檔案館危機管理問題研究由于、網絡技術的不斷引入，各種檔案管理系統的生成及普遍應用以及信息公開、信息分享等理念的深切進入人心，檔案館一方面獲得了難得的發展時機；另一方面也導致檔案館在檔案館管理、資源建設、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全、檔案館效勞等方面“危機四伏〞。一、檔案館危機及其管理檔案館危機是由于檔案館系統內部以及系統與外部環境之間的一種由不平衡而引發的矛盾狀況，往往表現為對檔案館生存與發展帶來威脅的事件。這些看起來“突發〞的事件都要經歷一個檔案館內部與外部的構成要素、運作規則、發展秩序由常態到異化、裂變的經過。因而檔案館應以系統的視角全程管理的觀點協調系統構造和系統中各要素的關系，進而到達防止危機、優化系統的目的。[1]如解決檔案館的效勞危機，需要將新媒體技術的發展、Web2.0技術、智能手機等移動終端的使用，檔案從內容到形式的變化以及用戶需求等都納入到考慮之中。固然近年來檔案館的危機事件大多表現為庫房及檔案實體面臨危險，但任何檔案館外部環境與內部子系統的不協調都可能導致檔案館危機。檔案館危機既存在于與外界環境或相關組織的不平衡或沖突中，也存在于檔案自生成到流轉至檔案館的整個經過中。據此，本文將檔案館危機歸納為四類，即管理危機、資源危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機、效勞危機，各類危機及其簡單描繪敘述如表1所示：表1檔案館危機類型及其描繪敘述二、關于檔案館危機管理的認識誤區檔案館危機管理，就是針對檔案館在運營管理及發展經過中可能發生或正在發生的危機，進行事先防備、事中反應、事后及時妥善處理的一種戰略管理手段。[2]〔關于加強和改良新形勢下檔案工作的意見〕的第四部分為“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系〞，牽涉到加大安全保密執法檢查、建立完善檔案安全應急管理制度、改善檔案保管保密條件、主要檔案實行異地異質備份保管、保障檔案信息安全共五個方面。[3]可見，檔案館危機管理已引起了普遍關注，但由于檔案館本身構造及外部環境的復雜性，對檔案館危機及其管理的認識還存在著誤區?！惨弧硻n案館危機管理是全面管理而非部分的管理檔案館與外界環境或相關組織的任何不平衡或沖突都可能導致檔案館危機。檔案在采集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個經過中，每個環節的忽略或處理欠妥也都可能引發危機，制訂危機預案以及處理危機時，應系統分析和統籌布置，不能“頭痛醫頭腳痛醫腳〞。另外，危機管理是檔案館的主要管理本能機能，是一項系統的、有計劃、有組織、非程序化的管理經過，有效的危機管理應該包含培養危機意識和危機管理能力、設置危機管理機構、制訂相關的法律法規、完善檔案館管理制度、妥善布置危機管理的人、財、物等各個方面，只要全面地為危機預警和處理做好各種布置，能力真正做到未雨綢繆，防患于未然。〔二〕檔案館的危機管理是全程管理而非某個階段的管理危機生命周期理論指出，危機從出現到結束經過有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應根據各種征兆來識別危機，并著手處理。很多檔案館投入大量精神于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本能夠避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監控處理的連續鏈條，是一個系統工程，絕不等于危機后的救治，也不僅僅是危機前的預防?！踩硻n案館危機管理是全員管理而非某部門的管理危機管理作為檔案工作的主要內容，各級檔案行政管理部門應將其納入到所制訂的法規、制度、方針、政策中。檔案館領導者是危機管理中重要的管理主體，領導者的危機意識、創新管理能力、專業技能以及對技術發展和外界環境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業務工作的重要承當者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因而需要純熟把握相關信息技術、正確操作各種信息系統，時刻留意保衛檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。除此以外，檔案館危機管理還牽涉檔案界研究人員、學術團體、學會、協會、社會公眾以及相關部門工作人員〔有關部門、電信管理部門、交通運輸部門等〕，實現這些主體在分工基礎上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。三、改良我們國家檔案館危機管理的策略〔一〕優化檔案館管理危機的管理管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏鼓勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因此造成的危機，[4]實現檔案館的可連續發展，必需在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創新。首先，提升戰略規劃水平。戰略規劃是在全面了解檔案館所處環境及發展趨勢的基礎上，制訂面向將來的責任、遠景、目的、戰略及其施行計劃的思維經過與框架。提升戰略規劃水平，檔案館應重要從下面三點下手：一是精確定位，即根據本館的組織構造、人員素質、效勞能力、館藏狀態、研究與開發能力、設備與財政狀態、檔案館外部環境特征等，制訂其長期與短期發展目的。二是在戰略規劃中要突出數字資源管理開發與創新檔案館效勞，以更好地知足用戶需求。三是強化評估體系，監督戰略規劃的施行經過，以確保其戰略目的的實現。其次，創新檔案館組織構造。傳統的檔案館組織構造，是根據檔案在檔案館的流動而進行的分工，由于部門與部門之間缺乏溝通而未免會存在反復勞動、責任推諉現象。在〔關于加強和改良新形勢下檔案工作的意見〕中，也明確提出“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提升工作效能。〞[5]創新組織構造是在檔案業務流程重組的基礎上，對檔案館組織構造進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度?！盁o規矩無以成方圓〞，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的主要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全危機、資源危機、效勞危機等都需要通過制訂、履行完善的制度而減免?！捕硟灮瘷n案館資源危機的管理首先，優化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設方面著重點也應有所不同。檔案館應根據本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的重要場所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應將數字檔案資源與傳統檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音〔視〕頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產品，在構建社會記憶中起著不可替代的作用。可喜的是，數字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經獲得了較大的進展。其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的經過，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數檔案組織是專業性有余而可用性不足。筆者在訪問國內大多數檔案信息網站時發現，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、本文關鍵詞語、責任者、發文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發，很少用戶能真正了解這些術語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因而完善檔案信息組織效果，應以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優化檔案著錄效果、優化電子文件元數據標準、采取XML等資源描繪敘述方法等方面下手。〔三〕優化檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機的管理檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災人禍等突發事件致使庫房及檔案實體遭受滅頂之災的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當操作等對檔案管理信息系統造成的損失有時也是致命的。應對這些危機，檔案館需從下面幾個方面下手：首先，加強檔案館基礎設備的安全建設。檔案館建筑設計及分區布局必需嚴格根據〔檔案館建筑設計規范〔JGJ25-2000〕〕以及相關標準進行，在日常管理工作中要根據實際情況裝備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設備，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等經過中的安全。其次，確保檔案管理信息系統運行的安全。信息系統環境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業務活動中有一大部分是通過管理信息系統來實現的。在能夠預見的將來，檔案工作對信息系統的依靠性還會加強。因而，應留意下面三點：第一，保證機房的安全。在〔電子信息系統機房設計規范〕〔GB50174-2008〕中，根據機房所承載效勞的主要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制訂明確的設計規范。檔案館應為本館機房選擇適宜級別并嚴格履行設計規范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風、供電、防火、排水以及安全守衛系統等方面確保機房的安全。[6]第二，保證計算機效勞器、網絡交換設備、存儲設備、通信設備等硬件的安全。除了要采取質量合格的產品外，還必需要做好日常的監測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀況。第三，保證軟件系統的安全，能夠從定時升級、殺毒、合理劃分使用權限、制訂并履行嚴格的管理制度、用戶培訓等方面下手，防止各種有意或無意行為對管理系統造成的損害。〔四〕優化檔案館效勞危機的管理為了避免在網絡時代慘遭淘汰，檔案館必需改變效勞觀念，提升效勞能力、創新效勞方式。首先，提升效勞意識和效勞能力。檔案在支持決策及業務運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德涵養、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業務水平，還應該有較強的效勞意識，多維的知識構造、較強的專業素養及溝通能力，自動將檔案信息及信息產品推送出去，實現檔案多元的價值。在天津、浙江等省市施行的〔天津市檔案工作人員持證上崗施行辦法〕、〔浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法〕等規定，就有利于提升檔案理論工作者的專業素質及理論素養。其次，利用信息技術創新效勞方式。數字環境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息效勞還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時溝通的方式整合到檔案館效勞體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的間隔。另外，檔案館應承當起社會教育的本能機能，當前檔案館大多是通過成立教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網站是履行其教育本能機能的主要陣地，如在NARA網站中，有“數字化教室〞這一板塊，并根據用戶類型〔如老師、學生、科研人員、等〕提供不同的內容，這對我們國家檔案館效勞領域的拓展是非常有借鑒意義的。綜上所述，當下檔案館的生存與發展是“危〞與“機〞并存的，全面、深切進入分析由于外界環境及內部諸要素的變化導致的檔案館的管理危機、資源危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機、效勞危機是檔案界不可回避的問題。有效的危機管理不僅能減少或避免危機事件對檔案及檔案工作人員的損失，更有助于迎來檔案館在數字時代的華美回身以及檔案資源的大放異彩。*本文為2014年度河北省檔案科技項目〔編號：2014-R-11〕的研究結果。