第六章設計報表教學內容使用向導創建報表2報表分類31在報表中計算和匯總4使用設計器編輯報表33這一章我們將學習到下面的知識6.1報表概述報表是Access中的一個重要對象，可通過控制報表的外觀和尺寸，按照一定的格式顯示和打印數據。報表對象的作用如下：打印輸出格式化的數據；對數據進行分組、計算和統計；可以打印輸出標簽以便于郵寄或其它目的；可以轉換為PDF、XPS或其他格式的文件。6.1報表概述報表用于對數據庫中的數據進行汁算、分組、匯總和打印。如果希望按照指定的格式來打印輸出數據庫中的數據，使用報表是一種理想的方法。6.1.1報表的結構報表由節組成。默認情況下創建的報表包含有頁面頁眉、主體、頁面頁腳，此外還可以包含有報表頁眉、組頁眉、組頁腳、報表頁腳。6.1.1報表的結構（1）主體：是報表的關鍵部分，是顯示數據的主要區域。（2）頁面頁眉：在每頁頂端打印輸出，通常用來顯示數據的列標題。（3）頁面頁腳：在每頁底端打印輸出，通常用于插入頁碼、日期、完成本頁的匯總情況等。（4）組頁眉：分組后才會出現此節。（5）組頁腳：與組頁眉對應。（6）報表頁眉：僅在報表的首頁打印輸出，主要用于顯示報表封面的信息。（7）報表頁腳：在報表結尾顯示一次。使用報表頁腳顯示整個報表的計算匯總或其他的統計數字信息。組頁眉報表頁眉頁面頁眉頁面頁腳主體6.1.2報表視圖在Access2010環境下，報表主要有4種視圖類型：設計視圖：用于創建和編輯報表的結構布局視圖：用來根據實際報表數據調整布局并設置報表布局及控件屬性報表視圖：用于查看報表的設計結果打印預覽視圖：用于查看報表的頁面數據輸出形態6.1.2報表視圖可在這四種報表視圖中切換進行不同視圖下該報表的查看。4種視圖之間的切換方式是：打開某個報表，單擊“開始”選項卡上的“視圖”選項組中的“視圖”選項下的“”按鈕，選擇要查看的視圖。除了利用導航窗格的視圖命令按鈕外，打開某個報表對象后，狀態欄的右側也有各種視圖按鈕，可以快速切換視圖按鈕。6.1.3報表的分類報表主要分為以下四種類型：縱欄式報表表格式報表圖表報表標簽報表縱欄式報表（1）縱欄式報表：縱欄式報表以垂直的方式顯示記錄。在主體節內可以顯示表中的一條或多條記錄，每行顯示一個字段，行的左側顯示字段名，行的右側顯示字段值。表格式報表（2）表格式報表是以行列的方式來顯示數據，其中行方式顯示記錄，列方式顯示字段。表格式報表的字段名稱不是顯示在主體節中，而是放在頁面頁眉中顯示，這樣輸出報表時各字段名稱只在報表的每頁上方顯示一次。圖表報表（3）圖表報表是以圖表的方式來顯示表或查詢中的數據，使用它可以更直觀的反映數據之間的關系。標簽報表標簽報表是一種特殊類型的報表，主要用于制作物品標簽、客戶標簽等。小結：報表和窗體的區別報表和窗體有許多共同之處:它們的數據來源都是基礎表、查詢和SQL語句，創建窗體時所用的控件基本上都可以在報表中使用，設計窗體時所用到各種控件操作也同樣可以存報表的設計過程中使用。報表與窗體的區別在于用途不同：在窗體中可以輸入數據，在報表中則不能輸入數據，報表的主要用途是按照指定的格式來打印輸出數據。報表處不能進行數據輸入外，可以完成窗體的所有工作，也可以把窗體保存為報表，然后再報表視圖中自定義窗體控件。報表與窗體的另一項區別在于計算的處理方式：窗體采用計算字段，通過窗體中的字段進行計算；報表則以分組記錄為依據，將每頁的結果值或者整份報表的輸出結果統計出來。6.2創建報表Access2010主要提供了3種創建報表的方法：空報表、報表向導、報表設計。空報表是采用一種所見即所得的方式創建報表；利用“報表向導”功能將自動生成報表；報表設計是在設計視圖下創建報表。6.2.1空報表報表工具提供了最快速創建報表的方式，因為它會立刻生成報表，而不提示任何信息。報表將顯示指定數據源中的所有字段。報表工具可能無法創建完美的用戶最終所需報表，但對于迅速查看數據源卻極有幫助。點擊報表組中的空報表按鈕可以快速建立一個空白報表，表明報表的建立可從一個空白報表入手，在建立了空白報表的同時，右側出現字段列表，可提供空白報表的多個數據源的字段選擇，進而使得空白報表稱為一張滿意的報表。6.2.1空報表【例6-1】通過“學生”表和“班級”表，使用“空報表”創建“學生基本信息”報表。（1）在“創建”功能區的“報表”工具中選擇“空報表”命令。（2）在右邊“字段列表”窗格中依次將“學生”表中的學號、姓名、性別、出生日期等字段拖動到主體區中，拖動時會出現十字圖標。（3）按相同方法將“班級”表中的字段拖動到報主體區中。（4）單擊“保存”按鈕，將報表名稱存為“學生基本信息”。6.2.2使用“報表向導”創建報表

當使用“報表向導”創建報表時，“報表向導”會提示指定相關的數據源、選擇字段和報表版式等。根據向導提示可以完成大部分報表設計基本操作，加快了創建報表的過程。由“報表向導”設計生成的報表，用戶還可以在“設計視圖”中進一步修改，得到更加完善的報表。6.2.2使用“報表向導”創建報表【例6-2】使用“報表向導”創建“學生成績報表”。（1）在“創建”功能區的“報表”工具中選擇“報表向導”命令，彈出“報表向導”命令。（2）在“表/查詢”下拉列表框中指定“成績”表作為報表的數據源并選定字段。（3）指定分組級別。（4）選擇字段對記錄進行排序，并進行匯總。（5）確定報表的布局方式（6）為報表指定標題，輸入“學生成績表”，保存并預覽。6.2.3使用“圖表”工具創建圖表報表【例6-3】使用“圖表”工具創建“學生政治情況統計”圖表報表。具體操作步驟如下：（1）指定數據源（2）指定圖表的數據字段（3）選擇圖表類型（4）指定圖表中的布局方式（5）指定圖表標題（6）保存并退出6.2.5創建標簽報表標簽是一種可以快速查找和定位的工具，Access中的標簽報表完全根據標簽紙的大小靈活進行布局。通過已有的數據源，利用標簽報表的獨特特性，可以方便快捷地創建大量標簽式的信息報表。在制作標簽時，一般先用標簽向導完成初步制作，然后在“報表設計”視圖中進行格式布局修飾。【例6-5】使用“學生”表，創建標簽報表。6.3在使用設計視圖創建報表6.3.1創建簡單報表例6-6：通過設計視圖創建“學生課程成績”報表，以行的形式顯示“學號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”等數據。（P103）6.3.2報表的排序、分組和計算排序與分組功能可以在創建報表時，對報表數據分類匯總。1.排序記錄例6-7：將例6-6學生課程成績進行排序。（P104）2.分組記錄例6-8：將例6-6按學號進行分組（P105）3.在報表中實現計算例6-9：將例6-6再統計出每個學生的平均成績和總成績。（P106）Sum（[成績]）Avg（[成績]）4.報表常用函數（P107的表6-1）6.3.3創建主/子報表例6-10：創建學生信息主報表，根據學生信息查詢學生成績的子報表。（P107）步驟：1）創建學生信息主報表2）“設計”——控件組“子窗體/子報表”——主體區域單擊3）選擇字段4）確定主報表與子報表連接字段5）切換到瀏覽視圖6.3.4創建多列報表6.3.4創建多列報表【例6-11】使用“教師”表，創建多列報表。（1）使用“報表向導”命令，創建一個單列的“教師”報表。（2）選擇“報表設計工具”中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，將“列”選項卡中的“列數”設置為2。注意：如列寬空間不夠將不能多列顯示。6.4打印報表1.頁面設置2.在報表中添加日期和時間3.在報表中添加頁碼4.打印報表ACCESS提供了多種預定義報表格式，這些格式可以統一地更改報表中所有文本的字體、字號及線條粗細等外觀屬性。6.4打印報表6.4.1設置報表格式6.4.2添加日期和時間添加日期和時間

在報表中添加日期和時間、頁碼和分頁符對ACCESS2010來說是很容易的事。在ACCESS2010有其專門控件來完成。6.4.3添加分頁符和頁碼Page和Pages是內置變量，[Page]代表當前頁號，[Pages]代表總頁數。6.4.5使用節報表中的內容是以節劃分的。每一個節都有其特定的目的，而且按照一定的順序輸出在頁面及報表上。在“設計視圖”中，節代表各個不同