一、單項選擇題1.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應當是(C）。A.國名、地址、部門、姓名B．姓名、地址、部門、國名Ｃ．姓名、部門、地址、國名Ｄ.姓名、國名、部門、地址2.有時應上司規定,文員參與會見或會談,以下哪項內容不是文員的任務(B）。A.準備資料Ｂ．發表意見C.現場服務D．會議或會談記錄3.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動,取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作規定不一致（D)。A．天天開箱次數與郵局投遞次數一致B.取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋裝郵件D．應提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦4.以下哪個接打電話的行為是不對的的(A)。A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊Ｂ.給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D.半途因有事需放下電話請對方等待時,應把話筒朝下放置5．文員根據上司指示,向對方規定約會時,以下哪種做法是錯誤的(D)。A.假如用寫信的方式,在估計對方收到信后,再打電話確認Ｂ.告知你或上司的聯系電話，以便有變化時可立即告知Ｃ.對方越忙越必須早一點聯絡Ｄ.假如上司出差，可以在他回來的當天安排約會６.以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的(D)。A.文員應在任何時候、任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時應雙手捧交,將文字正面朝向對方C.假如對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊,應說明并表歉意Ｄ.名片只能當面遞送,寄去是不禮貌的7．文員要做好檔案收集,應當收集的文書資料是(Ａ)。Ａ.下級單位報送的報告、記錄報表等B．未經簽發的文電草稿Ｃ.單位內部互相抄送的文獻材料D.本單位負責人兼任外單位職務所形成的文獻材料８．值班人員不應當做以下哪類事情(A）。A.簽發文獻Ｂ．分發會議告知C.詢問情況D．傳達指示9．接受忠告的對的反映是(Ｄ)。A．以煩躁的心情傾聽Ｂ．盡量把責任推給別人C.應辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事１0.以下哪點不是辦公室事務管理的特性(Ｂ)。A．服務性B.決策性C.專業性Ｄ．積極性l1.在使用復印機的過程中,以下哪項內容是不恰當的（A）。A.接通電源可立即復印操作B．選定復印紙后要抖松消除靜電C．選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D．復印完畢應取下復印品和原稿12．以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中,哪一項是不適宜的（Ｃ)。A.鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里B.把每一次支出的數額都記在零用鈔票單據中Ｃ．標準的零用鈔票單據有一個署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢13.文員按照“優先順序”解決工作,以下哪一項是不適宜的（D)。A．先將自己想做的工作以重要限度為標準分類B.另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類Ｃ．同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率Ｄ.可以按照文員自己的習慣進行工作14.文員傳達上司的指示時,哪一項做法是不適宜的(A)。A.傳達可以根據上司重要意思,夾進自己的意見B.必要時可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示Ｄ，重要的指示，應當規定被傳達者復述一遍,以免漏聽或漏記15，以下文員應遵守的電話禮儀中,哪一項是不適宜的（B）。A.考慮打電話的時間是否合適Ｂ．打出電話,而對方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話C．有時候上司過于繁忙,規定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態度表達歉意,并告知一定立即調查此事16．以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中,哪一項是不適宜的（Ｃ)。A.應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優雅的香水C.未用完一道菜時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上,刀刃向內D．文員應在上司之后與對方碰杯,碰杯時應目視對方以示敬意17．以下關于預訂工作的行為中,哪一項是不適宜的(D)A．與人聯系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人B.一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規定C．假如預訂需要有保證,應事先申明，假如想取消預訂,也要在結帳之前打電話D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明１8.文員協助舉行宴會時，不用考慮（D)。A．宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D．有無休息室1９.以下關于說話的要領中，哪一項不適宜（B)。A．語句要簡短Ｂ．由過程先說C．運用反復的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言20．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章,可以證明文獻各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A)。A.騎邊章Ｂ.封存章C．騎縫章D．證見章21.以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的(D)。A.安頓窗簾遮擋室外光線B.與其他設備對的連接C．投影機要遠離熱源D．應設立電腦的桌面屏幕保護功能２2.文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的(C)。Ａ．準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方Ｄ.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻、資料收藏好以免丟失和泄密２3.以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的(A)。A．錄音時需將監聽開關至于“ON”位置B．想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉Ｃ．機內話筒錄音,注意最佳錄音距離為３0一１50厘米Ｄ.錄音時要防止雜音混人，可采用傳輸線錄音2４.文員必須管理好自己的時間,以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的（C)Ａ.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.盡量控制外來干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C．天天把工作安排得超過工作時間，給自己壓力Ｄ．對每一項工作作出安排,定好最后期限２5.以下接打電話的行為中,哪一項是不適宜的（C）。A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B.文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C.應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D．假如已經回電，但沒打通，牢記要再聯系26.以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的(A)。A.以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B．上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當天的行動計劃C.假如會議的主辦者是上司,就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室Ｄ.會議、面談所必須的文獻及資料,要在前一天就準備好27．文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的(B）A．準備旅行計劃和旅館信息B.代替上司制定約會計劃C．為商務洽談收集資料Ｄ．把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單2８.以下關于交際禮儀的舉止行為,哪一項是比較適宜的(Ｄ)。A．用后跟著地走路B．正式場合,女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿Ｃ．男性在任何場合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪,上身保持挺直,蹲下時慢悠悠地彎下腰２９．以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是對的的(Ｃ)。Ａ．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好Ｂ．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可Ｄ，午宴一般不設固定席位,以便于客人社交3０．上司決定參與某個會議時，文員不應當（A）。Ａ．只在便箋上寫好會議名稱B.除了送來的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料Ｃ.假如是第一次前往的公司外的地點,要先了解場地情況和交通所花費的時間D．和上司先充足溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯系的不便31.以下關于文員對辦公室布置的情況,哪一個是錯誤的（B)A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cｍ左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文獻柜要分門別類安放文獻、資料和物品，并貼上標記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面＿L，用標簽貼在各種物品的下方32．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不對的的（D）Ａ．定好目的，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復出現的事務C.開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做3３．文員在接打電話時,對的的做法是（Ｂ)A.電話鈴響一聲就應接聽B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來Ｃ．文員接聽業務電話時，應一方面讓對方報出姓名、單位D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達３４.文員在拆郵件時,不對的的做法是(A)Ａ．拿到信件后在桌子上磕幾下,然后用手撕開B．應當把郵件提成最急件、次急件和普通件C．經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出,提醒上司注意有關問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期,請接受人員簽字,并保存好35．以下關于握手的禮節，不對的的是(Ｃ)A．上級先伸手后，下級才干相握Ｂ．一般社交場合握手不可太用力,但也不可漫不經心用手指尖點一下Ｃ．雙方有很多人時，可以交叉握手D．握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好36．文員從事信訪工作,在解決顧客或其別人的來信時,不應（A)Ａ.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂,有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對寫信人的各項情況逐項登記C.解決信件按照“分級負責、歸口辦理”原則,進行轉辦、交辦或自辦D．對問題復雜、調查解決的時間較長的信件，應復信作解釋和答復３７．文員進行會議的計劃和準備時,不應當做的是（Ｃ)Ａ.文員按照上司的指示,應事先調查時間安排對參與者是否方便B.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度C.會議場合的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定Ｄ.文秘人員必須配合會議議程，具體檢查各項工作38．文書立卷歸檔規定遵守一定的制度，涉及以下方面(B)Ａ.歸檔內容、歸檔時間、保密規定B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔規定C.收集范圍、歸檔時間、管理制度D．歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規定39.上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不對的(D)A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B.辦理預訂飛機票手續之前材料要備齊Ｃ．與人聯系時要記下對方姓名(同時告知你的姓名),如有疑點，應找同一個D．不必提前在取票前或出發前再用電話予以確認４0.照料上司身邊瑣事的說法,哪一種是不對的的（D）A．有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B.到了用餐時間,上司仍有公事或正在與人談話,要運用適當時機提醒上司用餐C．對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調理各階段D.應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要,不必給予協助4１.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應當打印在（B)A.右下角B.左上角C.右上角D.左上角42．在辦公室里,（A）的位置是上座。A.離人口最遠Ｂ．離人口最近C.靠近門口D．靠近窗戶43.文員假如誤拆了非本公司的信，應當（A）Ａ.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,把信敞開并退回去C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D.寫上“查無此人”,并把信重新封好退回去４4．文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字，應當(Ｄ）Ａ.不作聲,等無人時查字典B，作判斷,用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念?"45.會議中有時有人會規定把他發言的一段不作記錄解決,這時文員應（D)A．不理睬B.不征求主持人意見,停止筆錄Ｃ.征求主持人意見,停止筆錄，不關錄音機D.征求主持人意見,停止筆錄，關錄音機４6.在某些情況下,文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點:一是掌握足夠的知識,了解業務的輕重緩急；另一是具有(B)，了解規定約會者的心理。Ａ.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D，聽寫的能力47.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(D)A．向上司報告B．送禮C.寫信Ｄ．查證消息的可靠性4８.以下餐巾的使用方法是對的的（C)A.半途離座，把餐巾放在椅子上B.用來擦刀叉C.用來擦嘴唇嘴角D．塞人衣服領口里4９．上司參與各種應酬和會議,有時需要更換服裝，文員應(A)A.告知上司家人把衣服送達B.自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝50．文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（Ａ）和歸檔規定。Ａ．歸檔時間B．歸檔憑證Ｃ.歸檔模式D．歸檔歷史５1.社交場合很講究順序禮儀,一般（B)A.以右為次B．以右為尊Ｃ．以后為次D．以左為尊52.辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(A)Ａ．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C.保密的話題D．應當忌諱的話題５3．郵件的寄發不要考慮以下因素(D)A.時間Ｂ.便利C．經濟D.愛好54.文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）A.加人自己的主觀意見B.不記錄議題C．與發言者用詞不一致但意思完全一致D.對所記內容作評論55．以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的？(C)A.按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務標準分揀D．按郵件重要性分揀56.傳真機最佳用來傳送以下哪種郵件?（Ａ)Ａ.一般的圖紙B．機密文獻C．很長的文獻Ｄ．感謝信５7．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責（B)A．訂購Ｂ．制造C.分派D.儲備５８．文員在解決信訪工作時,由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種（A)A.初次寫信，或有過激言行的B.有過激言行或漫罵領導的匿名信Ｃ．已做結案解決的Ｄ．沒有具體內容的匿名信59．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議。（C)Ａ.口字型B．教室型Ｃ.圓桌型D．U字型60．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A)A．通訊者特性立卷B.按地區特性立卷C．按文種特性立卷D．按文種特性立卷二、判斷題１．辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(X)2.文員應避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯系集中起來分批進行。(√）３．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。(Ｘ)4.假如會客室的門是推開的,文員應先小步走進會客室，等客人進人后，再輕輕關上門。(Y)5.文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X)6.假如上司不準備參與某個會議,應立即將會議告知丟掉,以免干擾其他事情。(X)7.代表會議依法定期召開，與會代表必須達成法定人數方為有效,因此文員應仔細核對出席人數。(√)８.文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應當一同鎖人抽屜。(Ｘ)9。交際應酬要講求時效,若時機錯過再來補救,不僅無法表達誠意,還會破壞彼此關系。（√)１０.不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（√)1１.文秘人員對上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財物管理及其他活動。（√）12.凡是單位撤消,原公章應立即停用,不用告知有關單位。（X)1３.值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門解決。（√）14.檔案是指使用過的、文獻中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。(X)1５.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（X)16.合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X)1７．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√)18．宴請的請柬一般要提前一至二周發出,以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。(X)19.無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表達穿無尾正式禮服。(√）20．拜訪長輩或地位較高人士時,可先請人遞上你的名片,以作通報。（√）2１．同時介紹很多人時,可從右至左，按順序介紹。(√)22．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長,你跟對方的文員說完之后就應當叫上司接過電話,告訴上司要找的人立即就會來聽電話,讓上司直接與對方通話。（√)23．文員代替上司傳達不利消息時,由于當這個信差很困難,所以要拖到最后一刻行動。由于上司震怒,自己轉達口信的語氣也應當變成上司的語氣。（Ｘ）２4.當上司規定文員協助私人事務時,就把它當作是上司運用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（√)25.文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致,可以出具空白介紹信。（Ｘ)26．面對突發事件,值班人員有時在領導人未指示前就要采用臨時應急措施。(√)27．注辦是指文秘人員在《文獻解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。(√)28．即使客觀形勢發生變化,也不應變更檔案的密級、期限。(X)29.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。(√)30．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心,支票簿與印章應當一起收藏，以避免被盜用冒領。（X)31.即使是上司私人的應酬,文秘人員也應當積極、樂意地去協助。(√)3２.假如是沿著人行道走,兩個人并行,“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行,則在中間。（√)33．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。(X)34.雞尾酒會一般要安排好座次,在請柬上注明對著裝的規定。(Ｘ)35.用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。(Ｘ)３6．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同,對上司或長者說話，應文雅些;對一般司事或顧客說話,就可通俗。（√）37.受到直屬上司以外的指派時,假如文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司沂指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√)３8.監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。(Ｘ)３9.列入保密范圍的公文,應在產生的同時，由制文機關擬定密級和保密范圍,密級和保密期限的變更和解密。(√)40.文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目,將已經解決完畢的文獻，隨時按類目二的相應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。(X)41．善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎,對同事尊重和理解,即不能違反同事的意原（X)42.文員由于已經打過電話，并給對方留了言,即是已經完畢任務了。“做過某項工作”和“完畢某項工作”是完全相同的。（X）43.對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”,并把它退回去。(Ｘ)44．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事半途離坐時，都要招呼一聲。(√）４５.文員在工作時間如需要補妝，應當去洗手間。（√)４6．假如需要與來訪者擬定會面時間,應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，假如這一時間有空，就可答應下來。（X)47.假如會客室的門是拉開的，先讓來訪者進人會客室后,文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進人室內，輕輕關上門。（√)48．假如會議氣氛緊張，且對上司立場不利時,文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。(√)49．會議租用的設備，文員必須保證賓館(或其他供應者)把所需用設備都送過來,并在會議開始前有足夠的時間布置好,這些設備應由文員具體操作和負責。（Ｘ）50.上司自己安排的約會忘了事先告訴你,出現約會沖突,解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（X)5１.辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√)52.沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的,但像核對文員的日記與上司的日記的事項是否一致則是典型的工作。（√）５3.文員第一次做一項工作時應當快一些，假如錯誤可以再做一遍。(X)54.文員傳達上司信息時,可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉達。（X)5５.在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。(Ｘ)56．文員對報紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報刊架上供大家閱讀。(√)57．男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。(Ｘ)５8．英美國家習慣，文員接待來訪者,應當站起來與來訪者發言。（X）５９,假如會客室的門是拉開的,文員進人會客室后，才干讓客人進入。（X)60.介紹地位相同的人時，應按照到職的先后,先介紹新進的職工；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（√）6１.辦公室環境布置的目的之一是為了有助于保戀工作。（√)62．小辦公室的優點是節省空間,空氣流通,聯系方便。(X)63.文員應有效運用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。(X)64．對于緊急而重要的事,文員應作書面請示,留檔備查。(Ｘ）65.文員在接聽電話時,假如投訴者無端辱罵,可把他使用的字眼寫下來，以做證據,再慢慢地向他解釋：“鄧先生，假如你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。”(√)66.無論,什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發送，因而文員傳遞信息應首選傳真。(X）６7．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才干相握。(X)68．女性文員應留短、薄式的發型，以免妨礙工作。(√)69．假如兩位來訪者均未預約,廣該按照先來后到的原則引見給上司。(X）７０．文員對于在值班期間發生的重要情況,叫以等交接班后再報告上司。(X）三、簡答題1.單位印章重要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？答：(１) 單位印章、套印章;（2) 鋼印、領導人署名章、其他印章；（3） 刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頌發;(4）?另一種由法人代表申請,經主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制;（5）?公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用。(6)?加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核署名,(７)?將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項具體登記。（8）?加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整,不歪斜、更不能顛倒。（9)?凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。2.．按照2023年《國務院行政機關公文解決辦法》的規定,國務院規定的行政公文共有幾類幾種?答：（1）命令(令);（2）決定；(３）公告；通告;（4）告知；通報；(5)議案；(6)報告;(7）請示;(8)批復;意見；（9）函;(10）會議紀要。3．來信受訪的范圍涉及哪些?受理與解決的程序和基本規定是什么?答：(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件;職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。(2)及時拆封。拆封時,不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信,或有過激言語的來信，要解決及時，報告上司,還要以有效方式通告有關單位緊急解決。拆開后在裝訂時,信紙在前、信封在后,要一并裝訂。（3)認真閱讀。把握信中的重要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(4)?逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、重要內容、規定、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄、查找和催辦。（５)認真解決。解決信件應當按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。（６)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施,增長職工群眾對組織的信任。復信可采用收信人(單位）復信,或承辦人(單位）復信兩種方式進行。４．文員所作的口頭報告的基本方法是如何的,有什么規定？答:(1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最佳是在完畢被指示工作之時,但有時也要在尚未完畢之時先作期中報告。有時因上司太忙,不妨預先約好時間。（２)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；（３）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及通過，如:“結果是這樣,理由有三個，一是……。”(4)一定要簡短、扼要、流暢；(5)如報告過于復雜,應事先以ＳＷZH的原則檢查是否有漏掉；（6）假如覺得僅僅以口頭報告對方,對方不易明了,或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。5．文員根據單位需要向外或向內發文，需要通過一系列程序即為發文解決過程。請說明這一系列過程。答：(ｌ）擬稿。(2）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核算。(3）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。(4)編號。已經簽發的文獻,由文秘人員統一編排發文字號。(５）繕印。對已經簽發的文獻定稿進行謄清、復印或排版印制。（6）校對,指將文獻的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（７）用印,是指在完畢的文獻上加蓋機關印章。(8）登記。(9）分發。指對準備發出的文獻進行分裝和發送。6.文員受上司指示,向對方規定約會時應注意哪些要點?決定期間、地點時要注意什么?答:（l)要獲得上司的許可；(2）假如用寫信的方式,在等到對方收到信后,再打電話給對方的文秘人員以確認；(3)要對的告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所需要的時間等等；（4）約定好以后,一定要向上司報告，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文獻資料。(5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會;(7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。7．文員運用提醒系統提醒上司的工作，有哪些提醒系統?具體做法是如何的?答:（1)有電子提醒系統和人工提醒系統;（2)電子提醒系統的做法：在電腦中設立日程表、報警系統、一周計劃以及其他提醒事項，文員應當隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息。(３)人工提醒系統的做法：設立基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提醒性備忘錄、準備約會表、準備特殊提醒卡、準備交往提醒文獻。8．提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規、合理擬定會議目的、擬定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。9．文員所作的完整的會議記錄應當涉及哪些事項？答：（１)會議名稱;(2)會議記錄人的姓名、蓋章;(3)時間(開始時間、結束時間）;(4)會議地點;(5）議題;(6)主持人、主席；(７)出席者名單;(8）會議的通過情形及結論;(９)相關的資料；（10）下次會議預定日期。10．辦公室人員為了說服對方接受自己的見解應當怎么做，要領有哪些?答：（１） 清楚地知道在所說服的事項中,最想說什么，以邏輯分析自己的意向,并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點；（２)?說服時,要盡量具體客觀,使對方產生了解的動機；（３)?偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等；(4) 要具體了解對方的立場和意向,先注意聆聽對方所說的話,切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)?積極發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量,以及背景如何等等(明確了解對方的情況）；（6) 以誠懇的態度為對方著想而發言，不要使用令對方反感的言詞；(7) 為讓對方打開心扉,使對方對自己的見解產生愛好(讓對方認同自己）；（8)?不可傷害對方的自尊心。１1．什么是受意？受意有幾種?辦公室人員應如何運用受意方法?答：(1）受意是文員接受和領略上司意圖。(2)一種是直接受意,另一種是間接受意。(3）文員要善于領略上司意圖,按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當作上司的授意,把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本,記錄下指示要點。注意傾聽,專心判斷指示的用意。必要時可以提問,直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不批準見,可以公開提出,但要言之有理，并要注意方式、態度。接受指示后，要不失時機地貫徹實行。12.公文的完全格式涉及哪幾項？請寫出這些項目。答：(１）版頭、發文字號、印刷順序號。(２)密級、緊急限度。（3）簽發人姓名。(4）公文標題。（5)勸主送機關。(6）正文、附件。(7)發文機關、成文日期、機關印章。(８)注釋、閱讀(發送)范圍。（9)主題詞。(10）抄送單位、印發說明。四、設計題１.康橋賓館位于本市南京西路４５號,是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等,某公司準備在n月１5日上午９'00至１2，00召開全廠中層干部大會,討論次年的產品發展和銷售計劃,地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應當考慮哪些問題？答：1)?會議的名稱;2) 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；３）?日期、時間(開始到結束的預定期刻)；4)?地點：(具體在幾樓幾號會議室）;5)?議題(或者議事日程);6) 主辦者的聯絡處、電話號碼等。7)?開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）;8)?注意事項、是否備有餐點、有否停車場,或當天應備的資料等。2．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓,為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應當做些什么工作?答:１）?要替搭車回去的人安排車子;2） 在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領、冒領；3)?有留話時,牢記務必傳達;4）?檢查會場有無物品漏掉;5)?要為參與會議的人員送行;6)?文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。7） 桌、椅早先若有移動,必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾;８)?攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回;９）關緊門窗并上鎖;1０)告知會場的管理單位,會議已經結束。3.文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向別人贈送禮品，在解決這些事情應考慮什么,如何做?答：(l）在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷,或是圣誕節、中秋節等；（2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應當清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于本地的購物環境。(4)還應熟知以下規則：除非上司有特殊的規定，不必送太昂貴的禮物，只要專心為對方選擇適當的禮物即可。(５)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分,適合對方。(６)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)假如不是親自送禮，應當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8)文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表達是否批準你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9）為了避免所送禮物的反復,文秘人員應當為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。4.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？答:(１）整理好旅行過程中所有的單據、憑證,送上司審閱、簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用。(2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作報告。假如是與上司同行的,可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準,然后存檔備案。(３)盡快恢復正常工作和生活狀態,繼續做旅行前未完的工作。（4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表達感謝。５.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？答:(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船,出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表涉及:城市名和省（州)名(假如是國外旅行,寫明城市名和國家名)舊期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。(3)為商務洽談收集資料。(4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。(5)考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備辨認標簽。(6）安排差旅費。（7）建立旅行―旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系,建立最新信息充實自己的資料庫。(8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。6.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會,辦公室人員應當如何做好準備,要做哪些工作?答:(1)客人的選擇。擬定名單，再請上司核定。（2）擬定期間。假如是涉外宴請,宴請時間應當按照國際慣例,征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節假日。(3)會場的選擇。要考慮宴會的性質,客人的數目,以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。(4)擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從來賓的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單,供上司挑選。（5）寄發請柬。宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝規定、規定回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發出;（6)席次的排列。以社會地位與年齡作優先考慮來安排,在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女來賓間隔而坐;夫婦分開坐;男主賓坐在女主人的右邊,女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客,應插在客人中間坐,以便同客人接觸交談。７.總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應當如何做？答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶;每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經批準交別人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核署名；并要將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項具體登記。加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整。8.某中外外資公司總部德方總經理來訪,恰逢生日,上司規定文員小陳購買禮物贈送,小陳應如何辦？要考慮哪些因素？答:清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或批準，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下;附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。9．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？答:文秘人員假如在會議上要發言,應先把要講的內容作一個總結結構的構思，簡略記下發言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調,并控制發言的時間。對發言內容加以引導，提醒時間有限。在會上可分派工作任務，認真傾聽其別人意見,不要當眾批評某個人。最后作總結,統一結識。規定與會者記筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文獻夾。以作查證。１0．上海某公司欲與德國某公司合作,德國以品牌、技術人股，運用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行９人將于8月下旬來訪,商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你如何設計這個接待方案？答：(1)接受任務;(2）了解來賓、制訂計劃;（3)預訂食宿；（4)歡迎來賓、商議日程；(5）禮節性拜訪、宴請;(6）正式會談；(７）簽訂協議書;(8)陪同參觀游覽;(９)互贈禮品；（10)歡送來賓、接待小結。11.小李是剛到公司的文員,公司辦公室內有各種文獻柜、儲物架、書報架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文獻架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙（2刀）,規定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當的位置。小李應當怎么做？答:電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機,右手做記錄；電腦放在右邊;新文獻夾放需要翻譯的資料，在文獻夾上貼上相應的標記條;各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。1２．安徽某公司欲與上海某公司合作,上海以品牌、技術人股,運用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事官，辦公室卞任請小李作好準備。假如你是小李,你如何設計這個接待方案?答：(１）接受任務；（２）了解來賓;(３)制訂計劃;(4）預訂食宿;（5)迎接來賓；(6)商議日程;(7)安排會談；(8）陪同參觀；（9）送別客人;(1０)接待小結。1３.某公司成立不久,業務就非常繁忙,電話不斷，上司規定文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應當怎么設計？答:來電單位來電號碼來電者姓名分機來電時間年月日時分BP機或手機內容摘要:上司批示解決結果記錄人五、案例分析題１.波揚公司準備在本市市中心召開大型新產品訂貨會。參與的有本單位、外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影,進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，找電話問了一些情況,決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是８月９日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司,規定租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前,辦公室人員去黎明大廈布置會場,結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作,劉小姐一看表,呀,已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐立即打電話去問,對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續進場，劉小姐心急如焚……忽然外面一陣喧嘩,有人在大聲嚷嚷:“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題:1．假如你是劉小姐,對接下去也許發生的各種情況，應當如何解決？答：１）?請租賃公司告知送貨員的聯系方法,想辦法聯系送貨員;2） 假如聯系不上送貨員,向總經理報告，請求該如何辦;３）?立即向總經理報告,不得擅自決定調整會議議程;2.假如放映機在十點十分尚未送到,你還應當做些什么?2)?得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時?2) 聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺);3．從這件事中你得到了什么教訓?1) 召開大型會議，各種準備工作，涉及音響、電子類裝置應至少提前一天安排;2） 租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施,涉及噪音、停車場等問題;３）?不能僅憑電話聯系,應實地查看;４）?重要設備應考慮備用（或兩套方案)。2．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”,嘴里說著,并不積極伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李,放人汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上,說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐在汽車后排座位上。一路上,小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況,打聽客人的收人、福利和家庭情況,而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他,他怎么??,…你認為小李的舉止是否合乎禮儀?為什么?小李應當怎么做才是對的的?答：1) 主人和客人之間,應當主人先伸手；2) 在替客人拿行李前應征求批準：“我替你拿可以嗎？"３)?哪些行李可以放人行李箱中也要征得批準;４) 司機開車,汽車的位次禮儀是“右為上,左為下;后為上,前為下”;5) 客人應當坐后排,小李應當坐副駕駛座;6)?客人公司的一些內部情況、個人收人、福利和家庭情況等是不合適的話題;７)?應當與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等;3．某年3月5日,新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月１2日，預定１2日上午回來。文員小王負責解決公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件,其中上司親啟的信一封，一個郵包,總經理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室,小王說:“小李，把這封信交給你們科長”,小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里,又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參與定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參與這次研討會,1２日他正好回來，一定會參與的。于是小王打印了接受邀請的回信,明確告知對方總經理將參與會議,并替總經理簽了名。拆開第二封信,拿出信紙,里面尚有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容,附件里說明有三張照片，小王不知道如何解決,她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包,發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料,一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商積極送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對的?假如不對的，對的的做法應當是如何的?答:(1)河南分公司郵件轉交銷售科解決的，應制作簽收單，規定小李署名,并注明時間；（2)把上司親啟信件先保存下來,并告知發信人信已收到，告訴對方何時也許得到答復;(3)１２日回來就參與會議不妥當,不宜在總經理出差回來的當天安排活動;(４)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員）,發出前復印一份,留待上司過目;（5)發現附件缺少,應當在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量,接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(6）沒有訂購的東西不能簽收；(７)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字,并保存好;4,請將下列文獻分別組合成三至四個案卷,并擬制案卷標題:(l)市教委關于2。。３年招生工作的告知;(2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要;(3)東方學院2023年招生工作計劃;(4)東方學院關于2023年招生工作的請示（呈市教委)；(5）市教委關于東方學院２０2３年招生工作的批復;(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7）東方學院關于調整系主任的告知;（8)東方學院關于做好開學工作的告知;(9）東方學院各系關于開學準備工作的報告;(10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關于提高教學質量的報告;(1２）東方學院2023年度工作總結；答:案卷一:1.市教委關于２023年招生工作的告知;４.東方學院關于２０2３年招生工作的請示(呈市教委);5．市教委關于東方學院２023年招生工作的批復；標題:市教委、東方學院關于招生工作的告知、請示、批復案卷二:２．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定；7.東方學院關于調整系主任的告知；８．東方學院關于做好開學工作的告知;標題:東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、告知案卷三：3．東方學院2０23年招生工作計劃;１2．東方學院２023年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結案卷四:9.東方學院各系關于開學準備工作的報告；10.東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；１1.東方學院各系關于提高教學質量的報告;標題:東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告5．公司經理在星期一早上告訴文員小劉,星期四上午9,00到n，00召開銷售員會議,規定小劉告知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業務部門轉了轉，大多數人外出了，也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午,經理問她會議告知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議,會議重要，請務必出席。”星期四上午8,30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼,認為會議不開了，坐了一會就走了。9＇00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶,其中兩個說，他們已經約好客戶在10,00見面。到了１0點,只剩下4位銷售員，也談不出什么東西,會議草草結束了,經理很不快樂。公司一共有１2位銷售員,事后去問此外4位，他們說,主線沒有看到告知。經理對小劉非常不滿。請問,小劉究竟錯在哪些地方?對的的做法應當是如何的？答:(ｌ)應當搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（２)打印好書面告知;(3)在三天內，當面發放告知或電話告知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等)到名單上的每個人；(4)告知不能寫在布告欄里，也許不被人注意;（5）告知上應寫清會議的時間(開始到結束時間)、地點;(6)應具體寫清會議內容,應做好哪些準備;(7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作;６．請將下列文獻分別組合成三至四個案卷,并擬制案卷標題:(l）利華公司２023年2月份經理睬議記錄；(2)利華公司2023年銷售計劃；(3）市工商局關于年檢工作的告知；(4)利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函;(５）利華公司4月份經理睬議記錄;(6）市物價局關于物價檢查的告知;(7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；(8）利華公司２023年6月份經理睬議記錄;(9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；(10)利華公司2023年8月份經理睬議記錄；（11)市稅務局關于稅務自查的告知；（12)利華公司2023年銷售工作總結。答：案卷一：1．利華公司20２3年２月份經理睬議記錄;5.利華公司4月份經理睬議記錄;8．利華公司2023年6月份經理睬議記錄；1０．利華公司２0２３年8月份經理睬議記錄;標題:利華公司2０23年經理睬議記錄（２分）案卷二：2.利華公司2023年銷售計劃;12.利華公司2023年銷售工作總結；標題：利華公司2０23年銷售工作計劃、總結案卷三:3.市工商局關于年檢工作的告知；6．市物價局關于物價檢查的告知；11.市稅務局關于稅務自查的告知；標題:市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的告知案卷四：4.利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函;７.香港凱福公司關于合牛事宜給利華公司的復函;９．利華公司與香港凱福石司會議紀要;標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要7.為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份告知。小萬一邊寫一邊想,有些部門的領導歷來不重視衛生問題,假如他們知道召開的是衛生工作會議也許自己不來而派其別人員來了。于是他寫了如下的告知：會議告知經局領導決定,茲定于４月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議,會議重要,請準時出席。小萬將告知下發后不久,就接到了不少部門的電話,詢問開什么會議,言談中頗有些責怪的意思。問題一:小萬錯在哪里?應當如何寫這份會議告知？答:會議告知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點,請哪些人出席不明確,發放會議告知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。如本人不在,應請代收人(或秘書)簽字，打電話確認是否出席。過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參與，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上，主線沒有他們的名字。一查底稿,本來是打印人員翻重了頁,校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬,紛紛離會而去,會場上出現了一陣騷亂。問題二:作為大會組織者，小萬錯在哪里?針對這樣的緊急情況，他應采用什么措施？答：會前準備工作的每個細節問題都應認真對待。小萬沒有認真校對材料,最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按本來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種，假如學生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。8．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿易。雖然兩人的性格完全不同樣,李麗熱情開朗,樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜,內向含蓄,兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好,由于公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且經常把氣出在她的身上。李麗說:“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節心情。我們公司的成績倒不錯,我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。假如這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式協議時,超過了約定期間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨協議，價格低于貴公司百分之十。”皇朝貿易公司上下都非常沮喪,李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采用快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是如何獲取德國代表團的情報的?他們是如何搶走生意的？問題:(l）羅浪斯公司是如何獲得德國代表團的購貨協議的?答：李麗在談話中無意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。(2)秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？答：即使是最佳的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業道德。(3）公司的機密有哪些？答:公司的機密涉及公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論,未公開宣布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發生的事故、人事爭端、內部失竊、經濟糾紛等。(4)秘書在平常工作中應當如何做好保密工作?答：應做到不該說的不說，不該聽的不聽,不該記錄的不記錄,機密內容用專用記錄本記并妥善保管，機密文獻嚴密保管,自己的電腦設立密碼等。9．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責解決公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話,一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”,她意識到拆錯了信,急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡)。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應當由上司回信,于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片,讓她打印一個寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐解決郵件是否對的,為什么?請講出理由并說明對的的做法。答:（1）?收領郵件應當把以前的信件此外放開，以免混淆;（2) 應在清點后才干簽字;(3) 一方面應分類,請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆;（4) 不能把回信地址剪掉；(5) 檢查信封、信紙上的地址、電話是