PAGEPAGE4xx工程監(jiān)理公司作業(yè)指導(dǎo)書系列文件發(fā)放編號：編號：QB/GJ-ZY-18監(jiān)理竣工檔案歸檔管理要求公司各項目監(jiān)理部監(jiān)理的工程竣工后，項目監(jiān)理部應(yīng)按本作業(yè)指導(dǎo)書的要求整理竣工檔案，并移交公司存檔，項目監(jiān)理部日常的監(jiān)理資料管理仍應(yīng)按《監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理》(QB/GJ-ZY-10)作業(yè)指導(dǎo)書的要求，隨工程進度進行整理。一、管理依據(jù)：建筑安裝工程資料管理規(guī)程(DBJ01-51-2000)；建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程(DBJ01-41-2002)；建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB50319-2000)；監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理(QB/GJ-ZY-10)。二、竣工檔案的管理職責(zé)：公司總工程師負責(zé)竣工檔案的審核工作。公司工程管理部負責(zé)公司竣工工程監(jiān)理檔案的管理工作，包括接收、登記、保存、借閱以及對項目監(jiān)理部的竣工檔案整理進行指導(dǎo)。項目部的竣工檔案管理工作，由總監(jiān)理工程師負責(zé)，各專業(yè)監(jiān)理工程師具體負責(zé)整理相關(guān)的監(jiān)理檔案，由總監(jiān)辦理移交手續(xù)，移交公司存檔。監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊由總監(jiān)理工程師負責(zé)完成，工程管理部存檔保存。時限要求：工程竣工驗收后，在項目監(jiān)理部撤出現(xiàn)場前，由總監(jiān)將合格的檔案經(jīng)總工程師審閱后，移交工程管理部保存，保存期限為竣工驗收之日(四方驗收)起5年以上。三、竣工檔案的內(nèi)容：《監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理》（QB/GJ-ZY-10）中要求的工程監(jiān)理日常資料，除公司和政府文件外，其余共計十九類全部歸入竣工檔案，歸檔時不許抽撤、殘缺。即，工程建設(shè)文件；監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則；監(jiān)理月報；監(jiān)理例會紀要；監(jiān)理通知；監(jiān)理工作日志；監(jiān)理工作總結(jié)；設(shè)計變更文件；工程技術(shù)文件報審；工程進度控制報驗審批文件；工程物資報驗；施工測量放線報審；施工試驗報審文件；見證取樣記錄文件；分部/分項工程施工報驗；工程質(zhì)量文件；造價控制報驗審批文件；分承包單位資質(zhì)審查；監(jiān)理驗收資料；竣工檔案還包括工程設(shè)計圖紙，加上以上日常監(jiān)理資料總計共二十類。四、歸檔整理的具體要求：公司的工程竣工檔案統(tǒng)一編號為GJ-01…02…，每一個合同工程為一個編號，例如北京大學(xué)110KV變電站工程，工程竣工檔案編號為GJ-35，工程竣工驗收整理竣工檔案前，由工程管理部給予具體編號。竣工檔案一律裝檔案袋交公司保存，檔案袋的順序以《監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理》(QB/GJ-ZY-10)附錄三中的資料順序，先后裝入檔案袋，每袋可視內(nèi)容的多少裝1-3類，如第1袋可裝：工程建設(shè)文件、監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報三類資料。若每一類的內(nèi)容較多，如工程物資進場報驗一項，可分別裝成幾袋。其中存檔文件中的設(shè)計變更文件、工程物資報驗、施工試驗報審文件、分部/分項工程施工報驗等歸檔文件涉及到各專業(yè)，裝袋順序為土建、給排水與采暖、建筑電氣、建筑智能化、通風(fēng)與空調(diào)、電梯。每一類內(nèi)容可分別裝成幾袋或裝一袋。存檔資料必須齊全、有效、完整，目錄與內(nèi)容對應(yīng)，散頁內(nèi)容應(yīng)用線繩或釘書機等裝訂，一袋內(nèi)裝幾類內(nèi)容應(yīng)分裝幾冊，對一類內(nèi)容分成幾袋則分別裝訂成幾冊，不允許散頁存檔，不允許用檔案盒交公司存檔。每個檔案袋應(yīng)貼封面，詳見附錄一，內(nèi)容包括工程名稱、建設(shè)單位、施工單位、總監(jiān)姓名、開竣工日期、資料內(nèi)容、歸檔編號、歸檔時間、袋號，封面用B5紙打印。貼檔案袋封面時，保證文字與檔案袋口同時向上。檔案袋封面內(nèi)容要求如下：（1）開竣工時間為單位工程驗收記錄上的時間。（2）資料內(nèi)容每袋最多可裝三類，內(nèi)容名稱即為“監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理”中的案卷名稱，即監(jiān)理月報，監(jiān)理例會紀要等大類。分專業(yè)的資料內(nèi)容應(yīng)在名稱后注明專業(yè)，如分部/分項工程報驗(建筑電氣)；如果一類內(nèi)容裝幾袋則應(yīng)詳細注明，如，分部/分項工程報驗（建筑電氣—1#樓），分部/分項工程報驗（土建—2#樓裝飾）。（3）歸檔編號為GJ-XX-XX，第一個“XX”為工程編號，第二個為“XX”袋號，袋號與下面的第XX袋相對應(yīng)。如北京大學(xué)110KV變電站工程，工程編號為GJ-35，共裝7袋，則第1袋上需注明“GJ-35-01；共7袋，第1袋”字樣，第7袋上注明“GJ-35-07；共7袋，第7袋”字樣。存檔的文件盡量使用原件，其中與竣工驗收有關(guān)的文件必須完整齊全，《單位工程驗收記錄》、竣工移交證書、工程質(zhì)量評估報告、工程竣工總結(jié)必須用原件，驗收備案表可用復(fù)印件存檔，但是復(fù)印件應(yīng)加蓋建設(shè)單位紅章并注明原件存放處。工程竣工驗收三個月之內(nèi)，項目總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位協(xié)商完成《業(yè)務(wù)手冊》的填寫并及時交工程管理部保存。關(guān)于工程設(shè)計圖紙的規(guī)定，工程上所用的各專業(yè)圖紙均應(yīng)折疊為A4紙大小，存入檔案袋內(nèi)，放在監(jiān)理資料的最后面，與監(jiān)理檔案統(tǒng)一連續(xù)編號存檔。“業(yè)務(wù)手冊”的填寫說明：（1）工程名稱、工程規(guī)模、造價應(yīng)與監(jiān)理合同一致。（2）“監(jiān)理工作情況”中如涉及開、竣工日期則一定與單位工程驗收記錄表中的開竣工日期一致。工程竣工檔案要求交檔案館的整理要求，以《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》（DBJ01-51-2000）和城建檔案館的具體要求為準(zhǔn)，不執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)書。竣工檔案歸檔工作，作為公司對項目監(jiān)理部實施目標(biāo)考核的內(nèi)容之一。本作業(yè)指導(dǎo)書中關(guān)于竣工檔案的要求與《監(jiān)理資料日常管理與歸檔管理》（QB/GJ-ZY-10）中不一致時，以本作業(yè)指