Access2010

數據庫案例教程第7章

報表設計學習要點：報表的功能報表的設計報表的計算報表的打印和預覽學習目標：

通過對本章內容的學習，讀者應該了解報表的概念和功能；掌握報表向導創建報表；掌握使用簡便方法創建報表；掌握使用報表設計視圖創建報表；掌握使用向導創建標簽和圖表；了解報表預覽和打印。本章為了講解方便，部分內容參考了2003.課程導入一個完整的數據庫系統應該有打印輸出的功能，報表是數據庫中的數據通過打印機輸出的特有形式。在傳統的數據庫系統開發中，數據庫的打印格式由程序員在設計過程中確定，用戶在使用中不方便修改。在ACCESS中，數據庫的打印工作通過報表對象來實現，使用報表對象，用戶可以簡單、輕松地完成復雜的打印工作。精美且設計合理的報表能使數據清晰地呈現在紙質介質上，把用戶所要傳達的匯總數據、統計與摘要信息讓人看來一目了然。報表是Access數據庫中的一個對象，它根據指定的規則打印輸出格式化的數據信息。熟悉EXCEL的用戶可能會把數據表視圖中的數據記錄或查詢結果直接打印輸出，但是這樣的的報表格式不美觀還不符合實際的要求。ACCESS2010中報表的制作方式有多種，使用這些方式能夠快速完成基本設計并打印報表。

7.1認識報表

7.1.1報表的定義以格式化形式輸出數據分組匯總數據顯示圖表數據可以輸出各種樣式的報表可以對數據進行計數、求平均、求和等統計計算可以嵌入圖像或圖片來豐富數據顯示7.1認識報表

7.1.2報表的功能Access2010有許多方便快捷的工具和向導，工具有表生成器、查詢生成器、窗體生成器和表達式生成器等；向導有數據庫向導、表向導、查詢向導、窗體向導和報表向導等。利用這些工具和向導，可以建立功能較為完善的中小型數據庫應用系統。7.1認識報表

7.1.2報表的功能

7.1認識報表

7.1.3報表的視圖

Access的報表操作提供了4種視圖：報表視圖、打印預覽視圖、布局視圖和設計視圖。報表視圖：報表設計完成后，最終被打印的視圖打印預覽：視圖用于查看報表的頁面數據輸出形態布局視圖：用于查看報表的版面設置設計視圖：用于創建和編輯報表的結構

7.1認識報表

7.1.4報表的類型

縱欄式報表：以垂直方式在每頁上顯示一條或多條記錄。表格式報表：分組/匯總報表，類似于用行和列顯示數據的表格。

數據圖視圖、數據透視表報表：一種用圖表的形式或透視表的形式的報表。

標簽報表：在每頁上以兩或三列的形式顯示多條記錄。創建自動報表數據庫中的表、查詢和窗體都有打印的功能，通過他們可以打印比較簡單的信息，但這都不是打印數據庫中數據的最好方式，最好的方式是使用報表。報表是數據庫中數據信息和文檔信息輸出的一種形式，Access2010報表的功能非常強大，也極易掌握，能制作出精致、美觀的專業性報表。報表的數據來源可以是數據表或查詢，報表可對數據進行分組、計算、匯總處理。利用創建自動報表向導可以創建縱欄式自動報表和表格式自動報表。創建自動報表向導基于單個表或查詢，生成包含來自該數據的所有字段和記錄。7.2創建自動報表

7.2.1創建縱欄式報表

Access“自動報表”方式是創建報表最快捷的方法，可以快速根據表或查詢創建出以列的形式顯示記錄數據的縱欄式報表。【例7-1】通過“自動報表”方式，根據“學生優秀成績”表創建“學生優秀成績”縱欄式報表對象。操作步驟：7.2創建自動報表

7.2創建自動報表

圖7-1生成自動報表7.2創建自動報表

7.2.2

創建表格式報表

Access“自動報表”方式是創建報表最快捷的方法。可以快速根據表或查詢創建出以行的形式顯示記錄數據的表格式報表。【例7-2】通過“自動報表”方式，根據“學生優秀成績”表創建“學生優秀成績”表格式報表對象。操作步驟：(1)打開“教學信息管理”數據庫窗口，在“對象”欄選中的“報表”對象，單擊數據庫窗口工具欄中的“新建”按鈕，彈出“新建報表”對話框，選擇“自動創建報表：表格式”選項，在“請選擇該對象數據的來源或查詢”文本框中，選擇“學生優秀成績”表，如圖7-3所示，單擊“確定”按鈕。(2)生成表格式報表，如圖7-4所示。(3)保存報表為“學生優秀成績-表格式”報表。表格式報表以行、列的形式顯示數據記錄，一行顯示一條記錄，一頁顯示多條記錄，記錄數據的字段標題信息放在頁面頁眉中。7.2創建自動報表

7.2.2

創建表格式報表

圖7-4選擇創建方式7.3通過向導創建報表

7.3.1創建多對象報表自動報表雖然快捷，但數據來源只能是一個表或查詢，如果數據來源于多個表或查詢時，可以使用報表向導較方便快捷生成用戶所需的報表。【例7-3】通過向導創建“學生成績”報表，數據源為“學生”、“成績”、“課程”3個表，顯示“學號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”。操作步驟：參考教材7.3通過向導創建報表

7.3.2創建圖表報表

圖表具有直觀的特點，可以使用圖表向導生成以圖表形式顯示數據的報表。【例7-5】使用圖表向導創建不同班級“大學計算機基礎”、“大學英語”兩門課平均分圖表報表。操作步驟：參考教材7.3通過向導創建報表

7.3.3創建標簽報表標簽是在現代商務工作中經常使用的，例如，學生標簽、物品標簽。Access2010在報表設計中加入了對標簽的設計和對打印的支持。用戶可以手工設計標簽，也可以利用標簽向導快速生成所需的標簽。【例7-6】通過向導創建“學生標簽”報表，數據源為“學生”表。操作步驟：參考教材7.4通過設計器創建報表7.4.1創建簡單報表

使用Access2010提供的報表設計器，既可以設計出格式與功能更完善的報表，又能對前面所講的各種創建方法所建立的報表進行修改，以滿足用戶的實際需要。通過設計器可以從無到有創建報表，以及建立報表與數據之間的聯系，是設計報表的主要方法。【例7-7】通過設計視圖創建“學生成績信息查詢”報表。以行的形式顯示“學號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”等數據。操作步驟：參考教材7.4通過設計器創建報表7.4.2報表的排序、分組和計算

排序與分組功能可以在創建報表時，對報表數據分類匯總。例如，按班級制作學生信息報表，并統計每班男女生人數。【例7-8】將報表“學生成績查詢”另存為“學生成績不及格統計”。以“班級名稱”和“課程名稱”升序排序，并在報表中添加一個“及格否”數據，當成績小于60時不及格。操作步驟：

參考教材7.4通過設計器創建報表7.4.3創建主/子報表與子窗體的概念類似，子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中必須有一個作為主報表，主報表可以是綁定的，也可以是未綁定的，也就是說，報表可以基于表、查詢或SQL語句，也可以不基于其他數據對象。【例7-10】創建學生信息主報表，根據學生信息查詢學生成績的子報