企業辦公管理現狀及發展分析企業辦公管理現狀及開展分析

中圖分類號：F272文章編號：1009-2374〔2022〕22-0168-02DOI：10.13535/jki.11-4406/n.2022.22.083

在以前，很多企業大多是以紙質、人工等的方式來對辦公波及到的一些檔案加以管理，這種辦公管理的模式不僅僅是浪費時間、人力、物力，還會給管理工作帶來許多不便。隨著計算機互聯網和信息技術的漸漸開展，企業的辦公管理模式也進行相應改革。要進行改革，就需要明確標準辦公管理的職責及其重要性。

1企業辦公管理的重要性

辦公室是企業名下綜合管理的部門，它的主要職能就是溝通協調企業各個部門的工作。辦公室可以說是綜合性能很強的一個行政管理部門，它是企業和員工之間的溝通橋梁，承上啟下，工作的范圍廣，參與的事務多，內容也比擬復雜。

1.1協調企業各部門

辦公室管理的工作可以從企業全局開展出發考量，對于某局部重要問題可以進行研究并深入探討；辦公室可以通過把握企業各個開展的動態，從而及時地向有關部門以及企業高層管理提供最新的信息，使得決策者可以更全方位地進行決策工作，提出更合乎企業實際需求的開展戰略決策；在布置企業目標時，辦公管理能夠以全局為出發點，基于合乎企業高層管理要求和各部門職能的根底上，方案布置相關工作；在企業的日常運行方面，辦公管理應當要溝通協調好各個職能部門，從而保證相關的工作可以更加順利。

1.2明確各個員工的崗位職責

因為企業在實際運行時所波及的崗位工作比擬多，要求多人進行分工合作完成，所以必須面向企業的工作人員及旗下部門實行崗位責任制。辦公管理能夠劃分各崗的權責職能，使得每個部門以及每個工作人員都可以各司其職，進而提高其工作效率，降低企業的產品生產時間，增加企業經濟效益。此外，辦公管理還要考核企業員工的工作，處理那些曠工、不能及時完成工作目標、損害企業利益等的員工，進而提高企業的日常生產效率，增加企業經濟效益。

1.3信息化企業管理

伴隨著我國市場經濟的迅猛開展和信息技術的愈加創新，我國的計算機技術以及網絡數據庫技術等也有了很大的提高，與此同時，這給企業的辦公自動化信息管理工作發明了有利的條件形勢。辦公自動化技術是將信息時代的管理模式和工作方式有效地結合，能夠實現資源共享，從而提高辦公效率。將計算機和通訊技術進行有效運用，就能夠給企業建立一個高效率、高質量和高智能的辦公體系，能夠在日常辦公時給高層管理和相關員工提供更加便利的效勞，減少企業人員的不必要工作量，提高員工的工作質量和效率，完善企業的內部管理工作，進而加強企業的市場競爭力。

1.4推動企業開展

辦公室建立的出發點是給企業提供辦事的部門，究其本質，就是提高企業面對不斷開展的市場所能適應的能力。當下，在企業的開展過程中，通常都會遭受來自同行劇烈市場競爭以及生存的壓力，企業要想降低這種矛盾，就要利用好辦公室職能，不斷探討并加以適應新型的市場開展。此外，在企業開展過程中，辦公室管理的工作人員還可以著眼于市場需求，力求更好地把握未來的市場需求，從而給企業的未來開展提供一個方向，進而能夠更好地引導并推動企業開展。

2企業辦公管理現狀

我國市場經濟在不斷推進，而現代的企業制度也在不斷完善，所以我國的企業管理也有了明顯的進步。然而，現在的社會已經步入信息時代，現在的這種企業管理還是不能夠完全滿足社會開展的要求。

2.1溝通的效率不高

〔1〕企業中大局部請示匯報、指令下達以及結果反應都是語言敘述，聽的人再筆錄，這就有可能由于敘述能力、理解能力、記錄能力或是記憶能力存在的差別，從而使得層層傳遞的信息內容出現失真，并且沒有正式的書面內容，在重復使用信息以及共享時也比擬困難；〔2〕地域差異，協同工作的效率較低。因為信息在傳遞過程中會出現人員外出等情況，進而導致審閱批復的周期較長，所以一些工作工程就不得不變成一個長時間等待的狀態；〔3〕未能有效進行日程管理。日程管理可以說是一個現代員工所必須具備的能力。有效的日程管理能夠幫忙其進行更正確的判斷，讓企業整體的人力資源能夠發揮更大的作用。

2.2管理行為標準性難以保障

〔1〕控制能力不好。一些領導的事務繁多，就容易忘事，會顧此失彼；此外方案如果很多的話，但是與此相對的控制力卻不夠，這就會造成局部方案擱置；在多個事務都需要協同時，假設是不足有效的監控伎倆，就會造成這些事務長時間的停滯；〔2〕不足有效的共享伎倆。日常辦公的事務假設沒有正式的文檔，就不能夠共享信息。共享正式文檔的途徑一般都是和Email，這種方式的效率較為低下。但是如果不能夠共享信息，就會進行重復的工作，從而浪費資源；〔3〕異地的管理本錢高且效率低。傳統的異地管理大多是通過出差來實現，由此就會產生通訊費用和交通費用，積少成多，成為運營本錢中的累贅。出差時的通訊條件、交通條件以及辦公條件等都會受到一些限制，會降低工作效率。

3企業辦公管理開展分析

伴隨著信息化的逐漸遍及，人們的生活方式也在發生著翻天覆地的改變，辦公管理也在逐漸適應這種開展趨勢并不斷的改革，新型的辦公模式定會逐漸替代傳統的人工管理方式。改革并重新設計企業的辦公管理的重要目標就是提高企業的辦公管理質量及效率，從而可以更好地解決企業日常工作中的問題。對于舊的辦公管理的框架結構，我們應當要全面分析企業的辦公室管理模式，從而使得企業辦公管理更加系統化、自動化，所以我們可以基于B/S結構，采用JSP面向對象技術與SQLServer數據庫提出一個辦公管理的框架：〔1〕這個框架是基于B/S三層結構來建立的，可以防止C/S構架所需要的安裝和不易維護的難題；〔2〕這個框架利用UML建模語言，總結企業的辦公業務流程，來建立辦公管理系統的框架，可以更好地加強模塊實用性、降低耦合度；〔3〕這個框架主要包括會議管理、公告管理、人力資源管理、文檔管理、系統設置、通訊錄管理、論壇管理這七個局部，可以使得企業的信息傳遞更快，有利于企業的協同工作可以無紙化辦公。

4結語

企業的辦公管理工作是一項比擬瑣碎繁雜的工作，因此應當在合乎市場和企業開展的趨勢下，采用更加專業化的辦公管理模式，從而加強企業科學決策。此外，還要針對企