學(xué)校案安全管理規(guī)定第一章總則第一條為加強(qiáng)學(xué)院檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條檔案安全管理是指學(xué)院立檔部門、綜合檔案室對(duì)庫(kù)藏檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作，其內(nèi)容包括：檔案安全管理職責(zé)、檔案實(shí)體安全管理、檔案信息安全管理和檔案庫(kù)房安全管理。第三條檔案安全管理工作遵循嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則。第二章檔案安全管理職責(zé)第四條切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案安全責(zé)任制，將檔案安全工作列入本單位的議事日程和工作計(jì)劃，及時(shí)研究和解決存在的問(wèn)題，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)。第五條學(xué)院各部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全宣傳教育，要采用多種形式開展教育活動(dòng)，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)，并使檔案安全教育經(jīng)常化、制度化。第六條建立健全檔案安全管理制度，每年計(jì)劃預(yù)算中應(yīng)確保合理的經(jīng)費(fèi)投入，保證檔案安全管理工作的需要，做到每年有計(jì)劃，有檢查，有總結(jié)。第七條綜合檔案室應(yīng)根據(jù)學(xué)院實(shí)際情況制定周密細(xì)致、便于操作、切實(shí)有效的突發(fā)性災(zāi)害、事故應(yīng)急處置預(yù)案，不斷完善應(yīng)急措施，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件，確保檔案實(shí)體和信息安全。第八條檔案管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護(hù)知識(shí)，定期進(jìn)行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或安全隱患應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的處理措施。第九條若發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，同時(shí)組織在第一時(shí)間進(jìn)行搶救恢復(fù)，嚴(yán)禁瞞報(bào)遲報(bào)。第三章檔案實(shí)體安全管理第十條學(xué)院各部門應(yīng)確保在工作活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔（包括電子版本）。第十一條各部門應(yīng)定期將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向?qū)W院綜合檔案室移交。撤銷部門或變更部門的檔案或由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致檔案不安全的，應(yīng)提前向綜合檔案室移交或寄存。第十二條建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案提供利用過(guò)程中借閱登記和及時(shí)歸還的程序；建立檔案、人員出入庫(kù)登記制度，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。第十三條檔案工作人員每年應(yīng)對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，做到登記臺(tái)帳與檔案實(shí)體相符。第十四條綜合檔案室應(yīng)掌握庫(kù)藏檔案安全保管情況，每年定期進(jìn)行10%的安全性抽樣檢查，每五年進(jìn)行一次全面清點(diǎn)登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施予以處理。第十五條新收集的檔案資料必須消毒、除塵后方能入庫(kù)。第十六條對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。第十七條不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分類存放、規(guī)范保存。對(duì)特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規(guī)范、合理的裝具加以保管和保存。第十八條存儲(chǔ)涉密檔案信息的載體，應(yīng)按所存儲(chǔ)信息的最高密級(jí)標(biāo)明密級(jí)，并按相應(yīng)密級(jí)文件的管理要求進(jìn)行管理。第四章檔案信息安全管理第十九條認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的保密制度，制定檔案信息安全管理制度，確保檔案信息的安全。第二十條做好檔案的鑒定工作，科學(xué)、準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。對(duì)涉密檔案的密級(jí)有變更和解密，已解密的和未定密級(jí)的但仍需控制使用的檔案，必須按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和行政法律、法規(guī)的規(guī)定辦理，不得隨意提高或降低保密等級(jí)。第二十一條綜合檔案室、學(xué)院保密部門對(duì)所保存的密級(jí)檔案和控制使用檔案，在管理和利用時(shí)應(yīng)當(dāng)依照國(guó)家有關(guān)法規(guī)并根據(jù)實(shí)際工作需要，制定審批手續(xù)并嚴(yán)格執(zhí)行，不得擅自開放或擴(kuò)大利用范圍。因利用工作需要匯編檔案文件時(shí)，凡涉及到密級(jí)文件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)、單位批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得匯編入冊(cè)。第二十二條應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)及其它信息設(shè)備的使用管理，凡涉及保密檔案的電子設(shè)備、通信和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)均應(yīng)符合保密要求。涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離，嚴(yán)禁用處理國(guó)家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)。與互聯(lián)網(wǎng)相連的計(jì)算機(jī)或其它電子信息設(shè)備不得存儲(chǔ)、處理和傳遞涉密檔案信息。第二十三條學(xué)院檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)安全可靠。1.應(yīng)建立操作權(quán)限管理制度，明確權(quán)限和操作范圍；2.要建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；3.要建立計(jì)算機(jī)病毒防治制度，定期進(jìn)行病毒檢查；4.要建立重要數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)主要設(shè)備的容災(zāi)備份措施，確保檔案信息接收、存儲(chǔ)及利用的安全。第二十四條計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)打印輸出的涉密檔案信息，應(yīng)當(dāng)按相應(yīng)密級(jí)的文件進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)存儲(chǔ)、處理、傳遞、輸出的涉密檔案信息要有相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，密級(jí)標(biāo)識(shí)不能與正文分離。第二十五條用介質(zhì)交換檔案信息或數(shù)據(jù)必須進(jìn)行病毒預(yù)檢，防止病毒破壞系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。存儲(chǔ)過(guò)涉密檔案信息的載體的維修，應(yīng)保證所儲(chǔ)涉密檔案信息不被泄漏。第二十六條所有數(shù)據(jù)至少?gòu)?fù)制兩套，并按規(guī)定異地保存一套。第二十七條將具有永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。第二十八條檔案部門清除經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案、紙屑等物，不得隨意拋棄，也不得隨意留作它用或作一般垃圾處理，應(yīng)嚴(yán)格按照銷毀檔案的程序辦理并送到指定地點(diǎn)銷毀，銷毀檔案載體應(yīng)確保檔案信息無(wú)法還原。1.銷毀紙介質(zhì)檔案載體，應(yīng)當(dāng)采用焚毀、化漿、碎紙等方法處理；2.銷毀磁介質(zhì)、光盤等檔案載體，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法徹底銷毀;3.銷毀電子文件時(shí)，對(duì)于屬于保密范圍的歸檔電子文件，連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)上徹底刪除；對(duì)于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進(jìn)行邏輯刪除。第五章檔案庫(kù)房安全管理第二十九條檔案室?guī)旆棵娣e應(yīng)符合學(xué)院收集和保管檔案的需要。第三十條新建、改建或擴(kuò)建綜合檔案室，應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。第三十一條檔案庫(kù)房門窗應(yīng)具有防火性能，并具備良好的密閉性，以防不利的環(huán)境因素對(duì)庫(kù)內(nèi)檔案造成影響。檔案庫(kù)房門窗要采取相應(yīng)的防光設(shè)施，加強(qiáng)庫(kù)房的防光能力。第三十二條檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備適合檔案庫(kù)房使用的滅火設(shè)備。消防器材應(yīng)定期檢查，及時(shí)更換過(guò)期的消防器材。庫(kù)區(qū)內(nèi)消防通道暢通，應(yīng)急照明完好，嚴(yán)禁將易燃、易爆及其它物品與檔案一同存放。第三十三條檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)應(yīng)安裝安全防護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)或防盜報(bào)警裝置，庫(kù)房門窗應(yīng)有防盜設(shè)施。檔案庫(kù)房通道與閱檔室配備視頻監(jiān)控錄像設(shè)備。監(jiān)控錄像應(yīng)至少保留3個(gè)月。第三十四條檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)應(yīng)配置有效的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與檢測(cè)系統(tǒng)。溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60%。存放特殊載體的檔案庫(kù)房應(yīng)配備空氣凈化裝置或空氣過(guò)濾設(shè)施。第三十五條檔案庫(kù)房應(yīng)配有防蟲、霉、鼠等有害生物的藥品，有效控制面積應(yīng)達(dá)到100%。建立定期蟲霉檢查制度，適時(shí)更換過(guò)期防治藥品，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和杜絕檔案霉變或蟲蛀現(xiàn)象的產(chǎn)生和蔓延。第三十六條庫(kù)房照明應(yīng)選擇無(wú)紫外線燈或光源。如使用日光燈或其它含紫外線光源燈，要采取相應(yīng)過(guò)濾措施。第三十七條綜合檔案