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文檔簡介

公司文件檔案管理制度1.導言隨著企業信息化建設的深入推進，企業的文件和檔案大量涌現。這些文件和檔案的管理，對企業運作的順利進行具有相當的重要性。本文旨在建立統一的公司文件檔案管理制度，明確文件審批和檔案管理的職責和要求，保證企業信息資源的穩定和高效運作。2.文件管理2.1文件分類根據文件產生的目的、內容和保管期限、權力機構等各項屬性，對文件予以分類，建立科學的管理檔案分類體系。2.2文件審批文件的審批應符合程序標準，工作中產生的各種文件應經過相應審核部門審核后方可放行。掛號存檔及時、快捷、安全地裝訂好文件，附有申請單、批示等必要文件，并隨時補充完整。2.3文件儲存文件儲存應統一規范，以保證文件的安全和審查的正確。文件儲存區域應設有封閉、干燥、通風的儲藏室，并且達到防火、防潮、防蟲等標準，避免被盜、遺失、損毀和泄密等情況發生。2.4文件留存根據公司的法律法規，以及企業標準，制定詳細的文件留存時間和方式，并定期進行文件清理和歸檔。個人應當根據工作需要，建立自己的個人文件系統，定期進行整理和備份，保證文件的安全和管理的規范。3.檔案管理3.1檔案概念檔案是企業日常工作中所產生和所收到的各類文字、圖表、照片、電影、錄音、記錄材料等記載人類活動的載體，也是保留歷史、記憶歷史并建設未來的重要實物。檔案管理涉及到所有企業工作條線的檔案，因此要求管理者及其管理人員具有豐富的人文、歷史、文物專業素質，對于檔案原件具有高度的保密意識和責任心。3.2檔案分類根據檔案的性質、內容、文獻價值、保管期限等標準，對檔案予以分類，并建立科學的檔案分類和編碼方法。3.3檔案儲存檔案的儲存要求具有封閉、通風、干燥、防火、防潮、防蟲等條件。檔案儲存室必須專為保管檔案而設，室溫恒定，古籍、史料等特種檔案應分別存放，必要時應該采取防銹、防衛等措施。3.4檔案利用符合檔案查閱條件的相關人員，按照公司規定的程序和要求，進行查閱和利用檔案的審批和手續。查閱結束后，應立即將檔案原件放回原位，妥善保管，嚴防泄密。4.管理要求4.1責任制建立文件檔案管理的責任制，明確各部門和個人的職責范圍和管理要求，建立檔案管理的全過程的責任。4.2統一規范在建立全公司的文件檔案管理制度的前提下，要求各部門要遵循相同的管理規定和標準，必要時還應逐步實現系統化管理，如采用文件管理系統、檔案管理系統等。4.3培訓和考核培訓是為了提高文件檔案管理人員的專業水平，讓其對文件檔案管理有所了解和掌握。考核則是為了檢驗文件檔案管理人員在實際工作中的職業能力和業務水平。4.4追責問責制糾正文件檔案管理工作中的不正確，加強對文件檔案管理人員的日常監督和檢查，對人員不認真履行自己的職責，延誤了正常工作運轉的嚴重失誤進行追責問責，以形成保障有效執行文檔管理制度的嚴肅氛圍。5.結語公司文件檔案管理制度是企業日常工作中重要的管理制度之一，知識對于保護

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