第五章檔案保管第五章檔案保管內容提要本章主要講四個方面的內容:第一節檔案保管概述第二節檔案保管條件第三節檔案庫房管理第四節檔案保管制度第一節檔案保管概述一、檔案完整與安全的威脅因素二、檔案保管工作的任務和內容三、檔案保管工作的要求一、檔案完整與安全的威脅因素從原因產生的根源來看,損害和破壞檔案的因素主要包括外部因素和內部因素。二、檔案保管工作的任務和內容(一)檔案保管工作的任務1.最大限度地防止和減少檔案的損毀,將威脅因素帶來的不良影響降至最小2.延長檔案的壽命3.確保檔案的安全(二)檔案保管工作的內容1.正確認識和全面把握檔案的安全現狀和破壞檔案的各種因素2.制定和完善檔案保管的各項制度和標準3.提供檔案保管的基本物質條件4.日常的檔案保管工作5.開展有針對性的檔案保護工作三、檔案保管工作的要求檔案保管工作的要求,是完成工作任務的指導和保障。具體工作中,我們將檔案保管工作的要求概況為“三結合一區分”,具體表現為:(一)防、治結合,以防為主(二)針對重點與兼顧全面相結合(三)管理與技術相結合(四)不同的檔案,區分保管第二節檔案保管條件一、檔案庫房建筑二、檔案保管的設備三、檔案裝具一、檔案庫房建筑在建設中應堅持以下原則:(一)檔案庫房的建設應以實現檔案的安全保管為首要原則(二)檔案庫房的建設應經濟適用、環保美觀二、檔案保管的設備(一)溫濕度調節和檢測設備(二)防火防盜等安全裝置(三)照明設備(四)檔案保護和修復設備二、檔案收集工作的意義(一)收集工作是維護黨和國家歷史真實面貌的必要手段檔案館(室)的收藏是一定地區、部門在政治、經濟、科學和文化教育等方面情況的綜合反映。三、檔案裝具檔案裝具是指用于存放檔案的各種檔案架、檔案柜(箱)、檔案盒,以及包裝檔案的卷皮、卷夾等。檔案裝具可以直接防止光線、灰塵、有害氣體對檔案的危害,減少存取過程中對檔案的磨損,是檔案保管的基本設備。第三節檔案庫房管理一、檔案庫房的編號和排架二、全宗的排列和檔案上架三、檔案存放位置索引、檔案代理卡和全宗卷的編制四、庫房的環境管理一、檔案庫房的編號和排架(一)檔案庫房的編號檔案庫房的編號一般由數字、代碼、字符等構成,每個檔案館(室)的建筑不同,檔案庫房編號應結合本單位建筑物的構成特點,以唯一性、穩定性、易識別、易使用為原則對本單位的檔案庫房進行編號。檔案庫房的編號一般由建筑物號、層號、房間號等要素構成,可根據庫房的多少和位置將各要素進行組合編制。(二)檔案庫房內的排架檔案庫房內的排架是指對檔案庫房內的檔案架(柜)、箱等按一定的順序排放,并編號以固化其排放位置。二、全宗的排列和檔案上架1.全宗的排列方法,主要有按全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法兩種。2.上架的次序應根據檔案架(柜)及其欄、格等的編號次序進行。檔案的存放方式一般有兩種:一是豎放,一是平放。豎放的優點是便于存放和檢取檔案,是目前被廣泛采用的一種檔案存放方式。平放的方式雖然不便于檔案的取放,但有利于檔案的保護,這種方式適合于保管珍貴檔案和不易于豎放的檔案。平放檔案時,為了避免文件承擔過重的壓力,堆疊的高度以不超過40cm為宜。三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(一)檔案存放位置索引檔案存放位置索引,是為了便于檔案保管工作者隨時掌握檔案館(室)檔案的存放情況和快速存取檔案,將排放好的檔案與其所處的位置一一對應而形成的索引。根據作用的不同側重,檔案存放位置索引可以分為兩種:三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(二)檔案代理卡該卡片直觀、準確、簡明地反映了檔案流向。卡片的內容主要包括全宗號、案卷目錄號、卷(件)號、移出日期、移往何處、進收人、歸還日期、簽收人等,其常常被設計為紅色、黃色、綠色等醒目顏色以示區別和易于辨認。三、檔案存放位置索引、

檔案代理卡和全宗卷的編制(三)全宗卷全宗卷的主要內容包括:(1)檔案收集方面:檔案交接文據、移交目錄,接收、征集記錄,檔案來源和價值說明等。(2)檔案整理方面:整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。(3)檔案鑒定方面:鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案的清冊等。(4)檔案保管方面:檔案安全檢查記錄、報告,重點檔案采取的特殊保護措施,檔案的搶救與修復情況報告等。(5)檔案統計方面:檔案收進、移出登記,案卷基本情況統計和重要的利用統計表等。(6)檔案利用方面:全宗指南(全宗介紹),開放利用和控制使用范圍說明,檔案匯編和公布出版情況及報批文件,檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。(7)檔案管理新技術的應用方面:縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。四、庫房的環境管理在庫房的環境管理中,應注意以下方面:第一,對庫房溫濕度的控制。第二,通過“十防”措施確保檔案的安全。第三,定期和不定期的庫房檢查。第四節檔案保管制度一、檔案保管制度的原則二、檔案保管制度的內容一、檔案保管制度的原則首先,檔案保管制度的制定應合法合理。其次,檔案保管制度應明確具體,具有可操作性。最后,檔案保管制度既應具有一定的穩定性,又要具有適應不斷變化的新情況的預見性。二、檔案保管制度的內容第一,說明檔案保管制度制定的目的和依據。第二,關于檔案庫房管理的各項規定。第三,關于檔案保密的規定。第四,對于不同類型檔案的有針對性保管措施。第五,明確檔案保