第第#頁(yè)/共4頁(yè)有限公司文件性質(zhì)三階文件文件編號(hào)HY-WI-AD-024生效日期批準(zhǔn)頁(yè)第頁(yè)共頁(yè)批準(zhǔn)審核制定會(huì)議室管理規(guī)定修訂記錄日期修訂摘要頁(yè)次版次變更登錄者有限公司會(huì)議室管理規(guī)定制訂部門(mén)：集團(tuán)人力資源及行政部制訂日期：版次：文件等級(jí)：三階文件編號(hào)：HY-WI-AD-024生效日期：頁(yè)數(shù)第頁(yè)共頁(yè)、目的為了加強(qiáng)會(huì)議室的管理，保證各類會(huì)議的順利召開(kāi)及規(guī)范有序使用，提高會(huì)議室的利用率，特制定會(huì)議室管理規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于集團(tuán)公司旗下大陸總部及各分廠，如**有*限公司、**有*限公司、**有限公司及其它分公司。三、適用文件各旗下公司可以根據(jù)本規(guī)定制定本企業(yè)相關(guān)實(shí)施辦法或?qū)嵤┘?xì)則，報(bào)集團(tuán)人力資源及行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效執(zhí)行。四、內(nèi)容1、崗位職責(zé)1.行1政部負(fù)責(zé)會(huì)議室視頻、音響設(shè)備、空調(diào)、燈光、桌椅、環(huán)境等工作正常，并保障會(huì)議室能夠順利進(jìn)行使用。1.使2用會(huì)議室部門(mén)或組織人員提前半天時(shí)間向行政申請(qǐng)。1.會(huì)3議資料由組織人以及相關(guān)部門(mén)自行準(zhǔn)備，并通知人員參加。1.會(huì)4議記錄員由主持人以及相關(guān)部門(mén)指定，會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及分發(fā)。1.參5加會(huì)議人員自覺(jué)遵守會(huì)議室管理制度。2會(huì).議室管理規(guī)定2.需1要使會(huì)議室的部門(mén)或組織人員，提前半天時(shí)間向行政部申請(qǐng)，并填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》。2.會(huì)2議室使用申請(qǐng)單必須填寫(xiě)：參加會(huì)議人數(shù)并說(shuō)明開(kāi)會(huì)參加主要人員或嘉賓，需申請(qǐng)用幾號(hào)會(huì)議室，具體開(kāi)會(huì)時(shí)間，是否需要使用視頻音響設(shè)備，是否需要茶水水果點(diǎn)心招待，便于行政部安排準(zhǔn)備以及接待工作。2.行3政部接到《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》及時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)工作,保證在會(huì)議召開(kāi)前半小時(shí)準(zhǔn)備就緒.2.3.清1潔工在每次會(huì)議散會(huì)后打掃清潔會(huì)議室.并保持在下次會(huì)議召開(kāi)前,會(huì)議室環(huán)有限公司會(huì)議室管理規(guī)定制訂部門(mén)：集團(tuán)人力資源及行政部制訂日期：版次：文件等級(jí)：三階文件編號(hào)：HY-WI-AD-024生效日期：頁(yè)數(shù)第頁(yè)共頁(yè)境良好,空調(diào)溫度合適,地面桌面黑板干凈,盆景花木美觀,桌椅擺放整齊。2.3網(wǎng).絡(luò)2管理員提前半小時(shí)打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)視頻，調(diào)試好網(wǎng)絡(luò)影像聲音以及燈光效果。2.3重.要3會(huì)議招待及禮儀由組織人填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)單》廠務(wù)審批，行政文員負(fù)責(zé)采購(gòu)水果點(diǎn)心，在會(huì)議召開(kāi)前半小時(shí)準(zhǔn)備好開(kāi)水，茶杯。并全程跟進(jìn)會(huì)議禮儀，配合會(huì)議主持人適時(shí)擺放水果點(diǎn)心添加茶水等工作。2.3會(huì).議4參加人員不能遲到，中途不能退場(chǎng)或早退。23..5參加會(huì)議人員在會(huì)議，會(huì)議期間不能抽煙，不能接打電話,不要交頭接耳大聲喧嘩，會(huì)議中要做筆記。2.3使.用6會(huì)議室期間，參加會(huì)議人員要注意室內(nèi)公共衛(wèi)生，保持室內(nèi)清潔，室內(nèi)用具、設(shè)備不要帶走，不能損壞,愛(ài)護(hù)公物。倘因操作不當(dāng)或人為破壞，致會(huì)場(chǎng)設(shè)備毀損故障者，須付賠償責(zé)任。2.3.7會(huì)議室使用完畢后，使用部門(mén)或組織人員要及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、關(guān)好門(mén)窗，關(guān)好空調(diào)燈光網(wǎng)絡(luò)影像聲音，并通知行政部會(huì)議室管理人員做好交接。3.凡兩個(gè)以上部門(mén)或組織人同時(shí)要求使用同一個(gè)會(huì)議室時(shí)，行政部視情況統(tǒng)籌安排，先聯(lián)系的部門(mén)或組織人原則上優(yōu)先安排使用。遇有特殊情況，各部門(mén)使用的會(huì)場(chǎng)，服從行政部調(diào)配會(huì)議室議安排。4.行政部網(wǎng)絡(luò)管理員每周均要檢查網(wǎng)絡(luò)影像聲音以及燈光效果。及時(shí)補(bǔ)充易耗物品；如有設(shè)備設(shè)施損壞，及時(shí)報(bào)修。五、權(quán)限1、起草部門(mén)：集團(tuán)大陸工廠人力資源及行政部2、審核部門(mén)：集團(tuán)香港總部行政總監(jiān)、批3準(zhǔn)部門(mén)：集團(tuán)董事會(huì)4、執(zhí) 行：集團(tuán)公司大陸總部及旗下各工廠六、解釋1、本規(guī)定自201年412月1日起正式生效實(shí)施。

有限公司會(huì)議室管理規(guī)定制訂部門(mén)：集團(tuán)人力資源及行政部制訂日期：版次：文件