企業郵箱管理制度1.引言本企業郵箱管理制度是針對企業內部郵件通信管理的規范化管理制度。為了保證企業內部溝通效率和信息安全，特定制本管理制度。2.適用范圍本企業郵箱管理制度適用于公司內部所有員工。3.郵箱賬戶的申請與注銷新員工入職時，由部門負責人向信息中心填報新員工信息，包括員工的姓名、職位、分組信息，信息中心收到申請后將在3個工作日內為新員工開通企業郵箱賬戶。離職員工的郵箱賬戶會在員工離職后的第二個工作日內被注銷。所有的公司機密文件與郵件轉移至離職員工的直屬上級賬戶。若員工更換部門或職位，需要及時通知信息中心，信息中心將審核相關信息，并將處理結果通知申請人，并進行服務器上的權限調整。4.郵件標準化為了提高通信效率和減少誤解，公司內部所有郵件發送需要遵循以下標準：郵件標題要簡潔明了，盡可能用幾個字概括郵件的主題。郵件內容要表述清晰，目的明確，正文結構清晰，排版整齊，避免使用大量繁瑣的表情和圖片。郵件附件需要小于50MB，如需要發送大文件，可以通過公司內部文件共享系統分享鏈接或通過傳統的物理媒介傳輸。5.郵箱規范使用所有的企業郵箱使用者必須遵循該企業郵箱管理制度，不得利用企業郵箱從事不當行為和各類違規活動?？蛻粝嚓P郵件需在24小時內完成回復，公共郵件需盡量在48小時內完成回復。無法完成的需要在回復時間前及時告知郵件發件人并給出處理計劃。執行必要的郵件分類，紀要、正式郵件、公告、通知應該放在合適的文件夾中，便于查找和管理。郵件簽名格式為：姓名、公司本部/分支機構、職務、郵箱、電話、傳真,文件尺寸不大于80K，形式為HTML格式。分支機構的簽名標注分支機構名稱。6.郵件管理所有的發送和接收郵件動作必須在郵箱系統中進行，不得使用其他郵件平臺或者私人郵箱進行企業郵件收發。企業郵箱的使用者需要及時關注自己的郵箱容量，當容量不足時及時清理郵件列表和刪除個人不需要的垃圾郵件。郵件系統將定期進行清理操作，清理超過一年的郵件記錄，員工需要注意保存必要的郵件記錄。所有與公司機密有關的郵件需要進行加密處理，從而保證信息的安全。公司管理人員可以在必要時審查中心收發郵件以保證公司對于惡意郵件、垃圾郵件以及其他違規郵件的快速判別和處理。7.違規處理對于違反本企業郵箱管理制度相關規定的用戶，將視情況采取以下幾種處理措施：加強職工教育培訓；給予口頭警告，在期限內整改；提出書面警告，并要求整改；暫停使用企業郵箱一段時間，重新接受職工培訓；整改未果的人員將予以辭退。8.維護和修訂企業郵箱管理制度的執行人是信息中心，信息中心有權修改該制度。企業郵箱管理制度的修改需經企業高層決策通過，并通過公司網站將最新版本的文檔廣泛發布。部門、崗位變動等因素需要及時更新該制度，并進行相應的宣傳教育。9.結語企業郵箱管理制度是企業內部信息管理和信息安全保障的