公文寫作與處理復習資料1.公文的概念，怎樣理解公文的基本含義？

公文即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。1）公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。2）公文形成的條件是行使職權和實施管理。3）公文是具有法定效用與規范格式的文件材料。4）公文是辦理公務的重要工具之一。2.公文的特點？1）公文有法定的作者。不是誰都可以任意制發的，公文是油法定的作者制成和發布的。2）公文有法定的權威；3）公文有特定的效用；4）公文有規范的體式；5）公文有規定的處理程序；3.公文的作用？1）領導與指導作用；2）行為規范作用3）傳遞信息作用4）公務聯系作用5）憑據記載作用4.1993年〈辦法〉將公文文種調整為哪12類，13種？12類政府部門用：命令、議案、決定、指示、公告通告、通知、通報、報報告、請求、批復、函、會議紀要13種黨政機關用：公報、決議、決定、指示、條例、規定、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要、函5.起草公文取決于哪兩個條件？取決于公文重要程度和機關的文書人員隊伍條件。6.公文質量主要體現在？公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。1）在思想內容方面：政策性強、針對性強、科學性強；2）在文字表達方面：結構嚴謹、語言精當、行文規范。7.公文寫作的特點1）被動寫作，遵命性強；2）對象明確，針對性強；3）集思廣益，群體性強；4）決策之作，政策性強；5）急迫之作，時限性強；6）講究格式，規范性強；8.公文文體的主要特點兼用敘述、說明和議論三種主要特點9.公文的語言特點做到準確、簡明、莊重、得體1）準確是公文語言的主要特征和基本要素；2）簡明是用最少的文字表達盡可能多的內容；3）莊重是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重；4）得體是指公文語言的運用要與公文的行文目的內容、對象、條件的特定需要相適應。10.公文的構成要素一份完整的公文是由一些規定的數據項目構成的，如發文機關版頭、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。（或稱公文的組成部分）11.公文的指定項目1）公文管理標記（包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緩急時限性、收文處理標記）2）發文機關版頭3）發文字號4）公文標題5）正文6）生效標識（發文機關署名、成文日期、印章與領導人簽署）7）頁碼12.公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程序、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。（P61-63）13.確定行文關系的基本原則（P97）1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍：由《中華人民共和國憲法規定》規定的地方各級人民政府服從國務院《中央人民政府》是行政機關行文關系的基本準則。2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍：由《中國共產黨章程》規定的下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。14.在何種情況下可以越級上行文（P103）1）由于發生特殊緊急的情況，發生戰爭或嚴重自然災害。2）經多次請示直接的上級機關，長期沒有得到解決的問題。3）上級機關交辦的并指定越級直接上報的問題4）對直接上級進行檢舉、控告的問題；5）直接上下級機關或領導之間有爭議而無法解決的問題；6）詢問與聯系極個別的，必要的具體問題等。15.哪些可以聯合行文（P107）1）同級政府、同級政府各部門，上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；2）政府及其部門與同級常委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；3）政府部門與各級人民團體和行使政職能的事業單位、公司。16.“請示”要注意哪些問題？行文規則？1）凡請示的公文應當一文一事；2）一般只寫一個主送機關；3）如請示的內容需同時告知其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。4）除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。5）請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。6）不得在報告中夾帶請示事項，以免貽誤工作。要遵守行文規則，理由要充分，要求要合理，格式要正確，語言要得體，標題“事由加文種”，正文多半按“請示理由、請示事項、結束語的順序寫。（P185）17.命令——簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。命令特點：權威性、指揮性、強制性命令類型：公布令、行政令（縣以上可以發布）、嘉獎令（省級以上機構）18.決定——是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。決定特點：a.性質重要：決定一般都不是由個人作出的，而是由領導集團或權力機構針對重要事項或者重大行動，集體研究討論后作出的安排和部署。b.政策性強：有指導、導向作用。c.有約束力：對有關人員具有約束力，它的執行是帶強制性的。決定類型：指揮型、個案型、知照型19.決議和決定的異同（P136）相同：1）都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；2）在文表述方面，風格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。不同：1）形成的程序不完全一樣決議必須由會議通過，決定可以由會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內作出。2）內容的范圍不盡相同決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也有不少用以解決具體事項。3發布形式略不有同決議以會議名稱發布，決定也可以會議名稱發布，但多半以機關名稱發布。20.公告通告的特點和差異公告——是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性的文件。通告——是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知性的文件。1）發布的公開性：a.它們的內容都是公開的，發布的目的是要讓大家知道或遵守。b.發布的范圍不盡相同，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。c.公告通常通過新聞媒體向全世界發布，范圍沒有限制，而通告既可以通過新聞媒體發布，也可以只在一定范圍內張貼公布。2）事項的重要性：公告和通告是代表政府或一定的機構發布的，其內容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用的范圍內，也是重要的事情。3）操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，涉及地方法規的，必須由省級以上人民代表大會批準，一般機關團體，不能隨意發布公告，不能超越權限辦事。不代表法定機構的團體或個人，不能隨意發布通告。公告和通告均內容重要而涉及面廣，因而操作時必須嚴肅，要嚴格按章辦事。21.公報的特點（P155）與公告區別？和公告接近，都具有內容的公開性和重要性，發布機關的權威性。兩者區別：從發布機關來說：黨的領導機關多用公報，政府多用公告；從內容來說：宣布單獨事件多用公告（如有關人員遵守的法定事項）從發布會議情況、談判情況、統計情況多用公報。22.公報的類型：會議公報、統計公報、外交公報23.通知的類型：1）發布性的通知批轉性的通知3）轉發性的通知4）指示性的通知5）任免性的通知6）事務性的通知24.通知的寫作（P162）1）標題多采用“發文單位加事由加文種”或“事由加文種”，如果原文是通知，可省略一個“通知”字樣。2）正文：如開會通知，一定要把會議議題、與會人員、會議時間和地點、報到時間和地點，對與會者的要求都寫清楚。3）其它：通知一般在正文之前左上角寫受文機關，在正文之后的右下角寫發文機關和發文日期。25.通報的特點：周知性、指導性26.通報的類型：表彰先進型、批評錯誤型、傳達事項型27.表彰先進型的通報寫作四步驟：介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習28.批評錯誤的通報應把哪五個方面寫清楚？應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法29.請示——是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。30.請示的特點：超前性、說明性、單一性31.請的類型：1）請示批準類：下級機關希望或打算做某件事，而批準權在上級機關，就要通過請示，請求批冷。2）請求幫助類：下級機關在權限范圍內可以辦的事情，因條件限制無法辦好，請求上級幫助。3）請示批轉類：一般是職能部門就與自己業務范圍有關的全局性工作，提出意見或建議，請求上級同意，并批轉各有關部門執行。32.函的特點和類型：1）形式靈活，適應性強：函雖然主要用于平行機關和不相隸屬機關之間的交往，但有時也可用于上下級之間的交往。比如一些一般性、事務性的詢問和答復，就不一定用請示和批復，而可以用函。2）務實性強3）商洽函：多用于平行機關和不相隸屬機關之間；4）問復函：可用于平行機關和不相隸屬也可用于上下級之間；5）請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準，如征用土地……有隸屬關系，下級向上級請求批準，用“請示”沒有隸屬，不論單位級別高低，一律用“函”6）知照函：平行機關和不相隸屬機關可以使用，上下級機關也可以使用。33.會議紀要的特點：紀要性、約束性、知照性34.會議紀要的類型：決議性會議紀要、協議性會議紀要、研討性會議紀要35.條例的類型：黨的中央機關制定的、國家行政機關制定的、地方權力機關制的條例36.規定的類型黨內規定、法規性規定、一般性規定37.規章類文書三大特點：內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性38.計劃類文書——是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到任務完成前特定時段的設計和安排。包括：規劃、綱要、計劃、安排等文種作用：下情上達、上情下達、統一自身步調特點：目標的前瞻性和操作的預想性類型：安排類——計劃類——規劃類39.完整的計劃標題由：機關名稱、適用時間、內容類別、文種名稱組成40.總結——是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。主要作用：下情上達和提高自身特點：回顧性經驗性類型：綜合性總結、專題性總結寫作：回顧工作情況要實事求是總結經驗教訓要著眼未來綱目要清晰，文風要平實41.調查報告特點：針對性強、紀實性強42.調查報告類型：新聞性調查報告、政務性調查報告、個案性調查報告43.記錄文書的特點：1）內容的紀實性2）材料的直接性3）語言的實錄性44.大事記的寫作要求1）要記述“大”事2）要客觀真實3）要言簡意賅45.簡報類文書的特點1）簡：在文字上要簡明扼要2）快：編發簡報要迅速及時3）新：立意要新內容要新46.簡報主體由按語、標題和正文組成（P269）47.提案的寫作一般包括：標題、案由、提案人、理由、辦法、日期48.論述公文處理工作的特點：1）政治性：是指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行。我們黨和國家的各項方針政策、法令法規都是以文件的形式公布下達的，沒有公文處理各個環節上的工作，也就談不上貫徹執行。還集中體現在它是整個國家機器正常運轉的重要保證，還表現在提高機關工作效率的重要環節上。2）時限性：凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。有的講究適時，不是越快越好。各個環節都要注意時間上的街接。不要在某一環節上延誤時間。3）機要性：涉及的一些文件的內容具有不同程度的機密性；工作崗位的重要性4）規范性：公文在形成辦理管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統一的規范。公文處理的規范性是比較全面的、完備的，不是局部的或某一環節的，各個階段有其嚴格的階段。49.公文處理工作的作用：助手作用、紐帶作用、查考作用50.公文處理工作的組織包括：組織機構、組織領導和組織形式51.公文處理工作的形式選擇要考慮哪些情況？1）機關的工作性質，任務和職權范圍；2）機關內部組織機構設置的層次，數量；3）機關收發文件數量的多少；4）機關辦公駐地的遠近5）工作人員的配備52.公文處理工作的原則公文處理必須準確，及時，安全，保安，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則。53.公文處理工作的具體要求準確周密，確保質量；及時迅速，注重時效保守機密，安全可靠；集中統一，加強管理事實求是，遵規守紀；精減文件，提高效率54.收文辦理程序主要有：1）第一個環節：簽收，拆封與登記2）第二個環節：分發與傳閱3）第三個環節：擬辦，批辦與承辦4）第四個環節：催辦查辦與注辦55.如何做好擬辦工作？1）擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求；弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，以便有針對性的提出切實可性的擬辦意見。2）要清楚地掌握有關政策和規定，辦求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。3）要熟悉業務，要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責范圍及業務變化情況。4）擬辦意見要周到要綜合考慮各方面的因素和影響。如需要與有關部門溝通意見時，要事先了解清楚，商洽妥當。5）擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要，除講明簡單的理由之外，不要作深入的闡述，擬辦意見之下，要簽署擬辦人性名和擬辦日期。56.承辦這一環節既是收文辦理的最后一道程序，又是發文的開始。57.簡述查辦與催辦的異同？1）查辦與催辦都是對公文承辦情況進行督促檢查或詢問。2）查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，查辦的事項要領導批示或授權后才能進行；而催則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文，文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。3）查辦的實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文辦理的一道程序，一般只是限于了解是否已經辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。58.發文辦理程序：（P325）擬稿、審核與簽發，核發、繕印與校對，用印、登記與分發59.審核的重點是：是否需要行文、公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合有關規定。60.公文審核要做到“六查”1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內容與法律、法規和政策以及上級的有關規定是否一致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；5）查文字表達是否準確，簡練，條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范。6）查公文格式是否符合規定。61.核發——指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。62.如何理解公文立卷和案卷？1）公文立卷：是將已經辦理完畢的文件組合成案卷；2）公文立卷是將有一定查考利用價值的文件組合成案卷，凡是需要立卷的文件，必須是有一定查考利用價值的文件。3）立卷是按文件在形成過程中的內在聯系和一定的規律組合成案卷。4）通過公文立卷所組成的案卷是文書當案的基本保管單位和統計單位。63.選擇機關立卷的地點應考慮的因素是：1）被確定為立卷地點的文書部門要直接經手文件的處理。2）對立卷地點所經手處理文件的數量有一定的要求。3）還要考慮機關辦公地點的分布情況；對小機關基層單位來說，負責集中進行立卷的工作。對大機關采取分散立卷64.明確公文立卷的范圍以什么為指導思想？（P353）應以國家檔案局1987年12月頒發的《關于檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等文件的基本思想為指導。65.掌握公文處理的范圍要抓住反映機關工作活動和具有查考利用價值這個兩個主要條件。66.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍：1）重份文件2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；3）一些事務性的、臨時性的沒有查考價值的文件材料；4）與本機關或本部門主管業務無關的及非隸屬的機關送來的參考性文件；5）內容已被包括了的文件；6）信封，一般機關往來發文的信封，無必要保管；7）本機關負責人兼任外機關職務形成的文件材料。67.公文立卷的原則與要求（P362）1）原則：保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用。2）要求：必需保持文件之間的歷史聯系——是前提，起主導作用。3）應當區分文件材料的保存價值4）應當使立成的案卷便于保管和利用——是根本目的，也是衡量公文立卷工作質量的重要標準。68.公文立卷根據文件材料的哪些特征？根據文件的特征組卷。六個特征：時間、地區、作者、通訊者、問題、文種特征較常用的特征是：問題、作者、名稱69.列為永久保存的文件材料：1）本機關制定的屬于法規政策性，處理重要問題的2）要貫徹執行的重要文件材料70.調整定卷應注意的問題：1）要檢查卷內文件成分；2）要檢查卷內文件的聯系；3）要檢查卷內文件的數量；4）要檢查卷內文件材料的保存價值。71.案卷標題——也稱案卷題名。是對卷內全部文件內容的總概括，是案卷封面上最重要的項目，也是以編制檔案檢索工具的主要依據。結構由文件作者、問題（是核心）、名稱三個基本部分72.案卷的編目——是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。是進行手工檢索的基本條件，也是實現樓案計算機檢索與儲存的基礎性工作。全宗號——是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內全宗號不能重復，目錄號是全案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內案卷目錄號不能重復；案卷號是目錄內案卷的順序編號，在一個案卷目錄內案卷號不能重復。公文的種類公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1993年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。二、通告的特征（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。（四）通告不寫抬頭，無主送單位。三、通告的種類周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。四、通告的寫作格式通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。通知一、通知的概念通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。二、通知的種類印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。三、通知的寫作格式通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。報告一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。三、報告的寫作格式（一）綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關于2005年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《玉溪師院教務處關于2005年度工作情況的報告》。正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。（二）專題報告的寫法

標題

由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。（三）回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文

根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。四、報告的寫作要求（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。通報一、通報的概念通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。二、通報的種類表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。三、通報的格式和寫作要求通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。標題由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。請示一、請示的概念請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示與報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。三、請示的寫法請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。批準性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特此請示，請批復”等。呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。批復一、批復的性質和特點批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。二、批復的寫作1、標題批復的標題有兩點需要特別強調：（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。2、正文批復的正文一般由三個部分組成：（1）引語

批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于……問題的請示收悉”。（2）主文主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。（3）結尾

是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。會議紀要一、概念和特點會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。會議紀要有以下幾個特點：（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。二、分類按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。三、會議紀要的寫法會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點

１、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“十五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

2、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。總結的寫作總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。(一)總結的種類從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。(二)總結的寫法1、標題文件式標題一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局2005年度擁軍擁屬工作總結》。文章式標題以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺教書育人放異彩——××大學德育工作總結》。2、正文前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。主體應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。結尾作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。3、落款一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名調查報告一、概念與特點調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。調查報告有以下幾個特點：（一）寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。（二）針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。（三）邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。二、分類調查報告的種類主要有以下幾種：（一）情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。（二）典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。（三）問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。三、調查報告的寫法調查報告一般由標題和正文兩部分組成。（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。（二）正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。1、前言。有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。2、主體。這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。3、結尾。結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。講話稿

講話。屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。領導者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系

一是權威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先，需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新，（所謂H橫看成影側成峰，遠近高低各不同就是這個道理）；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑。由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有的收拾東西準備走人，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要即興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。公文寫作基本常識一、公文的文種及各自用途根據規定，黨的機關使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；國家行政機關使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、命令（令）、公告、通告與議案。綜述之，名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種。今天，我著重講述常見的五個文種的特點。（一）通知1．文種釋義通知屬于下行文，從運用實際來看，通知是黨政機關使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規的規定，（1）通知適用于發布有關法規和規章，（2）批轉下級機關的公文，（3）轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，（4）傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，（5）任免人員。由此可看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現出一種明顯的多功能特性。2．寫作要求。（1）要擬定一個明晰恰切的標題。通知的性質及功用決定了在寫作時必須十分關注其標題的擬制，要使讀者一看標題便知通知什么，或要求做什么事情，為此，就需要寫明有關表示通知類型的詞語，如在文種之前冠以“緊急”、“特急”、“補充”、“聯合”等等。（2）不論是哪種類型的通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應知應辦的事項要交代清楚，文字要簡練準確，語氣要懇切莊重。（3）在撰寫轉發性通知的標題時，經常會遇到幾個“通知”重復出現的問題，如《××縣委轉發××州委轉發××自治區黨委關于××（事由）的通知的通知的通知》。對于這種情況，為了避免重疊煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即州委）和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標題簡化為《××縣委轉發××自治區黨委關于××（事由）的通知》。為了彌補如此變通后可能出現的遺漏，應把被刪掉的中間層次寫進公文的開頭，如“近接州委關于×月×日發來自治區黨委關于××（事由）的通知（×黨發[2006]6號），現轉發你們……”由于標題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個“通知”也不會引起歧義，更不妨礙主題詞中對文種的標引。（二）報告。1．文種釋義。報告屬于上行文，是用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問或要求的公文。2．寫作要求。（1）匯報的內容必須真實可靠。（2）反映報告的情況要有信息價值。在報告內容方面，應著重反映那些政策性強、影響面大、帶有動向性的情況和問題。（3）對情況要有分析、有看法。把情況、問題歸納起來，進行認真的、實事求是的分析，使之條理化，并具體地提出解決問題的意見和措施，千萬不能寫成“流水帳”。切忌矛盾上交，只擺情況，不作分析；或只提問題，向上級要辦法。（4）報告中不要夾帶請示事項。報告與請示是公文中的兩種文體，各有各的內容和寫作要求，不能混為一談。報告這種文體不需要上級批復，如果夾帶請示事項，勢必貽誤工作。（三）請示。1、文種釋義。請示屬于上行文，是下級機關向上級機關提出要求，請求上級機關給予指示或批準的公文。2、基本結構與寫法。請示的內容結構一般由標題、正文和落款三部分組成，其寫法如下：標題。請示的標題由發文機關、事由、文種三個要素組成。例如《和碩縣環保局關于調整股級干部的請示》。正文。請示的正文一般由請示理由（問題）和請示事項兩部分構成。請示問題的理由。這部分應寫明請示的問題并陳述理由。請示的要求一般從標題上就能反映出來。但請示的要求是根據什么問題提出的、其理由是什么，必須在請示的正文中先作具體陳述。只有讓上級了解到請示的問題輕重如何、屬于什么性質，是否非解決不可，才能為上級機關提供指示或是否批準的依據。撰寫這部分內容一定要做到問題明確，理由充分。請示批準的事項。請示的問題明確，理由充分，要求解決的事項就能得到上級的認可和批準。向上級機關提出請示，既要從請示機關的實際問題和需要出發，又要考慮上級機關的批準權限和解決問題的能力。任意提高解決問題的要求，或不考慮上級機關是否能夠解決，都不利于實現請示的目的。因此，在寫請示批準的事項時，要抱著客觀實際的態度，向上級機關提出合理可行的請求。結尾寫上“以上意見妥否，請批示”、“妥否，請批示”之類的結束語。3、寫作要求。（1）要一文一事。任何機關都有一定的職權范圍，在請示行文中如果不是一文一事，就有可能出現某些事項屬于職權范圍之類，而有些事項卻超出職權范圍的情況，以致使領導機關難于批復，影響請示目的的順利實現。（2）不要多頭請示。多頭請示容易因責任不清、互相扯皮而延誤工作。因此，請示行文只能主送一個機關。（3）一般不要越級請示。在特殊情況下必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。（4）不要與報告混淆使用。請示與報告同屬上行文，但兩者之間卻有嚴格的區別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文；上級對下級報送的“報告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級酌情處理，如確需批示時，只能使用“批示”這個文種；而“請示”則不然，不論所請示的事項上級同意與否，按理都應及時做出批示，但批示時使用的文種都是“批復”而不是“批示”。（四）批復。1、文種釋義。批復屬于下行文，是上級機關對下級機關請示事項作出答復的公文。批復要對請示事項明確表示同意或不同意、批準或不批準的態度。批復是具有指示性質的公文，下級部門要解決請求的問題必須以批復內容為依據。2、基本結構與寫法。一般對簡單請示事項的批復，文字內容都比較簡短，針對重大問題或復雜問題的批復，文字就比較長。無論長短，批復的結構內容一般都由標題、正文、落款三個部分組成。標題。由發文機關名稱、發文事由、文種三個要素組成。擬寫標題的事由部分有兩種常見的情況：一種是寫出下級機關請示文件的標題來體現事由，如《關于對和碩縣環保局調整股級干部請示的批復》；另一種是針對下級機關請示的事項，直接寫出批復的事由，如《關于同意和碩縣第二中學購買多媒體教學設備的批復》。正文。主要有批復的根據和批復的意見兩部分組成。先引述下級單位的來文標題和發文字號，“你局《關于調整股級干部的請示》（發文字號）收悉¨¨¨”，緊接批復根據寫出批復意見，對請示或報告的事項作出明確、具體的答復。“經縣委組織部2009年x月x日部委會研究，決定同意你局股級干部調整的意見。”在結尾處，用“此復”或“特此批復”等習慣用語。落款。3、寫作要求。（1）慎重對待，及時答復。批復機關收到請示后，要及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據現行政策法令及辦事準則，經認真研究后，及時給予答復。（2）針對請示進行答復。上下行文要互相對應。（3）要明確態度。批復意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其詞，摸棱兩可，以免下級機關無所適從。（五）函。1、文種釋義。函是機關之間用于商洽工作、詢問和答復問題的一種公文。一般情況下，函是用于不相隸屬的機關之間商洽工作、咨詢和答復問題的公文，不具備指導作用，也無批準效力；但上級機關對下級機關詢問重要問題的復函，就有指示作用或批準作用。2、寫作要求。（1）掌握分寸，用語平和。寫函應力避客套，在語言上應講究禮貌。當遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調。（2）一函一事。二、常見的公文處理錯誤（一）字體、格式錯誤1.字體：標題字體為二號方正小標宋，正文為三號仿宋。一級標題為三號黑體，二級標題為三號楷體，三級、四級標題與正文同樣是三號仿宋。版記部分：“主題詞”這三個字是黑體，主題詞目是方正小標宋，相互之間空一格，其它都是仿宋。2.結構層次：按順序依次為一、（一）1.（1）3.空白頁：空白頁不標注“此頁無正文”。4.單字不占行，單句不占頁：遇到單字占行或單句占頁情況時，要調整間距或者修改語段，避免發生此種現象。5.落款：政府系統公文用漢字時間落款，不寫發文機關名稱，但是必須注意，常見的錯誤有“二00九年四月