大型活動策劃與管理

上海交通大學出版社2013年9月模塊二展覽活動策劃與管理項目引入——高交會“中國科技第一展”－－中國國際高新技術成果交易會（簡稱高交會），是由中華人民共和國商務部、中華人民共和國科學技術部、中華人民共和國工業和信息化部、中華人民共和國國家發展和改革委員會、中華人民共和國教育部、中華人民共和國人力資源和社會保障部、中華人民共和國農業部、中華人民共和國國家知識產權局、中國科學院、中國工程院、深圳市人民政府主辦，深圳市中國國際高新技術成果交易中心（深圳會展中心管理有限責任公司）承辦，中國規模最大、最具影響力的科技類展會。[思考]：1.為高交會設計招展書，應包括哪些主要內容？2.如何指引參展商進行布展？3.展后的評估總結如何開展？項目一

策展任務1展覽的定義與分類任務2選題構思任務3可行性分析任務4立項策劃任務1明確展覽的定義與分類大型活動里常說的展覽，不是指“展示”這個動詞，而是特指“展覽會”這個名詞。展覽會，在《辭海》中的定義為：用固定或巡回的方式，公開展出工農業產品、手工業制品、藝術作品、圖書、圖片，以及各種重要實物、標本、模型等，共參觀、欣賞的一種臨時性組織。《簡明不列顛百科全書》給“展覽會”的解釋是：為鼓舞公眾興趣、促進生產、發展貿易、或者為了說明一種或多種生產活動的進展或成就，將藝術品、科學成果或工業制品進行有組織的展覽。展覽的分類根據性質不同，分為貿易展和消費展按照內容不同，可分為綜合展覽和專業展覽按照規模不同，劃分為國際展、國家展、地區展、地方展以及單個企業的獨家展根據時間不同，分定期展覽和不定期展覽根據場地不同，分專用展覽館展和流動展覽按照形式不同，分為現實展覽和虛擬展覽按照國際展覽聯盟（UFI）的展會分類標準，分成綜合性展覽會、專業性展覽會和消費性展覽會三大類任務2選題構思展覽調研與信息分析（展覽信息、市場信息、同類展覽信息、場館、環境、交通等相關信息）選題與主題策劃任務3可行性分析一展覽選題分析環境分析戰略分析任務3可行性分析二執行方案分析展覽基本框架方案展覽進度計劃方案三財務預算分析四展覽風險分析任務4立項策劃一展覽會的基本框架展覽名稱辦展地點辦展時間和頻率辦展機構展覽規模和定位二展展覽會會的預預算任務4立項策策劃三招招展招招商和和宣傳傳推廣廣計劃劃四展展會時時間進進度計計劃任務4立項策策劃學生以以小組組為單單位,討論論策展展流程程及其其注意意事項項。項目一一訓練練:項目二二招招展展任務1招招展工工作任務2招招商工工作任務3宣宣傳推推廣任務1招展工工作招徠符符合展展會主主題和和展品品范圍圍的潛潛在公公司參參加展展覽會會以有形形的展展位為為媒介介，銷銷售一一種無無形的的服務務招展營營銷要要素：：產品有形營營銷要要價價格格地點促銷人員無形服服務營營銷要要素有有形展展示過程任務2招商工工作招商對對象-分分析展展會相相關的的產業業鏈-分分析展展會產產品的的主要要消費費市場場的地地域分分布狀狀況和和需求求情況況，展展覽題題材所所在行行業的的結構構和背背景，，開展展專業業觀眾眾分析析招商渠渠道：：專業業媒體體、各各種大大眾媒媒體、、同類類展會會、有有關的的行業業協會會和商商會、、參展展企業業、各各種招招商代代理、、國際際組織織及外外國駐駐華機機構、、政府府主管管部門門、招招展過過程中中的拒拒絕型型客戶戶任務3宣傳推推廣宣傳推推廣的的目標標任務3宣傳推推廣宣傳推推廣的的方式式召開新新聞發發布會會、廣廣告宣宣傳、、建立立專門門的網網站、、向相相關人人員直直接郵郵寄資資料、、公共共關系系營銷銷推廣廣、人人員推推廣、、在國國內外外同類類展會會上推推廣、、網絡絡宣傳傳推廣廣、通通過專專業協協會和和商會會進行行推廣廣、利利用國國外駐駐華機機構和和我國國駐外外機構構進行行宣傳傳推廣廣學生以小小組為單單位,討討論招展展流程及及其注意意事項。。項目二訓訓練:項目三布布展展任務1參參展手冊冊任務2展展品運輸輸指南任務3展展臺設計計搭建任務4布布展須須知任務1參展手冊冊（上））第十二屆屆高交會會參展手手冊目錄高交會組組織結構構及職能能圖1交易中心心/會展中心心組織結結構及職職能圖2第十二屆屆高交會會內容及及展區安安排3第一章高高交會會簡介5第二章參參展申申請及相相關事項項第三章參參展開展期間間進出館館時間14展品與資資料進出出館管理理14進出車輛輛管理及及路線安安排14展位管理理14展品及宣宣傳品管管理15參展安全全管理16展位清潔潔17貴重展（（物）品品的風險險防范及及保險17噪音控制制規定17關于銷售售假冒偽偽劣和亂亂擺賣的的處罰17侵權投訴訴處理17成交統計計18境外參展展商注意意事項18參展配套套服務18任務1參展手冊冊（下））任務2展品運輸輸指南展品運輸輸注意事事項國際展覽覽運輸協協會認為為，運輸輸代理的的業務主主要依賴賴于三個個方面的的管理：：聯絡、、海關手手續和搬搬運操作作。常見的問問題包括括：全部或部部分展品品未及時時運到，，導致不不能正常常參展；；展品因沒沒有進行行適當的的包裝而而在運輸輸途中破破損，引引起額外外費用的的產生；；缺少產地地證、檢檢疫證等等而造成成扣費、、扣貨等等損失，，還造成成運輸延延誤；包裝箱在在拆卸展展品時破破損，導導致回運運時不能能再用，，或是包包裝箱丟丟失等；；巡回展是是比較特特殊的戰戰略，為為了保險險起見，，會通過過不同的的途徑向向同一地地點發送送兩套展展覽用品品。境內展品品運輸流流程圖任務3展臺設計計搭建設計原則則目的性原原則藝術性原原則功能性原原則搭建原則則（一）和和諧（二）簡簡潔（三）重重點突出出（四）主主題明確確傳達信信息（五）視視覺沖擊擊要強烈烈（六）把把握觀眾眾的喜好好（七）展展臺要易易建易拆拆（八）其其他因素素任務4布展須知知布展期間間的主要要工作任務4布展須知知布展期間間的主要要工作學生以小小組為單單位,討討論布展展流程及及其注意意事項。。項目三訓訓練:項目四現現場任務1開開幕式式任務2現現場管管理任務3后后續工工作任務1開幕式一邀請請范圍政府官員員、工商商名流、、新聞記記者等人人士，展會知名名度，吸吸引觀眾眾，購買買決定權權或建議議權二貴賓賓接待貴賓主要要包括協協會高層層官員、、公司總總經理、、名人演演講者、、重要的的贊助商商、著名名藝人等等，有時時還有重重要的貴貴賓如國國家領導導人、各各國政要要、王室室貴族等等。給予特別別對待，，從到達達酒店到到出席開開幕直到到離開展展會地點點都要要進行周周到的安安排。任務1開幕式三程程序由展會工工作人員員引領國國內外嘉嘉賓到主主席臺就就位；主持人主主持展會會開幕并并介紹到到會嘉賓賓；主持人請請有關領領導講話話；相關開幕幕表演開開始；某位重要要嘉賓宣宣布展會會正式開開幕；主持人宣宣布開幕幕式結束束并請各各位嘉賓賓和展會會觀眾進進場參觀觀。任務2現場管理理一、辦辦展機構構現場管管理二、參展展商的現現場管理理工作三、撤展展管理任務2現場管理理一辦展展機構現現場管理理（一）注注冊管理理（二）設設備設施施管理（三）安安全管理理（四）參參展人員員管理（五）危危機管理理（六）其其他服務務任務2現場管理理二、參展展商的現現場管理理工作布置展臺臺、配備備展臺的的工作人人員、展展臺接待待、貿易易洽談、、情況記記錄、其其他相關關宣傳推推廣活動動、信息息收集工工作、細細節管理理注意事事項三、撤展展管理展位的拆拆除、參參展商租租用展具具的退還還、參展展商展品品的處理理和回運運、展場場的清潔潔、撤展展安全保保衛任務3后續工作作一展后后跟蹤建立參展展商和客客戶的信信息數據據庫、收集客戶戶意見和和建議、、及時通報報展會信信息、和參參展展商商及及客客戶戶保保持持長長期期的的感感情情聯聯系系。。二評評估估總總結結對展展覽覽總總體體環環境境和和參參展展整整體體工工作作的的評評估估與與總總結結，，其其作作用用與與意意義義在在于于為為判判斷斷此此次次展展覽覽工工作作的的效效率率和和效效果果提提供供標標準準和和結結論論，，并并為為以以后后的的展展覽覽工工作作提提供供依依據據和和經經驗驗目的的：：總總結結經經驗驗、、發發現現問問題題、、改改進進工工作作、、提提高高效效率率學生生以以小小組組為為單單位位,制制訂訂一一份份校校園園內內針針對對入入學學新新生生的的展展覽覽活活動動的的策策劃劃方方案案。。項目目四四訓訓練練:本模模塊塊主主要要講講述述了了展展覽覽活活動動策策劃劃與與管管理理的的整整體體流流程程，，詳詳細細分分析析了了策策展展、、招招展展、、布布展展以以及及現現場場四四個個部部分分的的具