高效會議管理0

1區區會議，還需管理？會議有什么作用？0

10

5決策分享政策宣貫表彰先進激勵士氣0

30

40

2集思廣益頭腦風暴分配任務

聽取匯報融合意見

達成共識www.islide.cc

你為什么討厭開會？

討論低效會議選擇不當；未能及時開始；未能及時結束。時間無核心主題；議題不明確；議題繁多。議題選擇不當地點無明確議程；無時間分配。議程無主持人；缺乏氣氛調節能力；權威不足。主持人未做記錄（議而不決）；紀要不清晰，無時限及責任人。會后追蹤人數眾多，陪綁參會；該來的不來。參與人“文山會海”成本與會者的準備時間；與會者的行程時間；正式會議時間；會議休息及耽擱時間。時間成本與會人員平均小時工資；餐飲費、交通住宿費、場地費。金錢成本參會人員若不用參加會議，這段時間可以為公司帶來的收益。效益成本損失訂單；得罪客戶；突發事件。機會成本會議必要性會議的目的是什么？會議目的可行么？我們可能面臨怎樣的阻力問題？會議真的

有必要舉行？有

必要進行會議要素管理沒

必要尋求其他解決方式0

2會議要素管理會議要素合理的地點議程清晰議題明確會議紀要合理的時間精選參與人合適的時間08:30-09:00心緒尚且混亂

還需一段時間才能進入工作狀態

不太適合開會09:00-10:00已進入工作狀態

適合進行一對一會談，或業務會談10:00-11:00

13:30-16:30最適合調動員工

集思廣益、頭腦風暴

不斷想出新點子，新方法17:00-17:30進入一天中倦怠期

此時會議效果將事倍功半一個適宜的會議室將顯著增加會議成功的幾率隨著公司的發展，財務部門與業務部門合作時產生了問題，所以某財務部門負責人在一個方便于業務部門的房間里臨時召開一個會議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經理。圖表正在翻動，空調無效，窗也未開，所以室內悶熱。一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進入。財務經理被電話叫走，然后幾個人生氣地走了。經理回來詢問建議，但幾乎沒有什么相應，結果未獲得實質的解決辦法。一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設備的飯店。會前一周，廣告公司的一名成員來到飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標準的視聽設備，因為他知道自己公司的展示是使用這種設備來準備的。開會那天，廣告公司的執行人員提早到來測試音響強度，并將座位安排成半圓形，調整了窗簾和空調，并定好了點心。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。合適的地點領導辦公室可能會被電話打擾，或被人打斷。下級辦公室提高下級的士氣或地位，如討論對立性問題則不夠中立。單位會議室避免由于使用個人辦公室而引起的傾向問題，同時避免被人打擾。外部會議室沒有一方占地主優勢，且具有較高保密性。認清會議需求；評估會議環境；避免會議地點選擇陷阱：大小、設備、周圍設施、交通情況等；提前進行現場布置。…

……

…精選參與人—主持人會議主持人應對會議過程進行良好的引導和控制，如主持人工作未到位，會議中的領導者（發起人）應及時提醒，以防會議脫離控制。確保會議按時開始，避免會議的拖沓和冗長，按時結束。保障與會者相互尊重彼此所發表的意見，保護與會人員不受人身攻擊。把控會議時間和進度，嚴格按照會議議程進行。控制會議秩序，避免

過度爭吵或題外話，發現跑題，應立即予以制止。營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言機會并引導大家積極發言或獻計獻策。

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word精選參與人—與會者角色主持人除了主持人之外，會議參與人還可能具有什么身份？提供必要的知識和信息；發表意見和建議；做到富有建設性和從效果出發。參會者跟蹤記錄要點、行動計劃、負責人、時間；對討論的結果及時進行匯總，并形成會議結論；不做任何決定；記錄人讓利益相關者參與決策；傾聽各方意見，做到耐心細致和善解人意；列出決定的標準及局限，歸納所做決定；必要時解決爭議和做出決策。決策者做受人歡迎的會議參與者大忙人型114接線員型沉默是金型反對者型時間殺手型喧鬧型教授型一無所知型NO就我所準備的……再回顧一下……真是不錯的想法！更進一步講，就是……就外部環境方面……，就內部優勢方面……，就機會威脅方面……YES議程清晰“浪姐”后續發展問題研討會，討論“浪姐”成團出道后續發展安排。會議名稱、目的成團綜藝《姐姐的愛樂之城》落地；團員現有代言統計及后續代言推介。議題召開日期：2020年10月1日

開始時間：14:00

結束時間：16:00時間地址：湖南廣播電視臺1號會議室（湖南省長沙市開福區廣電路金鷹影視文化城附14樓）示意圖：地點杜華主持人寧靜、孟佳、李斯丹妮、張雨綺、郁可唯、黃玲、黃曉明參與者名單《姐姐的愛樂之路》前期統籌計劃方案附加會議資料參會者事前準備資料：各位姐姐現有代言清單其他議題明確簡明扼要所有與會人員均可看懂、能理解盡量不超過3個議程清晰必須包括日期、時間、地點等細節全體與會者需要確切知道會議對他們的要求各項議題的順序及時間分配應體現出優先次序盡量避免會議超過預定時間培訓教務中心20年下季度

培訓工作安排會議議程日期：10月9日10:00-11:10地點：齊盛辦公區-912目的：下季度培訓工作安排序號時間議程110:00簽到210:05討論解決上次會議

備忘錄310:15介紹本次會議議題、目的、參會人員410:20第一項議題：……510:35第二項議題：……610:50第三項議題：……711:00會議總結811:10會議結束會議紀要二將會議主要內容分項敘述，另上標號及小標題√側重于橫向分析描述，內容全面，可深入領悟及貫徹。分項敘述法一概括敘述會議基本情況+討論研究的主要問題+與會人員的認識+議定的有關事項（解決問題的措施、辦法、要求）√適用于小型會議且討論問題單一，意見統一。集中概述法三將會議典型代表性發言加以整理提煉，按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。√了解不同與會人員意見發言提要法結論先行將結論拆解為下一步執行計劃表每項需有具體負責人、時間會議紀要會議是否形成了有效決策？會后決策能否在規定時間內完成？會議紀要感謝參與和付出的努力；討論了什么事情；達成了什么共識；后續的行動安排。注意事項指定專人追蹤，明確追蹤及匯報頻率；公開曬進度。序號待完成事項內容責任人時限資源要求備注會議紀要VS會議記錄會議記錄在一定范圍內傳達傳閱，并貫徹執行；屬正式公文文種。1當需向上級匯報或下級傳達會議精神時，才有必要做紀要2須經上級審批，對工作有指導作用3高度概括性和鮮明的政策性，集中反映會議精神實質；可在會議記錄的基礎上加工整理而成，不一定包含會議所有內容。4有會必錄，存檔備查12不具備指導工作的作用3越詳細越好，無選擇性、提要性4性質對象作用寫法會議紀要一般不公開，無需傳達傳閱；會議原始記錄材料，不是正式公文。0

3會議過程管理會議通知會議通知：議題明確合適的地點合適的時間精選參與人議程清晰5W1H:不開無準備之會為什么必須召開這個會議？是否還有別的解決方法？WHY議題是否符合會議目的？WHAT會議地點是否合適？WHERE會議時間安排是否合適？WHEN哪些是該會議合適的參與人?WHO會議流程安排，議題討論順序？HOW會前準備即使是再細小的事情請毫無遺漏的做好準備會議通知下發確保全體與會者收到且知悉01視會議具體情況準備PlanB02會場準備（會議室預約、現場布置）；設備準備（電腦、投影儀、麥克風、白板、激光筆）；其他準備：會議討論材料、簽到表、茶歇。03會中控制之主持人引導式溝通棘手情況處理把別人對你提出的問題反問給所有與會者棱鏡型問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。環形問題向全體與會者提出一個問題，然后等待一個人回答。廣播型問題向全體提出問題，然后指定一人回答。定向型問題下級先發言，上級不做結論性意見；指名詢問他比較專長的問題；你是否同意XX的看法，解釋下為什么。與會者不主動發表意見詢問：此內容與主題有何聯系；打斷，要求回到主題；休會，繼續時強調主題。與會者發言脫離主題制造片刻沉寂，眼神制止；請他們站起來大聲發言。與會者私下交談爭執雙方分別發表意見，比較兩者異同，征詢其他人意見。與會者發生爭執會中控制之與會者守則26與主持人密切配合以達成會議目的會前充分準備以解決問題為己任會中全情投入貢獻自己的意見開放的心態，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見不隱惡揚善，不人身攻擊勇于發言，言之有物避免不當的肢體語言會后自我總結會后追蹤會議結束后，未對形成的決策或待完成的工作指定負責人、時限并進行追蹤，這樣的會議幾乎毫無意義！書籍推薦三種思考思考會議的必要性；最大限度的減少會議；是否有能夠與其他會議合并或委托的方法。3個原則確定不召開會議的工作日；會議時間