第一章辦公自動化基礎1-11.1辦公自動化概述辦公：為了實現一個具體的工作目標,所從事的處理人群集體事物或信息的活動。

影響辦公方式的因素：辦公設備。1-2辦公設備的演變歷史農業時代紙、筆、算盤(老三件)工業時代打字機、電話機、電傳機(老三機)復印機、傳真機、微縮設備(新三機)信息時代計算機、通信設備、辦公設備1.1辦公自動化概述

辦公自動化將人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業務的人-機信息處理系統。1-3辦公自動化是一個不斷發展的概念，像電子商務、電子政務、企業信息化、教育信息化、數字家庭等都可以看成是它的延伸。1.1辦公自動化概述一、辦公自動化OfficeAutomation,OA我國辦公自動化專家定義：利用先進的科學技術，不斷使人的一部分辦公業務活動，物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人-機信息處理系統。1-420世紀70年代，美國麻省理工學院M.C.Zisman教授將辦公自動化定義為：將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統數據難以處理的、數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。1.1辦公自動化概述二、辦公自動化的特點1-5辦公自動化是一門綜合性的高新技術辦公自動化是一種人機信息處理系統辦公自動化可以提高工作效率和工作質量

辦公自動化的目的：盡可能充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，取得更好的經濟效益，以達到既定的目標。1.1辦公自動化概述三、辦公自動化的功能文字處理

文字的采集、輸入、編輯和輸出。數據管理

數據的采集、整理、計算、排序、分類、匯總。多媒體信息處理

對圖形、圖像、聲音、活動影像進行采集、編輯、存儲、加工、播放和轉換。電子郵件

將數據、文字、聲音、圖形和圖像等綜合信息傳輸到另一地或多地。實時通信

利用通信網絡、計算機、攝像機和投影儀等設備實現不同地方的實時交流。1-61.1辦公自動化概述四、辦公自動化的模式個人辦公自動化

支持個人辦公的計算機應用技術，通用的辦公軟件，如MicrosoftOffice、WPSOffice（金山軟件）。群體辦公自動化

支持群體間動態辦公的綜合自動化系統，跨單位、跨專業、跨地理的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公技術和系統，如IBMLotusDomino/Notes，

主要特征：即網絡化和智能化。1-7LotusNotes/DominoIBM公司宣布推出業界領先的消息和協作平臺——IBMLotusNotes/Domino6.5。最新版的LotusNotes/Domino集成了IBMLotus即時消息和網絡會議功能，使用戶可以在線“感知”，還可以直接從收件箱或在協作應用軟件內啟動即時消息功能進行會話。用戶可分別購買LotusNotes/Domino的即時消息功能和網絡會議功能。1-81.1辦公自動化概述辦公自動化的發展趨勢1-9辦公環境網絡化辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公業務集成化辦公設備移動化辦公思想協同化（異步協作）辦公信息多樣化（多媒體化）辦公管理知識化辦公系統智能化1.2辦公自動化系統辦公自動化系統：面向特定單位、支持其綜合辦公業務的集成化信息系統。1-10辦公自動化系統的運作：信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存1.2辦公自動化系統1-111.2辦公自動化系統一、系統要求提供電子郵件功能支持協同工作和移動辦公滿足公文及會議程序要求具有完善的檔案管理功能完整的安全性控制功能1-121.2辦公自動化系統二、開發平臺基于數據庫管理系統的開發平臺VB、Delphi、PB等開發工具加上后臺關系數據庫（SQLServer、Oracle等）可作系統的開發平臺。

基于B/S結構和關系數據庫結合的開發平臺

基于B/S結構和關系數據庫結合的方式，利用CGI、ASP等技術進行系統開發。基于群件的開發平臺

基于群件的開發平臺是目前最流行的選擇方式，主要的群件系統有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的ExchangeServer。1-131-14三、功能模塊1.2辦公自動化系統系統管理文檔管理電子郵件系統信息發布系統短信系統日程安排輔助工具1-15大連華天動力協同OA系統結構1.2辦公自動化系統1.2辦公自動化系統四、層次模型

事務型OA系統(基層)：支持屬于日常例行性辦公事務處理的OA系統，它包括基本辦公事務處理系統和機關行政事務處理系統。

管理型OA系統(中層)：除了具有事務型OA系統的全部功能外，主要增加了完成本部門工作所需的信息管理系統(MIS)系統。決策型OA系統(高層)：除了具有前兩種模式的功能外，還應具有復雜決策的功能。1-161.2辦公自動化系統LotusNotes(Domino)Notes是企業級通訊、協同工作及Internet/Intranet平臺，它包括工作流自動化和群件系統、電子郵件系統和知識管理系統等功能，主要內容包括文件處理，檔案處理，電子郵件，數據處理，信息處理決策支持等各個方面Fnotes1800協作系統

該軟件思想來源LotusNotes，可以完成：團隊日常溝通(郵件、日志）、問題管理(bug跟蹤)、需求管理、項目管理、費用報銷、共享文件夾等,并可以自擴展到客戶、銷售、物品管理等領域（杭州龍峰連科技有限公司）其他系統萬戶辦公自動化系統、東鵬辦公自動化系統海康辦公自動化系統、吉奧辦公自動化系統1-171-18一、辦公設備簡述1.3現代辦公設備信息處理設備信息傳輸設備信息存儲設備其他專用設備

辦公設備正朝著數字化、智能化、無紙化、綜合化等方向進一步發展。

1-19二、計算機1.3現代辦公設備個人計算機筆記本電腦平板電腦1-20三、打印機1.3現代辦公設備針式打印機噴墨打印機激光打印機1-21四、多功能一體機

定義：同時具備打印、掃描、復印、傳真當中三種以上功能的辦公設備。1.3現代辦公設備特點：①節約空間②功能多樣③操作簡便④價格便宜⑤安全保證1-22

分類：1.3現代辦公設備①打印主導型一體機：以打印機和掃描儀為基礎，打印質量高輸出速度快。②復印主導型一體機：在數字復印機上增加附件構成，具有出色的掃描和打印速度、連續復印、縮放尺寸調整、紙張板式設定的功能，能脫離電腦，在一體機的控制面板上獨立操作。

③傳真主導型一體機：主要用于傳真的一體機具有完善的控制面板，不和電腦連接仍能工作④全功能一體機：功能配置齊全，打印、復印傳真和掃描缺一不可。1.4辦公集成軟件一、微軟公司的Office

Office是微軟公司開發的辦公自動化軟件，它是辦公軟件和工具軟件的集合。1-23文字處理軟件--Word電子表格處理軟件--Excel演示文稿制作軟件--PowerPoint數據庫管理軟件--Access網頁制作軟件--FrontPage電子郵件管理軟件--Outlook針對企業高級用戶的應用程序1.4辦公集成軟件二、金山公司的WPSWPS是英文WordProcessingSystem(文字處理系統)的縮寫，WPS是金山軟件公司的一種辦公軟件，最初出現于1989年。在Windows出現以前，DOS盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件。1-24

WPSOffice2010版包括WPS文字、WPS表格、WPS演示三大功能軟件,是一款跨平臺的辦公軟件。(Windows、Linux)

1.4辦公集成軟件三、IBM/Lotus公司的SmartsuiteLotus公司的Smartsuite是一個較流行的辦公軟件，在商用辦公領域更是備受青睞。1