★機密★機密行政管理制度匯編受控狀態分發號版本2014第1版編制綜合辦公室審核審批文件編號：HTY/XZ-WJ-012014-4-2發布實施文件版本、更改清單版本修改頁碼及條款修改人審核人批準人修改日期備注目錄第一章總則 -3-第二章日常管理制度 -4-第三章品牌管理制度 -5-第四章信息報告管理制度 -7-第五章印章管理制度 -9-第六章保密管理制度 -11-第七章會議組織管理制度 -14-第八章文印室管理規定 -16-第九章辦公用品管理制度 -17-第十章手機使用管理制度 -18-第十一章計算機管理制度 -21-第十二章公文管理制度 -25-第十三章保安管理制度 -27-第十四章車輛管理制度 -29-第十五章檔案管理制度 -31-第十六章食堂管理制度 -35-第十七章臺帳管理制度 -38-第十八章附則 -40-附：公文處理表單 -41-

第一章總則第一條為完善集團公司的行政管理機制，加強集團公司的規范化管理，提高集團公司的行政管理水平和工作效率，使集團公司各項工作有章可循、照章辦事。根據國家有關法律、法規及公司章程的規定，特制訂及匯編本行政管理制度體系。第二條目的：加強集團制度建設，健全管理體系。第三條適用范圍：全集團各辦、部、中心，全資及控股子公司。第四條適用時間：從發布之日起。第五條制度建設的負責部門：集團綜合辦公室。第六條制度審批：集團總裁辦公會討論通過，報集團董事長兼總裁審批。第七條制度解釋：對于制度實施過程中因產生爭議而需要作出解釋的，解釋權歸于集團綜合辦公室。第八條制度修改：由集團綜合辦公室會同相關職能部門共同進行。第九條員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規章制度的行為，都要予以追究。

第二章日常管理制度第十條職員必須遵守公司頒布的各項規章制度。上班時佩戴工卡，儀表應保持整潔、大方、得體，男職員不可留長發。女職員不可穿短褲、無袖裝、超短裙。上班期間不準穿拖鞋、打赤膊。第十一條重大活動及重要會談，男士必須著西裝、戴領帶，女士穿套裝。第十二條按時上下班，不得遲到早退。辦公時間職員應堅守工作崗位，不得擅自離崗。因公外出需填寫人員外出中離單，報部門領導審批。第十三條員工因事請假必須填寫請假單，由所在部門的經理簽署意見，并安排好工作才可離開工作崗位，同時請假單交門衛備案。員工因病或突發事情來不及提前書面請假，可電話請假，但應在事后一天內補辦請假手續，否則視為曠工。第十四條保持清潔、良好的辦公環境，辦公用品擺放整齊，各種資料存放有序，工作期間不得閑聊、高聲喧嘩，起身離座時把椅子歸整。第十五條嚴禁利用公司電腦炒股、聊天和游戲，不得利用公司電話及復印機等辦公用品處理私人事務。第三章品牌管理制度第十六條在董事會的領導下，集團公司企劃宣傳部負責開展品牌管理工作。一、負責組織制訂和執行集團公司品牌戰略；二、負責集團公司品牌推廣、宣傳工作的實施，加強與各媒體機構的聯絡和接待；三、負責集團公司所有的對外宣傳工作，包括發布消息、刊發廣告、組織安排采訪等工作；與電視臺、電臺、報刊雜志、網絡等新聞媒體、廣告公司等建立良好的溝通渠道，保持經常性的溝通，建立長期合作關系，保障宣傳工作正常、順利的展開。四、負責組織開展集團公司的品牌形象設計和策劃工作，包括公司標識、整體形象（公司VI手冊）等的設計工作等。第十七條集團企劃宣傳部負責集團統一品牌的規劃、設計、管理和維護，并參與、指導和監督各全資及控股子公司的品牌規劃、設計，以及宣傳品的印刷和出版工作。第十八條各全資及控股子公司辦公室負責所在公司的品牌規劃、設計、管理和維護。第十九條各全資及控股子公司品牌要與集團統一品牌具有內在的一致性，不能違背集團統一品牌的基本理念。第二十條各全資及控股子公司舉辦推廣自身品牌的相關公關活動，事前須將詳細的方案報送集團企劃宣傳部，經審核通過報總裁審批后執行。在執行過程中，集團企劃宣傳部應給予必要的支持。第二十一條各全資及控股子公司進行產品品牌形象設計，在保證產品品牌個性化的同時，必須依照品牌管理制度和VI手冊的具體規定，保證呈現一致的紅太陽品牌形象。紅太陽標志及商標是不可商討、不許修改的。第二十二條積極加強內部媒體宣傳，強化內部員工的品牌意識。在員工培訓中，集團企劃宣傳部和各全資及控股子公司辦公室，要加強與公司人力資源部的合作，在培訓議程中加入品牌相關內容，做好對員工的品牌知識、意識的普及工作，加大對品牌知識和公司品牌理念的宣傳力度，強化員工品牌意識。第二十三條集團企劃宣傳部和各全資及控股子公司辦公室負責組織開展公司品牌建設宣傳工作相關資料的整理、備案、歸檔工作，負責對各部門上報的宣傳資料的審核。第二十四條集團企劃宣傳部負責公司新聞危機事件的公關處理工作，所涉及的全資及控股子公司辦公室配合；在處理過程中與媒體做好溝通，以盡量縮小影響范圍，控制事態的進展，避免進一步惡化。第二十五條集團企劃宣傳部承擔品牌研究職責。包括收集與品牌相關的外部信息，包括定期進行市場相關數據的收集與匯總，以利于隨后的品牌評估與分析；負責與品牌相關的調研工作，組織各種類型與品牌相關的市場調研，為品牌資產的建立以及品牌管理提供直接資料與數據。第四章信息報告管理制度第二十六條目的：為規范集團內部信息溝通，形成高效的信息溝通機制,從而提高管理效率。第二十七條職責：集團綜合辦公室負責整個集團的信息管理工作。第二十八條新聞信息報告工作細則一、集團綜合辦公室負責定期收集各全資及控股子公司和集團總部各職能部門的工作動態和重要信息，并將信息進行匯總和整理。二、各全資及控股子公司辦公室和集團各職能部門負責收集所在公司及部門的上周工作動態和重要信息，匯總整理后每周一報送集團綜合辦公室。三、集團綜合辦公室負責制定信息簡報管理制度，每周編制集團信息簡報《每周訊》，下發到全資及控股子公司和集團總部各職能部門。四、經集團分管領導審核批準后，集團綜合辦公室篩選信息在公司網上發布。第二十九條工作事項信息報告工作細則一、集團各職能部門和各全資及控股子公司主要負責人因公出省出差三天及以上，提前兩天向集團董事長請示報告。因公、因私出國提前20天向集團董事長請示報告。二、法院批準立案訴訟標的在100萬元及以上的案件，發生之日向集團法務部報告。三、單位銀行賬號被法案查封，銀行還貸出現逾期，發生1小時內向集團財務部分管領導報告。生產安全環保嚴重事故，發生1小時內向集團安全環保部報告。五、因單位的各類糾紛引發的民工、職工和社會人員的上訪、斗毆等群發性重大事件，1小時內向集團綜合辦公室領導報告。六、單位或單位主要負責人的違法違紀行為情況，發現之日向集團法務部報告。七、省、部級及以上的領導和重要外賓到集團和全資及控股子司視察、訪問等活動，提前三天向集團董事長報告。八、各類新聞媒體上涉及到集團各單位的重大負面報道，發現2小時內向集團企劃宣傳部報告。第三十條工作事項報告的要求一、實行直接報告制度。非緊急情況可直接報告集團綜合辦公室，由綜合辦公室負責及時上報董事長或相關分管領導。特急情況可直接向董事長報告。二、凡各單位需要報告的重大事項，由所在單位主要責任人簽發后，可以通過電話、傳真或電子郵件報告，在上班時間外，直接報告集團相關責能分管部門領導。三、各類重大事項，必須按規定的時間要求報告，因故來不及報送詳細情況的，可先進行初報，然后根據事態進展和處理情況，隨時進行續報。四、集團有關領導對需要辦理的重大事項報告，在3個工作日內要做出辦理和批復。對突發重大事件和事故等應急報告要特事特辦，急事急辦，不得延誤處理。五、重大事項在按照領導的批復意見辦結后，各有關單位要把辦理情況向集團及時匯報反饋。第五章印章管理制度第三十一條印章刻制及啟用：各全資及控股子公司刻制及啟用印章，必須經集團綜合辦公室核準，并由集團綜合辦公室統一負責辦理刻制及啟用事宜。第三十二條領取：印章保管人員根據本規定從集團綜合辦公室領取需自己保管的印章并簽收備案。第三十三條印章保管人要以高度的責任感和職業道德、法律意識來保管好公司各類印章。公司的行政印章、合同章由各公司、部門綜合辦公室專人保管；財務專用章由財務部專人保管，印章保管部門負責人為第一責任人。第三十四條公司有關部門或個人需要加蓋公司行政印章，先由申請人填寫“用印申請表”交部門負責人簽署意見，經主管領導批準方可用印。第三十五條合同專用章的使用，按合同審批程序辦理。第三十六條財務專用章使用時由使用人填寫“用印申請表”，報財務部經理審批使用。第三十七條凡涉及財產抵押、財產產權、貸款、借款、擔保的法定代表人委托書、法人代表證明書，須董事長審簽后，方可用章；第三十八條各部門內部需使用部門印章時，由使用人填寫“用印申請表”后，交部門負責人審批使用。第三十九條任何部門或個人一般不得在空白介紹信和空白紙張上蓋章。確因工作需要，需攜帶蓋有印章的空白介紹信、文件、合同等外出時，攜帶人應按規定程序辦理審批手續，并完整填寫“用印申請表”；辦事完畢后，將使用情況匯報并將未使用的介紹信、文件、合同等如數交回。第四十條用章前印章管理人員須認真審核，明確了解用章的內容和目的及用印的文件份數，確認符合用章手續后，由經辦人在用章登記簿上逐項登記后，方可用章。第四十一條對沒有履行審批手續的用印要求，印章管理人員有權提出異議，拒絕用印。第四十二條蓋章要在辦公室內進行，不得擅自拿出辦公室。公司的行政印章、合同專用章、財務專用章不得帶出公司使用，如有特殊情況，需經分管領導批準。第四十三條未按規定審批程序，未經領導審批不得私自用章，違反此規定，對責任人給予100-500元罰款。產生嚴重后果者，將給予辭退并追究其法律責任。第四十四條印章保管人及攜帶加蓋印章的空白文件使用人，如有遺失、損壞、被盜，由保管、攜帶人承擔責任。由此產生嚴重后果，公司將對責任人給予100-500元罰款，并追究法律責任。第四十五條印章遺失或失竊應立即向上級匯報，并依法公告作廢。對偽造公司各種印章的人員，依法交國家司法機關處理。第四十六條如因個人保管、使用失誤等原因造成公司損失的，公司有追究責任、要求賠償的權利。第六章保密管理制度第四十七條保密范圍：一、政府、主管部門下發的內部參閱、秘密級以上的文件。二、重大決策中的秘密事項。三、尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；開發報建、設計施工；訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等。四、章程、合同、協議、意向書、制度、規定及可行性研究報告。五、各級機構上報、下發和相互交換的內部文件、資料。六、各級機構每個時期的工作計劃、總結和情況綜合文件、資料。七、各類行政、業務會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀要。八、財務運作、資金運作計劃、統計報表，財務預決算報告及各類財務報表、金融管理部門的原始數據、資料。九、人事檔案，職工個人工資、獎金及勞務性收入資料，職工情況綜合材料。十、公司各級機構公司在經營過程中形成的市場調查、預測、投資項目可行性研究、項目評估、項目進展情況等專題報告及有關資料。十一、生產關鍵技術、生產工藝、技改、營銷策略等資料。十二、招投標資料、底價及競爭對手的有關情況等。十三、工程預算、結算書和各種圖紙。十四、領導人住址、行蹤。十五、各級機構所有印章、財務用章、法人章等。十六、各級機構所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。十七、生產事故、意外或突發事件，其他經公司確定應當保密的事項。第四十八條密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應分類編定為秘密、機密、絕密三個密級。一、公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；二、公司的規劃、公司經營情況、重要會議記錄為機密級；三、公司人事檔案、財務報表、統計資料、法律訴訟資料、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第四十九條保密措施一、密件應由綜合辦公室分別蓋上相應密級的印章。二、密件應有專人保管，存放在保險箱或保險柜內；條件一時不具備的，也應存放在上鎖的資料柜、抽屜內。三、接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄露，更不能不得復制、摘抄或傳閱。非接觸公司秘密的員工，不準打聽、刺探公司秘密。四、密件的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由辦公室或分管領導指定專人執行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經辦人或電腦管理員負責保密。五、外出攜帶密件，由指定人員負責保密并采取必要的安全措施。六、查閱、借閱密件，要經部門領導書面同意，并經密件保存部門主管領導審批后，方可借閱。當天借閱，當天歸還。七、凡涉及保密內容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。八、公司檔案室、打字室和職能部門資料室設為保密室，未經管理員同意，無關人員不得擅自進入保密室。各級領導的辦公室，未經本人同意，不得進入。九、全體員工要嚴格遵守保密制度，預防丟失或被竊取文件資料；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。十、具有屬于公司秘密內容的會議及其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：1、選擇具備保密條件的會議場所；2、根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定；3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；4、確定會議內容是否傳達及傳達范圍。十一、任何員工發現公司秘密已經被泄露或可能被泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告所在單位領導處理。十二、公司各級機構在生產經營中如遇有可能給公司造成負面影響的緊急情況，在場員工應立即處理，無法處理時應立即向所在單位領導報告。對有負面影響的突發事件除有義務協助司法機關調查取證外，不得對外發布任何消息；確有必要對外發言時，應由公司領導指定專人進行或在統一口徑的情況下進行。第五十條本制度規定的泄密是指下列行為之一：一、本公司秘密被不應知悉的；二、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。第七章會議組織管理制度第五十一條為提高會議效率，保證會議質量，特制定本制度。本制度適用于公司內部召開的各類正式會議。第五十二條會議召集人應明確會議主題、時間、地點、議程、與會人員以及會議所需資料與其他特殊要求，并由公司綜合辦公室負責落實會前準備工作。第五十三條與會人員應嚴格遵守會議時間，不遲到，不早退。如因特殊情況不能與會的，須在會議規定時間內向會議召集人提前請假，待批準后方可不參加，但事后要及時了解會議精神。第五十四條重要會議（如董事會、監事會、總經理辦公會等）召開前應作會議簽到記錄，與會人員無正當理由遲到的，應主動做出書面說明。第五十五條與會人員應于會前把手機等有聲設備設于靜音狀態，會議進行中無特殊情況不得接打電話，若需接打電話，須征得主持人同意。第五十六條會議過程中必須確保會議秩序，會場內不得隨意走動、交談接耳。如因特殊情況中途離開會場的，須征得主持人的同意。第五十七條會議時間一般應做適量控制，要確保會議開得簡短有效。第五十八條與會人員在征得同意后可以就會議內容發表意見，但一般不得打斷他人發言。允許發表不同意見，但不得對他人的意見惡意攻擊、吹毛求疵或進行人身攻擊。若發生此類情況，會議主持人有權及時加以制止。第五十九條會議記錄由綜合辦公室或會議主持人指定專人負責，由會議主持人決定是否形成會議紀要和文件，對會議決定的重要事項確定專人督辦。第六十條不得向無關人員泄露會議情況。第八章文印室管理規定第六十一條文印室人員應遵守公司的保密規定，不泄露工作中接觸的公司保密事項。第六十二條打印文件，應按文件收發規定由主管領導簽署，傳真、復印由部門主任簽署。打印文件，收發傳真、復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。文印室人員必須按時、按質、按量完成每項打字、傳真、復印任務，不得積壓遲誤。工作任務緊張時，應加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。第六十三條傳真、文件、復印件應及時發送給有關人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。第六十四條復印機由專人管理，非專管人員不準亂開機復印。第六十五條不得接受外單位、個人的資料打印、復印。第六十六條文印室人員應愛護各種設備，節約用紙，降低消耗、費用。各種設備應按規范要求操作、保養，發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。第六十七條嚴禁私事使用傳真電話。違犯者除補交電話費外，并視情節輕重給予罰款100元處理，屢教不改者予以嚴重違紀處分。第九章辦公用品管理制度第六十八條辦公用品的采購。一、辦公用品的配置應本著“必需、實用、節儉、美觀”的原則，其購買、發放與管理均由所在公司辦公室負責。二、辦公室桌椅、空調、通訊設備等大型辦公用品由辦公室負責配置與管理；電腦由集團投資與信息化部負責采購；日常辦公耗材等、小型辦公用品由所在公司辦公室負責購買，專人負責保管。三、所有辦公用品的配置由其管理部門根據存量與消耗情況提出申請，經辦公室匯報分管領導審批后，協同采購人員購買。四、購買辦公用品要貨比三家，確保質優價低。五、辦公用品通常按月購買，一般不臨時購買（特殊情況下需要可適時購買）。第六十九條辦公用品使用管理一、辦公用品的領用應遵循節約、必須的原則。常用辦公用品的領用，由使用人或部門申請到辦公室領取，并按要求辦理登記手續。二、所有購置的辦公用品必須入賬，領用時必須由領用人簽字，實行賬目和數量一致，并切實做到日清月結。三、辦公室負責對辦公用品使用情況進行管理，每批貨物入倉前，對以前購進用品的使用及庫存情況進行清點，核實庫存量進行登記，做到表實相符。四、辦公用品在使用過程中，如有質量問題，由辦公室與供貨單位協商解決。五、財務審計部門根據審計計劃對各級單位辦公用品的采購及使用情況進行審計調查，各單位應保存相關資料（期限一年）備查。六、大型耐用辦公用品由辦公室負責建立臺帳，對每件物品進行編號，每年檢查一次。日常耗材各部門與個人應節約使用、杜絕浪費。第十章手機使用管理制度第七十條手機的辦理與使用一、集團統一辦理使用電信手機套餐；手機號碼由集團或全資及控股子公司根據所在區域統一配置，手機套餐檔次由公司根據職級分配安排；手機套餐費用由公司統一支付，二、公司所配手機號及手機，所有權歸公司，屬于公司資產組成部分。任何人不得過戶、轉套餐、修改密碼。三、一年以內，若使用人辭職、離職、調離本公司，須上繳手機及手機號碼卡，三年套餐期滿后手機歸使用人所有。四、員工離職或退休后，公司停止報銷其手機使用費用。五、妥善保管手機，如因保管不當，造成手機遺失或人為損壞的，一切損失由其本人承擔，所配手機保修期外的更換維修，公司不再負責，由使用人自負。六、公司為使用者配置手機的目的在于保障公務的順利開展，使用者不得因為私事的原因而影響公司正常公務電話的撥入撥出，同時所配手機套餐人員，必須保證24小時待機，不得出現關機、停機、或借故不接聽電話現象。七、公司根據員工職務的升遷，職級的變動而調整所享用手機套餐檔次的調整。八、符合手機套餐配用條件的試用期員工和實習期員工，原則上不享受公司手機套餐。九、原則上非公司規定的套餐人員，如因工作需要確要辦理報銷套餐的，須經該部門分管副總級領導或經理級領導批準后方能辦理。十、嚴禁運用公司配備的套餐手機撥打聲訊電話和上黃色淫穢網站，如因該原因造成的一切后果，由其本人負責，并且公司追究責任和處罰。十一、為節約話費開支，公司配置的套餐手機號碼，必須全部加入集團網，公司職員之間的聯系盡量采用短號撥號，以減少話費的不必要浪費。十二、享受公司手機套餐服務的員工，應維護公司和個人的形象，發揚紅太陽企業文化，使用禮貌用語，積極開展業務，保障對內對外的溝通交流，暢通和諧。第七十一條配用各級電信手機套餐具備的條件一、申請配用3G—189電信套餐的條件：1、具有博士學位配用；2、公司職級達到副經理級及以上配用；3、集團總裁特批準人員。二、申請配用3G—129電信套餐的條件：1、具有研究生學歷配用；2、公司職級達到副科級及以上配用；3、集團總裁特批準人員。第七十二條申請配用各級電信手機套餐的流程申請人具備配用電信手機套餐的條件后，由其本人提出申請，部門領導簽署意見，報集團總裁批準后，由集團辦公室手機專管人員登記備案，再由手機專管員報電信公司辦理。第七十三條電信套餐話費的付款流程一、3G—189套餐（公司副經理級及以上領導使用的套餐），該套餐采用先消費后付款的方式進行消費。每月累計產生的手機通話費用由電信公司反饋到公司財務及公司專門的手機管理部門，公司財務根據月消費總額把款項劃入電信賬戶，手機管理部門對各人的使用情況進行登記，累計全年一并結算，若使用者超出公司為其規定的全年總費用，超出部分使用者自負。二、3G—129套餐（公司科級領導及研究生使用的套餐），該套餐采用先付款后消費的方式進行消費。公司財務根據套餐規定的交費標準，先向電信賬戶劃入該月消費總額，使用者若提前消費完當月的費用，手機信號自然切斷。余下日期使用者須自行充費接續。（即公司每月向該用戶手機賬戶上注80元，該用戶每月可消費話費120元，用完后余下的日期自行充費接續）。第七十四條加入集團網流程一、新配用套餐人員加入集團網流程新配用套餐人員加入紅太陽集團網必須由本人申請，部門領導簽署意見批準后，報集團辦公室領導批準，由集團辦公室手機專管人員登記備案，再由專管員報電信公司辦理。二、公司員工及家屬自費電信手機套餐加入集團網流程公司員工及家屬自費電信手機套餐加入集團網須由該員工本人提出申請，出示家屬有效證件，并由該員工的部門領導簽署意見，報集團綜合辦公室領導批準，由集團手機專管人員登記備案，再由專管員報電信公司辦理。第十一章計算機管理制度第七十五條計算機設備的配備一、計算機的配備根據使用人崗位的工作需要和使用軟件的復雜程度，同時適當兼顧行政級別等因素，根據《計算機使用分級選用表》合理配備計算機。二、計算機根據工作需要配備，一人一機，原則上配備臺式為主，確因工作需要，必須經集團總裁審批后方可同時配備筆記本和臺式計算機。計算機配備后，無特殊原因五年內不予更換。三、打印機、計算機配件等設備，各部門、公司履行審批手續后由集團信息化部門統一配置。第七十六條計算機設備的申購計算機設備申購應遵循先調配再采購的原則。具體為：一、各公司、部門在集團內部可以調配的，一律在內部進行調配。由集團綜合辦公室、投資與信息化部合議調配給申請人使用，并在《計算機使用臺帳》中進行登記。二、集團綜合辦公室和投資與信息化部將結合申請人計算機配置等級的使用周期，按照等級越高優先購買的原則，將計算機優先配置給等級較高的員工，再將該員工原來使用的計算機調配給申請人。三、在無計算機調配的情況下，由所在部門（公司）填寫《計算機需求申購/調配表》，由所在部門（公司）領導簽字后報集團投資與信息化部和綜合辦公室審核，對申請人的崗位進行綜合分析，并根據《計算機使用分級選用表》擬定配置等級，給出計算機配置和價格預算后，報集團總裁進行審批。四、因公司引進人才需要，對特殊人才可直接申購新計算機，確因工作需要可在原《計算機使用分級選用表》的標準上進行適當提高標準，但需要報集團總裁特批后方可執行。五、計算機設備由集團投資與信息化部統一采購，集團投資與信息化部根據集團總裁的批復進行比價后集中采購。第七十七條計算機設備登記一、由集團投資與信息化部負責對計算機、打印機、配件、軟件建立檔案，并將新設備的資料錄入數據庫，負責建立《計算機使用臺帳》，并及時抄送集團綜合辦公室備案，實行雙向管理。二、新購計算機、打印機等設備由集團投資與信息化部進行登記后，并在采購審批表和發票上登記確認，對于缺少所在部門負責人和集團總裁簽字其中任何一項手續的和非集團統一采購而自行購買的人員，集團綜合辦公室、投資與信息化部將不予登記確認，無登記手續的計算機、打印機等設備發票財務部門不得報銷和匯款。三、各公司信息化部門需要對所在公司的計算機設備進行登記，建立臺帳，做到人、財、物一致。第七十八條計算機移交及維護一、計算機移交1、對于舊電腦和閑置計算機，由所在部門移交至所在公司信息化管理部門，移交前需保證封條完整，對已經撕毀封條的機器，信息化管理部門進行檢查核對原登記信息，對缺少配件的機器，由使用人根據市場價格進行賠償。2、計算機移交時，須填寫《計算機移交單》，經信息化部門相關人員簽字后，方可辦理移交手續。3、由集團投資與信息化部組織專業人員對舊計算機等設備進行評估重新組裝的可行性，組裝完成測試正常并登記信息后作為待調配計算機。4、對辭職、退休及工作調整等原因不需要計算機的人員，計算機必須移交給信息化管理部門，不得私自轉交他人；移交計算機時，由信息化部門核對配置，對缺少配件的機器，由使用人根據市場價格進行賠償。二、計算機以舊換新制度1、對于舊設備無法再實行組裝使用的，實行以舊換新。計算機批量以舊換新需經信息化部門鑒定后，填寫《計算機以舊換新申請單》，與集團綜合辦公室合議并報集團公司總裁審批后，正式辦理以舊換新。《計算機以舊換新申請單》應存入以舊換新設備的檔案中。2、因原計算機不能滿足工作需要或發生故障無法工作而需要更換計算機的，經信息化部門核實后辦理以舊換新申購手續，在領取新計算機時，舊計算機必須移交給集團投資與信息化部，不得私自處理，并辦理移交手續。三、計算機軟件1、計算機購買后，由集團投資與信息化部組織專業技術人員負責安裝操作系統、防病毒軟件、辦公軟件等常用軟件，同時提供《計算機軟件安裝明細表》和《計算機軟件硬件配置明細表》，列出詳細的硬件配置和安裝的操作系統、辦公系統、安全防毒等相關軟件明細，貼上封條后，移交給使用人，并由使用人簽收確認。2、使用人不得安裝盜版軟件和未經版權人授權的軟件。如因私自安裝盜版軟件和未經版權人授權的軟件而造成版權糾紛、安全泄密、群體性病毒侵害事件，由使用者承擔全部損失。因工作需要，必須再安裝軟件的，使用人應根據工作需要安裝正版軟件或授權軟件，如使用人所需軟件不在集團正版授權許可范圍內，由所在部門提出書面申請，報集團總裁審批后，由集團投資與信息化部統一采購后再進行安裝。四、計算機維修計算機出現故障，使用部門需要及時報告信息化部專業技術人員，由專業技術人員進行處理，對需要送修的計算機，信息化部門根據計算機使用者的重要程度，在維修之前采用做密碼設置、更換使用者硬盤、提供備用計算機、現場跟蹤維修或供應商上門維修等方式，確保計算機里的文件和資料不外泄，維護商業機密。任何使用者不得私自撕下主機封條進行維修。第十二章公文管理制度第七十九條

公文種類：一、公務文書，包括議案、決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示（申請）、批復、意見、備忘錄、會議紀要等。（一）

議案

適用于集團依據有關程序向同級提出審議事項，或會議討論。（二）

決定適用于對重要事項或重大行為作出決策和部署，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級組織不適當的決定事項。

（三）

決議適應于經會議討論通過的重要決策事項，并要求貫徹執行事項。

（四）

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知事項。

（五）

通知適用于發布、傳達要求下級執行和周知或者執行的事項。批轉下級，轉發上級或平級公文；傳達指令或信息，告知或執行事項；發布規章制度；人事任免等。

（六）

通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況。

（七）

報告適用于下級向上級反映問題、提出建議、匯報工作、答復上級的詢問事誼。

（八）

請示（申請）適用于向上級請求指示、批準。

（九）

批復適用于上級答復下級請示（申請）事項。是根據下級請示而制發的，批復和請示構成一個問題的兩個側面，是統一的。

（十）

意見適應于對重要問題提出見解、處理辦法和指導原則。

（十一）

備忘錄適用于平級間相互商洽、聯系、協調、提醒、督辦工作，記載經營管理活動中較為重要的事件，以備考查的公文。

（十二）

會議紀要適用于記載會議主要情況和議定的事項。（十三）函適用于不相隸屬部門之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。……詳細內容參照集團下發的2014年第一版《公文處理辦法》執行第十三章保安管理制度第八十條保安勤務工作職責。一、貫徹執行公司關于內部安全保衛工作的方針，政策和有關規定，建立健全各項保安工作制度，對職責范圍內的保安工作全面負責。二、依據制度實施公司人員、財產、治安、消防安全管理工作。第八十一條崗位職責（一）保安隊長的工作職責負責保安隊伍的建設、全廠安全消防工作，負責監督執行廠紀廠規及保安隊內部各項規定，及時把每天所發生異常事件呈報給上級主管，及時傳達、落實上級命令。具體如下：1、負責維護管轄區域內治安秩序，預防和查處安全事故，做好與相關單位的聯系聯防工作。班長與隊員一樣輪流值日，履行保安人員工作職責。2、制定各類突發事件的處理程序，建立和健全各項安全保衛制度。處理當班突發事件，如火災、偷盜等立即報警，并迅速與消防隊、治安辦部門聯系。3、建立正常的巡視制度并明確重點保衛目標，做到點、面結合。4、根據所管轄區域的大小和周邊社會治安情況，配備相應的保安人員，并對保安人員落實24小時值班制度的情況進行監督和檢查。5、密切保持與保安人員的通訊聯絡，每天不定時巡視管轄區域的安全工作，檢查各值班崗位人員的值勤情況并適時進行指導。保安隊長對保安崗哨堅持不定時的查崗及查夜，及時指出保安人員的工作失誤及不規范的行為。每日查勤主要有以下內容：⑴保安儀容儀表；⑵當班保安值班日志及巡邏記錄；⑶物件簽收事宜；⑷人員、車輛、物品出入記錄；6、完善管轄區域內安全防范措施，檢查安全設施、設備、器材的使用情況，保證其能在工作中達到預定的使用效果。7、檢查管轄區域內有無妨害公共安全和社會治安秩序的行為，有無違反規章制度的行為，并及時進行糾正，提出處理意見，跟進處理結果。8、協調本部門和其他部門的工作，提高工作效率。9、接待員工的投訴，協調處理各種糾紛和治安違紀行為。10、負責對本組保安人員的管理、督導訓練與考核。做好保安人員的出勤統計，業績考核等管理工作。11、掌握保安人員的思想動態，定期召開隊務會議，做好思想溝通工作。定期對保安人員進行職業安全，思想道德和各類業務技能培訓。12、做好保安隊各種內外文件、信函、資料的整理歸檔；各種通知的起草以及各類案例處理的書面報告。13、以身作則，親力親為，全面提高安全管理工作的質量。完成上級臨時交辦的事項。……詳細內容參照集團下發的2014年第一版《保安管理辦法》執行第十四章車輛管理制度第八十二條駕駛員崗位職責及管理規定一、駕駛員必須服從車輛管理人員的安排，嚴格遵守公司的規章制度和作息時間。出車時要做好記錄，特殊情況，可不受上下班時間限制，但是必須隨叫隨到。二、駕駛員應嚴格遵守交通規則，確保安全行車和人身安全，私自違章或由本人不遵守交通規則違章造成罰款后果自負。因公出車的罰款單必須經當車乘員中最高級別人員證明，車隊隊長確認后報相關領導簽字方可報銷。三、大小車輛不允許私自帶客，不允許公車私用。不出車時車輛一律停放在公司規定停放的地方，未經領導同意車輛不允許在外過宿。四、車輛檢修、保養、更換零配件時，駕駛員應提前一天向車輛管理員提出申請，報辦公室主任后方可在規定的廠（商）家檢修、維修、購買，私自外出檢修一切費用自負。五、駕駛員應做到安全行駛、服務周到、不開疲勞車等，不酒后駕車，工作時間必須衣著整齊、舉止大方、注重形象、禮貌待人、車輛整潔、遵守駕駛員職業道德，不議論公司情況，不傳播公司信息，不搬弄是非，不挑撥離間，如有違反，對此而產生的后果自負，并自覺接受公司規章制度的處罰。駕駛人員應該成為公司先進文化的傳播者，先進理念的實踐者，文明禮貌的標兵窗口。六、未經公司領導同意，車輛一律不準給他人代開，不得無證駕駛。如有違反由本人負全部責任并發現一次罰款100元；若遇駕駛員病、事假的情況，由辦公室統一安排人員和車輛。七、駕駛員當月發生的汽油費、過橋、過路、停車、住宿費等按月報銷，并認真填寫出車統計表。延期不報費用可作無效處理不予報銷；駕駛員報銷該費用時，有弄虛作假行為的，每發生一次，處以500元的罰款。八、公司車輛加油一律用中石化加油卡加油，如遇加油站不刷卡，而車輛又急需加油時，加油發票一律由隨車人簽字，沒有隨車人的由委派人簽字證明。九、住宿費用：駕駛員跟隨領導出差，在外住宿標準參照工作人員住宿標準予以報銷。十、安全獎勵駕駛員全年未發生交通事故，持保險公司出具的全年安全駕駛證明，按1000元標準于年終享受公司一次性發放的車輛行駛安全獎，不再額外享受保險公司的安全獎勵。發生交通事故，駕駛員負次要責任的取消安全獎。如駕駛員無責任的則視事故程度、損失大小扣除20%-100%安全獎。駕駛員負主要責任的，則視情況扣除全年獎勵總額的20%-100%。駕駛員每日要做好例保工作，不得發生機械責任方面的故障和事故，如安全檢查例保不到位發生機械方面的故障和事故，將根據金額大小嚴格追查和處理。十一、以上條款中的罰款數，在駕駛員年終獎中扣除。……詳細內容參照集團下發的《車輛管理辦法》執行第十五章檔案管理制度第八十三條管理部門集團設立綜合性檔案室，全資及控股子公司也要設立檔案室，并指定專人負責檔案管理工作。人事、財務、營銷等專業檔案可由相應職能部門負責管理，但檔案保管室應統一設置。第八十四條歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：一、管理文件：在經營活動中具有重要依據的各類文件，包括公司章程、規章制度、部門工作職責、年度工作總結和計劃、大事記；各類公文，重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、會議紀要、會議記錄等；會議紀要、業務來往函件和傳真件等；二、立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關于項目立項的各種批復文件等；三、證照文件：資質證書、營業執照、組織機構代碼證書、稅務登記證等經營活動中產生的各類證件；四、資信文件：驗資、審計、評估報告等；五、合同文件：經營活動中產生的各類合同、協議等；六、項目開發報批文件：征地文件、規劃報建文件、施工及竣工驗收文件等；七、技術和設備文件：設備、技術資料等；八、國家有關行業發展的政策、法律、法規等文件；上級主管部門、單位的來文等九、聲像信息類：公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。十、公司取得的各類榮譽證書、獎牌。十一、其他需要歸檔的重要文件。第八十五條歸檔要求一、以部門為單位收集、整理，各部門應指定專人負責，切實保證文件材料真實完整。二、如一項工作由各個部門參與辦理并形成文件材料的，由主辦部門收集、整理歸檔。三、除財務、人事檔案由財務部和人事專人保管外，其余文件、資料等一律由綜合辦公室統一收集、整理、登記、歸檔，專人保管，按年度立卷歸檔。四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況。經辦人要設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續。各部門資料員每月應與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第八十六條分類編目一、檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。二、檔案分類編號方法應盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構的編目方法接軌。第八十七條檔案保管一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現險情，必須立即向公司行政領導報告。二、嚴禁無關人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。三、檔案發生損毀或丟失時，根據給單位所造成損失的大小，按規定對有關責任人進行處罰。第八十八條檔案借閱一、借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記，秘密級以上的檔案文件須按《保密管理制度》規定的權限批準后方可借閱。二、案卷一般不許借出，只供在檔案室查閱，特殊情況經公司領導批準后方可借出。借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。三、借閱非機密性文件（包括復印件），須經綜合辦負責人批準；借出原件，須報分管領導審批。四、借閱機密性文件（包括復印件），須經分管副總裁批準；絕密性文件（包括復印件），須經董事長批準。五、外部人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經分管領導批準，方可查閱。六、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復制，須經他管領導批準。七、借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規定對其進行處罰直至追究其法律責任。第八十九條檔案銷毀一、任何部門或個人非經允許無權銷毀公司檔案材料。二、規定需要銷毀檔案材料時，密級檔案須經董事長批準，一般內部檔案須經主管領導批準。三、責任追究，凡違反上述規定的，給予責任人100～500元罰款，如保管不善造成檔案遺失的，給予責任人100～500元罰款。第九十條其他人事、財務、營銷等專業檔案的管理可根據其特點增加其他要求，但必須遵守本規定基本原則，并由各職能部門負責。第十六章食堂\o"酒店管理制度"管理制度第九十一條食堂工作紀律

一、食堂工作人員必須證件齊全：健康證、上崗證等必備；每年須進行一次健康檢查，檢查不合格者，調離食堂工作。二、食堂時刻保持清潔衛生，每餐后必須對食堂的桌椅、地板進行清洗。餐具清洗干凈后，統一消毒。

三、堅持實物驗收制度，搞好\o"餐飲成本"成本\o"成本核算"核算。做到日清月潔，賬物相符。每月盤點一次，每月定期公布賬目，接受員工的監督。

四、提前一天制定隔天的食譜，品種式樣多，改善員工伙食，嚴禁采購腐爛、變質食物，防止食物中毒。未烹調的食物要生熟分類收藏好，防止老鼠等害蟲的人侵。

五、平等待人，飯菜定量，食品足秤。

六、每餐準時開飯。按時上下班，未經同意不得擅自離開工作崗位。

七、做好安全工作，使用炊事械具或用具要嚴格遵守操作規程，防止事故發生。非相關人員不得進入廚房和保管室。

八、下班前，要關好食堂門窗，檢查各類電源開關設備，做好防火防盜工作。

九、食堂工作人員做好自身衛生工作，上班穿工作衣、戴工作帽。

第九十二條食堂采購、驗收管理

一、采購員憑食堂開出的經部門經理批準的采購單進行采購。

二、采購員采購物品須在規定時間內憑請購單上注明的需要數量、規格購買。

三、采購員采購用品，持請購單發票交驗收員，驗收員驗看物品與請購單、發票上數量、質量、規格。驗明后，開出驗收單，驗收單要求小類開列，不可混合，驗收單一式三份，財務、倉管存底和\o"會計"會計入賬。

四采購員憑發票、驗收單、填寫費用報銷表，經會計審核、部門經理簽字，到財務部由財務部審核同意報銷，報\o"酒店總經理"總經理批準。

五、每月驗收員將驗收單與會計對賬，要求數目清楚，如有錯賬、漏數由驗收員負責。

六、每月、每季會同財務部與采購員核定執行新價、要求貨比三家，做到價廉物美。

七、發現驗收、采購員弄虛作假、假公濟私，一經查實，從嚴懲處。財務部、分管食堂負責人要經常檢查驗收采購和倉管工作。

第九十三條廚房衛生管理

一、廚房烹調食物時，材料需要清水洗滌，用過的污水，必須迅速排除。

二、地面、天花板、墻壁門窗保持整潔干凈。

三、抽油煙機之油垢應定時清理，所排出的污油，亦適當處理。

四、工作櫥臺及櫥柜下內側及廚房不留衛生死角，應特別注意清掃。

五、食物應在工作臺上料理操作，并將生、熟食物分開處理。刀和砧板工具及抹布等，必須保持整潔。

六、食物應保持新鮮、清潔、衛生，并于洗凈后，分類以塑膠袋包緊，或裝在有蓋容器內，分別儲放冰箱或冷凍室內，魚肉類取用處理要迅速，以免反復解凍而影響鮮度，要確實做到勿將食物暴露在常溫太久。

七凡易腐敗的飲食物品，應貯藏攝氏零度以下冷藏容器內，熟的與生的食物分開貯放，亦防止食物氣味在冰箱內擴散或吸收箱內氣味，并備置脫臭劑或燃過的木炭放入冰箱，可吸盡臭味。

八、調味品應以適當容器裝盛，使用后隨即加蓋，所有的器皿及菜肴，均不得與地面或污穢接觸。

九、每日廚房清潔掃除，清潔完畢，清掃用具應集中處置。殺菌劑和洗滌劑不得與殺蟲劑等放在一起，有毒的物質要標明，放在固定場所并指定專人管理。第九十四條員工就餐一、嚴格按餐廳就餐時間進餐，其餐廳開放時間如下：早餐：（具體用餐時間按各公司上下班時間表規定時間為準）。二、員工打飯、打菜必須排隊并接受廚房工作人員和保安的管理；不準插隊，不準一人打多份。三、就餐時要有良好的姿態，不得揮動筷、匙、叉妨礙鄰桌。四、就餐時不得高聲喧嘩，碗、筷、匙不得故作撞擊聲。五、果核骨制，余飯剩菜，不可隨手棄置；用餐完畢須各自整理桌面，倒置指定桶類。六、力行儉省節約，飯食多少盛多少，杜絕飯菜浪費。七、餐廳內禁止吸煙。第十七章臺帳管理制度第九十五條目的：臺帳作為每個崗位的工作日志，用以詳細記錄每個崗位的相關工作內容。建立完整的臺帳，有助于資料查閱并且成為制定各類報表的基礎，便于各級領導了解實際經營狀況。第九十六條臺帳分類：臺帳分為經營分析型臺帳及管理控制型臺帳。一、經營分析型臺帳：一般為數據型臺帳，如財務、工程類臺帳。經營者可以通過其隨時掌握公司的經營狀況，是經營分析的最直接和最重要資料來源，通過對這類臺帳的分析可以發現存在的問題，檢查目標實現情況，為經營決策提供可靠依據。二、管理控制型臺帳：每個部門的日常工作臺帳，依此來掌控每個部門的工作進展狀況。通過對此類臺帳的控制，可以使各項管理工作處于受控狀態，一方面可以對所有的過往工作有所記錄，另一方面也可時刻對目前的工作狀態有所控制，同時也可根據情況對下步工作計劃做出安排。第九十七條臺帳系統及編寫部門一、財務系統臺帳，責任部門：財務部；二、人事系統臺帳，責任部門：人力資源部；三、技術系統臺帳，責任部門：技術中心開發部；四、法律系統臺帳，責任部門：法務部；五、工程系統臺帳，責任部門：工程部；六、設備系統臺帳，責任部門：設備部；七、質量系統臺帳，責任部門：質量監督部；八、項目系統臺帳，責任部門：投資與信息化部；九、安全系統臺帳，責任部門：安全環境部；十、管理系統臺帳，責任部門：辦公室。以上各責任部門負責編寫臺帳樣表，報集團綜合辦公室匯總下發。第九十八條臺帳填寫要求一、口徑統一1、各部門應使用由集團綜合辦公室統一下發的臺帳樣表，并根據樣表上的要求指定專人負責填寫。2、各級部門在歸結本部臺帳時，須保持用詞的前后一致性。二、數據統一1、當次核準有關數字，使總數與明細能一一對照。2、注意歷史數據與當月發生累計數的統一性，杜絕前后不一的情況。三、專人填寫每一臺帳必須由專人負責建立和登記，并用EXCEL或WORD格式建立以便為公司辦公自動化工作做好準備。四、日清月結各填表人應每日整理臺帳內容，并于每月最后一個工作日進行歸結，下月啟用新的空白臺帳。五、注意保密重要臺帳特別是數據型臺帳，應設置文檔修改與查看密碼，防止錯誤操作或無關人員閱讀。六、臺帳交接臺帳交接工作是員工工作交接的重要內容之一。第十八章附則第九十九條本制度匯編由集團綜合辦公室負責解釋。第一○○條本制度匯編為暫行規定，其修改、廢止決定權為集團。第一○一條本制度匯編自頒布之日起生效。附：公文處理表單1、文件發放記錄2、外部收文登記表3、內部收文登記表4、公章/合同章使用審批表5、文件發放（回收）記錄表6、用印審批登記表7、賓館飯店代訂登記表8、交通代訂登記表9、文件歸檔登記表10、物資申購單11、紅太陽閱文單12、公文審批單文件發放記錄編號：文件標題文件編號發文日期序號部門分發號份數簽收備注12345678910111213141516171819202122232425注：此表由辦公室在發放文件時填寫，收文人簽收，由辦公室保存。外部收文登記表部門：編號：序號文件名文件編號收文日期發文部門簽收備注1234567891011121314151617181920注：此表由辦公室在收文件時填寫，收文人簽收，由辦公室保存。內部收文登記表部門：編號：序號文件名文件編號收文日期發文部門簽收備注1234567891011121314151617181920注：此表由辦公室在收文件時填寫，收文人簽收，由辦公室保存。公章/合同章使用審批表（存根聯）申請人申請部門申請日期使用形式工作蓋章使用□工作臨時借用□使用/借用時間年月日時至年月日時止蓋章文件名稱