用友財務軟件實用教程

用友ERP861版

第4章總賬管理

第一頁，共六十四頁。【學習目標】

掌握總賬管理中系統初始化、日常業務處理和期末業務處理的內容、工作原理和應用方法。了解總賬系統與其他子系統之間的關系、總賬管理中錯誤憑證的修改方法、銀行對賬的方法和各種賬表資料的作用和查詢方法。第4章總賬管理第二頁，共六十四頁。4.1總賬系統概述4.2系統初始化

4.3日常業務處理

4.4會計賬簿

4.5出納業務

4.6期末業務處理

第三頁，共六十四頁。第4章總賬管理4.1總賬系統概述

4.1.1總賬系統的主要功能

第四頁，共六十四頁。第4章總賬管理4.1.2總賬管理與其他子系統的關系

總賬系統是財務管理系統的一個基本的子系統，既可獨立運行，也可同其他系統協同運轉。總賬系統概括地反映企業供產銷等全部經濟業務的綜合信息，在財務管理系統中處于中樞地位。

第五頁，共六十四頁。工資管理4.2系統初始化第4章總賬管理【做中學】任務1：啟動總賬系統

4.2.1設置系統參數

第六頁，共六十四頁。工資管理4.2系統初始化第4章總賬管理【做中學】任務2：設置總賬系統參數

4.2.1設置系統參數

第七頁，共六十四頁。工資管理第4章總賬管理4.2.2錄入期初余額

【做中學】任務3：錄入基本科目余額

第八頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

錄入期初余額時應注意：1.如果某科目為數量、外幣核算，應錄入期初數量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數量外幣余額。2.非末級會計科目余額不用錄入，系統將根據其下級明細科目自動匯總計算填入。3.出現紅字余額用負號輸入。4.修改余額時，直接輸入正確數據即可。5.憑證記賬后期初余額變為瀏覽只讀狀態，不能再修改。第4章總賬管理第九頁，共六十四頁。工資管理第4章總賬管理4.2.2錄入期初余額

【做中學】任務4：錄入個人往來科目余額

第十頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

錄入個人往來期初余額時應注意：1.只要求錄入最末級科目的余額和累計發生數，上級科目的余額和累計發生數由系統自動計算。2.借貸方累計發生額直接錄入，期初余額在輔助項中錄入。3.如果某科目涉及部門輔助核算，則必須按輔助項錄入期初余額。具體操作步驟參照個人往來科目期初余額的錄入。第4章總賬管理第十一頁，共六十四頁。工資管理第4章總賬管理4.2.2錄入期初余額

【做中學】任務5：錄入單位往來科目余額

第十二頁，共六十四頁。工資管理第4章總賬管理4.2.2錄入期初余額

【做中學】任務6：調整余額方向

第十三頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

調整余額方向時應注意：1.總賬科目與其下級明細科目的余額方向必須一致。2.余額的方向應以科目屬性或類型為準，不以當前余額方向為準。第4章總賬管理第十四頁，共六十四頁。工資管理第4章總賬管理4.2.2錄入期初余額

【做中學】任務7：斯初余額試算平衡

第十五頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

試算平衡時應注意：1.期初余額試算不平衡，可以填制憑證但不能記賬。2.已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”的功能。3.此時已將已經完成系統初始化的賬套進行了備份，教師和學生均可以引入光盤中的賬套進行下一步內容的學習和演練。第4章總賬管理第十六頁，共六十四頁。工資管理4.3日常業務處理第4章總賬管理4.3.1填制憑證

【做中學】任務8、任務9、任務10

：增加記賬憑證

第十七頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

增加記賬憑證時應注意：1.憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。2.采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續進行編號。3.采用序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期，但不能超過計算機系統日期。4.在“附單據數”處可以按Enter鍵通過，也可以輸入單據數量。5.憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號均不能修改。第4章總賬管理第十八頁，共六十四頁。工資管理4.3日常業務處理第4章總賬管理4.3.1填制憑證

【做中學】任務11

：修改記賬憑證

第十九頁，共六十四頁。工資管理4.3日常業務處理第4章總賬管理4.3.1填制憑證

【做中學】任務12

：刪除記賬憑證

第二十頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

刪除記賬憑證時應注意：1.作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢”字樣。2.作廢憑證不能修改，不能審核。3.在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結賬，但系統不對作廢憑證進行數據處理，即相當于一張空憑證。4.賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數據。5.若當前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復”選項，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。6.如果不想保留作廢憑證時，可以通過“整理憑證”功能，將其徹底刪除，并對該作廢憑證之后的未記賬憑證重新編號。第4章總賬管理第二十一頁，共六十四頁。工資管理4.3日常業務處理第4章總賬管理4.3.1填制憑證

【做中學】任務13

：查詢記賬憑證

第二十二頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

查詢記賬憑證時注意：1.在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中的選項可以查看到當前科目最新余額、外部系統制單信息、聯查明細賬及查找分單等。2.如果憑證尚未記賬，則可以直接在填制憑證功能中查看。第4章總賬管理第二十三頁，共六十四頁。工資管理4.3基礎檔案第4章總賬管理4.3.2出納信主管簽字【做中學】任務14

：出納簽字

第二十四頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

出納簽字時注意：1.企業可根據實際需要在“選項”設置中選擇或取消“出納憑證必須經由出納簽字”的設置。2.出納簽字可填補結算方式和票號。3.憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除。4.取消簽字只能由出納人自己進行。

第4章總賬管理第二十五頁，共六十四頁。工資管理4.3基礎檔案第4章總賬管理4.3.3審核憑證

【做中學】任務15

：審核憑證

第二十六頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

審核憑證時注意：1.在確認一批憑證無錯誤時可以單擊“審核”菜單中的“成批審核憑證”，完成成批審核的操作。2.作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。3.審核人和制單人不能是同一個人。4.憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才能進行修改或刪除。5.已標錯的憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。

第4章總賬管理第二十七頁，共六十四頁。工資管理4.3基礎檔案第4章總賬管理4.3.4記賬

【做中學】任務16

：記賬

第二十八頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

記賬時注意：1.記賬范圍可輸入數字、“－”和“，”。2.第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。3.上月未結賬，本月不能記賬。4.作廢憑證不需審核可直接記賬。5.在記賬過程中，如果發現某一步設置錯誤，可單擊“上一步”按鈕返回后進行修改。如果不想再繼續記賬，可單擊“取消”按鈕，取消本次記賬工作。6.在記賬過程中，不得中斷退出。

第4章總賬管理第二十九頁，共六十四頁。工資管理4.3基礎檔案第4章總賬管理4.3.4記賬

【做中學】任務17：取消記賬

第三十頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

取消記賬時注意：1.只有賬套主管才有權限進行恢復到記賬前狀態的操作。2.對于已結賬的月份，不能恢復記賬前狀態。3.如果再按CTRL+H鍵，隱藏恢復記賬前狀態功能。

第4章總賬管理第三十一頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.1總賬

【做中學】任務18：查詢總賬余額

第三十二頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

查詢總賬時應注意：1.科目范圍為空時，系統認為查詢所有科目。2.如果需查詢一至三級科目，可選擇級次范圍“1-3”，3.如果需查詢所有末級科目，則應選中“末級科目”復選框。4.如果需查看明細賬還可以在“總賬查詢”窗口中單擊“明細”按鈕。5.如果需查詢包含未記賬憑證的總賬，則應選中“包含未記賬憑證”復選框。

第4章總賬管理第三十三頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.2余額表

【做中學】任務19：查詢余額表

第三十四頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.3明細賬

【做中學】任務20：查詢明細賬

第三十五頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.4多欄賬

【做中學】任務21：查詢多欄賬

第三十六頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.5個人往來賬

【做中學】任務22：查詢個人往來賬

第三十七頁，共六十四頁。工資管理4.4會計賬簿第4章總賬管理4.4.5部門賬

【做中學】任務23：查詢部門賬

第三十八頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.1查詢日記賬

【做中學】任務24：查詢銀行存款日記賬

第三十九頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

查詢日記賬時應注意：1.在“銀行日記賬”中，如果本月尚未結賬，顯示“當前合計”、“當前累計”；如果本月已經結賬，則顯示“本月合計”、“本年累計”。2.查詢日記賬時還可以用鼠標雙擊某行或按“憑證”按鈕，查看相應的憑證，按“總賬”按鈕可以查看此科目的三欄式總賬。3.現金日記賬的查詢與銀行存款日記賬的查詢操作基本相同。第4章總賬管理第四十頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.1查詢日記賬

【做中學】任務25：查詢資金日報表

第四十一頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.2支票登記簿

登記支票登記簿時應注意：1.領用日期和支票號必須輸入，其它內容可以不輸入。2.報銷日期不能在領用日期之前。3.已報銷的支票可以成批刪除。【知識要點】第四十二頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務26：錄入銀行對賬期初余額

第四十三頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

錄入銀行對賬期初時應注意：在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達賬項后，請不要隨意調整啟用日期，尤其是向前調，這樣可能會造成啟用日期后的期初數不能再參與對賬。第4章總賬管理第四十四頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務27：錄入銀行對賬單

第四十五頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

錄入銀行對賬單時應注意：1.輸入每筆經濟業務的金額后，單擊Enter鍵后，系統自動計算出該日的銀行存款余額。2.若企業在多家銀行開戶，對賬單應與其對應賬號所對應的銀行存款下的末級科目一致。第4章總賬管理第四十六頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務28：銀行對賬

第四十七頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

銀行對賬時應注意：1.對賬條件中的方向、金額相同是必選條件。2.對賬截止日期可輸可不輸。3.對于已達賬項，系統自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標志，其所在行背景色變為綠色。第4章總賬管理第四十八頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務29：銀行對賬平衡檢查

第四十九頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務30：銀行存款余額調節表

第五十頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務31：查詢銀行對賬勾對情況

第五十一頁，共六十四頁。工資管理4.5出納業務第4章總賬管理4.5.3銀行對賬

【做中學】任務32：核銷銀行賬

第五十二頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.1定義轉賬憑證

【做中學】任務33：定義自定義轉賬憑證

第五十三頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.1定義轉賬憑證

【做中學】任務34：定義對應結轉轉賬憑證

第五十四頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.1定義轉賬憑證

【做中學】任務35：定義期間損益結轉轉賬憑證

第五十五頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.2生成轉賬憑證

【做中學】任務36：生成自定義轉賬憑證

第五十六頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.2生成轉賬憑證

【做中學】任務37：生成期間損益結轉賬憑證

第五十七頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

生成轉賬憑證時應注意：1.轉賬生成之前，提示轉賬月份為當前會計月份。2.進行轉賬生成之前，請將相關經濟業務的記賬憑證登記入賬。3.轉賬憑證每月只生成一次。4.生成的轉賬憑證，仍需審核、才能記賬。5.在生成憑證時必須提示業務發生的先后次序，否則計算金額時就會發生差錯。第4章總賬管理第五十八頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.3結賬

【做中學】任務38：對賬

第五十九頁，共六十四頁。工資管理4.6期末業務處理第4章總賬管理4.6.3結賬

【做中學】任務39：結賬

第六十頁，共六十四頁。工資管理【知識要點】

結賬時應注意：