第10頁共10頁檔案管理制度一、總則1、為對本公司各類檔案進行系統、科學、規范、有序的管理，使公司檔案在最大程度上為公司經營管理服務，特依據《企業檔案管理規定》制定本制度。2、本制度規定了檔案的整理、歸檔、利用、復制、保密等工作要求，各部門應嚴格按照本制度規定，全面規范公司檔案管理。3、本制度所稱的檔案，是指本公司在經營管理過程中形成和收集的具有保存價值的各類文書、圖紙、電子文檔、光盤、照片、錄音錄像資料及其它有關實物。二、檔案分類1、檔案分類以公司全部檔案為對象，結合公司管理職能和檔案內容及其特點，并結合便于檔案歸檔操作、檔案利用的原則進行分類。2、檔案的類別共分為七個大類,即行政管理類、公司類、人事類、業務管理類、財務類、公司前身資料類、特殊載體類。該七大類作為第一級目錄，并根據大類中的檔案特點，分設下一級子目錄。具體檔案分類目錄見附表一。3、檔案分類應用于對本公司檔案的進行整理、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索等。4、鑒于公司檔案在內容上可能涉及多個類別，如各部門在適用中對分類存有疑異的，可以提請檔案管理部門釋疑，以檔案管理部門確定的分類為準。三、管理職權1、公司法務部為公司檔案的管理職能部門，負責指導、監督公司各部門檔案管理工作的開展，并設立專職檔案管理人員負責檔案資料的歸檔接收、整理、保管和利用管理工作。2、各部門指定專人為本部門兼職檔案管理人員，負責本部門檔案的整理、向檔案管理部門報送歸檔，以及本部門備份文件的存檔管理工作。3、各部門報送歸檔的資料，需經本部門兼職檔案管理人員審定簽字。4、公司所有檔案原件統一存放公司檔案室，由檔案管理人員專人管理。對特殊情況下不能歸檔原件的，按本制度相關規定執行。5、各部門應嚴格按公司制度要求，分別負責好本部門相應的檔案管理職責，規范、及時的對檔案進行整理、分類、歸檔、保管和利用。6、專職檔案管理人員及各部門兼職檔案管理人員因工作變動或因故離職時，應將經辦的相關檔案信息向繼任人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或私自銷毀，或因交接不清導致檔案缺失。7、財務部、證券部等需由本部門自行保存檔案的其他部門，由該部門承擔檔案管理的責任，檔案管理參照本制度執行。四、檔案建檔及保管1、歸檔時間1）根據公司各類檔案不同的保管要求，并結合公司各部門的工作特點，分設三檔不同的歸檔時間，分別為；立即、月內上報和半年匯總。2）前述三檔的具體歸檔時間為：立即：收到符合歸檔要求的文件后3個工作日內歸檔；月內上報：收到符合歸檔要求的文件后30日內歸檔；半年匯總：每半年度最后一個月的25日之前將符合歸檔要求的文件統一整理歸檔3）各類檔案適用的歸檔時間，詳見附表一。各部門應按相應的歸檔時間要求，及時向檔案室做好移交工作。2、歸檔要求1）材料齊全、完整、清晰是歸檔文件的基本要求。2）各部門移交的檔案必須是原件，不能提交原件的務必注明原件的去處、不能移交原件的原因，并注明有明確的原件保管責任人，并由其簽字確認。且歸檔部門應同時提交公司總經理審批同意的意見。3）送交檔案室歸檔的文件應為檔案的最終形式，文書類檔案應已完成全部的必要簽署，對于前后多稿的文書，應以最終稿報送歸檔（并附以重要的修改版）。4）為避免歸檔職責不清導致歸檔遺漏或重復歸檔，歸檔責任部門按下列原則予以確定：A、如該檔案系公司內部起草、制作，僅在公司內部流轉、無需取得公司外任何第三方簽署或批復的文件，由起草、制作該檔案的部門作為歸檔責任部門；B、如該檔案需對外流轉、或直接從外部接收取得的，則由第一手收到符合歸檔要求檔案的部門，作為其歸檔責任部門。5）歸檔責任部門報送歸檔時，應由本部門兼職檔案管理人員按附表二的格式填寫《資料歸檔報送表》后連同檔案一并報送。由公司法務部專職檔案管理人員簽收后，檔案管理責任轉移。6）對不符合歸檔要求的檔案，檔案室有權拒絕接收，如造成檔案延遲報送的，按制度考核相關歸檔責任部門。3、電子檔案歸檔的特別說明1）為便于檔案管理，對最終狀態同時兼有電子形式和書面形式的，應同時報送電子形式和書面形式。2）對于最終狀態僅為電子形式且無法形成書面形式，或形成書面形式困難的，可以僅報送電子檔案。3）電子形式檔案報送時應刻制成光盤或以U盤的形式上報。并在報送表中注明電子檔報送的原因和電子檔案包含的準確內容清單。4）對專項性較強的電子檔案，應按“一事一盤”的原則進行報送。5）鑒于電子檔案的特殊性，各部門應嚴防病毒，任何員工發現電腦病毒應立即殺毒，必要時應立即通知公司網絡管理部門。各部門在檔案資料匯總建檔前，應先行查殺病毒。4、檔案的編號與建檔1）檔案按下列方式標識：采用英文字母順序標識檔案目錄大類的的符號(第一級目錄)；采用1位阿拉伯數字標識項目分類（第二級目錄）；采用1位阿拉伯數字標識內容分類（第三級目錄）具體各級目錄標識號參見附表一。2）具體檔案編號格式為：XYZ—年度—卷號（X：第一級目錄號；Y：第二級目錄號；Z：第三級目錄號）。3）檔案編號在各部門上報歸檔、經確認接收后，由法務部檔案管理人員統一編號并登記在冊，任何其他部門不得自行對檔案進行編號。4）檔案編號后，按類別分別建檔，案卷設有封面、內含目錄頁。五、檔案的利用1、檔案保密的相關規定 1）為盡可能有效的保護公司信息安全，對于公司檔案分設三級保密等級，分別為：機密、秘密、一般。機密：股東會、董事會、監事會會議記錄，公司戰略計劃等涉及公司根本利益、重大決策的各類資料。秘密：公司重要會議記錄、客戶檔案、項目合同等重要文件。一般：非保密性的文件。2）各部門上報歸檔時，應自行根據前述分檔原則，正確地標明密級。3）為落實檔案保密工作，各部門應嚴格執行如下保密要求：A、非檔案管理人員不得自行進行檔案取放，任何操作均應由檔案管理員或其指定代理人進行或由其在場指導，檔案箱柜應及時關鎖。B、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格遵循規定，以保守公司秘密安全為己任。C、檔案管理人員要應定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。4）密級原則上一經填報不得作調整，如因項目信息已對外公開或其他方面原因確實需要調整密級的，經報送部門負責人簽字、并報公司總經理確認后，檔案管理人員可據此進行密級調整。2、檔案利用1）檔案的利用形式包括查閱、復印、外借。2）公司人員因工作需要，可以申請查閱檔案室存檔的檔案。查閱場地僅限于檔案室，不得帶出至其他場所，隨查隨還。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。3）如需復印或帶出檔案室查閱或使用的，應按本制度規定辦理相關審批手續。借出時間不得超過3—5天。3、審批權限1）為規范檔案利用，并保障公司的保密要求，檔案管理分設三個等級的利用審批權限：A級：經公司總經理簽字同意后方可利用；B級：經檔案歸檔責任部門的部門負責人簽字同意后方可利用；C級：在檔案管理人員處辦理登記手續后方可利用。2）針對不用的利用方式，其審批要求為：查閱：C級；復印：B級；外借：A級。3）針對不同的保密等級，其審批要求為：機密：A級；秘密：B級；一般：C級。4）確定審批權限時，根據利用方式和保密等級規定的審批權限不一致的，優先滿足保密等級的審批要求。5）如外單位需利用本公司檔案的，應持有單位介紹信并說明相關情況，報公司總經理批準后方可利用。六、檔案保管及銷毀1、檔案保管1）根據相關規定及公司經營業務特點，檔案保管年限分別設定為短期、長期、永久，其具體對應的保管年限為：永久：保管期限在50年以上；長期：保管期限在15年以上50年以下；短期：保管期限不超過15年。2）檔案的保管年限的編制與修訂工作，由公司法務部負責，各類檔案對應的保管年限具體見附表一。2、檔案銷毀1）對于達到保管年限的檔案，經歸檔責任部門負責人簽字確認并報總經理審批后，檔案管理部門可以銷毀檔案。2）銷毀檔案前要造具清冊，銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由公司總經辦指定人員及辦公室指定人員作為監銷人員，會同檔案管理人員進行檔案銷毀，防止泄密。銷毀人員應一并在檔案銷毀清冊上簽字。七、附則1、本管理制度如有未盡事宜，可由法務部另行修改、補充規定。本管理制度的最終解釋權歸法務部。2、鑒于公司印章的特殊性，公司廢止印章的移交歸檔和銷毀按公司《印章管理辦法》相關規定執行。3、本管理制度經總經理核定簽發后施行，修改時亦同。附件：檔案管理制度；歸檔報送表。編制日期編制部門批準人批準日期一級目錄二級目錄三級目錄歸檔時間保管年限行政管理類AA1各類外單位文件、通知類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括政府機構、企業、事業單位發送的各類文件、通知、往來函件。立即短期A2制度發文類（按內容分設第三級目錄）A21人事制度；A22財務制度；A23業務管理制度；A24日常行政管理制度；A25其他公司發文類；月內上報長期A3基礎建設類（按建設項目分設第三級目錄）包括工程施工、裝飾裝潢等基礎建設的合同、圖紙、往來聯系單、驗收文件、建筑物維修記錄等相關資料半年匯總永久A4設備儀器類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷），包括運輸設備、生產儀器、辦公用設備等各類設備儀器的詢價記錄、采購合同、入庫單、產品說明書、質保書、維修、保養和報廢記錄等相關資料半年匯總永久A5日常采購管理類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括辦公用品、員工福利用品等的采購合同、供應商基礎檔案、詢價記錄、送貨單、入庫單、領用記錄等相關資料半年匯總長期A6綜合行政管理類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括客戶接待、員工差旅、員工旅游、禮品管理、庫存盤點等相關資料月內上報短期A7公司文化類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括公司介紹、公司大事記載、公司理念精神、公司參展、評獎資料、公司宣傳材料等相關資料月內上報永久A8部門內部管理類（按職能部門分設第三級目錄）包括各部門內部管理形成的各類表格、計劃、總結、內部工作聯系單、職能分配表等相關資料；A81總經辦；A82行政部；A83人力資源部；A84財務部；A85法務部；A86節目發行部；A87企劃部；A88品宣部；A89證券部半年匯總短期A9會務資料料（按內容分設第三級目錄）包括參加、組織會議形成的各類會議議程、會議紀要、場地租賃等相關資料。A91外單位與會資料；A92公司內部會議資料附件一：檔案管理制度公司類BB1公司運營資質（按內容分設第三級目錄）B11公司設立文件；B12公司章程；B13公司證照；B14年檢記錄；B15工商變更登記記錄；立即永久B2股東類（按內容分設第三級目錄）B21公司上市文件；B22股東資料；B23股東會會議資料；B24董事會會議資料；B25監事會會議資料；B26其他文件；立即永久B3戰略運營類（按內容分設第三級目錄）B31發展戰略規劃及相關可行性研究報告、評估文件；B32戰略委員會會議紀要；B33戰略發展項目的執行記錄；B34各類顧問合同（包括法律、財務、技術、管理、咨詢等）B35各類公司發展、政策扶持類申請報告立即永久B4知識產權類（按內容分設第三級目錄）B41商標（包括商標申請文件、復議文件、商標證書、商標對外授權文件、商標專利維權資料等）；B42專利月內上報永久B5糾紛維權類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括各種法律文書、證據材料等相關資料半年匯總長期人事類CC1招聘類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括參會合同、委托招聘合同、招聘需求申報單、招聘宣傳資料、人員應聘信息等相關資料半年匯總短期C2人事信息類（按員工姓氏拼音排序，每人一個檔案袋）包括員工勞動合同、培訓協議、基本信息表、調令、任命文件等與該員工相關、可細化到個人的各類人事信息資料立即長期C3薪酬類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括工資報表、工資單、員工考勤、個稅申報、公積金、社保繳納、其他貨幣形式的福利發放等薪酬類檔案月內上報長期C4績效考核類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括內部責任追查、年度或季度績效考核等相關資料月內上報短期C5培訓管理類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括年度培訓計劃、內部培訓記錄、委外培訓合同、培訓講稿等各類培訓管理文件月內上報短期業務類DD1制作類（按劇目分設第三級目錄，劇目從數字1開始編號，按數字順序排列）立即永久D2發行類（按劇目分設第三級目錄，劇目從數字1開始編號，按數字順序排列）立即永久D3其他業務類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括其他與業務相關的、不針對具體劇目進行的發行、戰略合作等所形成的各類資料、立即永久財務類E未列入本次分類管理，由財務部負責分類歸檔公司前身資料類F特殊載體類GG1聲像類（按載體形式分設第三級目錄）G11母帶；G12照片；G13錄音錄像；G14光盤月內上報長期G2印刷品類（不分設第三級目錄，直接按年度立卷）包括各類畫冊、宣傳海報、雜志、期刊等印刷制品；月內上報永久G3其他實物類（按內容分設第三級目錄）G31證書、牌匾、錦旗、獎狀、獎杯；G32禮品；G