會計檔案講稿巴州檔案局顏文俊會計檔案講稿巴州檔案局顏文俊1今天要給大家講的十個內容會計檔案的整理會計檔案憑證的整理、裝訂會計帳本會計（報表）報告其他會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案的接收要求會計檔案的管理和提供利用財政總預算、行政、事業(yè)和稅收會計檔案保管期限表會計檔案的移交今天要給大家講的十個內容會計檔案的整理2會計檔案的定義會計檔案的定義：是指會計檔案是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位以及個人在經(jīng)濟和經(jīng)濟活動中形成的，經(jīng)過整理歸檔保存起來以備查考的各種會計專業(yè)文件，它是有適合會計檔案內容和成分發(fā)展的廣泛的內涵和外延。會計檔案的定義會計檔案的定義：是指會計檔案是機3一、會計檔案的整理各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求負責整理，立卷、裝訂成冊，在本部門保管一年以后并向本部門的檔案室移交。各類會計檔案應按以下要求進行整理、裝訂。一、會計檔案的整理各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部4二、會計檔案憑證的整理、裝訂會計憑證，每月裝訂成一冊或幾冊，每冊長度不得超過270MM，寬度不得超過150MM，厚度不得超過20MM，裝訂時必須使用線繩裝訂成冊后裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的檔案袋中，每袋一冊按袋面所列的項目填寫信息。憑證封面、封底按要求制作并將項目填寫齊全。（如圖）二、會計檔案憑證的整理、裝訂會計憑證，每月裝訂成一冊或幾冊，5記帳憑證號、張數(shù)自號至號共張原始憑證、匯總憑證張數(shù)共張會計憑證總頁數(shù)共頁冊數(shù)本月共冊第冊全宗號目錄號卷號自年月日起至年月日止冊數(shù)編號主管會計審核人裝訂人年月日裝訂會計憑證封面記帳憑證號、張數(shù)自號至6全宗號目錄號案卷號單位名稱憑證名稱填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱如：收款、付款、轉賬或基建工會、預算外會計憑證等時間年月共冊本盒裝第冊記帳憑證自號至號

附件張本盒內共張起止日期自年月日起至年月日止歸檔時間立卷人保管期限會計憑證盒全宗號目錄號案卷號填寫能夠反映會計憑證用途或內容7會計憑證背脊填寫全宗號目錄號案卷號年度月共冊第冊保管期限會計憑證背脊填寫全宗號目錄8會計憑證類登記表歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑證張數(shù)備注起止號張數(shù)起止號張數(shù)單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑證張數(shù)備注起止號張數(shù)起止號張數(shù)會計憑證類登記表歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑9會計賬簿類登記表歸檔號年代帳類名稱內容頁數(shù)備注起止號張數(shù)單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日會計賬簿類登記表歸檔號年代帳類名稱內容頁數(shù)備注起止號張數(shù)單位10會計報表類案卷目錄案卷號序號案卷名稱起止日期卷內張數(shù)保管期限備注單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日會計報表類案卷目錄案卷號序號案卷名11備考表卷內情況說明立卷人：年月日檢查人：年月日備考表卷內情況說明12會計檔案（帳簿）封面立檔單位帳簿名稱啟用日期自年月日至年月日帳簿張數(shù)保管期限會計主管會計員全宗號目錄號卷號會計檔案（帳簿）封面立檔單位帳簿名稱啟用日期自13每冊憑證的張數(shù)應是記帳憑證數(shù)和原始憑證數(shù)的總和。為了簡便手續(xù)，可只編寫記帳憑證的順序號，不編寫原始憑證數(shù)的順序號。備考表裝訂于每冊憑證的末頁。工資冊可獨立裝訂成冊（一年或一個月裝訂為一冊）。獨立裝訂的工資冊按實有張數(shù)編寫張?zhí)枺丛潞推鹬箯執(zhí)柼顚懢韮饶夸洠瑐淇急硌b訂于每冊的末頁。每冊憑證的張數(shù)應是記帳憑證數(shù)和原始憑證數(shù)的總和。14三、會計帳本活頁帳每本必須按要求填寫，帳本啟用及交接記錄，使用活頁式帳頁，應按帳戶順序編號，定期裝訂成冊，裝訂后再按實際使用的帳頁順序編頁數(shù)，另加卷內目錄，注明每個帳戶的名稱和頁次，訂本帳每年使用一本，不得幾年連用，空頁不要拆除，按科目名稱（或往來單位等）和起止頁數(shù)編制目錄。備考表貼于每本帳本的末頁。帳冊歸檔時要裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的檔案盒內，并正確填寫規(guī)定項目。三、會計帳本活頁帳每本必須按要求填寫，帳本啟用及交接記錄，使15四、會計（報表）報告年度報表（決算）一年一冊，月、季度報表一年可根據(jù)實際合訂為一至數(shù)冊，但年報和月、季報不得混訂為一冊。報表按冊（包括封皮封底）統(tǒng)編頁號。報表的卷內目錄按每份文件名稱填寫，并在末頁加備考表。報表歸檔時要裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的會計檔案盒中，并按要求填寫各項目。四、會計（報表）報告年度報表（決算）一年一冊，月、季度報表一16五、其他其他類包括：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、（即案卷目錄本）會計檔案銷毀清冊等。移交清冊必須有移交人、監(jiān)交人、接收人簽名、接收日期和各類會計檔案的詳細數(shù)目。銷毀清冊應有上級批準文件，單位領導人、財務檔案負責人及管理檔案的人員、監(jiān)銷人的簽名以及銷毀日期。五、其他其他類包括：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計核算174、案卷目錄本按憑證、帳本、報表、其他四類分別填寫裝訂，并在每本目錄本封面上標明類名及起止日期，目錄按規(guī)定填寫齊全（目錄格式是國家統(tǒng)一規(guī)定的）案卷目錄應一式三份留會計財務部門一份，可做移交清冊，另二份在移交時交本單位檔案室。4、案卷目錄本按憑證、帳本、報表、其他四類分別填寫裝訂，18六、會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案一般分為四個類，一是憑證類，二是帳本類，三是報告類（報表），四是其他類。會計核算單位比較多的單位，可以采取部門—文件種類—年度的排列方法，只有一個會計核算單位可以采取文件—年度的排列方法。憑證一冊為一卷，帳本一本為一卷，報表、工資冊按整理裝訂后的一冊為一卷。立卷歸檔的會計檔案，必須放入符合要求的檔案柜里。六、會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案一般分為四個類，一是憑195、在案卷排列的基礎上，給每個案卷編一個案卷號。憑證、帳本和月、季報表分別一年編一個小流水號（即一年的案卷編一個順序號）年度決算則編大流水號（即從本單位成立之日起，年度報表的案卷編一個大流水號）。每年工資冊排在當年憑證的前面與其他憑證統(tǒng)一編號。5、在案卷排列的基礎上，給每個案卷編一個案卷號。憑證、帳本和20七、會計檔案的接收要求各單位檔案室接收會計檔案時應符合下例要求。應歸檔的會計檔案要齊全、完整。歸檔的會計檔案應按會計檔案整理要求分類立卷、編制目錄和案卷目錄及各種清冊要齊全，便于保管和利用。當年會計檔案在會計年度終了后，由本單位財務會計部門保管使用一年，期滿后必須向本單位檔案室移交，檔案室不得拒絕，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。七、會計檔案的接收要求各單位檔案室接收會計檔案時應符合下例要21檔案室對于違反會計檔案管理制度的有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的應當報告本單位領導，或財政、審計機關嚴肅處理檔案室對于違反會計檔案管理制度的有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的22八、會計檔案的管理和提供利用1、各單位的檔案室應建立會計檔案的統(tǒng)計制度，對會計檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2、各單位的檔案室應按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的各類會計檔案保管期限并結合補充規(guī)定，一并執(zhí)行。（巴財會字[1999]03號文的保管期限表）（1）、在不同所有制和不同單位之間辦理的財務移交清冊永久保管。（2）、各單位現(xiàn)存的解放前會計檔案原則上應交同級檔案館永久保管。（3）、工資冊保管二十五年。八、會計檔案的管理和提供利用1、各單位的檔案室應建立會計檔案234、各級企業(yè)主管部門收到的基層單位的月、季報表保管二年，收到的基層年度決算保管五年。5、各級財政部門收到的重點企業(yè)單位的月、季報保管一年，年度決算保管二年，收到的各主管部門或下級財政部門的企業(yè)匯總決算保管三年，財政部門匯總的月、季報保管五年，匯總決算永久保管。4、各級企業(yè)主管部門收到的基層單位的月、季報表保管二年，收到24各單位應定期對，已超過保管期限的會計檔案進行鑒定，鑒定由檔案部門和財務會計部門組成鑒定領導小組共同進行。鑒定時要抽出未了結的債權、債務、落實政策涉外、土地、財產移交、轉業(yè)、下放撫恤金等原始憑證另行組卷。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由本單位的檔案部門和財務部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在這之前要對會計檔案進行認真的清點、核對。銷毀后在銷毀清單上簽字，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。各單位應定期對，已超過保管期限的會計檔案進行鑒定，鑒定由檔案25各單位存放會計檔案的用具和庫房應堅固，并力求做到“八防”各單位應建立會計檔案借閱制度，根據(jù)會計檔案的重要程度，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)。各單位存放會計檔案的用具和庫房應堅固，并力求做到“八防”26九、財政總預算、行政、事業(yè)和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注財政總預算行政、事業(yè)單位稅收會計一會計憑證類1國家金庫編送的各種報表及繳、退憑證10年10年2各收入機關編送的報表10年3行政、事業(yè)單位的各種會計憑證包括：原始、記帳憑證和傳票匯總表。15年九、財政總預算、行政、事業(yè)和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名274各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款存根聯(lián)在銷號后保存2年。5財政總預算撥款憑證及其他會計憑證15年包括：撥款憑證和其他會計憑證。6農牧業(yè)稅結算憑證15年二會計帳本類7日記賬15年15年8總賬15年15年15年9稅收日記賬總賬和稅收票證分類出納賬25年10明細分類、分戶賬或登記本15年15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年12行政、事業(yè)固定資產明細賬卡片行政、事業(yè)固定資產報廢清理后保存5年4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款存根聯(lián)在銷號后保存2年28三財務報告類13財政總預算永久14行政、事業(yè)單位決算10年永久15稅收年報（決算）10年永久16國家金庫年報（決算）10年17基本建設撥、貸年報（決算）10年18財政總預算會計旬報3年所屬單位報送的保管2年19財政總預算會計月、季報表5年所屬單位報送的保管2年20行政、事業(yè)單位會計月、季報表5年所屬單位報送的保管2年三財務報告類13財政總預算永久14行政、事業(yè)單位決算10年永2921稅收會計報表、票證報表10年電報保管1年所屬稅務機關報送的保管3年四其他類22會計移交清冊15年15年15年23會計檔案管理清冊永久永久永久24會計檔案銷毀清冊永久永久永久21稅收會計報表、票證報表10年電報保管1年所屬稅務機關報送30十、會計檔案的移交各自治區(qū)區(qū)級以上單位將永久保存的會計檔案在本機關保存二十年左右；地、州、市級以下各單位應將永久保存的檔案在本單位保存十年左右，連同案卷目錄(一式三份)有關的檢索工具及參考資料一并向有關檔案室（館）移交。十、會計檔案的移交各自治區(qū)區(qū)級以上單位將永久保存的會計檔案在31撤消、合并單位和建設單位完工后的會計檔案不得分散保管，應隨同單位的全部檔案一并移交給接管或主管其工作的單位或直接交同級檔案館，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。各種監(jiān)督機關撤消時，其會計檔案同其他檔案一起向有關的主管機關或檔案館移交。撤消、合并單位和建設單位完工后的會計檔案不得分散保管，應隨同32復習題1、會計檔案的整理有那些內容？2、活頁帳每本按要求填寫那些內容？3、會計檔案的其它類包括的內容有那些？4、會計檔案接收要求？復習題1、會計檔案的整理有那些內容？33謝謝大家歡迎大家批評指導巴州檔案局業(yè)務科顏文俊電話2863155謝謝大家歡迎大家批評指導34會計檔案講稿巴州檔案局顏文俊會計檔案講稿巴州檔案局顏文俊35今天要給大家講的十個內容會計檔案的整理會計檔案憑證的整理、裝訂會計帳本會計（報表）報告其他會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案的接收要求會計檔案的管理和提供利用財政總預算、行政、事業(yè)和稅收會計檔案保管期限表會計檔案的移交今天要給大家講的十個內容會計檔案的整理36會計檔案的定義會計檔案的定義：是指會計檔案是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位以及個人在經(jīng)濟和經(jīng)濟活動中形成的，經(jīng)過整理歸檔保存起來以備查考的各種會計專業(yè)文件，它是有適合會計檔案內容和成分發(fā)展的廣泛的內涵和外延。會計檔案的定義會計檔案的定義：是指會計檔案是機37一、會計檔案的整理各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求負責整理，立卷、裝訂成冊，在本部門保管一年以后并向本部門的檔案室移交。各類會計檔案應按以下要求進行整理、裝訂。一、會計檔案的整理各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部38二、會計檔案憑證的整理、裝訂會計憑證，每月裝訂成一冊或幾冊，每冊長度不得超過270MM，寬度不得超過150MM，厚度不得超過20MM，裝訂時必須使用線繩裝訂成冊后裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的檔案袋中，每袋一冊按袋面所列的項目填寫信息。憑證封面、封底按要求制作并將項目填寫齊全。（如圖）二、會計檔案憑證的整理、裝訂會計憑證，每月裝訂成一冊或幾冊，39記帳憑證號、張數(shù)自號至號共張原始憑證、匯總憑證張數(shù)共張會計憑證總頁數(shù)共頁冊數(shù)本月共冊第冊全宗號目錄號卷號自年月日起至年月日止冊數(shù)編號主管會計審核人裝訂人年月日裝訂會計憑證封面記帳憑證號、張數(shù)自號至40全宗號目錄號案卷號單位名稱憑證名稱填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱如：收款、付款、轉賬或基建工會、預算外會計憑證等時間年月共冊本盒裝第冊記帳憑證自號至號

附件張本盒內共張起止日期自年月日起至年月日止歸檔時間立卷人保管期限會計憑證盒全宗號目錄號案卷號填寫能夠反映會計憑證用途或內容41會計憑證背脊填寫全宗號目錄號案卷號年度月共冊第冊保管期限會計憑證背脊填寫全宗號目錄42會計憑證類登記表歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑證張數(shù)備注起止號張數(shù)起止號張數(shù)單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑證張數(shù)備注起止號張數(shù)起止號張數(shù)會計憑證類登記表歸檔號年代月份冊數(shù)冊號記帳憑證匯總憑證原始憑43會計賬簿類登記表歸檔號年代帳類名稱內容頁數(shù)備注起止號張數(shù)單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日會計賬簿類登記表歸檔號年代帳類名稱內容頁數(shù)備注起止號張數(shù)單位44會計報表類案卷目錄案卷號序號案卷名稱起止日期卷內張數(shù)保管期限備注單位名稱：巴音郭楞蒙古自治州檔案局監(jiān)制登記人：年月日會計報表類案卷目錄案卷號序號案卷名45備考表卷內情況說明立卷人：年月日檢查人：年月日備考表卷內情況說明46會計檔案（帳簿）封面立檔單位帳簿名稱啟用日期自年月日至年月日帳簿張數(shù)保管期限會計主管會計員全宗號目錄號卷號會計檔案（帳簿）封面立檔單位帳簿名稱啟用日期自47每冊憑證的張數(shù)應是記帳憑證數(shù)和原始憑證數(shù)的總和。為了簡便手續(xù)，可只編寫記帳憑證的順序號，不編寫原始憑證數(shù)的順序號。備考表裝訂于每冊憑證的末頁。工資冊可獨立裝訂成冊（一年或一個月裝訂為一冊）。獨立裝訂的工資冊按實有張數(shù)編寫張?zhí)?，并按月和起止張?zhí)柼顚懢韮饶夸洠瑐淇急硌b訂于每冊的末頁。每冊憑證的張數(shù)應是記帳憑證數(shù)和原始憑證數(shù)的總和。48三、會計帳本活頁帳每本必須按要求填寫，帳本啟用及交接記錄，使用活頁式帳頁，應按帳戶順序編號，定期裝訂成冊，裝訂后再按實際使用的帳頁順序編頁數(shù)，另加卷內目錄，注明每個帳戶的名稱和頁次，訂本帳每年使用一本，不得幾年連用，空頁不要拆除，按科目名稱（或往來單位等）和起止頁數(shù)編制目錄。備考表貼于每本帳本的末頁。帳冊歸檔時要裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的檔案盒內，并正確填寫規(guī)定項目。三、會計帳本活頁帳每本必須按要求填寫，帳本啟用及交接記錄，使49四、會計（報表）報告年度報表（決算）一年一冊，月、季度報表一年可根據(jù)實際合訂為一至數(shù)冊，但年報和月、季報不得混訂為一冊。報表按冊（包括封皮封底）統(tǒng)編頁號。報表的卷內目錄按每份文件名稱填寫，并在末頁加備考表。報表歸檔時要裝入統(tǒng)一規(guī)定格式的會計檔案盒中，并按要求填寫各項目。四、會計（報表）報告年度報表（決算）一年一冊，月、季度報表一50五、其他其他類包括：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、（即案卷目錄本）會計檔案銷毀清冊等。移交清冊必須有移交人、監(jiān)交人、接收人簽名、接收日期和各類會計檔案的詳細數(shù)目。銷毀清冊應有上級批準文件，單位領導人、財務檔案負責人及管理檔案的人員、監(jiān)銷人的簽名以及銷毀日期。五、其他其他類包括：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計核算514、案卷目錄本按憑證、帳本、報表、其他四類分別填寫裝訂，并在每本目錄本封面上標明類名及起止日期，目錄按規(guī)定填寫齊全（目錄格式是國家統(tǒng)一規(guī)定的）案卷目錄應一式三份留會計財務部門一份，可做移交清冊，另二份在移交時交本單位檔案室。4、案卷目錄本按憑證、帳本、報表、其他四類分別填寫裝訂，52六、會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案一般分為四個類，一是憑證類，二是帳本類，三是報告類（報表），四是其他類。會計核算單位比較多的單位，可以采取部門—文件種類—年度的排列方法，只有一個會計核算單位可以采取文件—年度的排列方法。憑證一冊為一卷，帳本一本為一卷，報表、工資冊按整理裝訂后的一冊為一卷。立卷歸檔的會計檔案，必須放入符合要求的檔案柜里。六、會計檔案的分類、立卷、排列會計檔案一般分為四個類，一是憑535、在案卷排列的基礎上，給每個案卷編一個案卷號。憑證、帳本和月、季報表分別一年編一個小流水號（即一年的案卷編一個順序號）年度決算則編大流水號（即從本單位成立之日起，年度報表的案卷編一個大流水號）。每年工資冊排在當年憑證的前面與其他憑證統(tǒng)一編號。5、在案卷排列的基礎上，給每個案卷編一個案卷號。憑證、帳本和54七、會計檔案的接收要求各單位檔案室接收會計檔案時應符合下例要求。應歸檔的會計檔案要齊全、完整。歸檔的會計檔案應按會計檔案整理要求分類立卷、編制目錄和案卷目錄及各種清冊要齊全，便于保管和利用。當年會計檔案在會計年度終了后，由本單位財務會計部門保管使用一年，期滿后必須向本單位檔案室移交，檔案室不得拒絕，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。七、會計檔案的接收要求各單位檔案室接收會計檔案時應符合下例要55檔案室對于違反會計檔案管理制度的有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的應當報告本單位領導，或財政、審計機關嚴肅處理檔案室對于違反會計檔案管理制度的有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的56八、會計檔案的管理和提供利用1、各單位的檔案室應建立會計檔案的統(tǒng)計制度，對會計檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2、各單位的檔案室應按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的各類會計檔案保管期限并結合補充規(guī)定，一并執(zhí)行。（巴財會字[1999]03號文的保管期限表）（1）、在不同所有制和不同單位之間辦理的財務移交清冊永久保管。（2）、各單位現(xiàn)存的解放前會計檔案原則上應交同級檔案館永久保管。（3）、工資冊保管二十五年。八、會計檔案的管理和提供利用1、各單位的檔案室應建立會計檔案574、各級企業(yè)主管部門收到的基層單位的月、季報表保管二年，收到的基層年度決算保管五年。5、各級財政部門收到的重點企業(yè)單位的月、季報保管一年，年度決算保管二年，收到的各主管部門或下級財政部門的企業(yè)匯總決算保管三年，財政部門匯總的月、季報保管五年，匯總決算永久保管。4、各級企業(yè)主管部門收到的基層單位的月、季報表保管二年，收到58各單位應定期對，已超過保管期限的會計檔案進行鑒定，鑒定由檔案部門和財務會計部門組成鑒定領導小組共同進行。鑒定時要抽出未了結的債權、債務、落實政策涉外、土地、財產移交、轉業(yè)、下放撫恤金等原始憑證另行組卷。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由本單位的檔案部門和財務部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在這之前要對會計檔案進行認真的清點、核對。銷毀后在銷毀清單上簽字，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。各單位應定期對，已超過保管期限的會計檔案進行鑒定，鑒定由檔案59各單位存放會計檔案的用具和庫房應堅固，并力求做到“八防”各單位應建立會計檔案借閱制度，根據(jù)會計檔案的重要程度，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)。各單位存放會計檔案的用具和庫房應堅固，并力求做到“八防”60九、財政總預