標注。請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。中金（集團）公司關于加強中金房地產公司、賽大置業、·····70附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。不得標識此頁無正文下弧無文字時下套下弧有文字時中套落款處不署發文機關名稱。附件：1、················意見二OO四年一月71附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。落款處不署發文機關名稱。附件：1、················意見二OO四年一月72附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日□主題詞：××××××□抄送：××××××□中金房產公司辦公室2004年1月印發························。中金房產美家房產祥大房產浙江數碼通江蘇數碼通落款處署發文機關名稱，下面標識成文時間。附件：1、················意見二OO四年一月73附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。有些文件由簽發領導人在文件正本上簽字或蓋章；必須冠以職務身份。市長韓正附件：1、················意見二OO四年一月74中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發版記便于計算機檢索和管理公文。應使用全稱、規范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時間為準。中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于7500001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中金房地產公司、賽大置業、································、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發機密★一年特急－1－□空白頁和空白頁以下的頁不標識頁碼；雙頁碼居左空一字。00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團76訂口×××統計表□－1－橫表單頁碼置于左下角，雙頁碼置于左上角，單頁碼表頭在訂口一邊。訂口×××統計表□－1－橫表單頁碼置于左下角，雙頁碼置于左77中金（集團）公司中金函〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的函富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。中金集團公司二OO四年一月二日距上頁邊30mm距下頁邊20mm紅色，長均為170mm◎公文特定格式之一函件格式中金（集團）公司中金函〔2004〕3號中金（集團）公司關于加78信函式格式與便箋頭比較信函式格式與便箋頭比較79◎公文特定格式之二——命令（令）格式◎公文特定格式之二——命令（令）格式80海關

總署令海關

總署令81上海市人民政府令第1號

現發布《上海市民辦科技經營機構管理辦法》，自一九八九年三月十五日起施行。市長□□韓正□□□□二OO四年一月二日□□距版心上邊緣20mm上海市人民政府令第1號現發布《上海市民辦科技經營82◎公文特定格式之三——辦公會議紀要眉首格式××公司辦公會議紀要第10號××公司辦公室2002年11月10日—————————————————————◎公文特定格式之三——辦公會議紀要眉首格式83北海市檔案局局長辦公會議紀要2004-6

會議議題一、匯報政府信息公開工作；二、審定預算外收入分配方案；三、審定非常設機構組成人員調整名單。

4月20日，×××局長支持召開局長辦公會議。局領導×××、×××出席會議。×××、×××在審議相關議題時列席了會議。一會議聽取了，·········。□分送：各位局領導□抄送：局各處室負責人□北海市檔案局辦公室2004年1月印發－1－□北海市檔案局會議議題4841、版頭：

發文機關全稱或規范化簡稱+文件

發文機關全稱或規范化簡稱+（文種）2、用紙：

16開或者A4型

中國共產黨機關公文格式1、版頭：中國共產黨機關公文格式85黨的機關公文版頭《中共××文件》

《中國共產黨××委員會（××）》

《中共××××辦公廳(室)文件》《中共××××辦公廳(室)（××）》《中共××部文件》《中共××部（××）》黨的機關公文《中共××文件》《中國共產黨××委員會（××）86公文管理講座ppt課件87公文管理講座ppt課件88

中共成都市XX區委政法委員會（請示）

X政委發〔2005〕20號—————————★————————

關于追加政法、綜治、維穩、防邪、信訪工作會議專項經費的請示公文管理講座ppt課件89（二）公文格式項目具體規范眉首部分1．公文份數序號絕密、機密公文應標明份數序號。2．密級涉及國家秘密的公文標注絕密、機密、秘密；公司內部一律標注商業機密、商業秘密。3．緊急程度緊急公文標注特急、急件；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。（二）公文格式項目具體規范904．發文機關標識大版頭××機關全稱或規范性簡稱文件中版頭××機關（文種）小版頭函件版頭聯合行文，主辦單位排列在前。（黨政聯合行文版頭）首頁必須顯示正文。4．發文機關標識大版頭××機關全稱或規范性簡稱文件91

5．發文字號包括發文機關代字、年份、序號發文機關代字（含地域代字、單位代字、職能代字、文類代字等）聯合行文，應標主辦機關發文字號。標注位置（上行文、下行文平行文、函件）5．發文字號包括發文機關代字、年份、序號92發文字號案例：

（1）綿府發〔2004〕10號×（2）〔2004〕綿工商廣字第005號×（3）蘇農發〔2004〕人字第3號×（4）師大函〔2004〕18號×（5）川投辦（2004）12號發文字號案例：936.簽發人上行文須標明簽發人或會簽人姓名，并在附注處標明聯系人和電話。作用（1）強化公文質量；（2）便于上下級機關領導直接聯系工作。6.簽發人上行文須標明簽發人或會簽人姓名，并在附注處標明聯94主體部分

7．標題（1）公文式標題發文機關—事由—文種除法規規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。“關于”：（×）四川省人民政府辦公廳按時足額發放行政事業單位職工工資的通知

主體部分7．標題95轉發性文件標題案例(√)國家經委印發《關于貫徹〈中華人民共和國優質產品獎勵條例〉的補充規定》的通知（×）××縣司法局批轉《司法部關于報送信訪工作統計表的通知》（×）××縣司法局轉發司法部×發〔2004〕12號文的通知轉發性文件標題案例(√)國家經委印發《關于貫徹〈中96（2）新聞式標題單標題《藥品銷售中回扣現象嚴重》雙標題《艱苦的拼搏豐碩的成果——XX公司2001年工作總結》（3）四項式標題：發文機關—時限—事由—文種《XX保險公司2002年宣傳工作要點》《XX市財政局2001年干訓工作總結》（2）新聞式標題單標題《藥品銷售中回扣現象嚴重》97（4）規范性文件標題

適用范圍（對象）—事由—文種《國家行政機關公文處理辦法》《某大學網絡學院2003年秋季招生簡章》《上海XX股份有限公司董事會章程》《某省工業企業勞動衛生管理條例》（4）規范性文件標題

適用范圍（對象）—事由—文種988.主送機關公文主要受理單位，對收文負主要辦理和答復責任用全稱或規范化簡稱、統稱分普發文件和專發文件上行文一般不多頭主送公布性文件不標主送機關8.主送機關公文主要受理單位，對收文負主要辦理和答復責任99

9.正文10.附件主體式附件和補充說明式附件由附件和附件說明組成標注位置電子公文附件的標注9.正文10011.成文日期以負責人簽發日期為準聯合行文以最后簽發機關負責人簽發日期為準會議批準文件以批準通過日期為準電報以發出日期為準行政公文用小寫漢字將年、月、日數字標全；“零”寫為“○”11.成文日期10112．公文生效標識（印章、簽署）生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊（縫）章、鋼印除會議紀要、電報、黨內普發性文件外須加蓋印章。聯合上報公文，由主辦單位蓋章；聯合下行文，發文機關都應蓋章。印章必須與正文同在一頁。簽署人為公文制發文主體正職領導人的職銜和姓名。12．公文生效標識（印章、簽署）生效章、校正章、鑒證章、密封102

13．附注成文日期的下一行加括號標注閱讀范圍請示文件的聯系人姓名和電話其他需要注明的內容13．附注成文日期的下一行加括號標注103

版記部分14．主題詞用于公文的計算機檢索。根據《公文主題詞表》選詞由類別詞—類屬詞——文種組成除類別詞外標2——5個受控標印和自由標引誰撰制，誰標引版記部分14．主題詞用于公文的計算機檢索。10415．抄送機關除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的其他機關。不抄送本單位，不標“存檔”一般不指名道姓抄送領導人個人遵守行文規則規定的抄送條件15．抄送機關除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的其他機10516．印發機關和印發時間一般不標打印者、校對者姓名印發日期的數字用阿拉伯數碼16．印發機關和印發時間106

六、行文規則公文管理講座ppt課件107

（一）精簡文件規則

行文應當確有必要,控制發文總量，注重實效，堅持少而精。可發可不發的不發，可長可短的要短。為了達到這一要求，各地均作了有益的嘗試。如審計署關于精簡紙質文件的規定

（一）精簡文件規則108（二）按隸屬關系和職權范圍行文，正確選擇行文方式，一般不準越級行請示和報告。逐級行文；多級行文；越級行文；直達行文；直接行文等方式。（二）按隸屬關系和職權范圍行文，正確選擇行文方式，一般不準越109（三）聯合行文應為同級或級別相近機關

聯合行文的條件和規范:

(1)

同級機關；（2）應當確有必要，嚴格控制行文單位數量；（3）需要協商一致并會簽；（4）必須明確主辦機關，以便分清主次責任。（5）聯合行文的文頭將主辦機關排在前面；只標主辦機關的發文字號；上行文由主辦機關蓋印。（三）聯合行文應為同級或級別相近機關

聯合行文的條件和規范:110（四）分清主送與抄送機關

抄送機關的條件

（1）向下級機關或本系統的重要行文應同時抄送直接上級機關；（2）越級行文一般應抄送越過的機關；（3）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送和抄送機關；上級機關向受雙重領導的下級機關行文必要時應抄送其另一上級機關；（4）涉及相關機關的職權范圍應該抄送；（5）其他應該抄送的機關。（四）分清主送與抄送機關

抄送機關的條件111（五）行文應該協商一致

(1)要符合黨的路線方針和法律法規；符合上級有關規定,與有關部門現行規定相吻合；(2)涉及相關部門職權范圍,主辦單位應主動協商會簽；(3)未經協商一致應將各方意見或方案報上級請求裁決；（4）未經協商一致或未經上級批準、裁決的不得各自向下行文；（5）如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤消。

（五）行文應該協商一致

(1)要符合黨的路線方針和法律法規；112

（六）對不符合行文規則的上報公文實行退文制度（1）文件內容違反法律法規和方針政策；（2）涉及相關部門職權范圍未協商一致；（3）違反請示文種的行文規則；（4）其他規定的情況。（六）對不符合行文規則的上報公文實行退文制度（1）文件內113

七、公文處理程序

七、公文處理程序114紙質文件處理程序示意圖收文發文收文登記審核、退文接收分發、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會商審核簽發復核繕印校對用印簽署發文登記發出公布組織傳閱對內催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀紙質文件處理程序示意圖收文發文收文登記審核、退文接收分發、加115

公文撰寫步驟寫作準備

——撰擬文稿

——修改定稿交擬安排結構審核確立主旨草擬文稿簽發（會議通過）確定文種復核選擇材料公文語言繕印確定表達方式蓋印、簽署發出

公文管理講座ppt課件1161.擬稿(1)

內容要求

符合國家法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定要加以說明；如對原有政策、規定進行調整或修訂，應在頒布時對原有政策、規定予以廢止。(2)

文字表達情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹、條理清楚，字詞規范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。1.擬稿(1)

內容要求117(3)文種使用根據行文目的、職權范圍、行文關系確定。（4）稱謂使用人物、機構、事物名稱在書寫上不要出現錯誤；對同一人物、機構、事物的稱謂要統一、前后一致；稱謂要規范，人物稱謂一般應姓名在前，職務在后。應使用權威部門公布的規范簡稱（人民銀行——人行總行、中央銀行、央行、人總行）(3)文種使用118（5）引文、日期引用公文先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體年、月、日。一般不用"今年"、"上月"、"昨天"等詞來表達。

（7）使用國家法定計量單位（5）引文、日期119(8)

結構層次的序數符號原則上不超過四層。其符號為：第一層“一、”（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（必須有標點）。(8)

結構層次的序數符號120

在規范性公文中，章節、條款序號應用漢字書寫，如第二章、第十一條，以下再分層次，使用上述序號。或者分為“條、款、項、目”，直接使用“一”表示條；款不加序號；“（一）”表示項；“1.”表示目。在規范性公文中，章節、條款序號應用漢字書寫，如第二章、第十121(9)非規范化簡稱應先用全稱并注明簡稱（下文不再出現不必注明）。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準確的中文譯名。注意：簡稱應該準確概括原稱的含義，如“表外應收未收利息”簡稱為“表外利息”就欠準確；不使用不為人們所普遍熟知的簡稱。公文管理講座ppt課件122(10)

數字使用除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。（11）擬制公文，首頁應使用規范的發文稿紙。

(10)數字使用123

2.審核

（分為簽發前和簽發后兩種審核）審批簽發前由公文處理部門審核。

審核重點：是否需要行文是否符合行文關系、行文方式是否妥當需要會簽的是否已經會