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--內頁可以根據需求調整合適字體及大小--檔案管理制度98681(總17頁)PAGEPAGE17檔案管理制度一、目的：規范檔案管理工作，使各部門的檔案資料得以按類收集、妥善保存。二、適用范圍：公司檔案管理全過程三、檔案整理原則與方法：1、檔案整理原則：辦理完畢的文件、培訓資料，其他資料收集齊全，按類編碼分類存放，每年3月檢查齊全后將資料整理立卷歸檔。檔案整理方法：（1）、按公司制定的編碼分類整理。（2）、每天要進行清理歸檔，以免資料堆積。（3）、每年3月前要對檔案整理，銷毀不必要保存的材料。（4）、準確地做好文件索引，以便于查找。（5）、歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類別組裝入一個代辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都是能隨手而得，避免盲目的查找。（6）、案卷厚度一般在公分至3公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制；裝訂部位過窄或有字跡材料，要用紙加襯邊；紙過大的書寫材料要按宗卷大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；按宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫、字跡端正。（7）、根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統排列、編號等，檔案目錄要有：全宗案卷目錄、卷內目錄組合而成。（8）、每年對檔案的材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。2、檔案室管理規定（1）、認真貫徹國家對檔案管理的有關法律法規及上級半于檔案工作的方針、政策和制度，嚴格執行國家檔案局有關檔案局工作的有關條例，在總經理的領導下，做好公司檔案局工作。（2）、凡各小區、大廈建設以來在各項工作活動中形成，己辦理完畢、有保存價值的檔案材料是公司工作的真實歷史記錄，是今后工作考察的主要依據。按國家規定，由檔案管理員統一管理，任何人不得據為己有。（3）、檔案管理員要忠于職守，遵守紀律、保守秘密；當檔案管理人員或職責有變動時，應填寫《檔案移交清單》并將檔案移交接受人。（4）、檔案室是重要場所，任何無關人員未經許可不得入內。檔案室的房門窗要堅固，做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。（5）、保護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。3、檔案文件借閱規定（1）、借閱檔案（包括文件、資料、圖紙、合同），必須填寫《內部文件借閱登記表》后方可借閱；秘密級以上檔案文件經領導批準方能借閱。（2）、目錄不給借出，只供在檔案室閱；（3）、借閱檔案局的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則，按反保密法追究當事人責任。4、檔案銷毀管理（1）、檔案管理員應每年檢查一次所轄范圍內的檔案資料，將超出保管期限的檔案或其他原因需要銷毀分類列表，填寫《申請檔案銷毀單》報部門經理審核簽認，交回行政管理部。（2）、行政管理部經理需逐項進行核對，發現不確認項目，應認真查明原因，有必要時，需向總經理請示匯報。（3）、行政管理部核對清楚，確認后上報總經理。（4）、總經理認為無誤后批示，行政管理部牽頭實施檔案銷毀程序。（5）、實施檔案銷毀程序時，參加人員必須包括前臺文員、行政管理部經理（或指定責任人）、記錄員。銷毀過程應做好保密工作，銷毀完成后，由記錄員寫出銷毀現場記錄填寫《文件銷毀記錄表》，參加人員簽字確認整個銷毀工作全部完成。（6）、銷毀完成后，檔案管理員負責在原有關文件的目錄登記欄內注明“己銷毀”字樣。（7）、所有銷毀申報表及相關的銷毀記錄應另行單獨立卷整理，作為永久性檔案保管。需要管理的檔案明細：一、小區規劃資料1、建設工程施工許證2、建設用地立項申請批復3、國有土地使用證4、建設工程規劃許可證5、長沙市建設工程規劃許可證附件6、宗地圖、總體規劃圖7、設計圖紙會審紀要8、建設單位稅務登記證9、建設單位組織機構代碼證10、建設單位營業執照11、建設工程竣工驗收意見書12、建設項目環境影響報告表13、商品房預售許可證14、建筑工程竣工驗收消防備案檢查結果告知書15、建設工程竣工驗收備案表16、配套設施全部投入使用（選登圖片）二、項目驗收資料1、不銹鋼水箱2、中區、高區、商業變頻水泵3、各棟公共部分照明配電箱4、各棟普通電梯電源箱5、各棟消防風機電源箱6、地下室消防風機電源箱7、地下室戰時風機電源箱8、負一潛污泵控制箱9、消防泵控制箱10、噴淋泵控制箱11、水泵房電源箱12、地下室照明控制箱13、消防風機配電箱14、地下室潛污泵配電箱15、地下室照明配電箱16、地下室消防風機配電箱17、地下室戰時風機配電箱18、監控室電源控制箱19、潛污泵20、負二潛污泵控制箱21、火災報警控制器（聯動型）22、手動火災報警按鈕23、火災聲光報警器24、消防栓按鈕25、火災顯示器26、消防電話分機27、點型光電感煙火探測器28、點型感溫火災探測器29、火警聯動輸入模塊30、地下室消防栓泵31、地下室噴淋泵32、消防箱（水帶1根、水槍頭1個）33、樓層滅火器34、噴淋頭35、消防分機36、樓層照明應急燈37、安全出口、疏散指示標志38、水泵控制箱39、屋面風機電源箱40、屋面電梯電源箱41、強電井電源箱42、商鋪電表、表箱43、進道口電纜、橋架44、地下室臨戰型鋼堵板45、路燈配電箱46、路燈、景觀燈、景觀水泵47、弱電輸出光機48、水平壓縮垃圾站三、服務標識與服務承諾1、服務標識目錄及圖片2、蘭亭峰景服務承諾四、公眾制度1、臨時管理公約2、住戶手冊3、房屋使用說明書、質量保證書4、房屋裝修手冊5、房屋本體維修規定6、電梯使用管理規定7、消防管理規定8、消防組織架構圖9、物品放行管理規定10、公共衛生管理規定11、大門崗崗位職責12、安全管理制度13、車輛出入管理規定五、業主委員會1、籌備小組人員名單六、物業合同1、安泰·幸福里前期物業管理服務合同七、企業發展與創優規劃1、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》規劃及實施方案2、關于創建《長沙市物業管理優秀住宅小區》的復函3、創優宣傳圖片4、業主征求創優意見表八、架構與內部制度1、公司組織架構2、各項管理制度（見《內部管理制度/管理規定》）3、各崗位工作標準（見《內部管理制度/管理規定》）4、員工考核管理辦法九、專業化管理1、管理人員證書一覽表2、專業技術人員證書一覽表十、規范管理1、員工手冊2、員工行為規范3、文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范4、員工花名冊5、工作人員著裝標準照片（見《上墻制度》）6、員工應知應會培訓記錄表十一、財務管理1、財務管理制度2、固定資產、低值易耗品及辦公用品管理制度3、有償服務收費標準一覽表4、物業服務收費標準批復文件5、財務年度審計報告十二、業主檔案用戶檔案十三、房屋管理維修養護1、房屋維修（1）、房屋維修年度計劃（2）、房屋維修年度記錄（3）、房屋維修驗收記錄十四、小區棟號標示及總平面圖1、樓宇棟號、樓號、平面圖、單元門、戶門等標志（圖）2、小區總平面圖十五、房屋管理制度1、建筑物維護規定2、房屋裝修管理規定3、樓宇管理規定4、裝修登記表5、裝修許可證6、違規裝修整改通知書7、裝修驗收表十六、樓宇清潔規程1、樓宇外墻清潔規程2、玻璃門、窗清潔規程十七、公共設施日檢表公共設施日檢表十八、戶外廣告及經營管理1、戶外廣告牌設置管理規定2、商業網點管理規定3、裝修巡查記錄表（見《房屋管理與維修養護》）4、房屋裝修管理規定（見《基礎管理》）5、公共設施日檢表（見）十九、共用設施設備管理共用設施設備管理制度（1）、設施設備年度維修養護計劃（2）、共用設施管理檢查規定（3）、操作人員崗位職責（見《上墻制度》）（4）、給排水系統管理操作規程（5）、機電維修工安全操作規程（6）、電梯工安全操作規程（7）、技術人員職稱及崗位證書（見《基礎管理》）（8）、機電設備管理規定（9）、設備日常維保記錄二十、設備臺賬1、共用設施管理規定（見《共用設施設備管理》第1項）2、共用設施管理檢查規定（見《共用設施設備管理》第1項）3、共用設施設備臺帳4、共用設施設備圖二十一、管道井、橋架圖片1、公用設施日檢表（見《房屋管理與維修養護》第5項）2、管道井、橋架圖片二十二、給排水系統管理制度1、給排水系統管理規定2、無大面積跑水、浸水、長時間停水現象的證明3、排污泵周檢表4、化糞池清理記錄二十三、公共設施日檢表1、公共設施管理檢查規定（見《公共設施設備管理》第1項）2、公共設施日檢表3、房屋本體及公共設施月檢表二十四、供水管理制度1、安全用水/供水管理制度2、小區節水、用水措施3、停水、限水管理規定4、二次供水衛生許可證5、機房衛生管理規定6、供水設備及水泵房圖片7、生活水池清洗記錄8、水質化驗單二十五、用電管理制度1、停電、限電管理制度2、臨時用電管理規定3、供電突發性事故的應急措施4、變配電室管理規定5、機房衛生管理規定6、配電設施及電房圖片7、關于停電/停水的溫馨提示8、停電/停水記錄9、臨時用電申請表二十六、電梯使用管理制度1、電梯安全生產許可證2、認證證書3、特種設備安全許可證4、安全檢驗合格證5、型式試驗證書6、電梯維修保養合同7、電梯使用管理制度8、電梯維修保養管理制度9、維保方企業營業執照10、電梯維保人員上崗證書11、電梯運行異常處理（見《緊應情況處理程序》）12、電梯工崗位職責（見《綜合要求》）13、電梯日檢表14、電梯保養記錄15、電梯定期檢驗報告二十七、電梯管理制度1、電梯故障應急處理方案2、解困電梯內乘客的操作步驟3、乘梯須知二十八、秩序維護、消防、車輛管理1、秩序維護部管理制度（1）、物業公司內部安全組織機構表/秩序維護員消防考核計分表（2）、秩序維護員隊列考核計分表/維護員車輛指揮考核計分表（3）、維護員專業技能考核計分表（4）、秩序維護員外出登記表（5）、秩序維護員內務檢查登記表（6）、秩序維護員素質量化考核統計表（7）、秩序維護員扣分表/突發應急事故處理記錄表（8）、來訪人員登記表/物品出入登記表（9）、大件物品出入放行條（10）、郵件收發登記表（11）、秩序維護員巡邏值班記錄表/秩序維護員巡視檢查記錄表（12）、監控中心值班記錄表/火災報警登記表（13）、重點部位進出登記表（14）、滅火器檢查記錄表/消火栓檢查記錄表（15）、消防隱患整改通知書/業主使用車位登記表（16）、停車場放行條遺失登記表/停車場車輛進出登記表（17）、停車場值班記錄表/停車場巡查登記表（18）、停車場票據領用登記表/停車場固定月卡收費統計表（19）、停車收費交接表/秩序維護員巡邏崗值班記錄表（20）、查崗記錄表2、區內安全標識1、區內安全標識樣照（圖）2、突發事件應急預案（見《秩序維護、消防、車輛管理》）3、緊急情況處理程序（見《秩序維護、消防、車輛管理》）4、緊急情況處理記錄表3、消防架構及應急預案1、義務消防組織架構圖2、消防應急預案3、消防控制室值班記錄表4、消防設施設備巡查記錄表5、消防培訓及演練記錄4、停車場管理制度1、停車場管理制度2、停車場放行條遺失登記表3、停車場巡查登記表4、停車場票據領用登記表5、停車場月保車輛收費統計表6、停車收費交接表7、秩序維護員巡邏崗值班記錄表8、車輛出入登記表9、辦理車輛出入證管理卡登記表5、非機動車管理規定1、非機動車管理規定2、停車場巡查登記表（見《秩序維護、消防、車輛管理》）6、突發事件應急預案1、突發事件應急預案2、事件報告表7、監控設備及監控人員管理1、弱電系統管理規定2、監控系統管理規定3、監控室值班交接記錄表二十九、環境衛生1、保潔設備及清潔規定（1）、保潔設備使用管理規定（2）、清潔設備使用清單（3）、垃圾中轉站清潔規程（4）、環衛設施（照片）2、保潔員管理制度（1）、保潔部管理架構、清潔工作范圍及崗位劃分（2）、保潔主管、班長崗位職責（3）、保潔員崗位職責（4）、清潔作業規程（5）、樓宇外墻清潔規程（6）、樓宇保潔現場保潔員守則（7）、清潔維護情況（8）、消殺管理規程（9）、環境管理規程（10）、垃圾清運管理規程（11）、保潔人員分配表（12）、垃圾清運合同（13）、清潔服務承包合同（14）、消殺通知（15）、月度消殺工作計劃（16）、消殺記錄表（17）、清潔衛生月度考核記錄表（18）、清潔衛生檢查記錄表3、房屋共用部位、公共設施設備無蟻害（1）、公共設施日檢表（見《房屋管理與維修養護》）（2）、白蟻防治預案4、小區內道路等公共場地和綠化帶內無紙屑、煙頭等廢棄物——實地查看（輔助圖片）（1）、清潔衛生日檢表（見《環境衛生》）（2）、小區共用部位現場情況（圖片）5、房屋共用部位保持清潔，無亂貼、亂畫，無擅自占用和堆放雜物，樓梯扶欄、天臺、公共玻璃窗等保持潔凈——實地查看（圖片）（1）、清潔衛生日檢表（見《環境衛生》）（2）、小區共用部位現場情況（圖片）6、商業網點管理有序；無亂設攤點、廣告牌和亂貼、亂畫現象（1）、商業網點管理規定（見《房屋管理與維修養護》）（2）、戶外廣告牌設置管理規定（見《房屋管理與維修養護》）（3）、小區外立面及外觀（圖片）7、無違反規定飼養寵物、家畜、家禽（1）、區內寵物管理規定（2）、區內寵物登記表（3）、臨時管理規約8、排放油煙、噪音等符合國家環保標準，外墻無污染——實地查看（圖片）三十、綠化管理1、綠地無改變用途，無損壞、踐踏、占用現象（1）、園林綠化養護標準（2）、綠化建設施工圖（3）、綠化管理人員崗位職責2、綠化有專人養護管理，花草樹木長勢良好，修剪整齊美觀，無裸露黃土綠化養護管理規定3、及時滅治蟲害，有消殺記錄，無枯死花草、樹木（1）、綠化養護月度檢查表（2）、綠化養護月度計劃（3）、綠化養護考核評分表（4）、小區園林景觀圖片三十一、精神文明建設1、社區文化活動（1）、社區文化活動計劃表（2）、社區文化活動審批表（3）、社區文化活動（圖片）2、社區建設配合（1）、計劃生育責任書（2）、治安安全責任書3、特色小區文化（1）、宣傳計劃及內容（存檔）（2）、宣傳欄板報三十二、管理效益1、財務管理制度（1）、財務制度（2）、支票管理制度（3）、現金管理制度（4）、物業管理費收支一覽表（5）、年度物業管理費用收繳率統計表2、有償服務（1）、有償服務流程（2）、有償服務收費標準一覽表（見《基礎管理文件一》）3、物業管理經營狀況（1）、物業管理費收支一覽表（見《管理效益》）（2）、財務年度審計報告各種服務標識規范、醒目；公開服務承諾服務標識系統一覽表序號項目內容數量（塊）材料要求1幸福里便民卡12服務中心名牌1不銹鋼板3服務中心組織架構圖1戶外寫真4月服務之星1戶外寫真5經理崗位職責1戶外寫真6辦公室管理規定1戶外寫真7幸福里服務中心接待管理規定1戶外寫真8服務中心業主投訴處理規定1戶外寫真9蘭亭峰景服務中心職責1戶外寫真10收費員崗位職責1戶外寫真11幸福里物業管理服務收費標準1雙有機玻璃寫真12監控室管理制度1戶外寫真13保安交接班制度1戶外寫真14物品出入管理規定1戶外寫真15護衛隊宿舍管理規定1戶外寫真16護衛十條禁令1戶外寫真17消防管理規定1戶外寫真18義務消防隊員管理職責1戶外寫真19