高校后勤集團公文行文管理(補充)規定本規定補充原有高校后勤集團公文行文管理規定，以進一步規范行文管理工作，提升機構形象和服務能力。一、文件的范圍本規定適用于高校后勤集團內部處理的各類文件、資料、報表等文書。二、文件的類別高校后勤集團文件類別包括但不限于通知、通報、公告、通告、報告、請示、批復、決定、指示等。三、文件的撰寫要求（一）格式要求首行：標題居中，黑體（如需加粗，使用粗體），字號根據實際情況確定。正文：宋體，小四，行間距根據實際情況確定。文字宜清晰、整齊、對齊、分段分行，不得出現錯別字、紅筆批改、殘缺符號、連筆字、亂涂抹等現象。（二）內容要求文件內容應明確、簡潔、具體，盡量做到言簡意賅，表述清晰。文件要求遵循正確的邏輯順序，內容環環相扣、層層遞進。聲明原則、表達態度、提出請求、做出決定或安排時，應確切、明確、規范，不得使用隱晦、模糊的詞句和用語。（三）用語要求文件用語應規范、準確、文雅，注意用語的規范性和文明性，避免使用生僻字、方言字、口語化語言和惡習用語。文件內容中使用專業術語時，應當使用正確的術語，不得濫用外來語、流行語。（四）標點符號要求文件的標點符號應規范、準確，使用標點符號時，應符合語法和排版規則，尤其應注意“，”、“。”、“；”、“：”使用的順序及標點符號與文字之間的距離，以及標點符號是否實心、空心、方角。四、文件的批閱與簽發（一）批閱要求部門領導批示時應在正文右上角注明批示時間，署名或蓋章，并在負責人一欄簽字。部門領導批示文件應當會簽人加蓋公章，并將文件正本、副本及復印件交前一部門會簽人批閱審核。（二）簽發要求文件簽發者應保證文件內容合法、不得出現違法、違規等情況。簽發時應對文件進行審查，確認無誤后，正式簽發。五、文件的備份和保存（一）文件備份在文件簽發后，應當及時將文件復制保存至文件備份系統或者部門內部備份系統，確保備份文件及時、完整、準確。（二）文件保存批閱完畢的文件應當及時存檔，嚴格按照國家和組織要求規定的存檔期限進行保存，并防止機密文件泄露。六、文件的傳送和處理（一）文件傳送部門之間傳送文件，要注明文件的流轉路徑、日期、備注等信息。重要文件在傳送過程中，應注重文件的保密性、安全性和及時性。（二）文件處理對于不符合規定要求的文件，不予受理或要求補充材料。對于需要推遲決策的文件，應及時告知發送部門，并說明原因、推遲時限。七、文件的銷毀對于已經過期、無用、無價值、已經開具、重復、錯發等文件，應按照有關規定及時予以銷毀。八、附則對本規定所