本章主要內容公文的體式公文的構成要素與文面格式公文的排版形式與裝訂要求公文的稿本本章主要內容公文的體式1第一節公文的體式

一、什么是公文的體式（名）

它是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。（適用公文的處理、整理、保管和利用）

主要內容包括：排版形式、文件紙型（A4）、書寫方法（自左至右橫寫橫排）、印刷要求、裝訂要求（左側）等。第一節公文的體式一、什么是公文的體式（名）2二、公文的文體1、公文的文體是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

2、公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。（敘述、議論、說明）

a敘述：是將人物的經歷和事件性發展變化過程所作的敘說與交代。（包括：人和事兩方面）（倒敘、插敘、順敘）——以報告、請示、通報等為代表；要求：簡明樸實

b說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀、真實地解說清楚。（定義說明、注釋說明、比較說明、數字說明、舉例說明、分類說明）——法律法規、通知公告為代表；要求：客觀準確二、公文的文體1、公文的文體3

c議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態度，證明或反駁某一觀點的表達方法。（三要素：論點、論據、論證）——以講話稿為代表；

——論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態度。（統帥：要證明什么？）

——論據：是證明論點的真實性的根據。分三類：一類是事實論據；二是理論論據；三類是政策法規論據。（基礎：用什么證明）

——是運用論據來證明論點的方法和過程。（橋梁：如何證明）c議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題43、公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。

準確——是公文語言的主要特征和基本要求。簡明——用最少的文字表達盡可能多的內容。莊重——指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。得體——指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。

得體的基本要求：一是要適應行文的語體風格。二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。3、公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。

準確——是公文54、公文中幾種常見詞語的運用——特定用語：開端、引述、經辦、稱謂、期請、表態、綜合、過渡、謙敬、結尾用語等；特點是言簡意賅、表意準確、簡潔明快、莊重典雅；——慣用語：一定民族語言中長期形成的習慣用語；特點是簡明生動、通俗有趣；——縮略語：對一些內容特定的長句或專用名詞進行減縮；特點是約定俗成、講求實效；——成語：相沿習用，具有書面語言色彩的定型詞組或短語；特點是語言精練、結構凝固、典雅莊重、節奏勻稱、音調鏗鏘；——引用語：引用前人現成話語來論證或說明；特點是含義深刻，有生命力4、公文中幾種常見詞語的運用——特定用語：開端、引述、經辦、6第二節公文的構成要素與書面格式一、公文的構成要素（21項）

——指定項目：公文管理標識（包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記）、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項（必填）。

——選擇項目：簽發人、題注、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等10項（選填）。

——基本項目：發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關、印發日期等10項。第二節公文的構成要素與書面格式一、公文的構成要素（21項）7二、公文的文面格式定義：公文各要素在公文文面上的位置和書寫的樣式，分為以下三個部分：眉首部分：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人；主體部分：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注；版記部分：主題詞、抄送、印發機關和印發時間；二、公文的文面格式定義：公文各要素在公文文面上的位置和書寫800001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中金房地產公司、賽大置業、·············_···················、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發眉首主體版記機密★一年特急1、傳達行文意圖；2、表明文件的生效時間和法律憑據；3、表明行文關系和主送范圍等。1、提供主題檢索標識；2、確定復本送達范圍；3、提供公文印制責任者、時間等。1、表明文件的法定權威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學管理提供分類標識和檢索途徑。00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（9主要特點：眉首：位置相對固定；（套印或套打）主體：位置經常變動，依公文長短而定，是公文的實質性內容部分;版記：位置依據公文主體的構成而定。主要特點：眉首：位置相對固定；（套印或套打）10(一)眉首部分（見圖解）1、公文份數序號：簡稱公文份號，一般6位，版心左上角頂格第一行，0補齊；2、秘密等級和保密期限：絕密、機密、秘密三個等級，標注方法是加“★”；3、緊急程度：即公文傳達和辦理的時間限度，公文分特級和急件兩個等級，緊急電報分四級，特提、特急、加急、平急；與密級同時使用，文頭右上角；4、發文機關標識：即文頭，由發文機關全稱或規范化簡稱（如“中共XXX委員會”），字體小標宋體，黨的文件中間印上“★”；(一)眉首部分（見圖解）1、公文份數序號：簡稱公文份號，一般11黨的機關公文版頭四種格式：注意適用范圍：——《中共XXX文件》——《中國共產黨XX委員會（XX）》——《中共XX辦公廳（室）文件》、《中共XX辦公廳（室）（XX）》——《中共XX部文件》、《中共XX部（XX）》

聯合行文：指文件版頭并用聯署機關名稱；一般順序：黨、政、軍、群；明確要求：文件首頁必須顯示正文；特殊情況：民族自治地區，發文機關可以并用自治民族文字和漢字，漢字放下面或后面。黨的機關公文版頭四種格式：注意適用范圍：12中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號平行、下行公文，至版心上邊緣25mm機密特急眉首中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號平行、下行公文，13機密特急中金房地產公司美加房地產公司文件萬科房地產公司□中金房〔2004〕1號上行文至版心上邊緣為80mm簽發人：×××□×××□上報的公文需標識簽發人姓名眉首機密特急中金房地產公司□中金房〔2004〕1號上行文至版心上14機密特急中金房地產公司美加房地產公司文件萬科房地產公司□中金房〔2004〕1號簽發人：×××□×××□聯合行文時主辦機關名稱在前，文件居于右側，上下居中排布。眉首上報的公文需標識簽發人姓名;“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。機密特急中金房地產公司□中金房〔2004〕1號簽發人：×155、發文字號：發文機關編排的文件代號，主要包括機關代字、年份和序號組成。——作用：統計發文數量，便于公文管理；是在查找和引用公文時可作為該公文的代號使用；——要求：準確、穩固、系統；——聯合發文要求：只標明主辦機關發文字號；——收寫位置：有版頭的，版頭之下，間隔線之上，居中；用信箋頭，橫線之下，標題之上；“命令（令）”，標題下當中，寫明“第XX號”。6、簽發人：——僅在上報公文中出現，目的是讓上級領導了解下級單位誰對公文內容負責。“請示”還要求標明聯系人姓名和電話；——位置：平行與公文字號右側，與發文字號同處一行;——字體：簽發人三字用仿宋字，簽發人姓名用楷體。5、發文字號：發文機關編排的文件代號，主要包括機關代字、年份1600001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號眉首機密★一年特急目的是為了便于統計、登記和回收；領導機關大批下發公文時使用，絕密、機密公文應標明。便于公文查閱、處理、統計。由發文機關代字、年份和序號組成。聯合發文時只標注主辦機關發文字號傳遞和辦理的時間限度，平件不必標注。公文分特急、急件；電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”，紅色標識，居中，莊嚴顯示文件的法定性和權威性文件內容涉及國家秘密的，應表明密級和保密期限；分秘密、機密、絕密。反映機關本質屬性，避免與相近機關混淆。通常采用三種方法：1、機關代字；2、機關代字加文種代字；3、機關代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號不加“第”不編虛號00001中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號眉機17中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中金房地產公司、賽大置業、································、富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）是附屬或說明正文的文件材料，是文件的重要組成部分；應標明附件順序和名稱，應與正文一起裝訂。應使用全稱、規范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。主體文件生效標識有加蓋印章和簽署兩種形式。詳見PPT數字、年份不能回行應準確簡要地概括公文的主要內容并標明文種。結構要完整，一般包括發文機關、主要內容、文種。不同文件成文日期不盡相同，詳見書。成文日期中的零寫為“○”需要說明的其它事項加括號標注。請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。中金（集團）公司關于加強中金房地產公司、賽大置業、·····18（二）主體部分1、公文標題：——由發文機關名稱、公文主題（事由）、文種組成；——標題一般要求寫全，但可以省略，顯得莊重簡練；——轉發、批轉類公文標題要注意準確、概括和簡練；——要求：書寫位置應于紅線下，分一行或多行居中（例）；注意回行，避免歧義（見圖）；2、主送機關：指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱；即負責收受和辦理公文的部門，又稱主送單位或者行文對象；——三種情況：一是下行文一般都有兩個以上主送機關，都負有貫徹執行的責任；二是上行文只有一個主送機關，避免多頭主送；三是直接向社會發布的公文，主送機關沒有必要寫。——位置：正文之上公文標題左下方。（二）主體部分1、公文標題：193、正文：主體部分，表達公文具體內容，體現發文機關的意圖，核心。——組成：導語、正文主體、結束語；——導語的寫法：依據式、目的式、原因式（見課本）；——正文主體寫作要求：一是符合相關規定，二是真實可靠可行，三是需協調會商的要取得一直意見，四是文字表達上要概念規范、觀點鮮明、條理清楚；五是數字和年份不能回行；——結束語要求：意盡言止，自然終結，注意習慣語的規范使用。4、附件：正文下一行標識，說明附屬在公文正件之后有關材料的名稱及件數，是附屬于公文正文，是正文的一個組成部分；——附件形式：圖標、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料；——位置：正文左下方，公文生效標識之上，要注明所附文件材料的名稱及件數；第三章-公文的體式與稿本課件205、成文時間：公文形成時間，是文件生效和日后考察的重要依據。——書寫要求：用漢字寫齊年月日，不可省略，不能阿拉伯數字和漢字混用；——常見類型：一是一般以領導人簽發時間為準；二是會議討論的以會議通過時間為準；三是規范性公文以批準時間為準；四是聯合發文以后一位領導簽發時間為準；五是日常性公文以印發時間為準。6、公文生效標識：正文或附件之后加蓋發文機關印章或簽署人姓名。——單一發文機關印章：（詳細規定見課本P74）——聯合行文印章：——“此頁無正文說明”：7、附注：主要是對發放范圍和使用時注意事項加以說明，——常見形式：“此件發至XXX”、“此件可簡報”等；——要求：用圓括號括入，左空2字標識在成文時間下一行。5、成文時間：公文形成時間，是文件生效和日后考察的重要依據。21附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。不得標識此頁無正文下弧無文字時下套下弧有文字時中套落款處不署發文機關名稱。附件：1、················意見二OO四年一月22附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。落款處不署發文機關名稱。附件：1、················意見二OO四年一月23附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日□主題詞：××××××□抄送：××××××□中金房產公司辦公室2004年1月印發························。中金房產美家房產祥大房產浙江數碼通江蘇數碼通落款處署發文機關名稱，下面標識成文時間。附件：1、················意見二OO四年一月24附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中金房地產公司辦公室2004年1月印發·························。有些文件由簽發領導人在文件正本上簽字或蓋章；必須冠以職務身份。市長韓正附件：1、················意見二OO四年一月25（三）版記部分1、主題詞：能夠準確表達公文主題內容便于檢索查詢的規范化名詞或名詞性詞組。——目的：實現辦公自動化，有利于公文管理的規范化、科學化；——作用：可以準確簡要概括文件的主要內容；可以幫助我們大大提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關的辦事效率，“快”、“準”、“全”；有利于文書檔案管理的規范化、系統化和科學化；——國務院辦公廳公布的主題詞有15類1049個；——標注主題詞步驟：主題分析、主題標識、主題詞謄寫、審核人把關審定；——注意事項：必須在公文主題詞表中選擇；主題詞表中的類別標題不做主題詞用；標注順序是先類別詞再類屬詞；主題詞要直接反映處該公文所說明的問題或論述的事物；“主題詞”三個字居左頂格用3號黑體字標注在抄送機關上一行，后用冒號；之后詞目間有一個字的間距，主題詞一般不超過五個。（三）版記部分1、主題詞：能夠準確表達公文主題內容便于檢索查262、抄送機關：除了主送機關外需要執行或知曉的其他機關。——確定抄送機關原則：相關聯性；請示和報告，向上不向下；下級機關重要行文可直接抄送上級機關，翻印或原文轉發上級機關的文件不需要；不得越級抄送；根據文件內容確定受雙重領導的單位的主送和抄送機關；——抄送順序：黨、政、軍、群；——位置：主題詞下一行，左空一字用3號仿宋字體標識“抄送”，然后冒號，逗號隔開，頓號是同一性質或同類機關之間；3、印發機關和印發說明：是對文件制發情況的說明記載，包括：文件制發單位的名稱——公文的印制主管部門；印發日期——準確反映公文的生成時效；印制份數——含翻印；公文行文不完整表現：版記殘缺、版記錯位；2、抄送機關：除了主送機關外需要執行或知曉的其他機關。27中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知主題詞：文書檔案通知□抄送：××

檔案局。□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發版記便于計算機檢索和管理公文。應使用全稱、規范化簡稱或通稱；主送過多導致首頁無法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時間為準。中金（集團）公司文件中金〔2004〕3號中金（集團）公司28三、公文的特定格式1、信函式格式：只標識發文機關名稱不標識“文件”二字，常用于平行文和下行文，不標識簽發人。具體格式：——上白邊30mm；——發文機關名稱4mm下印有上粗下細的武文線，距下邊頁20mm印有上細小粗的武文線，線長170mm；——份數序號、密級、緊密程度放在武文線下左上角頂格寫，發文字號放在武文線下右上角頂格寫；——發文機關名稱和武文線均印紅色；2、命令格式：國家行政機關發文的最高形式。具體要求：——發文機關名稱必須用全稱；——“第X號”在發文機關下空2行居中標識，令號用黑體；——令號下空2行標識正文中間沒有紅色反線；——正文之下空2行標識簽發人親筆簽名，簽名章用紅色，右空4字，左空2字，表明簽發人職務；——簽名章下空一行標識成文時間，右空2字；——命令用“分送”，不用主送和抄送；3、會議紀要格式：標識（紅頭）由主持召開會議的機關名稱、會議名稱和紀要組成；用紅色小標宋體字，字號自定；不加蓋公章；不標識主送機關。三、公文的特定格式1、信函式格式：只標識發文機關名稱不標識“29中金（集團）公司中金函〔2004〕3號中金（集團）公司關于加強文書檔案工作的函富寶公司：

為貫徹上海市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（滬府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。中金集團公司二OO四年一月二日距上頁邊30mm距下頁邊20mm紅色，長均為170mm中金（集團）公司中金函〔2004〕3號中金（集團）公司關于加30上海市檔案局局長辦公會議紀要2004-6

會議議題一、匯報政府信息公開工作；二、審定預算外收入分配方案；三、審定非常設機構組成人員調整名單。

4月20日，×××局長支持召開局長辦公會議。局領導×××、×××出席會議。×××、×××在審議相關議題時列席了會議。一會議聽取了，·········。□分送：各位局領導□抄送：局各處室負責人□中金（集團）公司辦公室2004年1月印發－1－□上海市檔案局會議議題431第三節公文的排版形式與裝訂要求1、公文的排版格式：是指公文各構成要素在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。主要包括：——用紙尺寸與規格：A4（210mmX297mm）,天頭（上白邊）37mm，紙釘口（左白邊）28mm，版心尺寸156mmX225mm;——公文的書寫形式：從上至下，自左向由橫寫橫排（少數民族除外），正文文字的每行長度與版心寬度相等；采用“一、（一）、1、（1）”的層次結構；——字體字號的選用：發文機關標識小標宋體紅色，字號小于22mmX15mm;大標題2號宋體，小標題3號宋體；秘密等級，緩急時限、主題詞和各標記字符或其他重點句使用3號黑體；主題詞詞目3號宋體；發文字號、簽發人、主送機關、正文、附件說明、成文時間、附注和抄送機關用3號仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體；——排版規格：正文3號仿宋字，每面22行，每行28字；——制版要求：版面干凈無底灰、字跡清楚無劃斷、尺寸標準、版心不斜，誤差不超過1mm;——印刷要求：雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2mm;第三節公文的排版形式與裝訂要求1、公文的排版格式：是指公文32公文用紙主要技術指標：

60g—80g膠版印刷紙或復印紙紙張白度為85%—90%

橫向耐折度≥15次不透明度≥85%pH值為7.5—9.5公文用紙主要技術指標：332、公文的裝訂要求：——《格式》規定：左側裝訂、不掉頁，封面與書芯不脫落，后背平整，不空。——無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘；——裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損；2、公文的裝訂要求：34第四節公文的稿本1、公文的稿本：文稿和文本，即公文起草過程形成的一次又一次的稿子，包括草稿和定稿兩種。——草稿：內容和文字表述都還未成熟的原始稿件，是未定型的非正式文稿，特點是尚未定型、非正式、無效力；可按修改次數分類，也可按文稿作用和形成特點分為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等；——定稿：草稿經過修改、審閱，并由領導人簽發或會議討論正式通過的最后完成的定型稿件，又稱原稿、底稿、正稿。定稿是“孤本”，是經