公司檔案室管理制度及職責(zé)一、制度概述1.1制定目的為了規(guī)范公司檔案室的管理工作，建立檔案資料長期保存、管理、利用和服務(wù)的完整體系，提高公司檔案的保密性、可靠性和完整性，確保檔案工作的安全性和合法性，保證公司檔案工作的順利進(jìn)行。1.2實(shí)施范圍本制度適用于本公司所有檔案材料的管理工作。二、檔案室職責(zé)2.1總體職責(zé)檔案室是公司檔案工作的組織機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)公司檔案的接收、歸檔、整理、保管、借閱、銷毀、檔案數(shù)字化、檔案應(yīng)用、檔案維修、檔案出庫、檔案借閱等日常工作。2.2具體工作職責(zé)2.2.1檔案材料管理檔案接收：接收各部門送來的檔案材料，并按照規(guī)定分類歸檔。檔案整理：對歸檔的檔案材料進(jìn)行分類、排序，標(biāo)注各項(xiàng)屬性如文件編號、時(shí)間、文種等。檔案保管：建立檔案材料保管檔案冊，保管檔案材料并做好檔案防火、防潮等安全防護(hù)工作。檔案銷毀：根據(jù)國家法律法規(guī)規(guī)定和公司相關(guān)要求，對無用、過期的檔案材料進(jìn)行銷毀。檔案應(yīng)用：根據(jù)公司相關(guān)人員的需求，為其提供檔案材料查詢、檢索、復(fù)制等服務(wù)。2.2.2檔案數(shù)字化檔案掃描：對所有檔案進(jìn)行掃描，建立電子檔案。檔案數(shù)字化：將電子檔案歸檔，建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。2.2.3檔案維護(hù)檔案維修：對檔案材料進(jìn)行裝訂、補(bǔ)綴、防鼠蛀、防潮、防火等維護(hù)工作。檔案出庫：根據(jù)公司相關(guān)人員的需求，將需要的檔案從檔案室調(diào)出。檔案借閱：對需要借閱的檔案進(jìn)行審核，審批通過后，為用戶提供實(shí)物檔案和電子檔案。三、檔案室管理制度3.1建立檔案材料清單建立檔案材料管理清單，對所有檔案材料進(jìn)行編號、分類、存放位置等信息記錄，方便檔案管理，保證檔案查詢快捷。3.2檔案管理規(guī)范檔案管理應(yīng)符合國家的相關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，所有檔案材料均應(yīng)做好防火、防潮、防鼠、防蟲等安全防護(hù)措施，檔案借閱應(yīng)進(jìn)行審批，確保檔案安全性。3.3檔案應(yīng)用規(guī)范所有檔案借閱申請需提交書面申請，經(jīng)過檔案管理員審核，審批通過后才能進(jìn)行借閱。借閱過程中需要簽訂借閱協(xié)議，并在檔案室監(jiān)管下對檔案材料進(jìn)行查詢、檢索等操作。四、檔案室管理流程檔案室管理流程檔案室管理流程五、檔案室管理制度的評審和修改公司檔案室管理制度的評審和修改應(yīng)該每年至少一次，相關(guān)人員應(yīng)全面參與，形成評審報(bào)告和制度修訂報(bào)告。并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審簽后正式生效。六、附則本制度解釋