西林改辦發〔2007〕7號西鄉縣集體林權制度改革辦公室關于認真做好林改檔案收集與管理工作的通知各鄉鎮、林改工作組：集體林權制度改革工作是農村改革的繼續和深化，是關系農村生產資料再分配和利益再調整的一場深刻變革，對解決“三農”問題、推進新農村建設、構建和諧社會、實現經濟社會可持續發展、破解林業生產力發展等具有重大意義，這項改革工作政策性強、工作量大、涉及面廣、時間跨度長，檔案管理是其中一項重要的基礎工作，近期通過我們對各鄉鎮、村組檢查，發現各單位沒有按照要求建立健全林改檔案，為了進一步加強各鄉鎮及集體經濟組織林改檔案收集及管理工作，現就有關問題通知如下：一、林權改革檔案的含義林權改革檔案是指在林權改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的原始記錄。林權檔案收集是否完整、整理是否規范、保管是否安全、利用是否方便，直接關系到改革工作的質量和改革的順利推進，并對今后工作產生重要的影響，完整、準確、系統的林權改革檔案，是林權改革工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果，維護林權權利人的合法權益，穩定和完善農村林地承包關系，減少林權糾紛，確保農村社會穩定，促進林業突破發展的重要保證。林權改革檔案管理是一項具體、細致的工作，必須堅持統一管理、分級負責、集中保管、同步進行、規范運作的原則。為了不給今后工作留下隱患，避免出現不必要的返工，請各鄉鎮抽調專人切實抓好林權改革檔案的收集和管理工作，落實專門林改檔案專柜，指導各村組做好林改檔案的收集管理工作。各集體經濟組織也要落實人員，確保林改檔案的完備、規范。對在2005年在換發林權證過程中已將集體山林確權到戶的，要嚴格按照本次林改工作的程序和要求，查漏補缺，建立健全林權改革檔案，為林業又好又快發展奠定堅實的基礎。二、明確林權改革文件材料收集與歸檔要求各鄉鎮、集體經濟組織要嚴格按照縣上的要求，根據工作職責、文件類別等情況，分別研究制訂本級林改文件的歸檔范圍及保管期限和分類辦法。一是明確歸檔范圍。在林權改革過程中形成的應歸檔文件包括：各種會議材料、文件、工作計劃、實施意見及方案、檢查、匯報、總結等材料；森林資源調查圖表、林權界線圖表、各種匯總表、統計表、林權登記申請表、林木林地權屬證明文件、公示、現場勘界材料、附圖或者地塊示意圖、林權登記臺賬、林權證發放登記表；落實產權中各村調查圖表、清冊、實施方案、合同、林地承包方案、村民代表大會記錄、決議、林權爭議、來信來訪、林權糾紛調處等材料。二是要明確保管年限和分類方法。保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。林改檔案一般應作為文書檔案進行管理。（保管年限和分類方法詳見附表）三、規范林改檔案收集和管理工作各鄉鎮、集體經濟組織要建立健全各項管理制度，確保檔案管理工作規范，查閱方便，經得起歷史檢驗。一是確保檔案的形成質量。歸檔文件應為原件，因特珠原因留存復制件的，必須由經辦人核準，并注明原件的存放處。凡需歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效力的標識完整齊備，使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保護的要求，照片和圖片資料要有文字說明。二是做好檔案的收集整理。各鄉鎮、集體經濟組織應加強領導，夯實責任，密切配合，通力協作，加強督促檢查，完善工作機制，認真做好林權改革檔案的收集和管理工作。要配備業務素質高、工作責任心強的人員負責林改檔案工作，加強與縣檔案局聯系，對各集體經濟組織檔案管理人員進行業務指導和培訓。參與林改工作的每個人員，應嚴格執行檔案管理制度，已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時歸檔，不得據為已有和拒絕歸檔。林權改革檔案中的文件類材料，一般應按年度歸檔整理；資源調查、林權勘驗等圖紙資料，一般應裝訂或折疊成冊；林權登記檔案材料，一般以宗地為單位保管，在完成工作后及時歸檔；權屬發生變化時，應及時補充變更記錄。三是做好檔案的保管。各鄉鎮、集體經濟組織根據工作需要配備檔案庫房或檔案專柜及相應的設施設備，采取各種防范措施，切實做好防火、防盜、防潮、防光、防污染、防鼠、防蟲等工作，確保檔案安全。村級林改檔案應指定專人進行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鄉鎮代為保管。林改檔案管理工作是檢查驗收各級林改成果的重要內容，林改檔案管理工作應與林改工作同步進行。希各鄉鎮、集體經濟組織積極籌措資金，加強領導，完善制度，落實人員和檔案管理的必備設施，進一步明確目標任務和責任，確保林改檔案的完備規范，更好地促進林業事業健康有序發展。附：西鄉縣林改檔案分類及保管年限明細表二〇〇七年十二月十八日主題詞：林權改革檔案管理通知主送：縣林改領導小組，市林改辦。抄送：縣林業局、檔案局。西鄉縣集體林權改革辦公室2007年12月18日印發共印40份西鄉縣林改檔案分類及保管年限明細表分類檔案內容保管年限立卷單位綜合類1、林改工作會議材料，包括林改評議小組的產生，林地承包方案的通過，會議通知簽收、會議簽到、表決票簽字、承包方案簽名等。一般會議10年，重要會議永久縣、鄉鎮、村、組2、林改工作政策文件：縣、鄉實施意見及方案，林改政策咨詢及回復、解釋；以及對林改實施方案、林地承包方案的批復。永久縣、鄉鎮、村組3、縣、鄉、村組林改工作機構設置、人員分工，村組林改評議小組組成人員。永久縣、鄉鎮、村、組4、林改工作計劃、進度表、總結、經驗介紹、匯報。永久縣、鄉鎮、村、組5、林改工作宣傳材料。10年或30年縣、鄉鎮、村、組6、林改工作調研材料。重要的永久；一般性10年縣、鄉鎮、村、組7、林地承包方案公示內容、集體林經營現狀公示內容、林權登記公示內容。永久鄉鎮、村、組8、林改檢查驗收通知、意見、報告以及限期整改通知。永久相關單位9、林改工作重要活動文件。永久縣、鄉鎮、村、組10、上級頒發的需要本級貫徹執行的文件。30年相關單位11、一般林改活動形成的一般性的文件材料。10年相關單位資源調查類1、本轄區森林、林木、林地資源現狀摸底表及四至。永久縣、鄉鎮、村、組2、本轄區所有權界限圖及林權現狀調查表。永久縣、鄉鎮、村、組3、現場勘驗圖、表。永久村、組4、本轄區農戶總戶數、人口狀況統計表。永久村、組5、本轄區參加林改的戶數、人口狀況統計表。永久村、組6、本轄區林改開始和結束時集體林資源及林權狀況統計表。永久村、組7、本轄區公益林林權現狀調查表。永久縣、鄉鎮、村、組西鄉縣林改檔案分類及保管年限明細表分類檔案內容保管年限立卷單位林權登記類1、林權登記申請表（附圖）。永久縣2、林權登記原權屬證明。永久縣、村、組3、林權登記臺帳。永久縣、鄉鎮、村、組4、林權流轉材料。永久縣、鄉鎮、村組5、林權證發放登記表。永久縣、鄉鎮、村、組6、林權登記決議。永久相關單位7、林權登記時需要提交的其它材料。10年縣合同類1、家庭承包合同。永久縣、鄉鎮、村、組2、其它承包合同。永久縣、鄉鎮、村、組3、山林流轉合同、拍賣合同。永久縣、鄉鎮、村、組4、銀行抵押合同。永久相關單位糾紛調處類1、林權爭議與調解過程中形成的原始記錄材料。永久相關單位2、雙方當事人之間依法達成的協議書。永久相關單位3、各級政府依法調解的意見、批復。永久相關單位4、人民法院判決書、裁定書、調解書。永久相關單位5、糾紛調解申請書。永久相關單位6、來信來訪形成的有關文件材料。永久相關單位7、糾紛調解過程中雙方提供的權利依據永久相關單位西鄉縣林改檔案分類及保管年限明細表分類檔案內容保管年限立卷單位聲像電子實物類1、林改過程中形成的照片、錄音、錄像等材料永久相關單位2、林權證管理信息系統數據永久縣3、各種電子數據光盤、U盤。永久縣4、其它聲像電子材料。永久縣備注1、各立卷單位按照自身職權，對照檔案內容進行建檔；2、林改歸檔文件材料分類可以按照上述六類分類后，再按保管年限分類整理；也可以按照保管年限分類后，再按上述六大類進行分類整理；3、在裝訂文件時，正文在前定稿在后、附件在后，即結論性文件