歡迎海螺集團的領導和同志們！

企業檔案管理講座

主講：查滿林歡迎海螺集團的領導和同志們！1開篇案例馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示結論：建立檔案信息綜合管理體系，強化企業檔案工作，是現代企業發展的必然需求。研究企業檔案工作基于兩個基本觀點：檔案工作很重要----這是由企業檔案的存在價值決定的，具有不可替代性。檔案工作很特殊----發展的不均衡性、產生效益的潛在性、發揮作用的滯后性決定了企業檔案工作的專業性、服務性、基礎性特點開篇案例馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示2提綱一、企業檔案與企業檔案工作二、企業檔案工作組織建設與制度建設三、企業檔案工作基礎設施建設四、企業檔案資源建設五、企業檔案信息化建設六、企業檔案工作發展值得注意的幾個問題結束語提綱一、企業檔案與企業檔案工作3一、企業檔案與檔案工作企業檔案企業檔案工作企業檔案工作原則統一領導、分級管理、維護檔案的完整、準確、系統與安全。企業檔案工作內容一、企業檔案與檔案工作4二、企業檔案工作組織建設與制度建設（一）檔案工作領導（二）檔案機構設置（三）檔案人員配備企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。1）檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。2）忠于檔案人員職守：檔案收、管、用；維護檔案與安全3）檔案人員配置基本要求：檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷。檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平。檔案人員應定期接受檔案業務培訓。二、企業檔案工作組織建設與制度建設（一）檔案工作領導5

（四）檔案工作體系企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。（五）企業管理職責

建立健全檔案工作規劃、計劃和規章制度貫徹落實“三納入”、四參加制度企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。（四）檔案工作體系6（六）企業部門職責企業各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責。企業各職能或承辦部門及項目文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。（六）企業部門職責7（七）檔案部門職責統籌規劃企業檔案工作，制定企業檔案規章制度。負責企業檔案收、管、用。監督、指導、檢查企業所屬單位的檔案工作。依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。（七）檔案部門職責8（八）企業檔案工作制度建設工作規章明確歸檔責任制定檔案管理規范制定檔案工作責任追究制制定檔案管理應急預案管理制度業務規范

（八）企業檔案工作制度建設9三、企業檔案工作基礎設施建設1、檔案庫房、業務技術用房、閱覽及陳列室要求2、檔案裝具3、保護設備（按照“八防”要求配置）4、技術設備

三、企業檔案工作基礎設施建設1、檔案庫房、業務技術用房、閱覽10四、企業檔案資源建設（一）企業檔案資源建設的總體框架（二）總體要求：三納入：企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成,應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加：企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。四同步：企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時作好項目文件歸檔交接。四、企業檔案資源建設（一）企業檔案資源建設的總體框架11（三）歸檔制度1、文件的形成、積累2、歸檔文件的主要來源：—本企業形成的文件；—本企業建設項目、外購設備等接收的文件；—所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；—本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；—本企業執行、辦理的外來文件。（三）歸檔制度1、文件的形成、積累123、文件歸檔時間1）經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2）科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。3）產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4）會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。5）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。6)磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。7)更新、補充的文件；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業資產與產權變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。3、文件歸檔時間134、文件歸檔要求1)企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制2)歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存3)歸檔的文件應為原件4）非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。5)歸檔的文件一般一式一份6）兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議約定文件歸檔。4、文件歸檔要求14（四）檔案管理六個環節檔案收集工作檔案整理工作檔案保管工作檔案鑒定工作檔案統計工作檔案利用工作（四）檔案管理六個環節檔案收集工作15五、企業檔案信息化建設檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施）、數據采集與處理、數據傳輸總體目標：借助于企業信息化建設的平臺，研究開發檔案管理系統，堅持技術與管理并重、檔案信息化與企業信息化協調同步原則，不斷促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平。要求企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的需求。長期目標：統一檔案管理系統軟件，加快建設檔案數據庫，建設數字檔案館，實現遠程歸檔和遠程利用。五、企業檔案信息化建設檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施16電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。17傳統載體檔案數字化企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。傳統載體檔案數字化企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇18電子檔案的保管

電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。電子檔案應存儲到脫機載體上。脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態。存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定執行電子檔案的保管

電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。19檔案網絡化服務目標：統一系統軟件，建立數字檔案館，實現遠程歸檔和遠程利用；統一系統軟件企業應建立館（室）藏檔案目錄數據庫，并逐步實現檔案的全文檢索。對數字化檔案和各信息系統歸檔的電子文件，檔案部門應根據設定的利用權限提供及時有效的網絡化服務。涉密檔案管理系統應與互聯網物理斷開，非涉密檔案管理系統可與互聯網絡邏輯隔離。檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。各信息系統應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。檔案網絡化服務20六、企業檔案工作發展值得注意的幾個問題（一）企業戰略與結構調整過程中的檔案工作發展問題（二）企業檔案工作監督管理問題（三）檔案數字化建設問題（四）企業信用檔案建設問題（五）工程項目檔案管理創新問題（六）企業基層檔案業務建設問題六、企業檔案工作發展值得注意的幾個問題（一）企業戰略與結構調21如何搞好企業基層檔案工作？找準自我定位，創新服務理念抓住關鍵要素，提高整體水平特色檔案資源建設、“三納入”與“四參加”制度建設、四個同步、專業考核堅持規范管理，實現科學發展如何搞好企業基層檔案工作？找準自我定位，創新服務理念22結束語遵循規律：尊重歷史，存史資政。把握趨勢：網絡化、多元化、社會化創新發展走向未來謝謝！結束語遵循規律：尊重歷史，存史資政。23

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主講：查滿林歡迎海螺集團的領導和同志們！24開篇案例馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示結論：建立檔案信息綜合管理體系，強化企業檔案工作，是現代企業發展的必然需求。研究企業檔案工作基于兩個基本觀點：檔案工作很重要----這是由企業檔案的存在價值決定的，具有不可替代性。檔案工作很特殊----發展的不均衡性、產生效益的潛在性、發揮作用的滯后性決定了企業檔案工作的專業性、服務性、基礎性特點開篇案例馬鋼應訴美國H型鋼反傾銷勝訴給檔案工作的啟示25提綱一、企業檔案與企業檔案工作二、企業檔案工作組織建設與制度建設三、企業檔案工作基礎設施建設四、企業檔案資源建設五、企業檔案信息化建設六、企業檔案工作發展值得注意的幾個問題結束語提綱一、企業檔案與企業檔案工作26一、企業檔案與檔案工作企業檔案企業檔案工作企業檔案工作原則統一領導、分級管理、維護檔案的完整、準確、系統與安全。企業檔案工作內容一、企業檔案與檔案工作27二、企業檔案工作組織建設與制度建設（一）檔案工作領導（二）檔案機構設置（三）檔案人員配備企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。企業應保持檔案人員相對穩定。1）檔案人員應遵紀守法、忠于職守、具有專業知識。2）忠于檔案人員職守：檔案收、管、用；維護檔案與安全3）檔案人員配置基本要求：檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷。檔案人員應具備大學專科以上學歷或同等學識水平。檔案人員應定期接受檔案業務培訓。二、企業檔案工作組織建設與制度建設（一）檔案工作領導28

（四）檔案工作體系企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。（五）企業管理職責

建立健全檔案工作規劃、計劃和規章制度貫徹落實“三納入”、四參加制度企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。（四）檔案工作體系29（六）企業部門職責企業各職能或承辦部門及項目負責人，應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責。企業各職能或承辦部門及項目文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。（六）企業部門職責30（七）檔案部門職責統籌規劃企業檔案工作，制定企業檔案規章制度。負責企業檔案收、管、用。監督、指導、檢查企業所屬單位的檔案工作。依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。（七）檔案部門職責31（八）企業檔案工作制度建設工作規章明確歸檔責任制定檔案管理規范制定檔案工作責任追究制制定檔案管理應急預案管理制度業務規范

（八）企業檔案工作制度建設32三、企業檔案工作基礎設施建設1、檔案庫房、業務技術用房、閱覽及陳列室要求2、檔案裝具3、保護設備（按照“八防”要求配置）4、技術設備

三、企業檔案工作基礎設施建設1、檔案庫房、業務技術用房、閱覽33四、企業檔案資源建設（一）企業檔案資源建設的總體框架（二）總體要求：三納入：企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成,應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。四參加：企業檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。四同步：企業下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時作好項目文件歸檔交接。四、企業檔案資源建設（一）企業檔案資源建設的總體框架34（三）歸檔制度1、文件的形成、積累2、歸檔文件的主要來源：—本企業形成的文件；—本企業建設項目、外購設備等接收的文件；—所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；—本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；—本企業執行、辦理的外來文件。（三）歸檔制度1、文件的形成、積累353、文件歸檔時間1）經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。2）科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。3）產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。4）會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。5）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。6)磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。7)更新、補充的文件；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件；企業資產與產權變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。3、文件歸檔時間364、文件歸檔要求1)企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制2)歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存3)歸檔的文件應為原件4）非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。5)歸檔的文件一般一式一份6）兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議約定文件歸檔。4、文件歸檔要求37（四）檔案管理六個環節檔案收集工作檔案整理工作檔案保管工作檔案鑒定工作檔案統計工作檔案利用工作（四）檔案管理六個環節檔案收集工作38五、企業檔案信息化建設檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施）、數據采集與處理、數據傳輸總體目標：借助于企業信息化建設的平臺，研究開發檔案管理系統，堅持技術與管理并重、檔案信息化與企業信息化協調同步原則，不斷促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平。要求企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的需求。長期目標：統一檔案管理系統軟件，加快建設檔案數據庫，建設數字檔案館，實現遠程歸檔和遠程利用。五、企業檔案信息化建設檔案信息化基本要素：感知載體（硬件設施39電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔。加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。電子文件的歸檔電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。40傳統載體檔案數字化企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。傳統載體檔案數字化企業可根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇41電子檔案的保管

電子檔案應參照紙質檔案分類