第六章

固定資產管理系統固定資產管理系統概述固定資產管理系統初始化設置固定資產管理系統日常業務處理固定資產管理系統期末處理第一節

固定資產管理系統概述一、固定資產管理系統功能主要功能固定資產管理系統主要是完成企業固定資產日常業務的核算與管理，生成固定資產卡片；按月反映固定資產的增減、原值變化和其他變動；按月計提折舊，生成折舊分配表及憑證，并輸出一些相關報表和賬簿。其主要功能包括初始化設置、日常業務處理、憑證處理、信息查詢和期末處理等。1．初始化設置固定資產初始化設置是輸入固定資產日常核算與管理所必須的各種基本信息，包括建立固定資產賬套、基礎設置、卡片設置和原始卡片錄入等。2．日常業務處理固定資產管理系統的日常業務處理主要是根據固定資產的增減、變動情況進行固定資產卡片的調整；進行資產評估；根據設定的折舊方式進行計提折舊處理，并生折舊清單及折舊分配表等。3．憑證處理工資管理系統提供了眾多的查詢功能，包括工作表、匯總表、明細表、統計分析表，以及自定義報表查詢、憑證查詢等，以滿足企業管理、決策的多角度需求。4．查詢功能通過固定資產管理系統可以查詢固定資產卡片、固定資產增減變動表、固定資產分析表、統計表、折舊表和轉賬憑證等相關信息。5．期末處理固定資產管理系統期末處理主要是進行對賬和月末結賬等工作。二、固定資產管理系統與其他管理系統的關系固定資產管理系統與其他管理系統的關系如圖所示。固定資產與系統管理共享基礎數據。固定資產管理系統中資產變動和計提折舊的數據通過生成的轉賬憑證傳遞到總賬系統，與總賬系統進行對賬以保持固定資產賬目與總賬的平衡，同時可以查詢、修改和刪除憑證。固定資產管理系統為成本管理系統提供計提折舊有關費用的數據。固定資產管理系統與其他管理系統的關系三、固定資產管理系統操作流程固定資產管理系統操作流程大致包括初始化設置、日常業務處理和期末處理三部分，具體流程如圖所示。固定資產管理系統操作流程第二節

固定資產管理系統初始化設置固定資產管理系統初始化就是在使用固定資產管理系統進行業務處理之前，依據用戶的不同需求，建立一個適合本單位實際情況的固定資產賬套，并錄入本單位的基礎信息和期初數據，為固定資產的日常業務處理設置一個運行環境。初始化設置主要包括建立固定資產賬套、基礎設置、卡片設置和期初數據錄入。一、建立固定資產賬套固定資產賬套是在企業會計核算賬套中建立的針對固定資產管理系統的賬套。在建立固定資產賬套之前需先啟動固定資產管理系統。然后通過“固定資產初始化向導”建立賬套，其操作步驟如下。1．啟動固定資產管理系統（1）以賬套主管身份注冊進入企業門戶，在“設置”頁簽中選擇【基本信息】→【系統啟用】菜單，打開“系統啟用”對話框。（2）選中“FA固定資產”復選框，選擇固定資產管理系統的啟用日期，單擊【確定】按鈕，系統提示“確實要啟用當前系統嗎？”，單擊【是】按鈕，固定資產管理系統即已啟用。2．建立固定資產賬套（1）在企業門戶“業務”頁簽中選擇【財務會計】→【固定資產】菜單，如果是初次登錄固定資產管理系統，系統會提示“這是第一次打開賬套，還未進行過初始化，是否進行初始化？”，單擊【是】按鈕，打開“固定資產初始化向導”對話框。（2）在“約定與說明”頁面閱讀有關固定資產管理系統的條款，其內容是該賬套的基本信息和系統處理的基本原則，如圖所示。固定資產初始向導—約定與說明（3）單擊【下一步】按鈕，進入“固定資產初始向導—啟用月份”頁面，選擇固定資產賬套的啟用時間，如圖所示。固定資產初始向導—啟用月份（4）單擊【下一步】按鈕，進入“固定資產初始向導—折舊信息”頁面，如圖所示，各項說明如下：固定資產初始向導—折舊信息本賬套計提折舊：根據企業性質確定是否計提折舊。按照會計制度規定，行政事業單位的所有固定資產不計提折舊，企業單位固定資產需要計提折舊。如果取消“本賬套計提折舊”復選框，系統會彈出提示信息，提示一旦確定本賬套不提折舊，賬套內與折舊有關的功能不能操作，并且設置一經保存便不能修改。取消計提折舊信息提示主要折舊方法：系統提供了5種常見的折舊方法：平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年數總和法和雙倍余額遞減法，選擇常用的折舊方法，以便在資產類別新增設置時系統自動默認折舊方法，以提高錄入速度。此處選擇的折舊方法可以在業務處理過程中修改。如果選擇了“本賬套不計提折舊”，折舊方法選擇“不提折舊”。折舊匯總分配周期：根據所處的行業和自身實際情況設置計提折舊和折舊匯總分配的周期。系統設定每個月都進行計提折舊，但折舊的匯總分配按此處設置的周期進行。一旦選定折舊匯總分配周期，系統自動提示第一次分配折舊的期間。（5）單擊【下一步】按鈕，進入“固定資產初始向導—編碼方式”頁面，如圖所示，固定資產類別編碼是固定資產分類管理的基礎和依據，各項說明如下：固定資產初始向導—編碼方式資產類別編碼方式：資產類別單位根據管理和核算的需要給固定資產所做的分類，可參照國家標準或自己的需要建立分類體系。本系統類別編碼最多可設置4級、10位，用戶可以設定每一級的編碼長度。系統推薦采用國家規定的4級6位（2112）方式。固定資產編碼方式：固定資產編號是為了方便管理給固定資產設置的編號。如果選擇“手工輸入”，在卡片輸入時通過手工輸入的方式錄入資產編號；如果選擇“自動編號”，可在下拉列表中選擇自動編碼的形式，系統會根據所選編碼原則自動生成固定資產編號。自動編號中序號的長度可自由設定為1~5位。資產類別編碼方式設定以后，如果某一級資產設置了類別，則該級的長度不能修改，沒有使用過的各級的長度可修改。每一個賬套資產的自動編碼方式只能選一種，一經設定，該自動編碼方式不得修改。（6）單擊【下一步】按鈕，進入“固定資產初始向導—賬務接口”頁面，如圖所示，各項說明如下。固定資產初始向導—賬務接口與賬務系統對賬：對賬的含義是將固定資產系統內所有資產的原值、累計折舊和總賬系統中的固定資產科目和累計折舊科目的余額核對，看數值是否相等。如果選擇此項，可以在系統運行中任何時候執行對賬功能；如果不需與總賬系統對賬，可不選擇此項。需要注意的是，只有存在對應的總賬系統的情況下才能進行對賬操作。對賬科目：參照選擇需要對賬的科目。固定資產管理系統提供的對賬數據是系統內全部資產的原值和累計折舊合計，因此，所選擇的對賬科目應是一級科目。對賬不平允許月末結賬：系統在月末結賬前自動執行一次“對賬”功能，給出對賬結果。如果對賬不平，說明兩系統出現偏差，但偏差并不一定是由錯誤引起的，有可能是操作的時間差異（在賬套剛開始使用時比較普遍，如第一個月原始卡片沒有錄入完畢等）造成的，因此可以選擇是否“對賬不平允許月末結賬”；如果希望嚴格控制系統間的平衡，可不選擇此項。（7）單擊【下一步】按鈕，進入“固定資產初始化向導—完成”頁面，此處顯示建立賬套設置的信息，如圖所示。（8）確認無誤，單擊【完成】按鈕。系統提示“已經完成了新賬套的所有設置工作，是否確定所設置的信息完全正確并保存對新賬套的所有設置？”，單擊【是】按鈕，系統提示“已成功初始化本固定資產賬套！”，單擊【確定】按鈕。固定資產初始向導—完成3．選項設置在建賬完成后，對于需要修改和補充的設置可在“選項”中進行。在此只對建立賬套是沒有涉及到的參數進行說明。業務完成后立即制單：此項用來確定制單的時間。如果選擇此項，在每項業務處理完成后，即可進行憑證的填制。如果不選擇此項，系統將把沒有制單的原始單據的資料收集到批量制單部分，通過批量制單統一完成制單工作。月末結賬前一定要完成制單登賬業務：選擇此項，表示一定要完成應制作的憑證，才允許月末結賬。固定資產缺省入賬科目、累計折舊缺省入賬科目：固定資產系統制作記賬憑證時，憑證中上述科目的缺省值將由用戶自己的設置確定，當這些設置為空時，憑證中缺省科目為空。已發生資產減少卡片可刪除時限：根據制度規定已清理的資產的資料應保留5年，所以系統設置了該時限，缺省為5年，只有5年后才能將相關資產的卡片和變動單刪除（刪除是指從系統的數據庫中徹底刪除）。使用者可根據需要修改這個時限，系統按修改后的時限判斷已清理資產的卡片和變動單能否刪除。自動連續增加卡片：選擇此項，增加卡片保存后自動增加一張新的空白卡片。選項操作示例如下。（1）選擇【設置】→【選項】菜單，打開“選項”對話框。（2）單擊【編輯】按鈕，選擇“與賬務系統接口”選擇卡。（3）選中“月末結賬前一定要完成制單登賬業務”和“業務發生后立即制單”復選框；分別選擇固定資產和累計折舊缺省科目，如圖所示。（4）如有需要，可單擊其他選項卡，進行相應的設置，完成后，單擊【確定】按鈕。與賬務系統接口二、基礎設置基礎設置是進行固定資產核算和管理的基礎，基礎設置包括部門對應折舊科目設置、資產類別設置、增減方式設置、使用狀況設置和折舊方法定義等。1．部門對應折舊科目設置固定資產計提折舊后，需把折舊費用歸入相應的成本或費用。部門對應折舊科目設置就是為某個部門選擇一個折舊費用歸入的固定科目，在錄入卡片時，該科目可自動顯示在卡片中，免去了逐一輸入的重復操作。在生成部門折舊分配表時，每一部門按折舊科目匯總，生成記賬憑證，具體操作如下（1）選擇【設置】→【部門對應折舊科目】菜單，打開“部門編碼表”窗口。

（2）選中要設置科目的部門，單擊【修改】按鈕，顯示“單張視圖”頁面，在此選擇折舊科目，如左圖所示，單擊【保存】按鈕。（3）依據類似方法，完成其他部門折舊科目設置，如右圖所示。設置部門對應折舊科目

部門對應折舊科目2．資產類別設置固定資產類別設置即定義固定資產的類別。固定資產的種類繁多，規格不一，要強化固定資產管理，及時準確做好固定資產核算，就需要建立科學的固定資產分類體系，為核算和統計管理提供依據。企業可根據自身的實際特點和管理要求，選擇一個較為合理的資產分類方法，具體操作如下。（1）選擇【設置】→【資產類別】菜單，打開“類別編碼表”窗口。（2）單擊【增加】按鈕，顯示“單張視圖”頁面，在此輸入固定資產的類別編碼、類別名稱、凈殘值率、計提屬性和卡片樣式等信息，如圖所示。輸入資產類別信息（3）輸入完畢，單擊【保存】按鈕。（4）繼續完成其他類別的設置，如圖所示。完成資產類別設置3．增減方式設置固定資產增減方式設置即設置資產增加的來源和資產減少的去向。增減方式用以確定資產計價和處理原則。增加方式主要有直接購入、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租入。減少的方式主要有出售、盤虧、投資轉出、捐贈轉出、報廢、毀損、融資租出等，用戶可以根據實際需要新增或刪除。用戶可以在此設置增減方式對應入賬科目，在生成憑證時使用。增減方式設置操作如下。（1）選擇【設置】→【增減方式】菜單，打開“增加方式”窗口，如圖所示。“增加方式”窗口（2）選中對應的增減方式，單擊【增加】按鈕，顯示“單張視圖”頁面。（3）在編輯區輸入增減方式名稱和對應入賬科目。（4）如果為已存在的增減方式輸入對應入賬科目，可選擇某一增減方式，單擊【修改】按鈕，顯示“單張視圖”頁面，在此輸入入賬對應科目，如圖所示。輸入對應入賬科目4．使用狀況設置固定資產的使用狀況一般分為使用中、未使用和不需用三大類，明確使用狀況，可以準確進行計提折舊、統計分析，提高資產的利用率，其基本操作與增減方式設置相似，“使用狀況”窗口如圖所示。使用狀況設置5．折舊方法定義折舊方法設置是系統自動計算折舊的基礎。系統給出了常用的幾種方法：不提折舊、平均年限法（一和二）、工作量法、年數總和法、雙倍余額遞減法，如圖所示。如果系統提供的折舊方法不能滿足的需要，用戶可以定義適合自身需要的折舊方式和計算公式，基本操作如下。折舊方式（1）選擇【設置】→【折舊方法】菜單，打開“折舊方法”對話框，如圖所示。（2）單擊【增加】按鈕，打開“折舊方法定義”對話框，如圖所示所示。（3）輸入折舊方法的名稱，雙擊選擇折舊項目，點擊屏幕上方的運算符號和數字鍵編輯月折舊率和月折舊額公式，公式定義完成后單擊【確定】按鈕。折舊方法定義三、卡片設置固定資產卡片是固定資產管理系統中重要的管理工具，在錄入卡片數據之前應先對卡片的項目及樣式進行設置。1．卡片項目設置卡片項目是固定資產卡片上顯示的用來記錄資產資料的欄目，如原值、資產名稱、使用年限、折舊方法等卡片基本的項目。固定資產管理系統提供了一些常用卡片必須的項目，稱為系統項目；如果這些項目不能滿足用戶的實際需要，則可以通過卡片項目定義來設置需要的項目，稱為自定義項目。系統項目和自定義項目構成了固定資產卡片的全部項目內容。卡片項目設置基本操作如下。（1）選擇【卡片】→【卡片項目】菜單，打開“卡片項目定義”對話框，如圖所示。（2）在此可以對卡片項目進行增加、修改和刪除操作。卡片項目定義2．卡片樣式定義卡片樣式指卡片的整個外觀，即卡片的格式、卡片上所包含的項目和項目的位置。由于企業對固定資產管理的內容和側重點不同，固定資產卡片項目往往會有差別，因此系統在通用樣式的基礎上提供了卡片樣式定義功能，用戶可以根據實際需要進行定義和修改，基本操作如下。（1）選擇【卡片】→【卡片樣式】菜單，打開“卡片樣式管理”窗口，如圖所示，顯示的是固定資產卡片的通用樣式。固定資產卡片通用樣式（2）選中一個卡片樣式，單擊【增加】按鈕，系統提示“是否以當前卡片樣式為基礎建立新樣式？”，如果要以當前卡片樣式為基礎建立新樣式，可單擊【是】按鈕，打開“卡片定義模板”窗口，如圖所示，此時可在通用卡片樣式上修改，并另存為新的卡片樣式。（3）在如果不希望以當前樣式為基礎，可在卡片樣式參照中選擇其他相近的卡片樣式修改后另存。（4）在“卡片模板管理”窗口，單擊【修改】和【刪除】按鈕，可以對設置的卡片樣式進行相應操作。卡片樣式定義四、原始卡片錄入固定資產卡片是固定資產核算和管理的基礎依據，為保持歷史資料的連續性，在基礎設置完成后，必須將建賬日期前的原始數據錄入系統。原始卡片的錄入，不是必須在第一個期間結賬前完成，任何時候都可以錄入原始卡片，其具體操作如下。（1）選擇【卡片】→【錄入原始卡片】菜單，打開“資產類別參照”對話框，如圖所示。資產參照類別（2）選擇需要錄入數據的資產類別，單擊【確認】按鈕，打開固定資產卡片錄入窗口。（3）輸入固定資產的名稱、部門名稱、增減方式、使用狀況、開始使用日期、原值、累計折舊和使用年限等信息，其他信息由系統自動自動計算，如圖所示。錄入原始卡片（4）單擊【保存】按鈕，系統提示“數據保存成功！”，單擊【確定】按鈕。（5）繼續錄入其他原始卡片，完成后可選擇【處理】→【對賬】菜單，將固定資產系統明細與總賬系統進行對賬，以確保固定資產明細與總賬相符，顯示結果平衡，單擊【確定】按鈕。（6）單擊【退出】按鈕返回。第三節

固定資產管理系統日常業務處理固定資產管理系統的日常業務處理主要是進行固定資產的核算和管理工作。包括固定資產卡片管理、增減變動、變動單處理、折舊處理、資產評估和憑證查詢等。一、卡片管理卡片管理是對固定資產管理系統中所有卡片進行綜合管理。通過卡片管理功能可以對卡片進行修改、刪除、查詢及打印等操作，其基本步驟如下。（1）選擇【卡片】→【卡片管理】菜單，打開卡片管理窗口，如圖所示。（2）選中需要進行修改的卡片，然后單擊【修改】、【刪除】、【編輯】或【查看】按鈕。卡片管理二、資產增減1．資產增加資產增加即新增加固定資產卡片。當企業以購買或其他方式增加企業資產時，需通過資產增加功能添置新的固定資產卡片，并生成相應憑證。其操作步驟如下。（1）選擇【卡片】→【資產增加】菜單，打開“資產類別參照”對話框。（2）選擇新增資產所屬的固定類別，單擊【確定】按鈕，打開固定資產新增窗口，輸入新增固定資產信息（與錄入原始卡片相似）。（3）單擊【保存】按鈕，打開“憑證填制”對話框。（4）選擇憑證類型，確認制單日期和附屬單據數，單擊【保存】按鈕，生成憑證，如圖所示。新增資產憑證2．資產減少資產減少是指固定資產在使用過程中，由于損毀、出售和盤虧等原因而減少時進行的固定資產減少處理。資產減少需要在資產計提折舊后才能進行，否則減少資產只能通過刪除卡片來完成。其操作步驟如下。（1）選擇【卡片】→【資產減少】菜單，打開“資產減少”窗口。（2）在“卡片編號”或“資產編號”下拉列表中選擇減少的資產，如圖所示。（3）單擊【增加】按鈕，顯示減少資產的信息，選擇減少方式，單擊【確定】按鈕，打開“憑證填制”窗口。（4）選擇憑證類別，確認制單日期等，單擊【保存】按鈕，生成憑證，關閉憑證窗口，系統提示“所選卡片已經減少成功！”，單擊【確定】按鈕。資產減少處理三、資產變動固定資產變動是指對固定資產在日常使用中發生原值變動、部門轉移、使用狀況變動、折舊方式調整、累計折舊調整、使用年限調整、工作總量調整、凈殘值（率）調整和類別調整等情況時，通過變動單記錄變動信息，編制原始憑證，以原值變動和部門轉移操作為例。1．原值變動原值變動的情況有五種：根據國家規定對固定資產重新估價；增加補充設備或改良設備；將固定資產的一部分拆除；根據實際價值調整原來的暫估價值；發現原記固定資產價值有誤的。固定資產在使用過程中除發生上述情況外，通常不進行變動。原值變動包括原值增加和原值減少兩部分。下面以原值增加操作為例進行說明。（1）選擇【卡片】→【變動單】→【原值增加】菜單，打開“固定資產變動單”窗口。（2）輸入卡片編號，輸入資產的增加金額、變動原因等信息，如圖所示。（3）單擊【保存】按鈕，打開“填制憑證”窗口，填制完畢，單擊【保存】按鈕，生成憑證。原值增加變動2．部門轉移資產在使用過程中，因內部調配而發生的部門變動，需通過部門轉移功能進行調整，否則會影響部門的折舊計算。當月原始錄入或新增的資產不允許部門變動操作，其具體操作如下。（1）選擇【卡片】→【變動單】→【部門轉移】菜單，打開“固定資產變動單”窗口。（2）輸入卡片編號，變動后部門和變動原因，如圖所示。（3）單擊【保存】按鈕。部門轉移變動3．使用狀況調整固定資產在使用過程中，可能會發生使用狀況的變化，這種變化會影響到設備折舊的計算，因此應及時調整。4．折舊方式調整如果固定資產的折舊方式有變化，可通過此功能對折舊方式進行調整。一般情況下，資產的折舊方式一年之內很少變化，如果有特殊情況需要調整折舊方式，需要注意以下幾點：所屬類別是總提折舊的資產調整后的折舊方法不能是“不提折舊”；所屬類別是總不提折舊的資產折舊方法不能調整；進行調整的折舊方法在調整當月按調整后折舊方法計提折舊。5．使用年限調整資產在使用過程中，其使用年限可能會由于資產的重估、大修等原因而調整。進行使用年限調整的資產在調整的當月按調整后的使用年限計提折舊。6．變動單管理變動單管理可以對系統制作的變動單進行綜合管理，包括查詢變動單和刪除變動單，變動單不能修改，只有在當月可刪除重做，所以在進行各項變動處理時應確認無誤后在保存。四、資產評估隨著市場經濟的發展，企業在經營活動中，可能會根據國家要求或業務情況，對部分資產或全部資產進行評估和重估，而其中固定資產評估是資產評估很重要的部分。固定資產管理系統中資產評估的主要功能包括：錄入評估數據、定義評估公式；錄入評估結果或根據評估公式生成評估結果。本系統資產評估功能提供可評估的資產內容包括原值、累計折舊、凈值、使用年限、工作總量、凈殘值率，用戶可根據需要進行選擇，具體操作如下。（1）選擇【卡片】→【資產評估】菜單，打開“資產評估管理”窗口。（2）單擊【增進】按鈕，打開“評估資產選擇”對話框。（3）選擇需進行評估的項目，如圖所示，單擊【確定】按鈕，打開“資產評估”窗口。資產評估選擇（4）在“卡片編號”或“資產編號”下拉列表中選擇要進行評估的資產，如圖所示，單擊【確定】按鈕。（5）在“（A）原值”和“（A）累計折舊”欄輸入評估后的數據，單擊【保存】按鈕，系統提示“是否確認要進行資產評估？”，單擊【是】按鈕，系統進行評估后，打開“憑證填制”窗口。選擇進行評估的資產（6）選擇憑證類別，制單日期，輸入空白科目（有輔助核算科目的需輸入輔助休息），單擊【保存】按鈕，生成憑證，如圖所示。評估資產轉賬憑證五、折舊處理計提折舊是固定資產管理系統的主要功能之一，系統可以根據錄入的數據資料，對各項資產每期計提一次折舊，自動生成折舊分配表，并制作轉賬憑證，將本期資產折舊費用自動登賬。1．計提折舊（1）選擇【處理】→【計提本月折舊】菜單，系統提示“計提折舊后是否查看折舊清單？”，如果需查看折舊清單，單擊【是】按鈕；否則單擊【否】，按鈕。系統提示“本操作將提本月折舊，并花費一定時間，是否要繼續？”，單擊【是】按鈕。（2）系統自動進行折舊處理，然后打開“折舊分配表”窗口，如圖所示。（3）單擊【憑證】按鈕，打開“填制憑證”窗口，選擇憑證類別、時間等項目，單擊【保存】按鈕，生成轉賬憑證。折舊分配表2．折舊清單折舊清單是顯示所有應計提折舊的資產所計提折舊數額的列表，單期的折舊清單中列示了資產名稱、計提原值、月折舊率、單位折舊、月工作量、月折舊額等信息。全年的折舊清單中同時列出了各資產在12個計提期間中月折舊額、本年累計折舊等信息。如果要查看折舊清單，可在計提本月折舊之前選擇計提折舊后查看折舊清單，在計提折舊后自動彈出折舊清單；也可選擇【處理】→【折舊清單】菜單，進行查看，折舊清單如圖所示。折舊清單3．折舊分配表折舊分配表是編制記賬憑證，把計提折舊額分配到成本和費用的依據。什么時候生成折舊分配憑證，根據初始化中選擇的折舊分配匯總周期確定，例如選定的是一個月，那么在每期計提折舊后自動生成折舊分配表。折舊分配表有兩種類型：部門折舊分配表和類別折舊分配表，只能選擇一個制作記賬憑證。選擇【處理】→【折舊分配表】菜單，即可查看折舊分配表，如圖所示。折舊分配表六、憑證處理憑證處理主要是根據固定資產各項業務數據自動生存轉賬憑證，并傳遞到總賬中去。通常發生資產增減、原值變動、累計折舊調整、資產評估和計提折舊業務時都需要編制轉賬憑證。1．制作憑證編制憑證可以通過立即制單和批量制單兩種方法。如果在“選項”設置中選擇了“業務發生后立即制單”，在完成每筆需制單業務的同時，系統自動調出填制憑證窗口。如果不選擇立即制單，也可以通過批量制單完成制單。批量制單功能可同時將一批需制單業務連續制作憑證，并傳輸到賬務系統，避免了多次制單的煩瑣。凡是業務發生當時沒有制單的，該業務自動排列在批量