第三章

文書擬寫與處理2007新五級秘書課件第一節文書擬寫一、事項性通知二、商洽函（以上為公務文書）三、傳真（以下為事務文書）四、備忘錄五、請柬六、邀請信七、賀信（賀電）八、感謝信九、啟事

一、事項性通知（二）通知例文分析：（三）擬寫要點結構：標題＋主送機關＋正文＋（附件）＋落款＋成文日期

正文：發文緣由＋通知事項＋執行要求發文緣由——說明下發通知的意義、依據等。通知事項——正文的主體。執行要求——具體闡述執行事項的要求或希望；采用特定尾語結尾；禿尾。回執：與會人員填寫并返回會議主辦方的表格。內容包括姓名、年齡、性別、職稱、民族、能否赴會等。金石公司關于編制2005年度財務決算報表的通知各核算單位：根據……精神，公司要求各核算單位認真編制2005年度決算報表，現將有關事項通知如下：一、各核算單位編制報表時間：二、各核算單位上報本部門決算報表時間：三、各核算單位上報部門：四、編制辦法及報表格式：見附件。希望……認真做好……工作。附件：1、2005年度決算報表編制辦法2、2005年度決算報表格式金石公司二OO五年十二月二十七日

（四）注意事項下行文屬性。出版社與高等學校行文用函。

（五）相關鏈接關于公文標題的寫法公文標題應準確簡要地概括公文主要內容并標明公文種類，一本應當標明發文機關。一般不用標點符號。回行時，做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。（一）相關知識定義：不相隸屬機關之間商洽、溝通、協調某一問題的函。（商洽函定義）屬性：平行文類型：公函、便函。商洽函、詢問函、答復函、請批函、批答函。

（二）商洽函例文分析：130頁～131頁（三）擬寫要點結構：標題＋主送機關＋正文＋落款＋成文日期標題：正文：發文緣由＋函事項＋尾語

商洽函例文

函的特殊格式

武文線

文武線

中華人民共和國外交部特急××〔2003〕4號機密標題主送機關：正文成文日期（公章）

廣東省商業儲運公司關于日野FCS16SA大卡車存在嚴重質量問題要求賠償損失的函

廣東省汽車貿易中心：我公司于本年6月6日向貴公司原業務一科購買附有商檢合格證的日野FCS16SA大卡車15輛，發票兩張，號碼為0671012，0671022。于本年6月23日交貨，9月中旬投入營運使用。該批車使用后，陸續發現前、后輪內側輪胎不規則鋸齒形磨損，以內側邊緣為甚。經有關技術專家及廣州市公安局第七檢測站檢驗，認定此批車存在著嚴重質量問題，與原供貨資料標準不符。我公司已于11月初暫停止使用。為此，特與貴單位協商：

一、于本月30日前，派員前來檢驗質量鑒定等問題；二、重新按質論價，賠償經濟損失，或退貨。希望貴公司講求信用，按照國家有關法律、規定，與我公司共同協商解決上述商品的質量問題。附件：1.購車發票兩張（復印件）2.廣州市公安局檢測站檢驗書

廣東省商業儲運局××××年十一月十二日

三、傳真收件人：鐘宜單位：環宇運輸公司傳真號（010）85596998發件人：初萌日期：2008年5月1日傳真號（0451）86608643電話（0451）86608643頁數：1主題：聯系倉儲運輸緊急請審閱請批注請答復請傳閱環宇運輸公司：我公司現有100噸硝酸銨化肥急需運往寧夏災區，請貴公司速與我們聯系有關倉儲運輸事宜。天地公司（公章）二ΟΟ八年五月一日

天地公司傳真（三）擬寫要點首頁重要：收件人姓名、單位、抄送人姓名、傳真號及發件人的姓名、發件日期、總頁數、傳真號、電話、主題及回復要求的等選項。

（四）注意事項操作程序規范，內容書寫簡潔清晰。

四、備忘錄

（一）相關知識通信的簡化書面形式，一種錄以備忘的公文。作用：提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的看法。

特點：1、形式靈活多樣，可以裝訂成冊，可用卡片形式；2、或放置案頭，或隨身攜帶；3、寫法不拘一格，只要能寫清楚，起到提醒、備忘作用即可。

（二）備忘錄例文分析：134頁備忘錄（三）擬寫要點前一部分為內容概述；后一部分是具體事項。（四）注意事項1、開頭一定要寫清是誰寫給誰來備忘的；2、備忘錄的結尾不需要簽名或表示敬意的結束語。

五、請柬（二）請柬例文分析：136頁請柬

（三）擬寫要點結構：標題＋稱謂＋正文＋落款＋成文日期

（四）注意事項1、用紅色或較為鮮艷的彩色紙張；2、封面可用花邊、圖案裝飾；3、表意周全；4、措詞簡潔、文雅、莊重。（二）邀請信例文分析：138頁邀請信

（三）擬寫要點結構：標題＋稱謂＋正文＋落款＋成文日期

標題：事由＋文種，會議名稱＋文種

稱謂：被邀請者姓名或單位名稱。個人姓名后應加職務、職稱或“同志”、“先生”、“女士”等。

正文（重點）

：說明邀請的原因和活動內容；介紹活動安排細節；提出邀請。（四）注意事項1、語氣誠懇、熱情；2、文字簡潔明了。

七、賀信（賀電）（一）相關知識概念：用于領導機關、企事業單位或個人對取得巨大成績、做出杰出貢獻的集體或個人表示祝賀，或對國際國內發生的重大喜事，對一些重要會議、節日、婚禮、壽辰表示祝賀。篇幅簡短、感情充沛、文字明快。特點：1、祝賀性目的“賀”2、信電性語言既熱烈真摯又篇幅短小。（二）賀信（賀電）例文分析：141頁賀信例文

（三）擬寫要點結構：標題＋稱謂＋正文＋落款＋成文日期

標題：1、賀信賀電2、寫誰發出的賀電“××公司賀信（電）”3、寫給誰的賀信（電）“給××公司的賀信”4、寫明誰給誰的賀信“××協會給××公司的賀信”

正文：開頭＋主體＋結尾開頭，用簡練語言寫出祝賀理由：“值此……之際，謹代表……向……表示熱烈祝賀”結尾：寫祝愿、鼓勵和希望

（四）注意事項1、強烈的感情色彩2、實事求是3、語言簡練

八、感謝信

（一）相關知識概念：寫信目的：1、表示不忘對方關愛和幫助；2、肯定對方的事跡和風格；3、表達自己的感激和謝意。

特點:1、真實性對象真實，感情真實。2、感召性感謝信中要有感動激發性和號召力

（二）感謝信例文分析：143頁感謝信例文

（三）擬寫要點結構:標題＋稱謂＋正文＋落款＋成文日期1、標題（1）文種（2）發文機關+事由+文種（3）雙標正題生動形象概括感謝內容副題“給×××的感謝信”

2、正文1、簡要回顧對方事跡2、說明對方幫助的意義和作用3、向對方表示贊美和學習4、表達自己的感激之情（四）注意事項1、敘述事情要真實2、敘述事實要簡練3、情真意切

九、啟事（一）相關知識概念：機關單位或個人因事須向公眾說明或請求公眾幫助與參與的實用性文書。特點：公開性、內容單一性、不具備約束性（二）啟事例文分析：

145頁啟事例文

（三）擬寫要點結構：

標題＋正文＋附啟＋署名＋成文日期

標題：事由＋文種名稱＋事由＋文種（××雜志征稿啟事）只標文種

正文：啟事的緣由、啟事的事項

附啟：正文之下，寫明單位地址、聯系人、聯系電話、有效時間等。

（四）注意事項1、標題醒目2、內容交代清楚、明了。

第二節收發文處理

一、文書的簽收二、文書的拆封三、文書登記四、文書的分辦五、文書的封發一、文書的簽收（一）相關知識1、收文的處理程序：簽收、拆封、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦2、發文處理程序草擬、審核、簽發、（復核）繕印、校對、用印、登記、封發。（二）事例分析（148頁）（三）工作程序1、清點2、檢查3、簽字（四）注意事項1、簽收態度認真2、簽收操作耐心二、文書的拆封（一）相關知識1、文書拆封的含義:將收到的封閉的文件、信函拆開，并將封內的材料取出。2、文書拆封的要求拆封前核對來件的接受者；不該自己拆的文書不拆；拆封要避免損壞封內的文書；取干凈封內的文書；發現信封內沒有文書，要及時與來件單位聯系；重要信件的拆封應有兩人在場。

（二）事例分析（150頁）

（三）工作程序1、確定拆封范圍2、啟封3、檢查核對逐件核對；有附件的按照附件序號逐一清點；用曲別針將正、附件別在一起；紙型不一者，小的附件放在前面。

（四）注意事項1、拆封文書按照重要程度自上而下疊放整齊；2、拆封文書要分門別類；3、拆封文書可用文件夾存放；4、可以通過文件夾的顏色、數字或順序等識別標志來區分收件的類別。三、文書登記（一）相關知識1、文書登記的含義2、文書登記的形式：簿式登記、卡片式登記、聯單式登記3、文書登記的要求按照登記簿所列內容逐項登記；不漏登、錯登；字跡清楚、工整、規范；不可隨意涂抹。（二）示例分析（151）（三）工作程序1、確定登記范圍2、選擇登記方法3、填寫登記表（四）注意事項1、聯單的保存；2、密件、急件的登記。四、文書的分辦（一）相關知識1、分辦文書的含義將收到的文書按照一定范圍和運行辦法送給有關人員或承辦部門的過程。2、分辦的要求：準確及時按分辦范圍發送主次分明、手續齊全

（二）事例分析（154頁）

（三）工作程序1、文書分類2、明確分辦對象3、遞送文書4、履行手續（四）注意事項1、分送領導披閱的文書，連同“文書處理單”一并送上；2、便函、請柬、介紹信、廣告、啟事登，不作登記，直接交有關人員。五、文書的封發（一）相關知識1、文書封發的含義2、文書封發的要求封發的文書要折疊整齊；文件袋封口要貼實；文書封裝后要及時發送；文書的封發要準確周密，避免差錯；文書封發要安全可靠，確保機密。（二）事例分析（155頁）（三）工作程序1、檢查（5條）2、登記3、書寫封面4、裝封5、封口6、發出（四）注意事項1、利用計算機或傳真機傳輸秘密文書須采用加密裝置；2、絕密文書不得利用計算機或傳真機發送；3、密件應該有專用密封章或者貼上密封條。第三節文檔管理

一、歸檔范圍的確定二、文書的立卷歸檔三、裝訂檔案

一、歸檔范圍的確定（一）相關知識1、檔案的概念與特點2、檔案的種類3、歸檔、檔案收集的含義4、歸檔制度的內容

（二