會議與會務工作會議與會務工作1會議與會務會議與會務2應用導航會議概述會務工作流程會務工作具體內容41234常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓練應用導航會議概述會務工作流程會務工作具體內容41234常用會3

某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

案例分析：請柬發(fā)出之后某機關定于某月某日在單位禮堂召4事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工5第一講會議概述

一、會議的含義

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。

第一講會議概述一、會議的含義6二、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。３、程序要素：會議準備、開始、進行、結束、會議決定的貫徹落實。４、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。二、會議的要素7

三、會議的作用及缺陷1．會議作用（１）．交流信息，互通情報（２）．發(fā)揚民主，科學決策（３）．組織領導，推動工作（４）．帶動消費，促進經(jīng)濟（５）．聯(lián)絡感情，塑造形象2.會議缺陷（１）．造成時間、精力的浪費（２）．造成經(jīng)濟的浪費（３）．造成信息的重復、浪費（４）．滋長不正之風三、會議的作用及缺陷1．會議作用2.會議缺陷8

四、會議的種類

1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。四、會議的種類1.按規(guī)模分：9

3、按時間分：定期和非定期。

4、按出席對象分：聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會.

5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。

6、公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

3、按時間分：10

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？大家談你參加過一些什么樣的會議？你11五、會議的申報與審批

1、申報與審批的形式口頭申報、書面申報、會議申報。

2、會議申批的原則精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。六、會議成本意識會議成本=2ABT式中A—與會者平均工資的3倍（以小時計）;B—參加會議的人數(shù);T—會議的時間（以小時為單位）。

五、會議的申報與審批12

七、會議秘書工作的基本任務

1、組織的工作

(1)協(xié)助領導確定會議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；

(4)對與會人員進行編組；

(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；七、會議秘書工作的基本任務13(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；(9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會議的結束收尾工作。(7)負責會議簽到；142．文書工作(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會人員的食宿管理；

(2)會議的財務管理；

(3)會議的交通保障；

(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；

(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。2．文書工作4．安全保衛(wèi)工作15會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單第二講會務工作流程會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會16會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工17會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作安排與18第三講會務工作具體內容

一、指導會務工作的原則

1、準備充分；２、組織嚴密；３、服務周到；４、確保安全。

二、會前準備工作

1、確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。第三講會務工作具體內容一、指導會務工作的19

2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

2、確定會議名稱20

4、確定會議時間、會期會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。4、確定會議時間、會期216、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。6、建立會議組織機構22

9、安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動的總結。

3、有關銷售問題

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。9、安排會議議程與日程4、下年23某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民

11：30大會結束某股份有限責任公司股東大會日程安排日期時間內2410、制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10、制發(fā)會議通知25

11、制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11、制作會議證件26

12、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13、安排食住行

會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.

會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。12、準備會議文件資料27

14、制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。14、制定會議預算方案28

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。（2）會場的類型及布局29小型會議室布置

小型會議室布置

30②中型會議室。“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。禮堂型、眾星拱月型。

（3）會場的布置

①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會議室。31主席臺坐次主席臺坐次32排列座次--主席臺座次：以正中間座位為點，面向會場，依左為上，右為下的原則。周永康李克強李長春溫家寶胡錦濤吳邦國賈慶林習近平賀國強排列座次--主席臺座次：以正中間座位為點，面向會場，依左33禮堂型禮堂型34

③會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會場內外的布置：35

會標會徽會標會徽3616、檢查會場（1）.方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）．檢查的內容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內容。16、檢查會場37問題討論

1．會議議程與日程的區(qū)別。

2．簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3．選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?4、應如何做好會場的布置工作？

5、怎樣制定會議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會議通知？

7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內容？問題討論1．會議議程與日程的區(qū)別。38三、會議期間的工作會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴格的考驗，秘書的中心工作任務是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領導指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務，使會議既定的目標進行。

三、會議期間的工作會議期間，是秘書工作39（一）會中服務工作

1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。（一）會中服務工作40

（1）、會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。3、做好會議記錄（1）、會議記錄的格式：3、做好會議記錄412）記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。

3）記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。（2）、會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

2）記錄主體42

（3）、會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。（3）、會議記錄的重點43

（4）會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。3）與會者提的意見、建議，要記人名。（4）會議記錄方法444、編發(fā)會議簡報

（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。4、編發(fā)會議簡報455、值班保衛(wèi)工作

（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。

（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設備的保衛(wèi)

5、值班保衛(wèi)工作46

6、會議保密工作

1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。6、會議保密工作472)會中保密工作(1)加強保密教育。(2)加強文件管理。(3)加強重要涉密會議管理。3)會后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機要通信部門遞送。(3)對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。2)會中保密工作487、會議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會議車輛管理工作。(4)做好財務管理工作。(5)安排好會議的文化生活。(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。7、會議的后勤保障工作49問題討論

1、會議記錄的內容有哪些？2、如何做好會議記錄？3、如何做好會議期間的信息溝通？4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內容？5、會議后勤保障

工作包括哪些？問題討論50四、會后整理工作

1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀要

3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結工作

6、會后催辦和反饋工作

四、會后整理工作1、安排與會人員離會51第四講常用會議的組織程序

一、行政辦公會議是各級領導為研究和處理日常工作、協(xié)調矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領導（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進行反饋第四講常用會議的組織程序一、行政辦公會議52二、職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:

1.籌備會議確定大會議題→

做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準備會議文件→準備會議文件

二、職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工53

2.預備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關于代表資格的審查報告。2.預備會議54

3.召開會議（1）聽取主要行政領導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領導。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。3.召開會議554.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。4.會后整理及大會決議事項的落實56

一、什么是會見？會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。第五講會見與會談一、什么是會見？第五講會見與會談57

二、什么是會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

會見與會談二、什么是會談會見與會談58三、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強。2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

會見與會談三、會見、會談的區(qū)別會見與會談59一、會見與會談準備1、收集對方的相關資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務等。⑤主要求見人的詳細資料

會見與會談一、會見與會談準備會見與會談60

2、通知主方參加會見和會談的人員①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員

會見與會談2、通知主方參加會見和會談的人員會61

3、了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。會見的時間根據(jù)會見的性質來定。（2）會談的地點和時間

會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應先征求對方的意見。

會見與會談

3、了解會見與會談62

4、通知對方會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應及時通知對方。了解客人抵達方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會見、會談的具體日程。

會見與會談4、通知對方會見與會談635、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應準備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判，應擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。

會見與會談5、場所的布置及座位安排會見與會談64

（2）會見與會談的座次安排①會見的座次安排

會見時應遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員（2）會見與會談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員65②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側如圖(一)，或進門后的左側如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。②會談的座次安排66正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）正門客方主方13576421246753{譯員}主賓67課堂討論

一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會談，會上欲就雙方技術合作事項達成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準備工作。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關質量監(jiān)督管理方面的資料沒有準備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會談結果。課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會68會談開始后，雙方就事先準備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質量監(jiān)督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無法給對方以滿意的答復，會議沒有做出任何決定，只得暫時休會。

為什么會談沒有取得結果？秘書能否采取一些應急措施？會談開始后，雙方就事先準備好的協(xié)議草案展開了69

會見與會談的基本程序

迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結束會見與會談的基本程序迎接致辭、贈禮、合70合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師合影圖5444554444455444213444561--71第六講技能訓練【訓練目標】

通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

第六講技能訓練【訓練目標】72

一、案例分析案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?一、案例分析73案例2：

一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結果在這一重要國際會議的“全家福’’中，競找不到這兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。

從此案例中說明會議組織應注意哪些問題？案例2：74案例3：

某校召開一次表彰大會，對全校七八個先進集體，數(shù)十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉頭向領導更換和相互交換，一時間領獎臺上競亂糟槽。

以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細節(jié)所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節(jié)安排應注意哪些問題。案例3：75

二、觀察并制作觀察你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。三、參考會議組織籌備的預案要求為某企業(yè)的一次年終總結暨表彰大會擬出會議籌備方案。二、觀察并制作76再見再見77演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！78會議與會務工作會議與會務工作79會議與會務會議與會務80應用導航會議概述會務工作流程會務工作具體內容41234常用會議的組織程序5會見與會談6技能訓練應用導航會議概述會務工作流程會務工作具體內容41234常用會81

某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

案例分析：請柬發(fā)出之后某機關定于某月某日在單位禮堂召82事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工83第一講會議概述

一、會議的含義

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。

第一講會議概述一、會議的含義84二、會議的要素１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。３、程序要素：會議準備、開始、進行、結束、會議決定的貫徹落實。４、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。二、會議的要素85

三、會議的作用及缺陷1．會議作用（１）．交流信息，互通情報（２）．發(fā)揚民主，科學決策（３）．組織領導，推動工作（４）．帶動消費，促進經(jīng)濟（５）．聯(lián)絡感情，塑造形象2.會議缺陷（１）．造成時間、精力的浪費（２）．造成經(jīng)濟的浪費（３）．造成信息的重復、浪費（４）．滋長不正之風三、會議的作用及缺陷1．會議作用2.會議缺陷86

四、會議的種類

1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。四、會議的種類1.按規(guī)模分：87

3、按時間分：定期和非定期。

4、按出席對象分：聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會.

5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。

6、公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

3、按時間分：88

大家談你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？大家談你參加過一些什么樣的會議？你89五、會議的申報與審批

1、申報與審批的形式口頭申報、書面申報、會議申報。

2、會議申批的原則精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。六、會議成本意識會議成本=2ABT式中A—與會者平均工資的3倍（以小時計）;B—參加會議的人數(shù);T—會議的時間（以小時為單位）。

五、會議的申報與審批90

七、會議秘書工作的基本任務

1、組織的工作

(1)協(xié)助領導確定會議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；

(4)對與會人員進行編組；

(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；七、會議秘書工作的基本任務91(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；(9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

(11)會議的結束收尾工作。(7)負責會議簽到；922．文書工作(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會人員的食宿管理；

(2)會議的財務管理；

(3)會議的交通保障；

(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；

(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。2．文書工作4．安全保衛(wèi)工作93會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案制作會議證件會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單第二講會務工作流程會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱確定會94會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作報到及接待工作做好后勤保障工作編寫會議簡報或快報做好會議保密工作會議信息工作會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工95會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作

安排與會人員離會會議總結會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要催辦與反饋工作安排與96第三講會務工作具體內容

一、指導會務工作的原則

1、準備充分；２、組織嚴密；３、服務周到；４、確保安全。

二、會前準備工作

1、確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。第三講會務工作具體內容一、指導會務工作的97

2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。本著精簡效能的原則。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

2、確定會議名稱98

4、確定會議時間、會期會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。5、確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。4、確定會議時間、會期996、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。6、建立會議組織機構100

9、安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經(jīng)理的人選。

2、年度銷售活動的總結。

3、有關銷售問題

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。9、安排會議議程與日程4、下年101某股份有限責任公司股東大會日程安排日期

時間

內容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民

11：30大會結束某股份有限責任公司股東大會日程安排日期時間內10210、制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10、制發(fā)會議通知103

11、制作會議證件

代表證出席證會議正式證件列席證來賓證會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11、制作會議證件104

12、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13、安排食住行

會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.

會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。12、準備會議文件資料105

14、制定會議預算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

（1）會場的風格特點莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單、樸素。14、制定會議預算方案106

（2）會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。（2）會場的類型及布局107小型會議室布置

小型會議室布置

108②中型會議室。“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會議室。禮堂型、眾星拱月型。

（3）會場的布置

①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。②中型會議室。109主席臺坐次主席臺坐次110排列座次--主席臺座次：以正中間座位為點，面向會場，依左為上，右為下的原則。周永康李克強李長春溫家寶胡錦濤吳邦國賈慶林習近平賀國強排列座次--主席臺座次：以正中間座位為點，面向會場，依左111禮堂型禮堂型112

③會場內外的布置：會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

③會場內外的布置：113

會標會徽會標會徽11416、檢查會場（1）.方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）．檢查的內容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內容。16、檢查會場115問題討論

1．會議議程與日程的區(qū)別。

2．簡述擬訂會議議程與日程表的方法。

3．選擇會議地點應綜合考慮哪些因素?4、應如何做好會場的布置工作？

5、怎樣制定會議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會議通知？

7、怎樣才能做好會議的食宿工作？

8、會前檢查工作包括哪些內容？問題討論1．會議議程與日程的區(qū)別。116三、會議期間的工作會議期間，是秘書工作最活躍的階段，秘書工作能力受到最嚴格的考驗，秘書的中心工作任務是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領導指揮與控制，并通過精心的組織和良好的服務，使會議既定的目標進行。

三、會議期間的工作會議期間，是秘書工作117（一）會中服務工作

1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機簽到。（一）會中服務工作118

（1）、會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。3、做好會議記錄（1）、會議記錄的格式：3、做好會議記錄1192）記錄主體

與會者的發(fā)言。議定事項。

3）記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字。（2）、會議記錄的要求

準確、完整、簡潔、明確。

2）記錄主體120

（3）、會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。（3）、會議記錄的重點121

（4）會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復。3）與會者提的意見、建議，要記人名。（4）會議記錄方法1224、編發(fā)會議簡報

（1）類型綜合型、專題型、實錄型。（2）格式報頭、報核、報尾。（3）要求簡練、快捷、準確。4、編發(fā)會議簡報1235、值班保衛(wèi)工作

（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結束，并隨時應付各種突發(fā)事件。

（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設備的保衛(wèi)

5、值班保衛(wèi)工作124

6、會議保密工作

1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。6、會議保密工作1252)會中保密工作(1)加強保密教育。(2)加強文件管理。(3)加強重要涉密會議管理。3)會后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過機要通信部門遞送。(3)對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。2)會中保密工作1267、會議的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會議車輛管理工作。(4)做好財務管理工作。(5)安排好會議的文化生活。(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。7、會議的后勤保障工作127問題討論

1、會議記錄的內容有哪些？2、如何做好會議記錄？3、如何做好會議期間的信息溝通？4、會議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內容？5、會議后勤保障

工作包括哪些？問題討論128四、會后整理工作

1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀要

3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結工作

6、會后催辦和反饋工作

四、會后整理工作1、安排與會人員離會129第四講常用會議的組織程序

一、行政辦公會議是各級領導為研究和處理日常工作、協(xié)調矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領導（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進行反饋第四講常用會議的組織程序一、行政辦公會議130二、職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:

1.籌備會議確定大會議題→

做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準備會議文件→準備會議文件

二、職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工131

2.預備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團人選，民主選舉主席團成員。（3）確定大會議程，主席團審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關于代表資格的審查報告。2.預備會議132

3.召開會議（1）聽取主要行政領導工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領導。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。3.召開會議1334.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。4.會后整理及大會決議事項的落實134

一、什么是會見？會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。第五講會見與會談一、什么是會見？第五講會見與會談135

二、什么是會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

會見與會談二、什么是會談會見與會談136三、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強。2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

會見與會談三、會見、會談的區(qū)別會見與會談137一、會見與會談準備1、收集對方的相關資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關社會背景，如習俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務等。⑤主要求見人的詳細資料

會見與會談一、會見與會談準備會見與會談138

2、通知主方參加會見和會談的人員①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員

會見與會談2、通知主方參加會見和會談的人員會139

3、了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的