ICS0312030

CCSA.14.

中華人民共和國國家標準

GB/T39784—2021

電子檔案管理系統通用功能要求

Generalfunctionalrequirementsforelectronicarchivemanagementsystem

2021-03-09發布2021-10-01實施

國家市場監督管理總局發布

國家標準化管理委員會

中華人民共和國

國家標準

電子檔案管理系統通用功能要求

GB/T39784—2021

*

中國標準出版社出版發行

北京市朝陽區和平里西街甲號

2(100029)

北京市西城區三里河北街號

16(100045)

網址

:

服務熱線

:400-168-0010

年月第一版

20213

*

書號

:155066·1-66890

版權專有侵權必究

GB/T39784—2021

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

總體功能要求

4……………2

系統結構開放性

4.1……………………2

功能擴展性

4.2…………………………2

配置靈活性

4.3…………………………3

安全可靠性

4.4…………………………3

電子檔案分庫管理

4.5…………………4

多類電子檔案管理

4.6…………………4

實體檔案輔助管理

4.7…………………4

電子檔案接收

5……………5

檔案接收處理

5.1………………………5

檔案接收檢查

5.2………………………5

電子檔案登記

5.3………………………5

檔案征集管理

5.4………………………6

電子檔案整理

6……………6

電子檔案組織

6.1………………………6

電子檔案編目

6.2………………………6

電子檔案格式轉換

6.3…………………7

電子檔案關聯

6.4………………………7

電子檔案入庫

6.5………………………7

電子檔案保存

7……………8

備份與恢復

7.1…………………………8

電子檔案監控

7.2………………………8

業務過程統計

7.3………………………8

電子檔案保存檢查

7.4…………………9

電子檔案保護

7.5………………………9

電子檔案利用

8……………10

檢索利用

8.1……………10

電子借閱

8.2……………10

檔案編研

8.3……………11

利用登記

8.4……………11

電子檔案處置

9……………11

Ⅰ

GB/T39784—2021

鑒定與處置功能配置

9.1………………11

鑒定與處置操作

9.2……………………12

銷毀檔案管理

9.3………………………12

統計管理

10………………13

電子檔案統計

10.1……………………13

常用統計報表

10.2……………………13

報表生成工具

10.3……………………13

系統管理

11………………14

電子檔案數據庫的定義與配置

11.1…………………14

電子檔案分類體系的定義與維護

11.2………………14

電子檔案元數據的管理與維護

11.3…………………15

系統用戶管理

11.4……………………16

日志管理與審計跟蹤

11.5……………16

參考文獻

……………………18

Ⅱ

GB/T39784—2021

前言

本文件按照標準化工作導則第部分標準化文件的結構和起草規則的規定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發布機構不承擔識別專利的責任

。。

本文件由國家密碼管理局提出并歸口

。

本文件起草單位國家檔案局清華大學北京市檔案館中國人民大學為者常成網絡科技有限責

:、、、、

任公司深圳市荔園評測技術有限公司

、。

本文件主要起草人付華薛四新童新海陶水龍杜小勇黃麗華李存才黎挺張靜楊中營

:、、、、、、、、、、

趙紫毫李桐田雷林妙姬溫育忠郝晨輝薛哲妮王大眾林祥振田皓婕楊雅鑫楊茜雅劉俊

、、、、、、、、、、、、、

郭鵬朱俊鵬陳香張利朱云龍

、、、、。

Ⅲ

GB/T39784—2021

引言

電子檔案是國家信息資源的重要組成部分電子檔案的真實完整可用與安全很大程度上依賴于

,、、

電子檔案管理系統的功能完整性運行穩定性以及檔案工作人員對該系統的正確使用

、,。

為推動電子檔案科學管理規范電子檔案管理系統建設確保電子檔案真實完整可用與安全根

,,、、,

據國家檔案行政規范性文件電子檔案管理系統基本功能規定檔辦發號結合我國電子檔

《》(〔2017〕3),

案管理現狀制定本文件

,。

本文件以電子檔案管理系統基本功能規定為基礎將其中規定為必備功能的在本文件中定義為

《》,

電子檔案管理系統的必選功能并依據檔案現代化管理發展的需要還規定了電子檔案管理系統的擴展

,,

功能以促進系統建設水平的不斷提升

,。

Ⅳ

GB/T39784—2021

電子檔案管理系統通用功能要求

1范圍

本文件規定了電子檔案管理系統功能的總體要求以及電子檔案的接收整理保存利用鑒定統

,、、、、、

計審計跟蹤和系統管理等關鍵業務環節和系統管理的通用性功能要求包括電子檔案管理系統應具備

、,

的必選功能和可選功能但不對實現系統功能的平臺和具體技術應用做出規定

,。

本文件適用于國家各級各類檔案館進行電子檔案管理系統的設計開發實施使用和檢測國家

、、、。

機關企事業單位及其他社會組織的電子檔案管理系統建設可參照本文件執行

、。

2規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

電子文件管理系統通用功能要求

GB/T29194—2012

電子文件存儲與交換格式版式文檔

GB/T33190—2016

文書類電子文件元數據方案

DA/T46—2009

照片類電子檔案元數據方案

DA/T54—2014