第一章秘書工作的歷史發展第一節

我國古代的秘書工作一、秘書活動產生的條件秘書是一個古老的職業和工作門類，是人類擺脫了原始形態而逐步地走向文明的時候的必然產物，是行政管理活動的重要組成部分。其產生必須具備以下兩個基本條件：第一，前提條件；社會組織和領導集團的出現。第二，必要條件：文字和公文的出現。二.我國秘書工作起源時間從廣義范圍來說，我國的秘書工作起源于部落聯盟的昌盛時期，即黃帝堯舜時期，約距今四千五百至四千一百年之間；從狹義的范圍而論，起源于黃帝時期，即距今四千五百年之四千四百年之間的龍山文化晚期，最遲也應當起源于堯舜時期。

在部落聯盟形成前，每個部落的規模已相當大，部落領導機構或首領的管理活動絕非通過直接交談能實現的，部落酋長必須有人為其管理活動提供服務性服務，因此，從理論上說在部落管理活動中就有了秘書工作。他的時間應該在黃帝之前的五百年以上。

從傳說中黃帝時期的秘書工作的記載看，黃帝有史官多人，且有分工，這決不是原始的秘書工作，而是經過一定發展階段的比較成熟的秘書工作。

至此，我們可以得出以下結論：在原始社會后期，當若干氏族聯合組成規模較大的部落時，就產生了為部落聯盟領導集團提供輔助管理的秘書工作，其時間至少有五千年左右；而到了四五千年之前的黃帝時期，我國的秘書工作已經發展到一定水平了；伴隨著文字（甲骨文）的出現，殷商后期我國古代秘書工作獲得了極大的發展。三.我國秘書工作的階段劃分1、原始社會后期至于秦統一六國之前，是第一階段?！妊侩A段a.原始社會只有以神職為主而以記事輔政等為輔的巫祝類的秘書。b.夏商周三代則主要是以地區編年為主而以傳達王命，撰擬詔制為輔的史官類秘書。c.春秋戰國時期雖有士之奔走游說，出謀劃策，也有了丞相、宰相等等的類似秘書的人物和相應的官署，秘書官員多以刻、記事、記言、主政等到各種雜合的身份出現。著名的有：毛遂、馮援、蘇秦等2、秦漢至于1911年辛亥革命之前，是為中國秘書史第二階段——發展成熟的階段。秘書人員的選用，考核也日益規范，與秘書工作緊密相關的公文與公文制度，檔案管理及使用，驛站郵傳等等一系列規章制度都逐步地建立起來。3、1911年辛亥革命之后到1949年國民黨的統治在大陸崩潰，是為中國秘書史的第三個階段，這是秘書從古代走向現代化的承前啟后的階段。4、1949年中華人民共和國建立以后，為中國秘書史的第四個階段，秘書工作從制度到理論進行全面建設的新階段。四、古代秘書機構和秘書名稱演變(一)先秦到秦統一先秦的秘書工作主要由史官擔任，因而史官的官署被看成是最初的秘書機構。

商——太史寮,是最早的秘書性機構西周——太史寮加以發展，使之成型,負責宗教祭祀及文書冊命等事務，下設“五史”，各司其職，其長官稱太史

專設“天府”作為收藏保管文書檔案的機構戰國——自傳說中的黃帝時期到西周，史官一直是各代主要的秘書官職，其社會地位一直很高。到戰國,各諸侯國另設秘書官職,秦國的尚書，魏國的主書，齊國的掌書，楚國的左徒等。史官從此成了以保管國家檔案文獻為主要職掌的職務，不再是主要的秘書官職(二)秦漢秦——設“三公”：丞相、太尉、御史大夫。丞相主政務，太尉掌管軍事，御史大夫輔佐丞相并主管秘書工作，兼行監察職能。漢——到了漢初仿照秦制,漢成帝以后,尚書臺發展為皇帝的機要秘書處,尚書令成為皇帝身邊的高級秘書到東漢桓帝時，設置“秘書監”主要負責國家典籍的修撰和刊行，這是我國歷史上最早以“秘書”命名的官職。

(三)魏晉南北朝魏晉南北朝——曹操時,把“秘書監”改為秘書令,到曹丕后,改為中書監、中書令,公署統稱中書省東晉末年政府下令公文統一用紙張為載體(四)隋唐宋元隋唐——設中書、門下、尚書三省

。三省長官同為宰相，實行集體參議輔政體制。中書出令,決策權,門下審議,封駁權、尚書執行唐初設立的翰林院,到唐德宗以后,翰林院的翰林學士出謀劃策于內廷，以分割外相之權，實質上成了皇帝的近身機要秘書武則天當政時，為打擊政敵，鞏固其統治地位，在中書省新設了一個機構叫“匭使院”，其相當于現在的信訪部門。匭使院是我國古代最早的信訪機構宋——仍為三省六部制。實行軍政分離。行政大權集中于中書省，軍機大權則由樞密院執掌，中書省和樞密院并稱為“二府”。

翰林學士院仍是皇帝的近身機要秘書處元——仿宋體制，建立一套比較完整的秘書機構。以中書省為政務中樞，中書令一般由皇太子領，在全國設十一個行中書省作為派出機構代中央行事。

(五)明清時期明——明初仍仿元制，設中書省為中央政務中樞，置左右丞相總理六部事務。后廢丞相，建內閣，中央秘書機構進行了一系列重大變革。通政司清——經歷了內三院、內閣、南書房、軍機處的演進過程。特別是軍機處的設立，是清王朝對中央行政機構的一次重大變革，標志著封建君主專制發展到了顛峰。

五、我國古代的秘書活動的基本特點（一）

秘書活動歷史悠久（二）

秘書機構變動頻繁（三）

秘書人員選拔較嚴（四）

秘書制度比較完備

從我國古代秘書機構的設置及其職掌的變化來看，說明各朝統治者都很重視秘書工作。盡管機構設置、官職名稱頻繁變更，但中央秘書機構一直緊緊地掌握在皇帝的手中，成為各朝皇帝進行專制統治的喉舌和助手。秘書機構及其官員只能處于輔佐的地位。一旦僭越或對皇權造成威脅，皇帝就要設法變動他們，或削弱其職權，或撤換其官員，或解散其機構，或另立新的官署取而代之。六、古代秘書工作主要制度（一）

文書工作制度1、

一文一事制度（宋）2、

貼黃、引黃制度（唐）貼黃、引黃是古代文書撰寫與處理所形成的一項制度。在唐代，敕書是用黃紙寫的，如有需要改正的地方，就用黃紙貼上，然后改正，稱為“貼黃”。對一些篇幅較長的文書將其內容要點引出，書寫于文書封面或文首稱為“引黃”。這些制度的形成便于分清文書的輕重緩急，從而提高文書的處理效率。

3、

票擬制度（明）4、

印刷、磨勘制度（元）5、

公文稽察制度（唐）6．副本制度。著作、書籍或文件的正本以外的復制本稱副本。文書的副本制度是從西周建立起來的。7．文書驛傳制度。我國春秋戰國時期即有郵驛通信，郵驛即古代傳遞文書所設的館舍。唐代驛傳制度已相當完備，每隔三十里設一驛站，用于傳送文書。到了清代，每十五里設急遞鋪一所，公文到鋪，立即登記，不能延誤。歷代驛傳制度的建立和逐步完善，保障了公務文書的暢達和政令的推行。（二）

檔案工作制度1、

一案一卷制度（唐）2、

檔案集中制度（宋）3、

檔案整理制度（唐宋）4、

檔案鑒定、銷毀制度（唐宋）5、

檔案查閱制度（唐宋）（三）

保密工作制度

如《唐律》；清《懲治漏泄軍事機密章程》（四）

信訪工作制度（五）

印章管理制度印章是信用與權力的標記，印章的使用始于商周，時稱“璽”。秦律還規定，對盜用官印者依偽造罪懲辦，嚴防未加印璽的或假印璽的文書出現。

（六）

工作報告制度（七）

辦事制度（八）

參謀言諫制度七、古代社會對秘書的素質要求第二節

我國近現代的秘書活動一、近代秘書機構和秘書名稱演變（一）清代末年秘書機構及演變1861年，設立總理各國事務衙門，軍機處保留1901年，總理各國事務衙門改為外務局，后設秘書股“預備立憲”后各省又設咨議局，內設秘書長（二）辛亥革命時期的秘書機構及其演變1911年建立中華民國，建立大總統府，效法資本主義國家的政體，成立國務院，并設立了秘書廳、廳下設秘書長、秘書。這是我國行政建制史上秘書廳設置的由來。南京臨時政府為了適應其資產階級政權的需要，對延習已久的封建王朝的秘書工作制度進行了全面改革，主要表現為：簡化文書種類，劃一公文程式；革除封建稱謂，使用公元紀年；規定辦公程序，提高行政效率。

(三)北洋軍閥時期的秘書工作。這一時期的秘書工作基本上繼承了南京臨時政府時期的秘書工作，但這一時期政局極不穩定，制度混亂多變

二、我國近代的秘書活動的基本特點（一）

近代秘書活動的半封建半殖民地特性（二）

改革是近代秘書活動發展的主流（三）

近代秘書活動是過渡時期的必然產物三、國民黨政府時期的秘書工作國民政府成立后，內部機構有秘書處、副官、參事處等。秘書處受主席或常委指導，管理秘書事務。

進行了改革：第一是健全了秘書機構第二是規定了各級秘書機構的職責范圍與秘書人員的任職條件。第三是改革文書工作四.建國前黨領導下的秘書工作1．建黨初期和第一次國內革命戰爭時期的秘書工作。這一時期建立了中央秘書處，毛澤東同志擔任中央工作的第一任秘書。同時黨內設置了中央秘書長一職，首任秘書長是王若飛，在大革命時期先后擔任這一職務的還有鄧小平、周恩來、李維漢等人。2．第二次國內革命戰爭時期的秘書工作。中央秘書處對文件的制作、閱覽、傳遞和保管都設有專門地點，采取極端秘密的方式進行工作。長征中，只保留機要科，到達陜北后，1937年又恢復了中央秘書處。

3．抗日戰爭時期的秘書工作?？谷諔馉帟r期，從中央到各邊區政府都恢復、建立、和加強了秘書工作，1937年秘書處重建以后，下設機要、文書、材料和會計等科。4．解放戰爭時期的秘書工作。這一時期成立了中央辦公廳，下設秘書處、機要處等機構，楊尚昆任辦公廳主任，曾三任秘書處長?；仡欬h中央秘書機構設置的情況：

1926年成立中央秘書處，1933年在白區撤銷，1937年在陜北重建秘書處，1947年因疏散、轉移它的職能事實上消失了，1948年在西柏坡恢復和重建，直到1949年中央機關進入北京。

五、新中國成立后的秘書活動秘書工作歷經四個階段：第一階段：1949年10月至1966年5月處在發展與上升期1951年4月召開了全國秘書長會議，這次會議的主要任務是規范行政機關的秘書機構和秘書工作，這標志著新中國的秘書工作開始走上了法制化、制度化的軌道。

第二階段：1966年5月至1976年10月處在下降、停滯期

如公文文風極不正規，公文中甚至出現“萬歲”等字眼。

第三階段：1978年12月黨的十一屆三中全會以來，秘書工作出現新局面,國務院連發文件和各項指示，對公文的處理辦法，公文的起草，各項文書檔案工作都做了制度化規定，大大提高了秘書部門的辦事效率，促進了秘書工作的迅速發展。此外,對秘書工作的重視，以及各種企事業單位的極大需求，秘書逐漸成為一項職業，各高等院校開始開設秘書專業課程，先后培養了一大批專業秘書人才，滿足了社會主義現代化建設的對各種秘書人才的需求。加上辦公自動化的迅速發展，現代化的辦公設備進入一般單位辦公室，以及互聯網的普及，使得秘書人員的辦事效率大大提高，秘書工作步入了一個前所未有的新時期。第四階段:加入WTO后的秘書工作

1．科技性知識

現代化辦公技術的運用2．復合性知識

一專多能：既能撰寫文稿又能處理文書、檔案，既會使用電腦又懂外語，既能管理好內部事務又能勝任公關、洽談業務。3．外向性知識

拓寬知識領域，增強對外溝通能力4．實務性知識

注重實務性知識的積累5．藝術性知識

企業對秘書獨創能力的要求會愈來愈高：要求秘書在判斷企業的發展方向和目標以及為企業領導提供超前服務時，必須發揮思維創造力。我國現行的秘書考證制度1.國家秘書資格鑒定

由勞動和社會保障部推出，分為初中高三個級別，考核內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業資格二級增加業績評估部分。

評價：全國統一鑒定，普及面廣，知名度高，全國統一試卷，統一時間、統一地點舉行考試，是權威的國家級考試，證書國家認可。

2.劍橋辦公管理國際證書考試

由教育部考試中心從劍橋大學考試委員會引進，一年開考兩次，設初、中、高三級，核心課程包括文字處理、溝通和項目管理、辦公室管理三門。

評價：通過該考試培訓，可以在理論上和實踐上受到系統的教育與訓練，達到世界公認的秘書職業能力和行為標準。

3.lccieb（倫敦工商會考試局）秘書證書考試

在英國本土最高有四級，國內目前只開考二級和三級。考試形式為筆試，全球統一命題、統一考試，中國考生也需要采用英文試卷。該項目一年考四次，分別在3月、4月、6月和11月舉行。根據英方和教育部考試中心簽署的協議，考務方面由教育部和各地教育行政部門組織。

評價：有“工作綠卡”之稱，在英聯邦國家和東南亞影響很大，與商界尤其是外企聯系較多。另外，其證書在赴英留學移民方面也可作為申請條件之一。

4.iaap（國際職業秘書協會）秘書資格考試

目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點?？荚嚳颇堪ㄆ髽I法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續進行12小時。合格者獲“特許職業秘書”資格。

【思考與練習】1、我國秘書活動產生的條件與標志是什么？2、我國古代秘書活動的基本特點和主要制度有哪些？

第三節國外秘書概況一.美國的秘書與秘書工作(一)美國對秘書的定義:美國和加拿大聯合發起的國際職業秘書協會給秘書下的定義：“秘書應是主管人員的一位特殊助手，他掌握辦公室工作技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示其主動性和正確的判斷力，并在所給予的權力范圍內做出決定?！?二)美國秘書的分類美國行政管理協會（TheAdministrativeManagementSociety）把秘書分成A級秘書、B級秘書、行政秘書或行政助理和法律秘書四個等級1.美國A級秘書A級秘書為中級管理人員，主要負責起草或抄錄內容較復雜的保密信件。這種秘書對公司的政策、辦理手續的程序比較了解，并熟練地掌握了一般秘書的管理技能。2.美國B級秘書其主要任務是為公司經理服務。主要是迅速準確地從筆記和錄音機中轉抄和聽寫錄音；迎來送往和安排約會；安排上司旅行事宜；處理日常往來書信；文件歸檔等。3.美國行政秘書又稱管理秘書或行政助理。行政秘書為高級行政參謀成員，全面負責秘書和行政工作；負責處理工程方面的事宜，并對這些工程按期完成負責；減輕經理日常管理方面的瑣事。這個職務要求對公司的慣例、結構有深刻的了解，并要求具有高度熟練的秘書技能。4.美國法律秘書他們在工商業組織的法律部門供職或任政法機構法官、律師的助手。法律秘書必須遵守法律秘書準則，掌握法律專門術語、法院法律事務所程序、聯邦及州法院條例，熟練使用規范的法律字典[如《布萊克氏法律字典》（Black’sLawDictionary）]，還要熟悉法律文書形式，起草法律文件，掌握打字、速記、錄音等技術。美國政府秘書包括：（1）在美國首都華盛頓從事秘書工作的聯邦政府雇員；（2）在州政府、市政府和當地縣級以下政府的秘書；（3）駐外使館和領事館、軍事基地等地工作的秘書。人數遠遠超過任何工商部門的私人秘書。秘書等級的劃分和任命根據考試成績優劣而定。大學畢業生如打算從事秘書工作，必須取得會打字會速記的證書，并參加表現秘書能力的口試、筆試。被錄取后，第一年為試用期，三年后改為固定職業，并可以申請擔任聯邦政府任何機構的秘書工作。如果離開聯邦政府，并在三年內回來繼續供職，仍保留其累計的可以請病假的天數而不扣發工資。

美國教育秘書指大城市教育系統中高級官員的秘書或當地小規模的學校辦公室秘書。前者的職責與商業和工業秘書相同。后者的職責范圍卻很廣：謄寫、保管文件、定購辦公用品、管理見習生，還要接待來訪者，與學生、教師和學生家長都保持密切的聯系。這類秘書的全國性組織是全國教育辦公室工作人員協會（TheNationalAssociationofEducationalOfficePersonal）。

(三)美國秘書的考試1.秘書報考條件嚴格“國際職業秘書協會”每年舉辦“特許職業秘書考試”，于世界設250個考場同時進行，報考條件很嚴，高中生要有6年秘書工齡，大學生要有共６年的大學學齡和秘書工齡才能報考。有學士學位的人須完成一年經過證明的工作經驗亦能報考。

2.秘書考試科目很多考試科目為：企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。考試連續進行12小時。

3.獲得“特許職業秘書”資格（簡稱CPS）

在美國，所有秘書都期望獲此資格，以求個人有所發跡。(四)秘書任職資格要求在美國“全美秘書協會”章程提出的秘書必備的9個條件：1、像心理學家一樣善于觀察和理解他人；2、像政治家一樣有靈敏的頭腦；3、像外交家一樣有瀟灑的風度；4、有調查各種棘手問題的豐富經驗；5、有良好的速記能力以及文字功夫；6、熟讀各種商業往來中的法律關系；7、能熟練地使用各種辦公自動化機器；8、具備相當的金融和稅務方面的知識；9、能熟練地對各種文件資料進行整理歸類(五)設有全國秘書協會INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS縮寫IAAP，即"國際行政管理者協會"，是世界上30多個國家和地區的秘書成員交流秘書工作經驗的中心和匯集互通信息的陣地。其前身為"國際職業秘書協會"（PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL），是當今世界有名的跨國性的職業組織。該組織成立于1942年，原名美國全國秘書協會，其總部設于美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人，700家分支機構，除美國的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區。其宗旨是：作為秘書的代言機構，維護秘書的合法利益；通過連續教育，提高秘書人員的素質和水平；介紹最新技術，增強業務技能，提高秘書的職業地位。

國際行政管理者協會"提供給會員的刊物有：

《秘書》雜志:為國際秘書領域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態、新技術

《秘書工作范例》:為國際職業秘書協會同各分支機構中企業經理代表人物合作創辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環境，反映秘書職責的共同特性

《職業秘書道德準則》:建立和傳播職業行為標準，體現秘書的職業道德觀念。

國際行政管理者協會還于每年7月舉行國際秘書會議，世界各地會員隨意參加。會議程序有名人演講、專題報告、專題討論、專家討論以及與辦公室貢獻成果相結合的非正式討論會等等。

“國際職業秘書協會”還將每年4月最后一工作周的星期三定為秘書節日舉行慶祝，這對企業、工業、各行各業、各團體以及政府部門的秘書給予很大鼓舞，使秘書工作受到很大支持和重視。1989年的秘書節，美國總統布什發賀信表示祝賀。

國際秘書節的由來1952年兩位美國芝加哥資深秘書向美國商務部部長提議建立秘書周計劃，很快提出批準，并且于2號到7號設立秘書周。但是正式“秘書節”的提出是在1955年，將秘書周定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日二.日本的秘書與秘書工作(一)日本對秘書的定義1.指“幫助上司處理各種事務的工作人員”，即能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。2.指政府機關和社會團體中日常事務的負責人(二)日本秘書的分類1.見習秘書從事服務性工作2.初級秘書2-3年秘書工作的實踐經驗3.中級秘書4-5年秘書工作的實踐經驗,主要為領導安排日?；顒尤粘?.高級秘書相當于秘書長,負責秘書部門的領導組織工作從所屬領域來看公務秘書是指在國會、政黨或內閣各級組織及地方公共機關工作的公務員性質的秘書。這些秘書必須了解國會、政黨及內閣情況，并要求精通制定法律的手續和程序。

日本的企業和政府機關中，秘書及從事秘書工作的人員，可分為專職秘書和以女性為主的處理日常雜務工作人員兩類。

外事秘書，一般指在大使館或外資企業中從事秘書工作的人員，在日本設立大使館的有100多個國家，外資企業在日本設立分支機構的也日益增多，皆聘用日本人充當秘書，但必須精通外語為先決條件。在日本，為了和外國人的秘書一起進行工作，要求外事秘書能將領導和上級的講話當場速記下來，然后再打印出來，這就需要打字和懂得速記法。此外，還用優美準確的日本話進行口譯，還能準確無誤地寫出書信文件，能為外客當向導，陪同觀看歌舞等娛樂表演，還得一定程度懂得茶道、花道及日本其它文化歷史。

(三)日本的秘書技能考試

1.日本實務技能審定協會為檢驗秘書水平而舉辦的定期測試。自1973年開始實行的考試。每年春、秋二季舉行，考場設于全國的都道府縣。根據日本文部省通過的“秘書技能審查基準”，考試范圍包括秘書理論（秘書素質、業務知識、一般知識），秘書實務（接待、儀表、技能）兩部分。報考者不受學歷、年齡、性別、實際經驗的限制，并可根據自己的水平選擇三級測試（其中第三級為初級、第二級為中級、第一級為高級）中的一種?？荚嚲鶠楣P試，一級測試合格者要參加面試?？荚嚦煽冊?0分以上者為合格。2.日本CBS考試

被證明會使用兩種語言秘書的考試。是日本秘書協會單獨制定審查標準的考試。以懂日語和英語、有實際工作經驗的年輕女秘書為對象，從1979年開始實行?？荚噧热荩?/p>

（1）秘書所需要的正確的日語和基礎英語的知識和應用能力；

（2）秘書的適應性、人際關系、經營道理；

（3）秘書業務和秘書技能；

（4）日、英兩國語言面試。

三.英國的秘書與秘書工作(一)英國秘書的含義秘書一詞在英國的概念，按英國牛津字典解釋：一為辦事處、營業所、公司或企業的雇員，其任務是處理通信，整理記錄，安排約