會議管理藝術

寧波人事局

商務部研究院中國會展經濟研究中心副主任中德合作重慶海鈉會展研所所長重慶工學院教授清華大學會展管理專業顧問應麗君

2004-11-21商務部研究院中國會展經濟研究中心副主任應麗1

一、開會的重要性二、成功會議管理三、會議組織與管理藝術

會議管理藝術2

一、開會的重要性

1.會議業概述2.會議的涵義

一、開會的重要性3

會議業概述理論觀點之一：會議經濟是市場經濟的階段性產物

每年全世界舉辦的參加國超過4個、參會外賓人數超過50人的各種國際會議有40萬個以上，全世界國際會議的消費總額達到７０多億美元。間接經濟效益：1：9歐美會議市場份額從８０％下降到家６０％；亞洲市場正快速的發展趨勢：會期變短，平均4天，與會人數減少

中國十年內將成為世界會議領頭羊1998年34位2004年18位

上海成為世界會議業關注的熱點

每兩天就有一個國際性會議召開，４０％的居民能用英語和老外交流，半數市民有機會接受大學教育，每天有１３萬旅客從天上“飛”來，每年入境游客要占本地人口數量的４０％，平均每位居民一天能賺上１２美元。－－－國際會議協會ICCA

4

浙江東南部會議戰略子生態

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰略生態群

圖

資料來源CEI2003年3月

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰略生態群5

會議業

指為會議業直接提供物質、文化、信息、人力、智力、管理等服務和支撐的部門和行業的總稱。會議業所包括的部門和行業涉及到第一產業、第二產業和第三產業的眾多部門和行業。

6會議行業國家會議經濟會議產業鏈

會議場館

與會者會議企業

三大效益會議服務

會議行業國家會議經濟會議產業鏈會議場館與會者7

城市會議經濟定位5要素

?城市經濟?城市會議經濟水平?場館?城市會議行業現狀?相關產業成熟度城市會議經濟定位5要素8

城市會議業發展機制環境吸引力效益

組織基礎政策、經濟、社會、基礎設施會議知名度、主題、與會者等經濟效益、社會效益、環境效益會議管理機構會議行業協會場館、專業公司和人才、配套服務設施等政策、經濟、社會、基礎設施會議知名度、主題、與會者等經濟9

我國會議市場供需矛盾與新的市場發展趨勢

壟斷利潤走向平均利潤，市場秩序逐漸走向規范會議市場進入由數量級增長向質量型結構性調整階段的前期提高會議服務能力成為會議企業市場競爭的法寶，優質服務是企業生存的根基

10什么是會議

漢字“會”：合、聚合、會合。《書·禹貢》：“會于渭訥”。會見、會客。謝惠連《雪賦》：“怨年歲之易暮，傷后會之無因”時機、際會。《后漢書·周章傳論》：“將從反常之事，必將非常之會”為一定目的而成立的團體、組織集會。

現代會議的含義：

指圍繞一定主題、在一定時間和地點由特定的人群聚會而形成的各種類型會議，如國際會議、研討會、論壇、年會等。什么是會議11

會議的特點

群體活動規定地點

主題明確

時間限制

交流信息為目的會議的特點12

會議類型①

Convention:會議②

Congress：大型會議③

Conference：專業會議、學術會議④

Meeting：大會、集會、聚會、研討會⑤

Group:小組會議、培訓班會議類型13大型會議（Congress）一．大型會議：①大會；專業人員代表大會②（美國等國）國會、議會；國會（或議會）會議（期）③聚會、會議

舉辦條件：1、

多數在不定的地點、在一定的時間內舉辦的人數較多的聚會。2、

題目限定在一定的范疇之內3、

每次舉辦的含有多種的交流方式。⑴導入式的講演⑵采取開放式的交流溝通形式4、

大型會議的規模大、組織復雜、籌備期長、組織工作的水平較高。5、

場館要求高6、

對技術和人員的服務要求極高7、

參與者為企業公差或個人自愿

大型會議（Congress）14國際會議：Internationalcongress1、定義：至少四個國家參加的大型的會議稱為國際會議。德國對“國際會議”按以下三個標志來加以界定：在德國的國際組織的成員舉辦的國內或國際組織共同舉辦的德國國內與國際機構共同在德國以外舉辦的2、國際會議的基本標準：參會者會期由不同的專業服務構成籌備時間備注：綜合性的、較長的準備期是對舉辦會議活動計劃的必須條件國際會議：Internationalcongress15中、小型會議

舉辦特點：

中、小的規模舉辦期較短題目選擇有限目標的確定和題目的確定與大型會議大同小異通常只舉辦一次計劃和準備時間要求不多

“中、小型會議”,以國內與會者居多

組織工作和場館的要求不高

交流對話的方式簡單

中小型會議的基本標準：

參加者

會期

會議服務的內容不復雜計劃周期

中、小型會議16

會議舉辦的基本條件

較好的基礎設施國際性的場館四通八達的公路網絡酒店等接待能力酒店綜合信息旅游資源豐富城市環境優美第三產業發達定票系統先進會議舉辦的基本條件17

波紋效應－開會的重要性

－－信息就是權利

精神領袖價值

理念價值.

體驗價值

第三方認證價值信息傳播價值

波紋效應－開會的重要性－－信息就是權利精神領袖價值18

二、成功會議管理

－－需要有效的組織技巧

19

導致會議舉辦效果不佳的六大誤區主題不明或者多個主題過程控制松散缺乏權威主持人會議主導者誤導群體沖動決策與會者角色含糊

導致會議舉辦效果不佳的六大誤區20

會議產品

通過會議舉辦活動由會議組織機構開發的一種產品，是由會議組織、與會者、會議場所、會議服務4個基本要素構成的服務，具有主題性、無形性、生產與消費同步性、易逝性和體驗性等五大特點。

21

主題性

會議以主題為產品設計的前提。

無形性

區別于工業產品有形性特征，會議產品因一個主題概念而存在，因提供會議服務而產生效益，其服務主體是由人的行為構成。

時間性

會展服務產品不可能用倉儲的杠杠來調節市場，服務產品一旦被出售或者消費，其價值就永遠消逝，因此具有很強的時間性。

主題性22

體驗性

舉辦活動的服務于消費同時進行。服務質量很大一部分取決于服務者和消費者接觸的一剎那MomentofTruth(真像時刻)。波動性服務質量因為服務提供者和消費者雙方的個人因素發生變化波動。

23

會議服務產品開發和生產過程

——產品開發（價值設計）——產品生產（組織服務）——產品銷售（會議營銷服務）——現場服務（會議消費服務）——績效評估（服務評估）

會議服務產品開發和生產過程24

會議成功的兩大定律會議產品設計定律

“六一律”――主題、類型、場所、時間、人物、價格

會議舉辦定律“三一律”――時間、地點、人物

會議成功的兩大定律會議產品設計定律會議舉辦25

判斷會議是否成功的2種方法會議組織效果：預期目的是否實現了比如：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創新？會議過程控制效果：會議管理能力與水平的體現比如：問題是如何解決的？決策是如何做出的？人們對會議的感覺如何？大家是否機會均等地參與會議還是某個別人操縱會議？開會愉快嗎？與會者得到激勵了嗎？會議上是集思廣益還是一言堂？

判斷會議是否成功的2種方法26

我們需要什么?各類提議：篩選篩選標準會議詳細的目標起草計劃大綱環境研究競爭問題先例或類似案例

信息收集日期費用與稅收場地人員系統地詳盡計劃財政計劃預算收費收入贊助者投資現金流轉操作性計劃操作來源團隊，人員場地，場館物流設備進度表衛生防預，安全和保安市場計劃市場調研促銷與公關市場進度表反饋：討論計劃組織與準備會議發展準備活動，確定時間下限會議執行操作，控制與活動會后工作閉會，評估，反饋與記錄，獎勵目標會議準備流程圖

我們需要什么?起草計劃大綱環境研究信息收集系27會議類型一覽表

１．

為資訊分享

ａ．員工會議

ｂ．緊急會議

ｃ．常設委員會

ｄ．專題討論會

ｅ．教學式會議

2.

為達成決議與解決問題

ａ．集思廣益式會議

ｂ．單一問題討論會議

ｃ．電子郵件會議

ｄ．書寫議事會議

ｅ．最佳決議斟酌會議

3．

為激發創意

ａ．各抒己見會議

ｂ．旁觀者清會議

4．

為資訊分享

ａ．貼布告式會議

ｂ．排樹狀圖會議

ｃ．集思廣益狀況排除會議

5．

為混合不同議事法之好處

ａ．３Ｍ公司布告法

ｂ．集思廣益座談會

ｃ．“旁觀者清”兼與顧問討論會會議類型一覽表

１．為資訊分享

ａ．員28·

固定費用項

場地設施費·

講演者酬金，旅費和餐費·

市場開拓費（宣傳手冊，郵寄廣告，新聞稿，廣告，記者招待會）·

辦公費（電話，傳真等）·

視聽費·

租用費（如家具，設備與燈光）·

展覽費·

人員勞務費—全體服務人員·

路標，鮮花和其他用來制造氣氛的項目·

運輸費·

保險費·

審計費·

非固定費用項·

餐飲·

住宿·

娛樂·

會議裝備（如文件夾，徽章等）文件費（如材料郵寄，注冊）

·

固定費用項29三、會議組織與管理藝術三、會議組織與管理藝術30主持人主管人員與會者記錄人

主持人主管人員31主持人

角色定位：會議服務者任務：是引導與會者把注意力集中在主題上角色原則：靈活性、適應與會者需要角色基本素質：

個性經驗環境營造技巧把握與會者特點把控會議討論的能力協調性對議題較熟念負擔較多行政與社會責任社會地位較高具有領導力聲音洪亮

主持人32主持人應該做什么和不應該做什么？三大本職工作如何讓與會者把注意力集中到同一個問題和過程上來如何保護與會者不受到攻擊并保證每個人都能夠參與如何保持中立和建立信任主持人應該做什么和不應該做什么？33四個關鍵工作對開會方法和議程提出建議鼓勵與引導參與幫助與會者尋找雙贏方案協調會議前后的有關工作

四個關鍵工作349種技巧清楚闡述自己的角色會議開始前讓大家對討論的問題和程序取得一致不提出自己的意見，也不評論他人意見不回答有關會議內容的問題態度積極――鼓勵大家暢所欲言不要講話太多始終不偏不移支持記錄人工作不怕出錯幫助教育大家9種技巧35

成功會議策劃15問

1.圍繞什么主題開會？2.會議規模多大？與會人員多少？讓誰參加？3.與會者由哪些部分構成？4.開一個什么類型的會議？5.要讓與會者采取何種方式和程度介入？6.會議在哪兒開？7.會議室如何布置？8.每個人在會議中的任務和職責是什么？9.誰有權最后決策？10.會議上采用什么方法進行討論和決策？11.會議開多長時間？12.是否列出議程表？13.有必要做會議陳述？14.以什么方式記錄？15.如何決定任務、期限和任務？

<成功會議組織錦囊1>成功會議策劃15問<成功會議組織錦囊1>36

常用發言時間的分配

＜成功會議組織錦囊2＞常用發言時間的分配＜成功會議組織錦囊237

良好的發言時間分配圖

＜成功會議組織錦囊3＞

良好的發言時間分配圖＜成功會議組織錦囊3＞38

“日式無異議決議通過法”

１

理清問題與議事目標２．

咨詢所有關系人意見；篩選出較好的意見３．

比較所篩選出的意見＜成功會議組織錦囊4＞＜成功會議組織錦囊4＞39

能夠有效地達成決議

１．

用“足夠多“的時間檢視困難所在，并使與會者達成共識２．

列舉或圖示個案并開始討論３．

客觀比較個提案優劣，避免意氣之爭４．

估計個提案獲益率５．

評估有無采集更多參考資料的需要。如需要，議定搜尋方向６．

征求反對意見７．

以中立角度檢視正反意見８．

尋求與會者對個提案的認同要點９．

對議案做適當的修正與妥協10確認議事結果11組成或指定議案執行的督導單位<成功會議主持錦囊5>

40

■

不壓制相左的意見■

消融自以為無懈可擊的錯誤觀念

■

能夠合理化地逃避問題

■

避免在負面刻板印象下做決定而導致的可能危機

集思廣益

<成功會議主持錦囊6><成功會議主持錦囊6>41

如何發揮影響力

發揮影響力的方法：以下三點有助于組織簡短的發言。讓與會者可以清楚地、有結構地、符合邏輯地陳述其意見，并佐以證據，最后要求其他與會者回應其發言。１．

針對重要問題分析或者提供解決之道（至少三點）２．

利用下表組織各項意見。每項意見的發言時間為３０－６０秒３．

會議開始前演練數遍（聲音要洪亮），思考有無需要改進之處＜成功會議主持錦囊7＞

＜成功會議主持錦囊7＞42預祝培訓圓滿成功預祝培訓圓滿成功43聯系方式聯系方式44演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！45

會議管理藝術

寧波人事局

商務部研究院中國會展經濟研究中心副主任中德合作重慶海鈉會展研所所長重慶工學院教授清華大學會展管理專業顧問應麗君

2004-11-21商務部研究院中國會展經濟研究中心副主任應麗46

一、開會的重要性二、成功會議管理三、會議組織與管理藝術

會議管理藝術47

一、開會的重要性

1.會議業概述2.會議的涵義

一、開會的重要性48

會議業概述理論觀點之一：會議經濟是市場經濟的階段性產物

每年全世界舉辦的參加國超過4個、參會外賓人數超過50人的各種國際會議有40萬個以上，全世界國際會議的消費總額達到７０多億美元。間接經濟效益：1：9歐美會議市場份額從８０％下降到家６０％；亞洲市場正快速的發展趨勢：會期變短，平均4天，與會人數減少

中國十年內將成為世界會議領頭羊1998年34位2004年18位

上海成為世界會議業關注的熱點

每兩天就有一個國際性會議召開，４０％的居民能用英語和老外交流，半數市民有機會接受大學教育，每天有１３萬旅客從天上“飛”來，每年入境游客要占本地人口數量的４０％，平均每位居民一天能賺上１２美元。－－－國際會議協會ICCA

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浙江東南部會議戰略子生態

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰略生態群

圖

資料來源CEI2003年3月

上海寧波臺州溫州南京杭州蘇州義烏

滬寧杭會議戰略生態群50

會議業

指為會議業直接提供物質、文化、信息、人力、智力、管理等服務和支撐的部門和行業的總稱。會議業所包括的部門和行業涉及到第一產業、第二產業和第三產業的眾多部門和行業。

51會議行業國家會議經濟會議產業鏈

會議場館

與會者會議企業

三大效益會議服務

會議行業國家會議經濟會議產業鏈會議場館與會者52

城市會議經濟定位5要素

?城市經濟?城市會議經濟水平?場館?城市會議行業現狀?相關產業成熟度城市會議經濟定位5要素53

城市會議業發展機制環境吸引力效益

組織基礎政策、經濟、社會、基礎設施會議知名度、主題、與會者等經濟效益、社會效益、環境效益會議管理機構會議行業協會場館、專業公司和人才、配套服務設施等政策、經濟、社會、基礎設施會議知名度、主題、與會者等經濟54

我國會議市場供需矛盾與新的市場發展趨勢

壟斷利潤走向平均利潤，市場秩序逐漸走向規范會議市場進入由數量級增長向質量型結構性調整階段的前期提高會議服務能力成為會議企業市場競爭的法寶，優質服務是企業生存的根基

55什么是會議

漢字“會”：合、聚合、會合。《書·禹貢》：“會于渭訥”。會見、會客。謝惠連《雪賦》：“怨年歲之易暮，傷后會之無因”時機、際會。《后漢書·周章傳論》：“將從反常之事，必將非常之會”為一定目的而成立的團體、組織集會。

現代會議的含義：

指圍繞一定主題、在一定時間和地點由特定的人群聚會而形成的各種類型會議，如國際會議、研討會、論壇、年會等。什么是會議56

會議的特點

群體活動規定地點

主題明確

時間限制

交流信息為目的會議的特點57

會議類型①

Convention:會議②

Congress：大型會議③

Conference：專業會議、學術會議④

Meeting：大會、集會、聚會、研討會⑤

Group:小組會議、培訓班會議類型58大型會議（Congress）一．大型會議：①大會；專業人員代表大會②（美國等國）國會、議會；國會（或議會）會議（期）③聚會、會議

舉辦條件：1、

多數在不定的地點、在一定的時間內舉辦的人數較多的聚會。2、

題目限定在一定的范疇之內3、

每次舉辦的含有多種的交流方式。⑴導入式的講演⑵采取開放式的交流溝通形式4、

大型會議的規模大、組織復雜、籌備期長、組織工作的水平較高。5、

場館要求高6、

對技術和人員的服務要求極高7、

參與者為企業公差或個人自愿

大型會議（Congress）59國際會議：Internationalcongress1、定義：至少四個國家參加的大型的會議稱為國際會議。德國對“國際會議”按以下三個標志來加以界定：在德國的國際組織的成員舉辦的國內或國際組織共同舉辦的德國國內與國際機構共同在德國以外舉辦的2、國際會議的基本標準：參會者會期由不同的專業服務構成籌備時間備注：綜合性的、較長的準備期是對舉辦會議活動計劃的必須條件國際會議：Internationalcongress60中、小型會議

舉辦特點：

中、小的規模舉辦期較短題目選擇有限目標的確定和題目的確定與大型會議大同小異通常只舉辦一次計劃和準備時間要求不多

“中、小型會議”,以國內與會者居多

組織工作和場館的要求不高

交流對話的方式簡單

中小型會議的基本標準：

參加者

會期

會議服務的內容不復雜計劃周期

中、小型會議61

會議舉辦的基本條件

較好的基礎設施國際性的場館四通八達的公路網絡酒店等接待能力酒店綜合信息旅游資源豐富城市環境優美第三產業發達定票系統先進會議舉辦的基本條件62

波紋效應－開會的重要性

－－信息就是權利

精神領袖價值

理念價值.

體驗價值

第三方認證價值信息傳播價值

波紋效應－開會的重要性－－信息就是權利精神領袖價值63

二、成功會議管理

－－需要有效的組織技巧

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導致會議舉辦效果不佳的六大誤區主題不明或者多個主題過程控制松散缺乏權威主持人會議主導者誤導群體沖動決策與會者角色含糊

導致會議舉辦效果不佳的六大誤區65

會議產品

通過會議舉辦活動由會議組織機構開發的一種產品，是由會議組織、與會者、會議場所、會議服務4個基本要素構成的服務，具有主題性、無形性、生產與消費同步性、易逝性和體驗性等五大特點。

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主題性

會議以主題為產品設計的前提。

無形性

區別于工業產品有形性特征，會議產品因一個主題概念而存在，因提供會議服務而產生效益，其服務主體是由人的行為構成。

時間性

會展服務產品不可能用倉儲的杠杠來調節市場，服務產品一旦被出售或者消費，其價值就永遠消逝，因此具有很強的時間性。

主題性67

體驗性

舉辦活動的服務于消費同時進行。服務質量很大一部分取決于服務者和消費者接觸的一剎那MomentofTruth(真像時刻)。波動性服務質量因為服務提供者和消費者雙方的個人因素發生變化波動。

68

會議服務產品開發和生產過程

——產品開發（價值設計）——產品生產（組織服務）——產品銷售（會議營銷服務）——現場服務（會議消費服務）——績效評估（服務評估）

會議服務產品開發和生產過程69

會議成功的兩大定律會議產品設計定律

“六一律”――主題、類型、場所、時間、人物、價格

會議舉辦定律“三一律”――時間、地點、人物

會議成功的兩大定律會議產品設計定律會議舉辦70

判斷會議是否成功的2種方法會議組織效果：預期目的是否實現了比如：解決了什么問題？做出了什么決策？方案或者決策有無創新？會議過程控制效果：會議管理能力與水平的體現比如：問題是如何解決的？決策是如何做出的？人們對會議的感覺如何？大家是否機會均等地參與會議還是某個別人操縱會議？開會愉快嗎？與會者得到激勵了嗎？會議上是集思廣益還是一言堂？

判斷會議是否成功的2種方法71

我們需要什么?各類提議：篩選篩選標準會議詳細的目標起草計劃大綱環境研究競爭問題先例或類似案例

信息收集日期費用與稅收場地人員系統地詳盡計劃財政計劃預算收費收入贊助者投資現金流轉操作性計劃操作來源團隊，人員場地，場館物流設備進度表衛生防預，安全和保安市場計劃市場調研促銷與公關市場進度表反饋：討論計劃組織與準備會議發展準備活動，確定時間下限會議執行操作，控制與活動會后工作閉會，評估，反饋與記錄，獎勵目標會議準備流程圖

我們需要什么?起草計劃大綱環境研究信息收集系72會議類型一覽表

１．

為資訊分享

ａ．員工會議

ｂ．緊急會議

ｃ．常設委員會

ｄ．專題討論會

ｅ．教學式會議

2.

為達成決議與解決問題

ａ．集思廣益式會議

ｂ．單一問題討論會議

ｃ．電子郵件會議

ｄ．書寫議事會議

ｅ．最佳決議斟酌會議

3．

為激發創意

ａ．各抒己見會議

ｂ．旁觀者清會議

4．

為資訊分享

ａ．貼布告式會議

ｂ．排樹狀圖會議

ｃ．集思廣益狀況排除會議

5．

為混合不同議事法之好處

ａ．３Ｍ公司布告法

ｂ．集思廣益座談會

ｃ．“旁觀者清”兼與顧問討論會會議類型一覽表

１．為資訊分享

ａ．員73·

固定費用項

場地設施費·

講演者酬金，旅費和餐費·

市場開拓費（宣傳手冊，郵寄廣告，新聞稿，廣告，記者招待會）·

辦公費（電話，傳真等）·

視聽費·

租用費（如家具，設備與燈光）·

展覽費·

人員勞務費—全體服務人員·

路標，鮮花和其他用來制造氣氛的項目·

運輸費·

保險費·

審計費·

非固定費用項·

餐飲·

住宿·

娛樂·

會議裝備（如文件夾，徽章等）文件費（如材料郵寄，注冊）

·

固定費用項74三、會議組織與管理藝術三、會議組織與管理藝術75主持人主管人員與會者記錄人

主持人主管人員76主持人

角色定位：會議服務者任務：是引導與會者把注意力集中在主題上角色原則：靈活性、適應與會者需要角色基本素質：

個性經驗環境營造技巧把握與會者特點把控會議討論的能力協調性對議題較熟念負擔較多行政與社會責任社會地位較高具有領導力聲音洪亮

主持人77主持人應該做什么和不應該做什么？三大本職工作如何讓與會者把注意力集中到同一個問題和過程上來如何保護與會者不受到攻擊并保證每個人都能夠參與如何保持中立和建立信任主持人應該做什么和不應該做什么？78四個關鍵工作對開會方