檔案借閱和機構沿革與大事記的編寫編寫組織機構沿革組織檔案大事記組織檔案借閱小組成員：陳姝麗趙婷劉星編寫組織機構沿革組織沿革是一種主要依靠檔案記載編寫，系統記述一個機關、地區或專業系統的機構、職能、體制、人員、編制及其發展變化沿襲變革情況的史料型參考材料，也叫組織機構沿革。組織沿革這一概念包含“組織”和“沿革”兩個方面：概念記述的范圍組織“組織”是指一個單位（如一個機關、一個團體或一個企業、事業單位）、一個地區（如一個省、一個市、一個縣）、一個專業系統（如衛生系統、教育系統、金融系統等）的組織建制情況（包括內部機構設置、人員編制、領導成員的組成及分工）以及主要職能、隸屬關系等等，這是組織沿革所要反映的主體對象；沿革“沿革”是指“組織”中各方面的沿襲、繼續或發展、變革的情況，它從屬于“組織”、反映“組織”的歷史狀況的。關系“組織”與“沿革”相互依存，不可分割，在編寫過程中，要把兩者有機地結合起來。組織沿革的種類

按照不同的劃分標準，可以將組織沿革分為許多不同的種類。這里，我們按組織沿革記述的范圍，將組織沿革分為單位組織沿革、地區組織沿革、系統組織沿革三種。

種

類記述的范圍舉

例（1）單位組織沿革（機關組織沿革）記述一個機關、單位（如黨委機關、政府機關、學校、工廠等）的建制、職能、隸屬關系及其內部組織和人員演變情況。《××局組織機構沿革》《××公司組織沿革》（2）地區組織沿革記述一個地區內（省、市、地、縣、區、鎮等）所屬黨、政、群各級組織的設置、行政區劃、人口、建制沿革的發展情況。《××市組織沿革》《××縣組織沿革》（3）專業系統組織沿革記述一個專業系統（如工業系統、商業系統、文化系統、教育系統等）所屬組織的機構設置、人員編制等的沿襲變革情況。《××市金融系統組織沿革》《××縣衛生系統組織沿革》組織沿革的特點

特

點記述的對象及要求從記述的對象來看1.在內容上突出“組織系統”它著重記述和反映記述對象（單位、地區、專業系統）自身在組織系統方面的有關情況，如機構成立、合并、撤銷、復建的情況，人員編制和內部組織機構的設置情況等，至于它們做了哪些工作，開展了哪些活動，取得了怎樣的成績，則不作記述。2.在聯系上突出“沿襲變革”它以系統地反映記述對象自身發展、變化的歷史過程為主要目的，把記述對象在不同歷史時期和階段中自身組織的沿襲、發展、變革情況反映清楚，而不是片面、孤立、靜止地記載某一時間的情況。3.在取材上強調“真實準確”由于組織沿革以機構和人員情況作為記述的重點，必然牽涉到許多人，尤其是帶有現行性的組織沿革，有關當事人往往都還健在，一旦在人員的任免、升遷、調轉等問題上記述不準或出現錯誤，很容易引起“是非”。因此，組織沿革的取材要求真實準確，出之有據。主要特點1.真實性能真實地反映該地區、該系統和該機關的組織機構、人員編制等方面的沿襲變革情況；2．資料性所收錄的組織機構沿革方面的資料豐富而全面，“一冊在手，全局了解”；3．地方性反映出一定的地方特色。組織沿革的內容

序號內容（1）單位、地區或專業系統的歷史概況；（2）行政區劃或建制變更情況；（3）機構成立、合并、撤銷和復建的情況；（4）機構名稱變更、辦公地點遷移情況；（5）機構性質、職權范圍、主要任務及其變化情況；（6）機構隸屬關系、所轄機構和地區范圍及其變化情況；（7）主要領導人的任免情況；（8）領導體制及其變化情況；（9）人員編制及其變化情況；（10）內部組織機構的設置及其變化情況；（11）主要內部組織機構的職能及其負責人的任免情況；（12）其他與所有“組織”有關的情況。五大要素：（1）機關性質和主要職能；（2）隸屬關系；（3）人員編制；（4）內部機構設置；（5）領導成員的組成。組織沿革的基本結構

結構位置內容（1）封頁或總題名用作組織沿革封面的稱封頁，無封面而寫在組織沿革之首的稱總題名。包括組織沿革的標題、起止時間、編者幾項內容。（2）編者說明置于封頁之后（有扉頁的置于扉頁之后），目錄之前。主要說明組織沿革的編寫目的、體例、材料來源、組織沿革編寫工作的組織與參加人員等。（3）目錄置于編者說明之后，總序或概況之前。視內容的繁簡和篇幅的長短，以階段名稱或問題名稱為條目；作為附錄的圖、表，也要編制目錄。適用于時間較長、階段（問題）較多的單位，時間短的可不設目錄。（4）總序或概況一般置于正文之前。綜合介紹本地區、本機關的基本情況和歷史沿革概況。對單位名稱、單位性質、主要職能、隸屬關系、人員編制及其歷史沿革作一總體概述。如果是用階段法體休例編寫，還應指出幾人階段的名稱及其起止時間。（5）正文由按照一定體例編寫而成的、主要包括“五要素”（機關性質和主要職能；隸屬關系；人員編制；內部機構設置；領導成員的組成）的內容組成。（6）附錄一般置于正文之后，也可根據附錄的內容插人相應的位置（如封頁之后、每一階段之后），也可放在目錄之前，序言之后。與組織沿革有關的各種圖、表，可作附錄收于沿革之中。所有與正文有關的圖表，如行政區劃圖和機關組織系統圖。組織沿革的體例

體例編排形式與方法優缺點適用范圍編年法■即按照年代先后順序，把單位領導成員、內設機構及其主要負責人、人員編制、主要職能等，用條款或圖表逐年編列出來。■■這種體例的表述包含年代——系列（包括組織機構和領導成員）兩個層次。■采用編年法能夠比較清楚地反映出某單位各個年度的情況；■■缺點是內容分散，重復較多，系統性不強。因為一般單位的機構、人員在正常情況下都是相對穩定的，因此每一年都編列出該單位內部所有機構和主要領導成員，會造成內容重復。■適用于機構變動頻繁、組織系統經常變化的單位。編年法，系列法，階段法系列法體例編排形式與方法優缺點適用范圍系列法■即以單位內部的組織機構為主線，每個機構為一個系列，對每一個機構的人員編制、主要負責人的沿襲、變化等情況，按時序進行系列編寫。■■即對每一個機構及其領導成員的沿襲變化，按時序進行系列編寫。一個單位有多少個機構，就相應地設多少個系列。■采用系列法能夠較清楚地反映一個單位的整個組織體系和每一個機構及其主要領導成員沿襲變化的歷史線索，反映出機構的縱向發展變化；■■缺點是當內設機構復雜、變化頻繁時，用系列法就不好處理。因為絕對穩定的單位是不存在的，當組織系統發生重大變革時，用系統法就很難處理。■適用于機構較穩定、內設機構較少、組織系統比較穩定的單位。階段法體例編排形式與方法優缺點適用范圍階段法■即根據單位歷年來發展變化的特點，把單位的歷史分為若干階段，再在每一階段里分別記述和反映單位內部各方面的情況及其沿革。■■即根據單位發展史上的重要變化，把單位的歷史分為若干自然的階段，在每一個階段里采用以單位內部組織機構（系列）為主線的方法進行編寫。■■■這種體例包括階段——系列兩個層次。■階段法體例保留了編年法以時為序的原則和適應多變的優點，兼取了系列法以系列為主線，脈絡清楚的長處，而避免了它們的缺點。即階段法兼收了編年法時間性強和系列法脈絡清晰的優點，階段法的優點歸納起來有以下四點：①內容比較完整，單位的內設機構、人員編制、領導成員以及單位性質、主要職能、隸屬關系等諸方面可以得到全面反映；②形式比較靈活，不論哪一級機關或企業、事業單位，不論單位大小都可以根據自身發展變化的特點或自身重大變革的環節，自然地劃分出幾個單位歷史發展的主要階段（歷史階段）；③通過劃分階段，按階段分別記述，單位（地區或系統）各方面的沿襲和變革的歷史線索及基本脈絡揭示清楚、清晰可辨。④可以使人對整個單位（地區或系統）在不同階段的組織體系一目了然。■是一種適應性較強、應用范圍較廣的體例。組織沿革的形式

表達形式說

明（1）文章式就是用文章形式記述單位各方面情況及其沿襲變革情況；（2）表格式就是列表的方式將機構、編制、負責人及其沿革情況反映出來；（3）圖示式就是用示意圖將組織機構設置及演變情況反映出來，常見的為樹叉式示意圖。

備注為了使組織沿革既簡明扼要，又形象直觀，可以采取文章式為主，表格式和圖示式為輔，三種形式結合使用的辦法，即單位性質、主要職能、隸屬關系變化等情況用文章形式介紹；其他要素用圖、表結合文字說明來介紹。上述三種形式，各有優劣，可根據實際情況選擇使用或結合使用。組織檔案大事跡大事記的內容結構、編寫程序及要求：大事記一般由題名、前言、目錄、正文、附錄五部分內容構成，并按一定的順序成文。時間順序的排列應注意以下3點：1）大事記內容反映一個年度的，要按月、日的自然順序編列事件。2）反映年限較長的，可分幾個階段記述，每一個階段各設一個小標題，注明起止年月。然后在每一個階段內按年、月、日自然順序逐條編列事件。3）如果重要事件時間不詳，應先考證準確后，再按順序編列；無法考證的，年代不詳者排于本階段之末，月份不詳者排于本年之末；日期不詳者排于本月之末。組織檔案大事跡記述大事的要求：1）要一條一事，不要一條多事2）取材要真實、準確，文字要言簡意賅，對事不加評論3）記事要完整，每條大事涉及的時間、地點、人物、數據、發展過程、因果關系等均應明確揭示出來。4）大事突出，要事不漏，小事不記。機關和地區性大事記的“大事”選材大事是指：涉及范圍廣，對社會的影響較大較深，在工作和歷史發展中起重要或決定作用的事件。反之，局部性的，只有一般意義的事件和活動都是小事。大事和小事是相對而言的，要受一定時間和空間的制約。所以選材必須堅持歷史唯物主義觀點，一切從實際出發，真正做到大事、要事不漏，小事、瑣事不取。組織檔案大事跡重要會議簡介：重要會議簡介是扼要介紹一個地區、一個機關、團體、專業部門重要會議基本情況的史料型參考資料，它能為系統地研究黨政機關。群眾團體的工作和各種專業活動的發展歷史積累史料，為今后召開同類會議提供借鑒。（一）重要會議的標準和“簡介”的編寫程序重要會議的標準，以下列特征來鑒別：（1）全局性（2）綜合性（3）職能性（4）屆次性只要具備上述特征之一，即可作為簡介對象。此外也有一些會議雖然不具備這四個特征，但會議的內容和影響對一個地區、一個部門機關工作具有歷史意義，也可作為簡介對象。編寫要求：1、分類繤輯，連續不斷2、實事求是，不加評判3、結構完整，有所側重4、文字簡練，層次分明組織檔案大事跡專題概要“專題概要”是用文章敘述形式，簡要地說明和反映某一方面的工作、生產或某種社會現象的產生、發展變化的史料型參考資料。（一）專題概要的基本結構和編寫程序（二）編寫專題概要應注意的問題：1）確定專題要從社會需要和室藏檔案資料的實際情況出發。內容敘述要緊扣專題，全面系統，做到“概”而不漏，“詳”而不濫。征引、措詞要準確貼切、簡練通達。2）表面形式上，要文字和照片、圖、表相結合，做到圖文互補，以增強“概要”的真實感和利用效果。3）對個體、群體對象，要分別采用不同的寫法，個體即以一人、一事、一物、一地為對象，敘述時可稍詳細。群體即以若干性質相似的個體組成的系列為對象，則可在敘述共同點的前提下，分別介紹各個體的特征，以避免重復敘述。4）項目設置要從專題所反映的內容實際出發。正文中所列三個層次的項目僅就一般情況而言，具體到某個專題對象，則要根據內容實際，決定項目的設置，處理好項目的分、合、交叉和省略。組織檔案大事跡企業年鑒企業年鑒是記錄和匯集一個企業范圍內一年中的生產、經營、基本建設、科學研究等各類大事的有關文獻、照片和統計數據等的綜合性參考資料。企業年鑒記錄和匯集的內容有：1)生產和經營工作總結。2）基本建設、設備購置、技術引進與改造、科學研究等科技工作專題總結。3）各項基礎數據統計報表。4）重要會議的報告、總結和決議案等。5）重大外事活動材料。6）先進、模范事跡材料。7）重要活動的照片。8）企業一年的大事記。組織檔案借閱◆組織閱覽的含義：◆組織閱覽是指檔案管理部門在指定場所（即稱閱覽室)接待用戶查閱使用檔案及其信息加工材料的提供利用工作方式。◆組織閱覽有利于提高檔案的周轉率和利用率，在一定程度上也利于檔案內容的安全性。有條件的單位，還可以根據用戶類型差異，建立不同的閱覽室供相應類型或需求的用戶查閱使用，則更能充分發揮組織閱覽工作方式的效果，必要時，還可以利用檔案部門庫藏的重分文件及參考資料組織開架閱覽等。◆閱覽室的設置要求①采光。天然采光的窗地面積比不應小于1：5，單面采光的閱覽室進深與窗墻高度比不應大于2:1，雙面采光不應大于4:1；天然采光的窗戶應當設遮陽設施避免陽光直射和眩光，應采取消除紫外線對檔案、資料的危害的相關措施；采用人工照明時，宜選乳白色燈罩的白熾燈，照度不低于150lx。②室內應有自然通風，通風換氣次數為每小時1～1.5次；室內溫度應當控制在18～28℃的范圍內。③閱覽座位使用面積。普通閱覽室每座不應小于3.5㎡；專用閱覽室不應小于4.0㎡。若采用單間時，房間面積不應小于12.0㎡。④室內應設置自動監控系統。閱覽室內應裝備必要的物資設施，并為檔案用戶準備諸如檢索工具、工具書、參考資料等常用的參考或查尋資料。要建立旨在維護國家檔案完整與安全的有關的規章制度。⑤閱覽室內應配備熟悉館藏、了解有關專業知識或歷史知識、業務能力強、工作熱情的接待服務人員。◆閱覽室接待要求做好接待工作應深入了解用戶需要，幫助用戶準確地表達利用需求，確定查閱檔案與資料的范圍，為用戶提供較為完整、系統的檔案信息材料，耐心講明不能向用戶提供有關檔案文件的原因。在清楚地了解檔案用戶需求后，接待人員應首先考慮可否采用檔案副本或復制件、參考資料及檔案編撰成果等形式，滿足檔案用戶的需要，以便最大限度地保證檔案原件的安全。如若沒