第七章

總賬系統第一節總賬系統概述一、總賬系統的任務與特點（一）總賬系統的的基本概念在會計電算化的條件下，為了加強各種會計核算方法之間的聯系，同時也便于計算機進行會計數據處理，我們把設置會計科目、復式記賬、填制和審核會計憑證、登記和管理會計賬簿等統稱為賬務處理，把專門用于賬務處理的計算機軟件系統稱為總賬系統。第一節總賬系統概述（二）總賬系統的作用總賬是電算化會計系統中一個重要模塊，它與出納管理系統、工資核算系統、材料核算系統、成本核算系統、固定資產管理系統、產成品銷售核算、會計報表管理系統等共同組成電算化會計系統。由于許多會計核算工作不可能都集中在總賬系統完成，而是先由各子系統進行專項核算處理，然后將核算結果匯總并形成會計憑證，然后送到總賬系統進行集中處理。同時，各子系統在核算中也需要從總賬系統中提取一些會計數據進行專項處理，所以總賬系統就成為會計電算化系統的核心部分。手工方式下賬務處理的業務流程

總賬系統數據流程

第一節總賬系統概述三、總賬系統的基本功能模塊（一）賬務初始化系統管理系統設置（二）日常賬務處理日常憑證處理日常賬簿登記憑證賬簿查詢、打印輸出系統維護四、總賬系統的基本操作過程總賬系統的基本操作過程

第二節總賬系統初始化一、賬務處理系統初始化的前期準備工作

（一）

會計資料的準備

1.選定會計軟件的的功能模塊2.準備會計科目3.準備科目余額4.準備各個賬戶的未達賬項5.確定記賬憑證的類型（二）人員分工的準備（三）運行環境的準備第二節總賬系統初始化二、建立會計核算體系操作員設置建立核算賬套操作員設置權限設置定義編碼方案設置賬簿選項定義外幣及匯率建立會計科目建立輔助核算明細權限設置結算方式定義設置憑證類別自定義項的設置常用憑證及摘要定義

設置賬簿選項

第二節總賬系統初始化建立會計科目1.在“總賬系統”主界面，單擊“設置”菜單下的“會計科目”選項；屏幕顯示“會計科目”界面；2.在“會計科目”界面，單擊[增加]按鈕，屏幕所顯示的是“會計科目－新增”界面；3.分別輸入科目級次、科目編碼、科目名稱、科目類型、助記碼、賬頁格式、輔助核算、其他核算、科目性質、外幣核算、數量核算等項目，輸入完成后，如果輸入正確，用鼠標單擊[確認]按鈕，否則可以用鼠標單擊[取消]按鈕取消此次增加。如果想繼續增加，用鼠標單擊[增加]按鈕，分別輸入上述科目設置欄目，直至所有會計科目全部輸入完畢。4.當所有會計科目全部輸入完畢，單擊[關閉]按鈕，回到“會計科目”界面，所有新增加的會計科目均列示于“會計科目”一覽表。建立會計科目

第二節總賬系統初始化建立輔助核算（以建立部門核算為例）1.在“系統總賬”界面，單擊“系統初始化”菜單下的“部門目錄”選項，屏幕顯示“部門檔案”界面；2.單擊[增加]按鈕，在“部門編碼”欄輸入“１０１”，“部門名稱”輸入“廠部辦公室”，“部門屬性”輸入“管理”，順次輸入電話、地址等其他信息內容；3.單擊[保存]按鈕，將廠部辦公室增加到部門目錄中在左窗中。4.重復上述操作，可設置單位其他部門直至所有部門輸入完畢；設置完畢，單擊[返回]按鈕，返回“總賬系統”界面。建立輔助核算第二節總賬系統初始化明細權限設置１.在“總賬界面”，單擊“系統初始化”下“明細權限”，屏幕顯示“明細權限設置”界面；２.單擊“明細賬科目權限設置”，單擊操作員下拉菜單選取“甲操作員”，單擊“全選”按鈕，所有待選科目均被調入已選科目一覽表，表明該操作員對所有會計科目及下級的明細賬擁有查詢權、打印權；３.單擊操作員下拉菜單選取“丙操作員”，在待選科目列表中選取“現金”、則該科目被調入已選科目列表，重復此項操作將“銀行存款”、“其他貨幣資金”調入已選科目列表，表明該操作員對現金、銀行存款、其他貨幣資金會計科目及下級的明細賬擁有查詢權、打印權；４.單擊“憑證審核權限設置”，單擊審核人下拉菜單選取“甲操作員”，分別雙擊“乙操作員”、“丙操作員”所在的“是否有審核權”一欄并作對勾標記，則甲操作員即可以審核乙、丙操作員填制的憑證，制單權限設置類似明細科目權限設置。５.上述設置完成后，單擊[退出]按鈕，返回“總賬系統”界面。明細權限設置第二節總賬系統初始化結算方式定義１.在“總賬界面”，單擊“系統初始化”菜單下“結算方式”選項，屏幕顯示“結算方式”界面；２.在“結算方式”界面，點擊[增加]按鈕，激活界面的右窗口，在“結算方式編碼”一欄輸入“１０１”，在“結算方式名稱”一欄輸入“現金結算”，將“票據管理標志”設置為空；（若實施票據管理則打上對勾標志）３.單擊[保存]按鈕，則該結算方式進入系統并在界面左則列示；參照上述操作，可定義其他結算方式；４.定義完畢，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。結算方式定義

設置憑證類別

第二節總賬系統初始化常用憑證及摘要定義1.在“總賬系統”界面，單擊“憑證”菜單下的“常用憑證”；2.單擊[增加]按鈕，在“編號”欄中輸入００２，在“說明”欄輸入“存現金”在“憑證類別”欄輸入“收收款憑證”，或雙擊該欄再單擊下拉箭頭調出“憑證類別”參照，單擊“收款憑證”并回車即可；3.單擊[詳細]按鈕，屏幕顯示“常用憑證”憑證分錄定義窗口；在此界面中單擊[增加]按鈕，在“摘要”欄輸入“存現金”，在“科目編碼”欄輸入“１０２”后回車，由于銀行存款科目具有輔助核算屬性，對此時系統彈出的“輔助信息”對話框可不作輸入，設置完成后，單擊[確定]按鈕，返回“常用憑證界面”；4.由于借貸方金額不能確定，此欄設置為空，單擊[退出]按鈕，再重復此類操作直到將所有的常用憑證全部輸入。常用憑證及摘要定義第二節總賬系統初始化三、錄入期初余額（一）總賬期初余額的錄入1.在“總賬系統”界面，單擊“系統初始化”菜單下的“錄入期初余額”，屏幕顯示“期初余額錄入”界面；2.將光標移至需要輸入數據的“期初余額”欄，直接輸入數據；3.數據輸入完畢，單擊[刷新]按鈕，系統自動生成上級科目余額；4.定義完畢，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。錄入總賬期初余額第二節總賬系統初始化（二）輔助賬期初余額的錄入1.在“總賬系統”界面，單擊“系統初始化”菜單下的“錄入期初余額”，雙擊“其他應收款－－應收職工借款（個人往來）”科目；屏幕顯示“個人往來期初”界面；單擊[科目名稱]下拉框選取“應收職工借款”，再單擊[增加]按鈕；按回車鍵空過“日期”、“憑證號”，依次直接輸入“部門”、“個人”、“摘要”、“金額”等內容，按回車鍵光標移到下一行，可繼續錄入其他個人的期初余額；2.輸入完畢，單擊[退出]按鈕，退回到“期初余額錄入”界面，“應收職工借款”輔助核算科目的期初數就由系統自動生成；3.單擊[試算]按鈕，查看期初余額試算平衡表，檢查余額是否平衡；單擊[對賬]按鈕，檢查總賬、明細賬、輔助賬的期初余額是否一致；4.檢查平衡，單擊[退出]按鈕，返回“總賬系統”界面。輔助賬期初余額的錄入

第二節總賬系統初始化四、進行總賬系統初始化設置的正確性檢查1.是否設置會計科目；2.是否有未定義下級會計科目的會計科目；3.是否有未定義項目大類的“項目核算類”會計科目；4.各科目年初余額及各科目上、下級科目的年初余額是否平衡，各科目每月的發生額是否平衡；5.個人往來賬與總賬期初余額是否平衡；6.單位往來賬與總賬期初余額是否平衡；7.部門核算總賬與總賬期初余額是否平衡；8.項目核算總賬與總賬期初余額是否平衡；9.是否設置憑證類型。第三節日常賬務處理一、填制憑證（一）填制憑證的基本方法1.在“總賬系統”界面下，用鼠標單擊菜單[憑證]下的[填制憑證]選項，屏幕顯示一張空白憑證；單擊增加圖標，系統自動以機內時間作為填制憑證的月份和日期，并自動產生一個憑證流水號碼作為憑證號。2.輸入憑證內容：即輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄一般都要由摘要、會計科目、發生金額組成：3.當憑證全部錄入完畢后，按[保存]按鈕或[F6]鍵保存這張憑證，若按[放棄]按鈕，則放棄當前增加的憑證。也可用鼠標單擊[增加]則可繼續填制下一張憑證；4.當一批憑證填完后，用鼠標單擊[退出]或通過菜單[文件]下的[退出]填制憑證功能，返回“總賬系統”界面。填制憑證

第三節日常賬務處理(二)常用憑證的調用1.在制單時通過菜單[編輯]下的[調用常用憑證]；2.按屏幕提示輸入常用憑證代號，并用鼠標單擊[確定]按鈕；3.若調出的常用憑證與我們所填制的憑證業務內容有出入或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的信息，其操作方法類同于修改或填制憑證。第三節日常賬務處理二、審核憑證１.在“總賬系統”界面，單擊“文件”菜單下“重新注冊”功能中的“更換操作員”，系統彈出對話框，在“姓名”欄下拉框選取“李強”，單擊[確認]按鈕，返回“總賬系統”界面；２.在“總賬系統”界面，單擊“憑證”菜單下“審核憑證”中的“審核憑證”屏幕顯示記賬憑證選擇憑證條件窗，在此處輸入出納憑證的條件：單擊“月份”下拉框選取“1998.12”，單擊“全部憑證”并作為先取標志，再單擊[確認]按鈕，屏幕顯示憑證一覽表；３.在憑證一覽表中用鼠標雙擊待簽字憑證，則屏幕顯示此張憑證，如果憑證不是要進行簽字的憑證，可用鼠標單擊[首頁][上頁][下頁][末頁]按鈕翻頁查找或按[查詢]按鈕，按輸入的查詢條件去查找；４.當屏幕顯示待簽字憑證時，通過菜單[查看]下的[科目轉換]可切換顯示科目編碼和科目名稱，用↑或↓鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當前分錄的輔助信息；５.在審核員確認該張憑證正確后，即可單擊[簽字]按鈕，在憑證底部的“審核”處自動簽上審核員的姓名；６.若想對已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標單擊[取消]按鈕取消簽字；７.用鼠標單擊[首頁][上頁][下頁][末頁]按鈕翻頁查找或按[查詢]按鈕，按輸入的查詢條件去查找其他待簽字憑證，重復上述操作步驟；８.簽字完畢，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。第三節日常賬務處理三、憑證匯總１.“總賬系統”界面，單擊“憑證”菜單下“憑證匯總”功能菜單，屏幕顯示出“憑證匯總”界面，“憑證匯總”界面主要有以下欄目：

月份、類別、科目級次、憑證號、日期、憑證匯總范圍；

２.操作員可根據上述屏幕欄目，在“月份”欄輸入“1998.12”，在“憑證類別”下拉框選取“付款憑證”在記賬憑證匯總條件處，選擇“全部”，輸入完成后，單擊[匯總]按鈕，屏幕顯示12月份付款憑證匯總表；系統提供了快速定位查詢功能，可查詢各科目的本期發生額和期末余額。重復上述類似操作，可分別對收款憑證、轉賬憑證進行匯總；３.憑證匯總完畢，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。第三節日常賬務處理四、記賬1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊[憑證]下[記賬]，進入“記賬”向導一。2.屏幕上列出各期間的未記賬憑證范圍清單，并同時列出其中的空號與已審核憑證范圍，單擊記賬憑證的本次“記賬范圍”；3.選擇完成后，用鼠標單擊[下一步]按鈕，系統先對憑證進行合法性檢查，如果未發現不合法憑證，屏幕顯示所選憑證的匯總表及憑證的總數，供操作者進行核對；4.核對無誤后，用鼠標單擊[下一步]，進入“記賬”界面；5.當以上工作都確認無誤后，我們可以用鼠標單擊[記賬]按鈕，系統開始登錄有關的總賬和明細賬；6.記賬完畢，系統彈出提示窗口，單擊[確定]按鈕，退出“總賬系統”界面。記賬第三節日常賬務處理五、憑證查詢1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[憑證]下的[查詢憑證]，進入“查詢憑證”功能，屏幕顯示查詢條件窗。2.輸入查詢憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；3.在憑證一覽表中用鼠標雙擊某張憑證，則屏幕顯示此.憑證；4.可用鼠標單擊[首頁][上頁][下頁][末頁]按.鈕翻頁查找或按[查詢]按鈕查找輸入條件查找；5.通過菜單[查看]下的[科目轉換]查看科目編碼和科目名稱，用↑或↓鍵在分錄中移動時，憑證下將顯示當前分錄的輔助信息。第四節出納管理一、日記賬與資金日報表（一）現金日記賬（二）銀行日記賬（三）

資金日報（四）支票登記簿二、銀行對賬（一）銀行對賬期初錄入（二）銀行對賬單（三）銀行對賬（四）查詢輸出銀行存款余額調節表

（五）查詢對賬結果第五節賬簿管理一、基本會計核算賬簿管理（一）總賬的查詢與打印（二）余額表的查詢與打印（三）明細賬的查詢與打?。ㄋ模┬驎r賬的查詢與打印（五）多欄賬的查詢與打印二、各種輔助核算賬簿的管理（一）部門輔助賬的管理（二）個人往來輔助賬的管理（三）項目輔助賬的管理

第五節期末賬務處理

一、定義轉賬憑證（一）自定義轉賬憑證1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬定義]，再選擇其下級菜單中的[自定義轉賬設置]，屏幕顯示“自動轉賬設置”窗口隊2.在“自動轉賬設置”窗口，用鼠標單擊[增加]按鈕，可定義一張轉賬憑證，屏幕彈出“轉賬目錄”窗口，錄入以下憑證主要信息：轉賬序號轉賬摘要憑證類別

3.輸入以上各項后，單擊[確定]，返回“自動轉賬設置”界面，“轉賬序號”、“轉賬摘要”、“轉賬類別”等信息自動填入相應的信息框，并開始定義以下轉賬憑證分錄信息：

摘要科目部門項目個人客戶供應商方向公式4.公式錄入完畢后，按回車鍵，可繼續編輯下一條轉賬分錄。5.錄入完所有轉賬分錄，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。定義轉賬憑證

第五節期末賬務處理（二）對應轉賬設置1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬定義]，再選擇其下級菜單中的[對應結轉設置]，屏幕顯示“對應轉賬設置”窗口；2.在“對應轉賬設置”窗口，用鼠標單擊[增加]按鈕，開始增加一筆對應轉賬。該窗口主要有以下欄目：

編號轉出科目轉入科目憑證類別附單據數

3.輸入以上各項后，按回車鍵，開始增加下一條定義；4.按[刪除]按鈕可刪除光標所在行的對應結轉憑證；5.按Esc鍵退出輸入狀態，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”。對應轉賬設置

第五節期末賬務處理（三）銷售成本結轉設置1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬定義]，再選擇其下級菜單中的[銷售成本結轉設置]，屏幕顯示“銷售成本設置”窗口2.在“銷售成本設置”窗口，單擊“憑證類別”下拉框，選取“轉賬憑證”；在“庫存商品科目”欄輸入“1243”，在“主營業務收入科目”欄輸入“5101”，在“主營業務成本科目”欄輸入“5102”；輸入完成后，單擊[確定]按鈕，系統自動計算出所有商品的銷售成本。其中：

數量=商品銷售收入科目下某商品的貸方數量單價=庫存商品科目下某商品的月末金額/月末數量金額=數量*單價3.確認計算無誤，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面，銷售成本結轉設置完成，進入轉賬憑證生成，系統將自動計算出結轉月份的銷售成本，并生成銷售成本結轉憑證。銷售成本結轉設置第五節期末賬務處理（四）匯兌損益結轉設置1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬定義]，再選擇其下級菜單中的[匯兌損益結轉設置]，屏幕顯示“匯兌損益結轉設置”窗口2.在“匯兌損益結轉設置”窗口，單擊“憑證類別”下拉框選取“轉賬憑證”；在“匯兌損益入賬科目”處輸入該賬套中匯兌損益科目的科目編碼，此處可輸入“522”，也可單擊或按[F2]鍵參照科目錄入；3.將光標移到要計算匯兌損益的外幣科目上按空格鍵選擇需要計算匯兌損益的科目，或用鼠標雙擊要計算匯兌損益的科目，選擇完畢后，單擊[確定]即可；4.選擇完畢后，單擊[確定]，退回“總賬系統”界面。匯兌損益結轉設置

第五節期末賬務處理（五）期間損益結轉設置1.在“系統總賬”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬定義]，再選擇其下級菜單中的[期間損益結轉設置]，屏幕顯示“期間損益結轉設置”窗口；2.在表格上方的本年利潤科目是本年利潤的入賬科目，可單擊或按[F2]參照錄入。如果本年利潤科目又分為多個下級科目，則可在下面表格中錄入，并與相應的損益科目對應；3.在下面的對應結轉表中錄入明細級的本年利潤科目；4.錄入完畢，單擊[確定]按鈕，退回“總賬系統”界面。期間損益結轉設置

第五節期末賬務處理二、生成轉賬憑證（一）生成自定義轉賬憑證1.在“總賬系統”界面，用鼠標單擊系統主菜單[期末處理]下的[轉賬生成]，或單擊[自動轉賬]模塊，屏幕顯示“轉賬生成”窗口；2.單擊“自定義轉賬”前的選擇框，選擇所要進行的轉賬工作（此處選取“自定義轉賬”），系統將“自定義轉賬設置”中定義的內容置于表中，3.選擇所要進行結轉的月份，單擊“結轉月份”下拉框，選取“1998.12”；選擇所要結轉的憑證，在“是否結轉”欄處雙擊鼠標打上對勾標志、表示該轉賬憑證將執行結轉；4.選擇完畢后，按[確定]按鈕，屏幕顯示將要生成的轉賬憑證；5.按[首頁][上頁][下頁][末頁]可翻頁查看將要生成的轉賬憑證；6.若憑證類別、制單日期和附單據數與實際情況略有出入，可直接在當前憑證上進行修改即可；7.當確定系統顯示的憑證是我們所希望生成的轉賬憑證時，按[保存]按鈕將當前憑證追加到未記賬憑證中；8.操作完畢，單擊[退出]按鈕，退回“總賬系統”界面。生成轉賬憑證第五節期末賬務處理（二）生成對應結轉憑證（三）生成銷售成本結轉憑證（四）生成匯兌損益結轉憑證（五）生成期