國家機關公文寫作格式最新標準

上行文種的寫法

1＞請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要

堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及

時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。

請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；

（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要;

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，

請批示"或"當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不

妥，請批轉XXX執行”等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關

的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級

批復。

（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性

的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”

等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可

否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的

“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現

為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）一一問題——今后意見；

（3）情況——原因（責任）——下步做法；

（4）情況——原因一一責任及處理意見；

（5）情況——問題一一建議等。

下行文種的寫法

1、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。

通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公

文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免

人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州

大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的

通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊

急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。

通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然

段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。

（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特

此通知。”“本通知自發布之日起實行’等習慣用語表示。

制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主

題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

2、通報

通報是'表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。

通報的類型有四種：

（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；

（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。

通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先

進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用

的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一

片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論

的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容

可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，

即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀

要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀

要，它具有參考性，不具有指揮性。

一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所

集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些

意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集

中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數

人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、

“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中

概括，簡明扼要地反映出來。

公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用

的文種。

通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。

兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外

的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的

高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用;

四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺

以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在

內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳

其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文

字簡要，才便于人們牢記、遵守。

信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關

主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、

正文和落款四部分構成：

(1)標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱+事由+文種，如，蘇州大學

關于XXX的復函；事由十文種，如“關于懇求XXX的函”或“關于申請

XXX的函"；"關于請求批準XXX的函”。

(2)受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。

(3)正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、

“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等

習慣用語結束正文。便函也可使用“此致.敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、

日期。

其他常用應用文的寫法

1、介紹信介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接

洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式：

普通介紹信。用公文紙書寫：

(1)在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。

(2)聯系單位或個人的稱呼。

(3)被介紹人的姓名、身份、人數(派出人數較多，可寫成“XXX

等X人”)。

(4)接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接

洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

(5)本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。

(1)存根部分簡填，以便日后查考。

(2)本文部分要填寫詳細些。

(3)派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、

職務。

(4)重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制

有效期。

(5)除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋

公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提

出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。

申請書一般是一事一書。

(1)在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨(團)申

請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

(2)寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。

(3)寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。

申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

(4)結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也

可以不寫。

(5)最后寫申請人姓名或申請單位名稱(加蓋公章)和寫申請書

的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃

要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。

工作計劃的格式：

(1)計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩

個要素，如“xx團委2006年工作計劃”。

(2)計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目

和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做

到什么程度。

(3)最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：

（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工

作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制

定這個計劃的。

（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定

時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以

后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施,

以保證工作任務的完成。

4、工作總結總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全

面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看

看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。

基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳

細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作

的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績,

找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺

點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后

的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并

上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工

作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。

寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面

的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的

干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作

假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下

去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要

的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分,

該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討

論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

一'公文寫作排版

（一）標題：正文標題用小標宋體字2號，遇標題過長需換行可按

“長、短、長”或“正（倒）寶塔形"排版；一級標題“一、”用黑體字3號；

二級標題“（一）”用楷體字3號加粗；三級標題“1.”、四級標題“（1）”

均需加粗。

（二）正文：仿宋體字3號，一般每頁排22行，每行排28個字

（行距為多倍行距1.4倍）。

二'公文寫作格式

（一）眉首：一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程

度、發文機關標識、發文字號、簽發人、會簽人等要素組成。

1.主體：一般由標題、主送機關、正文、附件說明、成文時間、

印章、附注等要素組成。

（1）公文標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文

種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號

或特定詞用引號外，一般不用標點符號，停頓用空格符或換行。

（2）主送機關：是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規

范化簡稱、統稱；應按其性質、級別和有關規定或慣例依次排列，同性

質或級別的機關之間用頓號，不同性質或級別的機關之間用逗號，最后

一個主送機關名稱后標全角冒號。主送機關一般在標題下空1行、左側

頂格用3號仿宋體字，回行時仍頂格。

（3）正文：是公文的主體部分。正文內容要求準確地傳達、貫徹

黨和國家的有關方針政策精神，完整地表達公文制發單位的意圖、意見

和要求。正文一般置主送機關下一行，每自然段空2字，回行頂格；數

字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的材料（包

括圖表）。公文如有附件應作附件說明，即在正文下空1行左空2字用

3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱；附件如有序號使用阿

拉伯數碼（如“附件：1.xxxx"）;附件名稱后不加標點符號。附件應在公文成

文日期之后另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識

“附件”，有序號時標識序號（如“附件1”）。附件的序號和名稱應與正文

之下的附件說明一致。

（5）成文時間：以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發

機關負責人的簽發日期為準。行政機關公文成文日期用漢字年、月、日

標全，“零”寫為“O”；單一機關制發的公文在落款處不置發文機關名稱,

只標識成文時間；成文時間置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加蓋的發文機關印章或領導同志簽名章，

是發文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。

（7）附注：一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項等情

況的說明，公文如有附注用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在

成文日期下一行。

2.版記：一般由主題詞、抄送機關，印發機關、時間、份數和版

記反線等要素組成。版記應置于公文最后一頁（封四，亦稱封底），版

記的最后一個要素置于最后一行。

（1）主題詞：是反映公文主要內容的規范化名詞或名詞性詞組。

上行文應當按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，

居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1

字。主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，最多不

超過5個。

（2）抄送機關：是指除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的

其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（3）印發機關和印發時間：印發機關多數不以行文機關名稱出現,

而只用機關辦公室名稱，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）

占1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1

字。印發時間以公文付印的日期為準，用3號阿拉伯數碼標識。

（4）印發份數：置印發時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和

阿拉伯數碼標識。

（5）版記中主題詞、抄送機關，印發機關、時間等要素之下分別

加一條反線，寬度同版心。

A/r-----*

扁

1.進行頁面設置

紙張：A4,縱向。

頁邊距設置：上3.7厘米，下3.5厘米，對稱頁邊距，內2.8厘米,

外2.6厘米。

頁腳設置：距邊界2.5厘米。選擇“版式”，將“頁眉和頁腳”設置成‘奇

偶頁不同”。

文檔網格設置:選擇文檔網格中的“字體設置”，“中文字體”設置為“仿

宋"；“字號”設置成“三號”，將“每行”設置成“28”個字符，選定“使用默認

跨度”；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置

成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2.插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方

式”設置為“外側然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為帶一字線的

阿拉伯數字格式，單擊“確定”按鈕，再設置頁面字體為仿宋4號字，設

置奇數頁的頁碼設置成右縮進1字符，偶數頁的頁碼左縮進一字符。

3.份號、秘級、緊急程度標注

插入2行2列的表格，設置表格屬性：表格行高固定值1厘米，列

寬7.8厘米，表格居中；選項中默認單元格邊距均為0；無邊框底紋

表格內字體設為三號黑體，第一列設置為左對齊，第二列設置為右

對齊。

4.發文機關標識制作

插入橫排文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后,

選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，進行如下設置：

選擇“顏色和線條”，“顏色”設置成‘無填充顏色”。選擇“大小”，高度

設置成2-2.2cm；寬度設置成15.6cm。注：可根據實際情況適當調節

尺寸。選擇“版式”，版式設為浮于文字上方，單擊“高級”按鈕，水平對

齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁邊距”；垂直對齊：“絕

對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，

“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單

擊“確定”。

選擇“文本框”選項卡，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”

完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全

部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文

本框的大小設置成相應字號（56-62磅，1磅WX03527厘米1厘米工28.35

磅），但要盡量充滿該文本框，行距設置為固定值56-62磅，字符寬度

根據字符數量情況進行縮放。這樣，寬為156mm、高為20-22mm、距

上25mm的紅頭制作完成。

5.文號及簽發人制作

公文標識下空兩行（仿宋三號字位置）

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號及簽發人：使用插入表格的方法制作。插入1行2列的

表格，設置表格屬性：表格列寬7.8厘米，表格居中；選項中默認單元

格邊距均為0；無邊框底紋，第一列設置為左對齊，左縮進1字符，第

二列設置為右對齊，右縮進1字符。第一列輸入文號——三號仿宋字體;

第二列輸入簽發人和全角冒號——三號仿宋體，簽發人姓名用三號楷

體。多個則多行排列，發文字號與最后一個簽發人同行。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插

入，，—“符號，—“符號”，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地

方，單擊“插入"按鈕即可。

6.紅色反線

使用繪圖，劃一條水平線，對其設置自選圖形格式。“顏色”設置為“紅

色"；“虛實’設置為“實線”；“粗線”設置為2.25磅。“寬度”設置為15.6cmo

選擇“版式”，設置為浮于文字上方，單擊“高級”按鈕，水平對齊方式設

置成“居中”，"度量依據"設置成"頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁

邊距”，“下側”設置成“8.2cm”——平行文標準，“13.3cm”——上行文標

準，注：上行文如有多個簽發人分成多行，則根據實際情況進行調節，

多一行可多設1cm距離，以保證紅線與發文字號及最后一個簽發人相

距4mm。

7.標題

紅色反線下空兩行，居中對齊，二號小標宋，行距固定值29磅。

8.主送機關

標題下空一行（三號字的一行）

三號仿宋，無縮進

9.正文

三號仿宋，首行縮進2字符

1。附件

左縮進2字符，懸掛縮進3字符（分行使用換行符）

11.成文日期

正文下空2或3行。空二行，適應印章中套的蓋法，并與正文相距

2-4mmo空三行，適應印章騎年蓋月的蓋法，并與正文相距2-4mm。

三號仿宋

設置右縮進4字符，右對齊。

簡介word做印章的方法：使用繪圖繪制4cm的正圓（設置無填充

色，線條紅色3磅），使用自選圖形繪制五星，使用藝術字插入單位名

稱（前面加一些空格），再設置藝術字形狀為細環形，設置藝術字圖形

的大小為高寬均為3cm,浮于文字上方，旋轉，設置線條色和填充色均

為紅色。將正圓、五星、藝術字組合起來。

12.附注

成文時間下一行。首行縮進2字符。加圓括弧。

13.主題詞制作

插入3行兩列的表格，