PAGEiiiOA網絡辦公系統技術方案目錄TOC\o"1-3"\h\z引言 1第一部分OA設計目標 2一、OA的目標 2二、OA能為您解決…… 2三、為什么選擇OA 4四、OA平臺設計優勢 5第二部分OA功能概述 6一、OA功能架構圖 6二、OA功能列表 7三、OA極具競爭力的功能特性 11第三部分OA功能模塊簡介 12一、系統桌面 12二、個人辦公 13即時通訊 13日程安排 13通訊薄 13手機短信 14三、公共信息 14公告欄 15論壇 15四、公文管理 15五、檔案管理 17六、輔助辦公 20工作流 20會議管理 21車輛管理 22文檔管理 23圖書管理 23資源管理 23工作計劃及總結 24七、人事管理 24八、用品管理 26九、郵件管理 26十、系統管理 26第四部分OA運行環境及安全性 28一、運行環境 28二、系統安全 28PAGE29引言從目前國內的OA市場上來看近幾年國內的OA市場取得了十分明顯的進步，OA產品種類日趨繁多，OA產品應用到了國民經濟的每一個角落。但是在繁榮的背后還有許多不盡如人意的地方，軟件開發商的水平參差不齊，對組織管理及OA產品本身定位的理解不夠，缺乏對用戶必要的實施指導使得很多OA系統沒有發揮應有的作用，造成極大的浪費。辦公自動化是一個過程，面臨的最大問題是如何利用辦公自動化與組織管理相結合，解決組織管理中存在問題、辦公軟件如何適應組織日益變化的需求、如何能推動組織上至高層下至普通員工的應用。這就需要軟件供應商既要懂得如何開發一個優秀的、適應組織管理變化需要的軟件，又要懂得如何用這樣的軟件解決組織管理中的問題，并給予用戶實施上的指導。從技術實現上看很多開發商采用“群件平臺＋適當定制”的模式，開發周期較短，由于群件平臺本身復雜度太高，供應商可發揮的空間較小，軟件本身的適用性較差，對于定制復雜應用及與其它系統集成性較差。從軟件適用性上來說由于很多供應商是就功能而開發功能，對其它的應用集成較少，對于用戶需求的變化考慮較少，而辦公軟件又不同于其它管理軟件，用戶的需求經常發生改變，這就導致用戶的軟件永遠處于需要升級的狀態，完全依賴于軟件供應商！OA網絡辦公系統利用Web和Java技術設計開發的新一代跨平臺、功能細致而齊全、人性化、分布式和具有強大自定義功能的辦公平臺。尤其是OA網絡辦公系統產品提供了一個強大的自定義平臺，在產品實施中可根據對用戶需求的分析，快速為用戶搭建個性化的功能，最重要的是用戶自己完全可以在產品使用中針對自身需求的變化隨時調整各項功能，做到自我維護，自我管理。OA網絡辦公系統適用于政府部門、職能機關、社會團體、各種企業、金融機構、醫院、學校、科研機構等各類單位。第一部分OA設計目標一、OA的目標傳統OA系統已經不能完全滿足組織日益增長的需求迫切需要一個可以實現整合內外資源的高效的信息系統從而提升其管理水平?！は畔⒐聧u傳統的辦公系統的分散開發和引入，使信息被封存在不同的應用平臺和數據庫中，定義和采集相互獨立，從而形成了許多信息孤島大量有用的信息分散在各個“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一個高效的辦公自動化環境的首要條件就是保證信息的暢通無阻和高效利用?！ふ鞣霉聧u傳統OA系統難以與企業其它業務系統緊密集成，使得組織內部各業務系統相互獨立、數據不一致，需要花大量的人力、物力在不同的應用系統之間切換進行信息分析。因此要求現在的OA系統不僅僅是簡單的文檔處理和公文流轉，而是組織全面信息體系的前臺構件，它一方面可以完成與后臺構件如ERP的數據和應用整合，另一方面可以外延擴展其功能應用，搭建適合組織自身應用的電子商務環境并可根據實際需求擴展應用?！そ鉀Q資源孤島組織內各部門之間的，以及組織內部與外部資源之間的，在這個新信息時代越發凸現其重要性。它要求辦公應用軟件必須建立一個動態的、可控的、統一的全面集成和協作化的平臺上，從而能完成各種復雜的業務處理，共同面對市場環境的變化。而傳統的OA系統由于其體系架構相對陳舊無法很好地建立起這樣一個運作的環境。二、OA能為您解決……對于企業事業單位的領導來說OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者它是信息管理系統；而對于普通管理者它又是事物/業務處理系統。OA能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。幫助實現信息資源的共享；增強員工工作的能力；強化領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，OA能為您解決：·節約運營成本不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節，同時將傳統的表格填寫過程電子化，大大降低了、打印、傳真、復印的費用，幫助用戶能夠更快地、準確地完成相關工作節約不僅是紙張還有時間。網絡遠程辦公節約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用?！ぴ鰪婎I導監控能力強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公?！す芾砉居行巍o形資產，初步實現知識管理通過OA系統辦公平臺辦公用品、圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產避免流失；員工的工作經驗和技術技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過對知識資源的授權利用將加速創新和提高效率，也避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤，初步實現對組織無形(業務信息、知識)資產的管理，為公司進一步進行知識管理打好良好的基礎?！ぬ岣邎F隊工作效率，加強協作精神OA辦公平臺的無處不在工作流、日程、即時溝通等功能，極大的提高組織的效率與溝通能力，使組織成為一個快速響應的整體。三、為什么選擇OA網絡辦公系統·基于J2EE平臺開發，真正的開放性平臺OA設計基于J2EE技術平臺開發，真正實現了跨平臺、跨數據庫，最大程度的適應客戶需要，節省客戶投資。系統可根據企業的規模及實際應用水平的不同，選擇并部署到各類企業應用服務器上，如免費的Tomcat等。Unix、Linux因其穩定性和安全性極高，正逐漸成為公認的服務器操作系統。系統可輕松的部署于Unix、Linux、Saloris操作系統中。同時，系統也支持簡單易用的Windows系列操作系統?！ひ粋€真正的自定義平臺組織機構、工作流程、訪問權限、表單、查詢與統計及個人工作平臺等用戶都可以根據自己的需要自定義設置。對于電子郵件、公文流轉等子系統還提供模板功能，用戶可以自定義郵件、公文模板，對于經常發送的郵件、經常下發的公文可以直接由模板建立。用戶可自定義生成一些功能模塊，如信息發布等模塊，讓用戶在日常工作中隨需求的增加而自己對系統進行設置與調整無需依賴軟件供應商。·完整的二次開發工具包OA可提供完整的二次開發工具包，包括數據庫結構表、擴展接口以及API，幫助您在J2EE的平臺上，迅速將已有的系統集成到OA平臺中或自行二次開發。·極其精致、美觀的界面，易用易維護系統借鑒MSN等一些經典系統的風格設計，界面十分精致美觀。好的用戶界面能夠給與單位更好的形象，提升內部人員的榮譽感，在辦公同時，也是一種視覺的享受。系統實現自動傻瓜式的安裝，客戶端實現了"零"安裝。一般用戶無需培訓即可得心應手使用系統；且為系統管理員專門提供的功能集成、操作簡便的系統管理平臺，可以完成運行維護、用戶授權、系統配置等項工作，大大降低了系統管理的復雜程度，提高了管理員的工作效率?！ひ粋€高效實用的平臺OA充分考慮中小企事業單位的實際需求，將最需要、最實用的功能體現給用戶，擯棄了華而不實的功能，完全符合中小企事業單位辦公事務處理的習慣，避免了以技術為中心的誤區——用戶使用不便(如：需要調整人和業務來適應系統)、簡單事情復雜化和投入高等缺點。

·一個通訊溝通的中心系統充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求，提供郵件、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。四、OA平臺設計優勢·與Domino/Notes平臺的比較雖然Domino/Notes作為OA系統的開發平臺已逐漸被淘汰，但還是有許多廠商在使用著，下面我們來對分析Domino平臺在OA系統中的應用情況。Domino用于B/S結構開發沒有優勢Domino從郵件系統發展到文檔數據庫，其主要優勢如安全認證，靈活的表單定制等，在C/S結構下利用Notes才能實現。雖然Domino也支持基于Web的開發，但是喪失了大部分的先進的功能。用于B/S應用開發并沒有優勢，相反由于Domino使用私有的技術,導致其Web開發的效率低功能差。Domino用于B/S結構開發沒有優勢Domino不是基于關系數據庫。因此不適合處理大量的數據。Domino對關系數據庫的支持較差從Domino中訪問關系數據庫比較困難。雖然Domino提供了相應的組件，但仍然不能滿足實際系統的需要。Domino與業務系統的結合能力差辦公自動化系統與業務系統的結合已經成為一種趨勢。需要隨時從辦公自動化系統中訪問業務系統中的數據。Domino私有的技術不便于與其他關系型數據結合?！づcASP/PHP技術的比較ASP/PHP等腳本語言雖然具有開發簡單，調試方便的特點，但由于其腳本性語言的特點決定了其在實現復雜商業邏輯的局限性，在大中型應用中難以滿足性能要求，主要適合開發中小型網站和簡單管理系統。比起asp、php等技術，采用java開發OA能夠實現更復雜的商業邏輯，同時由于其良好的面向對象特性，使得系統模塊的可復用性增強，其分層設計的結構，在系統內容不斷膨脹的情況下仍能保持清晰的系統結構。·與.NET技術的比較.NET是近些年微軟推出的新的編程技術，其在很大程度上模仿了java技術，但由于其誕生時間短，成熟度不夠，開放性較差，目前主要用于開發低端應用系統，尚未成為主流的企業級軟件系統開發技術。Java作為業界領先，成熟的軟件編程語言，具有可靠性高，可移植性強的特點，國內外大量的大中型信息系統均采用Java語言編寫。第二部分OA功能概述一、OA功能架構圖OAOA網絡辦公平臺公文管理個人辦公公共信息檔案管理人事管理用品管理輔助辦公郵件管理系統管理二、OA功能列表 個人辦公即時通訊以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發送消息，實現公司內部在線用戶的實時交流，支持群發，信息到達時有聲音提示手機短信采用消息隊列方式發送，能同時處理大量短信并發、群發和定時提醒，并可以查詢短信和在線發送的發送記錄接收記錄個人日程方便個人安排每天日程，可將公告欄、郵件的有關內容轉入日程，可定時提醒，設置定期重復日程安排等通訊薄幫助用戶對名片或通訊錄進行登記、管理和查詢，據需要設為共享或私有，可將通訊錄設置成名片格式個人考勤記錄員工上下班簽到簽退情況，和考勤管理子欄目緊密關聯個人文件夾作為網上的文件柜，用戶可以將自己平時積累的各種文檔、資源有序的存放在這里進行知識管理，可自定義類別，以附件形式存在密碼修改修改系統登陸密碼萬年歷可查詢世界各地的當前時間，及國際國內各節日等，有農歷對照。網址收藏夾用來收藏平時自己經常去的網址，可將經常用的網址放于收藏夾以方便進入，可分類管理快捷方式可將自己常用的模塊設置為快捷方式放置在桌面工作代理當用戶請假或外出時可授權哪些用戶可以協助自己處理待辦事情訂餐管理實現了員工通過系統及時進行訂餐，方便統計匯總，避免了不準確訂餐造成的浪費公共信息公告欄主要用于發布重要、正式信息，如新聞、重要決策、通知等，可根據需要定制多個欄目，授權人員可在相應欄目或發布管理文章，可指定發布給全體員工還是本部門，發布公告時可選擇是否同時發送手機短信通知本部門或全體員工。支持上傳附件。論壇提供給員工一個交互溝通的平臺，論壇可設置多個論壇區，論壇區下面可設置多個版面，各版面有相應的版主規章制度公司的各種規章制度的在線存放，方便管理可以讓全體員工隨時查閱，節省了培訓時間，支持分類管理及附件上傳常用電話記錄單位常用的對外聯絡電話，可分類管理郵編區號方便查詢全國各個省、市、縣區號，郵編，同時支持反向查詢知識管理提供了一個用戶共享單位內部各類知識的平臺，方便資料管理，又可實現信息共享，形成單位的知識沉淀，可分類進行管理列車航班可錄入列車航班信息，并支持多種查詢天氣預報記錄天氣情況，供所有員工查詢法律法規用來發布各類行業內部及國家的政策和法規意見箱以Email向領導提交遞交意見和建議，可匿名傳輸發文管理發文擬稿草擬公文進行發送,支持套用模版進行擬稿,發送時可選擇流程或流轉，發文辦理發文的審批、辦理環節，記錄發文辦理過程、辦理意見，支持痕跡保留、手寫簽名及電子簽章及打印功能。在辦理的時候，辦理人員如果具備修改表單的功能，會根據后臺設置生成公文文號，同時可修改表單的內容。發文處理對公文的成文、分發、催辦、歸檔、銷毀等進行全面管理，支持多種查詢方式。支持手機短信催辦，歸檔時會歸入表單、正文、附件、辦理過程以及辦理意見。接收發文查看分發的公文，可反饋閱讀標志。發文后臺包括設置發文基礎數據設置、發文模版、發文流程、分配歸檔，催辦權限等。可根據類別設置公文的文號生成規則。收文管理收文登記登記外來的公文，發送時可選擇設定好的規范流程或自行選擇流轉。登記時自動根據后臺設置生成來文文號。接收收文查看分發的公文，可反饋閱讀標志。收文辦理接收內部公文傳閱，可刪除，支持查詢。收文處理對收文的成文、分發、催辦、歸檔、銷毀等進行全面管理，支持多種查詢方式收文后臺包括設置發文基礎數據設置、發文模版、發文流程、分配歸檔，催辦權限等?？筛鶕悇e設置公文的文號生成規則。檔案管理全宗管理包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統計、檢索、打印等案卷管理包括案卷著錄、編制、銷毀、檢索、借閱申請、信息統計、打印輸出、案卷歷史等；支持綜合查詢卷內文件管理包括卷內文件著錄、修改、銷毀、文件檢索、借閱申請、信息統計、打印輸出等；支持綜合查詢歸檔文件管理包括歸檔文件及附件維護、著錄、銷毀、檢索、信息統計、打印等。借閱管理對借閱審批、領取、歸還等信息的記錄及查詢銷毀管理用于設置銷毀流程，對銷毀申請進行審批、維護，查詢已銷毀檔案等后臺管理對主題詞、類目、密級、借閱流程、閱讀權限、數據詞典等進行管理；可自定義各類案卷和文件的字段屬性人事管理人事檔案全面管理和記錄職工信息，支持綜合查詢及打印功能，可設置基礎數據、進行退休、離職管理。薪酬管理設置工資字段、記錄職工的福利待遇、養老保險的信息和薪酬的變更信息,支持套用已有工資表、自定義打印考勤管理對單位考勤的全方面管理，包含記錄員工的考勤異常情況，設置休息日，記錄請假信息，設置上下班簽到簽退時間，生成考勤日報、月報，查詢、自定義打印統計報表福利管理對員工各類保險的投保、退保、月繳納情況進行登記，打印統計報表；可自定義保險的名稱以及相關的參數培訓管理對培訓計劃、計劃審批、培訓流程、員工培訓記錄等進行管理，支持及時信息提醒勞動合同記錄勞動合同、技術合同以及保密合同等的簽訂、續約、變更、終止，并可設置到期提醒功能職務異動對員工的職務調整進行管理，如調動、晉升、降職，支持按時間段查詢備用人才庫記錄儲備的人才信息，后臺管理為基礎數據管理，包括學歷信息、職務異動類型、工資項分類、請假類型輔助辦公工作流能自動完成各類任務和請求的提交及信息的反饋，方便用戶對出差、加班、請假、報銷、客戶投訴等表單進行有效的電子化管理；可自定義各類任務和需要的屬性。支持痕跡保留及附件上傳，支持正文模板功能，支持表單模板。在辦理過程中有權限的人可修改表單，文檔管理按訪問權限查閱內部公用文檔等信息?？啥x無限級子目錄，嚴密的權限控制，可分別授予用戶添加、查看、修改、刪除、打印等權限，圖書管理對圖書資料的登記入庫、借閱、歸還的全面管理，提供方便的檢索功能車輛管理對單位的車輛狀況，修理及使用情況進行登記管理，可完成用車申請、審批、調整用車時間、派車、收車的整個過程會議管理記錄會議室狀況，完成各種會議的申請，向相關人員發送會議通知，記錄查詢會議安排、紀要等投票管理欄目管理員發起調查項目，可設定調查主題、調查的開始日期、結束日期、調查的具體選項。投票結果以柱狀圖顯示工作計劃個人可以增加自己的工作計劃，每天增加的計劃會立刻形成在“周報”中，部門負責人可查看本部門員工的工作計劃，單位領導可查看整個單位的工作計劃。工作總結個人可以增加自己的工作總結，并可將個人工作計劃轉為總結，每天增加的總結會立刻形成在“周報”中，部門負責人可查看本部門員工的工作總結，單位領導可查看整個單位的工作總結。郵件管理寫郵件起草新的郵件，支持上傳附件,可發至用戶外部或內部郵件,支持群發及分組發送收件箱用戶收到的郵件顯示在此文件夾中發件箱用戶發出去的郵件記錄在此文件夾中草稿箱用戶起草了，但還沒發出的郵件文件夾垃圾箱用戶刪除的郵件，存放在此垃圾箱中選項設置進行設置收發外部郵件的規則及郵件參數，并可自定義添加、刪除收發郵件的文件夾系統管理部門管理對企業部門的組織架構進行劃分和設定職務管理為企業組織架構建立起相關職務，支持一人多職務用戶管理進行添加、刪除、修改用戶，可設置用戶的可訪問的欄目及所屬部門和擔任職位的分配，并可將人事檔案中的員工信息轉為系統用戶。欄目管理可自行對欄目（包含一二級欄目）進行排序，修改欄目名稱、訪問路徑，添加、刪除欄目，并可設置欄目訪問權限欄目權限用于給相應的用戶分配各欄目的后臺管理權限，系統管理員也需給自己分配各欄目的后臺管理權限才能享有管理該欄目的權限角色管理可將某些工作崗位職責類似的用戶組成角色，大大減輕了系統維護工作量。同時支持定義人員小組，在流程、短信中可以通過選擇組發送數據轉移用于將離職人員的待辦事務數據轉移至工作交接人，使待辦事物可繼續辦理流程權限對某些職務如總經理只允許某些人或某些職務直接對其發送公文或其他申請，減輕高層領導工作量日志管理記錄了登陸人員登陸\退出的IP地址、時間，添加、修改、刪除數據等操作，可以按條件搜索、刪除、清空日志三、OA極具競爭力的功能特性·集成了痕跡保留、電子簽章控件可在公文原文基礎上進行修改，保留公文流轉過程中每個環節的辦理痕跡，使修改內容一目了然；支持各種手寫筆，可以實現直接在IE里進行手寫簽名和批閱。通過用戶名稱和密碼取得簽章的使用權進行簽章，增強了公文的安全性及權威性?！ぜ闪耸謾C短信待辦事情、重要事情可以通過短信方式及時通知相關人員，確保代辦事情、重要事件的及時通知，且能同時處理大量短信，實現短信群發功能?！し蠂覙藴实臋n案管理完全符合國家標準的檔案管理系統，實現檔案的集中管理和電子化借閱。·科學的權限管理體系采用用戶、權限、角色、對象多層分離權限管理體系，為滿足組織在日常工作中應用各種復雜的管理方法和管理手段提供了基礎。每一個模塊可以指定單獨的管理員，來設定相應模塊的參數。如工作流的表單，文檔資料庫的結構等，均可由不同的人員來設置。同時系統支持一人多部門或一人多崗位?！ぶ悄芑膶崟r提醒功能系統能夠方便地檢索待辦公文、各類收文和會議通知等待辦事宜，實時提醒用戶清楚辦理，方便、快捷、及時、準確?！ね晟频泥]件傳輸系統海量的電子郵件系統，為用戶建立了完善的內部電子郵件系統，同時系統實現了內部電子郵件與外部郵件服務器的整合，直接面向Internet收發郵件，并可將Outlook郵件導入郵件系統中，完全取代Outlook?！れ`活完備的公文處理流程，實時的督辦、催辦功能用戶可以按照實際需要進行流程定制，系統將依據流程自動進行公文流轉。同時用戶還可以通過授權，使公文的流轉過程根據授權情況自動或人為進行調整，真正體現了公文處理過程的靈活多變。流程管理員可對全部流程的流轉過程進行實時監控，并可對每個工作任務進行督辦或催辦。第三部分OA功能模塊簡介備注：該部分主要是詳細介紹一些功能比較強大的模塊尤其是公文、檔案、人事三大模塊及某些模塊的功能特點，其他一些模塊見第二部分功能列表的描述。一、系統桌面用戶一登陸系統，系統桌面將所有最新的信息包括郵件、通知、待辦事情、今日提醒等等都一目了然，并自動與各模塊建立鏈接，無需進入不同的系統模塊就可以通過工作臺辦理所有未辦的事情，此模塊大大簡化了軟件的操作，大多數用戶在此頁面即可完成大部分的工作，為繁忙的高層管理人員帶來使用上的方便。桌面提供最常用的鏈接。二、個人辦公用戶可通過此模塊完成個人日常辦公，主要包括即時通訊、個人日程、手機短信、通訊薄、個人文件夾、個人考勤、密碼修改、萬年歷、網址收藏夾、快捷方式、設置代理人、訂餐管理等模塊。用戶通過這些模塊可完成與個人有關的辦公事務，提高處理公務的效率，建立自己的辦公體系。即時通訊以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發送消息。在線用戶會在瞬間收到提示，離線用戶在登錄時會得到提示。將其他模塊與此功能結合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統將以即時通訊的方式告知用戶。可以用于掌握同事的動向，當同事外出或離線時可以在第一時間知道他的行蹤。并支持信息群發，可以選擇某個部門、全體員工或自行選擇多人進行群發?？山Y合手機短信模塊，將消息發送到用戶手機上。信息到達時有聲音提示。日程安排用戶可以通過查看日歷、選定日程表的不同時段來安排每天的事件，私人約會和任務。可將公告欄、郵件的有關內容轉入日程?？稍O置定時提醒?？蔀樗税才湃粘?。對一些不定時的日程，可設置為全天事件。對于重復性的日程，如周例會等，可設置定期重復日程安排。通訊薄通訊薄幫助用戶對名片或通訊錄進行登記、管理和查詢，可根據需要將名片設為共享或私有。此通訊錄集成了個人通訊錄、員工通訊錄、公共通訊錄三部分。既可獨立使用，又可被電子郵件等模塊調用。通訊錄查詢分為匹配查詢、模糊查詢和全文索引晃，每個人都能看到自己的名片夾及共享的名片夾。普通用戶可在個人通訊錄添加通訊信息(可根據需要設置為私有或共享)；授權用戶可在公共通訊錄添加人員通訊信息。內部通訊錄則保存使用本系統的所有用戶通訊信息（從人事檔案中直接生成）。在相應的通訊錄中均可實現對聯系組和聯系人的分類和管理。且每個通訊錄組可指定一個或幾個工作人員對信息進行維護。并可將通訊錄設置成名片格式?？梢园醋侄闻判?系統里絕大部分模塊都可以按字段排序)。手機短信完美的集成了手機短信的服務及功能，用于系統內的信息傳遞與溝通，允許用戶有選擇的將重要或緊急的內容通過該功能通知相關人員，為移動辦公奠定最初的基石。實現與OA辦公系統中公文流轉、會議通知、郵件系統、工作流等的短信提醒?？梢赃M行短信的群發，可對發送短信數目控制、發送情況統計。三、公共信息 公共信息是整個系統的重要組成部分，可以發布各類信息，是單位信息發布的平臺，使單位的新聞、通知、公告、規章制度、各種類型文檔等能快速傳播；收集單位的各類信息資源，文檔資料，專家技能，形成內部的知識庫，實現知識的快速傳播與共享，從而提高團隊的學習能力，快速響應能力，提高員工技能素質。系統將公共信息分為：公告欄、論壇、知識管理、規章制度、常用電話、郵編區號、列車航班、天氣預報、政策法規、意見箱。公告欄公告欄主要用于發布重要、正式信息，如新聞、重要決策、通知等。公告欄內根據自己的需要定制多個欄目，授權人員可在相應欄目或發布管理文章。電子公告支持全文檢索功能，可按標題、日期、作者等進行檢索、查詢自己感興趣的公告。可以按發布日期、標題、作者等字段進行排序。能分等級下發，可帶附件下載，分等級查看，可回執。未讀的公告以“new”顯示，并可將重要公告置頂。論壇論壇是員工之間相互溝通和協作的渠道,在這里員工可提出問題，或答復他人的問題，也可以就某個問題共同參與，展開討論。論壇可設置多個版面，用戶可在各版面提出話題參與討論，發帖子時采用實名記錄制。論壇功能強大，支持表情、同主題閱讀、精華區、被閱讀次數、回貼數、檢索（根據作者、日期、標題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發表的文章。論壇區和版面由論壇管理員管理；每個版面可由管理員設置版主，負責對該版文章的管理。四、公文管理公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。OA辦公系統公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規范進行設計實現，相對于傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，并通過與檔案管理系統的連接，可以將完成流轉的公文直接轉入檔案管理系統。具體子功能模塊包括:發文擬稿、發文辦理、收文辦理、公文處理，后臺管理。公文管理示意圖可由管理員自定義后臺基礎數據，包括公文密級、緊急程度、類別管理?？稍诤笈_定義好各種公文的模板，擬稿時可以直接套用模板?？稍诤笈_定義好各種流程，擬稿時直接套用模板。可在后臺中設置可以歸檔和可以催辦人員，擁有權限的人員可在“公文處理”中做相應的操作。帶痕跡保留控件，記錄正文修改的時間和人員筆跡，帶簽名印鑒。發文擬稿、待辦、已辦、收文、公文處理等中的各種數據列表都提供各種條件的查詢，提供點擊標題排序的功能。公文辦理過程中可進行繼續轉發、否決、辦結、退回等操作。任何操作前都可以填寫審批或辦理意見。公文流轉過程中可修改附件、修改正文，正文支持痕跡保留，保留了副本。轉發可按照預設定的流程繼續流轉，也可以自己選擇下一個接收人員。否決操作將停止公文的流轉，否決的公文將不能進行歸檔、成文等操作。辦結操作最終確認了公文的有效性，辦結后為正式公文，可進行歸檔、成文等操作。公文管理人員或者公文的相關人員在各種情況下都可以查看到公文信息、正文、流轉情況、辦理意見。公文處理中提供了催辦、成文、銷毀、分發等功能，公文管理人員或者擁有歸檔、催辦的人員可擁有這些操作。公文處理中的發文催辦列出了所有待辦的公文，管理人員可以發出郵件或者即時信息進行催辦，并有催辦信息記錄。公文辦結后會出現在公文處理的發文處理中。其中銷毀和歸檔操作后不再出現在列表中，有操作記錄。分發操作可以把已經辦結的公文發送到各級部門和員工的“收文辦理”中，并且可以查看到到接收人員是否已經閱讀。五、檔案管理檔案管理模塊基于知識管理模式，既支持傳統以案卷為模式的管理，也支持以知識庫為模式的檔案管理，同時支持最新的單文檔案卷管理模式。各種重要文獻（包括收文、發文、會議紀要、刊物信息等等），以及自定義流程生成的文檔資料，都可以匯總到檔案管理模塊，進行統一、高效、標準的管理。該模塊支持三級目錄管理：檔案種類（全宗）目錄案卷級目錄文件級目錄，可以對文字、圖片、文件、實物等檔案類型進行管理。檔案管理包括全宗管理、案卷管理、卷內文件管理、歸檔文件管理、外來文件管理等部分，從檔案著錄、文件自動歸檔到主題詞自動標引、檔案信息統計、檔案檢索、打印輸出等?？捎蓹n案管理員在后臺管理定義基礎數據，包括主題詞、檔案密級。檔案管理系統提供了很強的自定義功能，包括定義檔案的分類、案卷的字段以及字段的相關屬性、卷內文件的字段以及字段的相關屬性。在使用檔案前，需要由檔案管理員定義檔案分類以及分類下的案卷字段、文件字段。檔案有二級分類，兩級分類下都可定義檔案的案卷字段、文件字段。如果一級分類已經定義字段，在這個一級分類下不能再增加二級分類。案卷字段和文件字段定義包括了可以增加字段，指定字段的名稱，指定字段的類型、長度；可以指定在編輯時的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果選擇的是下拉列表則需要對應數據詞典；可以指定控件的長度是一行還是半行；可以指定該字段是否出現在案卷管理或者卷內文件管理的列表中，同時可以指定寬度以及在列表中的順序，寬度為0時表示不指定寬度。字段定義中不能刪除字段，如果一個字段已經不需要，可在“需要”屬性中選擇。后臺管理中的數據詞典對應字段定義中的數據詞典。對于密級高的保密檔案我們提供了閱讀權限和借閱審批授權的功能。后臺管理中的借閱流程提供了借閱審批流程模板。針對某一密級下的某一分類可套用一個審批流程模板。在閱讀權限里可針對某一密級下的某一分類指定可以閱讀該類檔案的人員、職務；如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項，則需要選擇“授權人員”，指定的授權人員擁有可以授權其他人員閱讀本類檔案的權限，這在檔案借閱審批流程的默認流程中使用。指定某類檔案的閱讀權限后，才可以指定借閱流程。默認流程由申請人發向部級部門負責人、再發到授權人。在系統管理中指定了部門級別的部門為部級部門。部級部門負責人為申請人所在部門及直系上級部門中是部級的部門負責人；如果有多個直系上級部門是部級部門時，只選擇最高級別的部門。如果默認流程不能滿足要求，則可以使用自定義的審批流程模板。檔案管理系統還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺的銷毀流程中定義檔案銷毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內文件管理中可進行銷毀檔案申請，可同時選擇多個全宗、案卷或者文件，在填寫銷毀原因后，可套用審批模板也可以直接選擇審批人員。相關檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理”中進行。審批辦結后，檔案管理人員在銷毀管理的申請列表中點擊“查看”進入，可進行銷毀操作，銷毀時需要填寫銷毀說明，銷毀操作有記錄。檔案管理中全宗管理、案卷管理、卷內文件管理、歸檔文件管理、收文管理等模塊均提供了詳盡的統計、查詢、打印、打印設置、分頁、點擊標題排序的功能。全宗管理提供了全宗的著錄、編制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇不同的分類進入案卷。著錄檔案時可設定是否提醒功能，提醒的時間參照是“有效期限”，可設定提前多少天提醒。對于可查看的案卷，提供了“借閱”的功能；對于不能查看的案卷，提供了“申請”的功能，申請通過后才有“借閱”功能。點擊案卷名稱可進入該案卷的卷內文件。卷內文件管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能?？赏ㄟ^選擇案卷下拉列表進入該案卷下的文件，也可以通過點擊案卷樹進入文件。當檔案分類和案卷眾多時。案卷樹將很實用。卷內文件有附件、編輯器。公文管理、公告等歸檔將進入檔案的歸檔文件管理。歸檔文件著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內文件聯在一起。著錄后不再出現在歸檔文件列表中，在查看相關的卷內文件時，可直接查看歸檔文件信息。歸檔文件支持附件、正文。收文管理可以自行添加，在著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內文件聯在一起。著錄后不再出現在收文管理列表中，在查看相關的卷內文件時，可直接查看收文文件信息。收文管理支持附件，有統計功能。在著錄前可進行傳閱，可以查看到傳閱的接收情況。接收人員在收文管理的接收傳閱中可以接收到傳來的文件。當用戶在案卷管理、卷內文件管理針對具體檔案提出借閱申請或者借閱后，管理人員在借閱管理中進行審批和操作。借閱管理中可以查看到借閱歷史情況，這里包括已經取消的、已經歸還的以及已經否決的；管理人員在借閱辦理中操作借閱情況，如取消借閱、借閱登記、歸還登記；在借檔案列出了登陸用戶本身已經提出的申請和在借的檔案，自己可做取消操作。六、輔助辦公此系列模塊提供了一般單位日常事務的計算機網絡管理方式，旨在減輕相關辦公人員的工作壓力，提高工作效率。工作流通過工作流管理模塊，系統能自動完成各類任務和請求的提交及信息的反饋，方便用戶對出差申請，加班申請，請假申請，差旅、報銷，客戶投訴、請求處理等各種通過手工逐級流轉的表單，進行有效的電子化管理，以提高企業運作效率，降低成本，增強企業規范化和標準化。工作流原理及操作基本和公文處理相同。工作流提供完全自定義功能，首先可以在“工作流管理”中添加工作流名稱，以及定義相關的字段、字段屬性、流程模板。HYPERLINK工作流字段定義介紹可參考檔案字段定義。工作流辦理提供流轉和模板兩種方式，HYPERLINK具體介紹可參考公文的辦理。可自定義流程表單用以滿足單位需求，表單的行、列以及域都可以按照用戶自己的要求進行設計，并且在發送過程中，各個字段根據實際需要可以將其在某步進行不同的控制（隱藏，顯示，修改），使得敏感的數據得到了安全的控制。會議管理實現會議室管理、會議審批、計劃、準備、記錄、查詢的功能。在會議召開前可以對會議的議題和內容進行審批和準備，準備內容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內容議題，準備會議文件，發放會議通知等。對已召開的會議可以對出席情況、議題討論結果、會議決議等內容作記錄并整理會議紀要，同時該模塊還對所有的會議室的規模、設備服務配置和使用時間安排進行管理。具體包括：會議周表、會議計劃、待參加會議、查看通知、會議室檢索、會議紀要、后臺管理等。后臺管理在使用會議室前必須由管理人員定義會議類別、會議紀要的模板、會議室詳細信息、以及流轉審批用的會議計劃流程類別、會議紀要流程類別、會議計劃流程模板、會議紀要流程模板。其中會議室信息包括會議室名稱、管理人員、可容納的人數以及擁有的設備情況。會議計劃包括會議名稱、召開部門、日期、會期、地點、參加范圍、費用預算、附件等內容。登記會議準備基本項目后，準備會議文件和議題，檢索空閑會議室，對沖突的會議室進行會議室的申請，進行預發通知，根據大家的回執，確定會議時間，最后即可發放會議通知，至此完成會議計劃的各項工作。會議室申請流程類似公文審批流程。待參加會議指已經審批通過，且已經發過會議通知的的尚未召開的會議，且本人在參與人中。會議周表 有審批辦結，開始時間小于本周開始時間，結束時間大于本周結束時間，沒有發過通知的也要列出來；跟人員沒有聯系，列出了全部符合條件的會議。會議通知可以完成向與會者發送會議通知的工作，并接收與會人員的反饋信息，記錄每次會議的通知時間和次數，節約了人力、物力，提高了工作效率，保障了會議的出席。會議室檢索對指定會議室在某一時間段內的狀態作檢索，指出了各種時間某會議室的使用情況，包括空閑、占用、沖突。由會議室管理員對會議室的使用情況做統一調度，根據實際情況對會議室的申請做出處理。會議紀要在會議召開中或結束后，記錄會議召開的各方面的細節情況，如基本情況、出席情況、議題討論情況、會議發言等，并整理形成會議紀要?？梢詫h紀要進行歸檔，發送給領導審批并填寫審批意見。檢查反饋機制可以有效的保證會議議決事項的執行。車輛管理對單位內日常車輛的使用進行管理，如車輛信息、出車申請、出車記錄、駕駛員信息等繁雜信息的記錄和處理，對單位內的用車起到了很好的管理及監督作用，使單位內部用車日趨規范、借用及檢索方便。后臺管理包括車輛檔案管理、車輛維修管理、派車/用車管理、流程類別管理、模板流程管理、辦理類型管理。車輛檔案記錄了車輛的車牌號碼、車輛名稱、購買日期、保險日期、年審日期、繳養路費日期，駕駛員信息等；；臨近保險日期、年審日期、繳養路費日期時會有系統提醒。維修信息記錄了車輛名稱、司機名稱、維修人員、維修日期、維修費用、維修原因等。車輛申請采用流轉和模板兩種方式，具體介紹參考公文；在后臺管理有申請流程模板的定義。當使用人員提出用車申請后，由管理人員在后臺進行時間和車輛的調整、發車登記操作、收車登記操作。各種信息都提供查詢、打印功能。車輛預約車輛預約包括使用人員預約、行政管理人員的審批（待辦）、已審批信息的查看（已辦），操作方法參考公文管理。車輛預約時可指定需要的車輛，時間，使用的原因、人員，之后發由行政人員或管理人員辦理。車輛查詢列出了所有的可用車輛以及車輛的使用詳細情況，詳細情況采用日歷式列表，簡單明了，同時指出了各種時間某車輛的使用情況，包括空閑、占用、沖突。文檔管理文檔管理可根據單位的組織規模和業務需要對各種類型的文檔資料（如文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等）進行科學、有序的分類和整理并集中管理；它以網絡為平臺，按照嚴格的授權機制和嚴密的安全保障機制確保文檔資料的安全保密性。可定義無限級子目錄，支持附件上傳。嚴密的權限控制，可對某個文檔或某類文檔分別授予不同的用戶查看、修改、刪除、打印中的任一項權限。圖書管理圖書館里可對企事業單位內部的書籍實現智能化管理，普通借閱者能看到所有可供借閱的書籍并可直接在網上提出借閱申請，通過后即可到管理員處辦理借閱。數據庫可由專人即管理員進行圖書的登記和維護，同時提供方便的檢索方式。普通員工只可查看圖書信息及提出借閱申請（不需要走流程審批）。管理員登記圖書入庫信息，登記借閱及歸還信息。工作計劃及總結工作計劃是對一定時期的工作預先做出安排和打算，領導可以查看下屬員工工作計劃及對下屬員工工作簽署意見。普通員工可編寫自己的工作計劃，內容包含工作時間、工作事件以及備注。工作時間到達后，員工可修改工作計劃的狀態，指定為完成或未完成等，也可以直接轉為工作總結。工作計劃會自動形成一個周報，列出從星期日到星期六的工作計劃，方便查看。同時也可以指定周數，查看工作計劃的歷史數據。部門負責人可以查看本部門員工的工作周報、歷史工作計劃，并且可以簽署意見。一般可將總經理設置為欄目管理員，這樣就可以查看到各個員工的工作計劃，并且簽署自己的意見。七、人事管理人事管理系統為企事業單位員工建立完整的檔案管理，記錄企事業單位的人員新進、人員調出、人事變動的情況，員工工資變動、獎懲情況、人事合同等資料，通過對員工分類進行考評，進行相應的獎懲和工資核定。具體功能包括人事檔案、甄選錄用、考勤管理、培訓管理、人事調整、績效考核、勞務合同、薪酬管理、福利管理等。人事檔案可由管理人員在參數設置里定義民族信息、政治面貌、員工狀態等參數；編輯人事檔案時可指定是否為系統用戶，也可與具體的系統用戶聯系在一起；人事檔案內容包括：基本信息、任職情況、聯系方式、個人簡歷、工作經歷、家庭關系、個人照片。其中工作經歷和家庭關系可動態增加條目。人事檔案包括離職員工信息、退休員工信息。提供綜合查詢統計功能；提供花名冊；刪除人事檔案將放進回收站。考勤管理考勤管理與“簽到簽退”關聯。使用前由管理人員設置簽到簽退時間以及設置休息日；可由人事管理人員設置請假信息；出勤管理列出當天的簽到信息和請假信息；如果某些員工不需要簽到，可以在“月考勤登記”中進行登記，一旦進行登記后，該員工的簽到信息失效；考勤管理提供按照各種條件的綜合查詢。福利管理福利管理可以由管理人員自行添加刪除各種福利，并設置各種交納比例；設置好福利名稱以及比例后，可按照實際情況添加參加福利的人員；交納保險按照月份交納，每次交納均按照已經設置好的比例和參加福利的人員自動計算。已經交納的保險提供取消功能、個人查詢功能、綜合查詢統計功能。培訓管理培訓功能提供審批、提醒功能。擬訂培訓計劃時需要選擇參加培訓的人員、培訓的開始時間和結束時間；可指定是否需要提醒，提前多少天提醒；可由管理人員設定培訓審批流程模板；在擬訂培訓計劃時可選擇已指定的審批流程模板，也可以使用流轉的方式。勞動合同勞動合同提供記錄某個員工簽訂的合同信息，包括合同編號、合同開始時間、合同結束時間等信息；可指定是否需要提醒，提前多少天提醒；可進行終止合同、續簽合同操作。薪酬管理提供工資項的自定義功能；首先由管理人員在后臺管理靜態數據詞典的工資項分類中設置好工資項的各種分類；設置好分類后，在“工資項”添加各種工資條目，工資項屬性包括了分類、默認的金額、是增加項還是扣款項，也可以直接關聯某種福利；如果工資項為不可刪除的，則可以薪酬異動中動態修改該工資項的金額。薪酬管理設置好工資項屬性后，可生成薪酬列表，生成時依據人事檔案的“是否發工資”項確定某員工是否需要添加薪酬，薪酬也可手工逐個添加。在薪酬的基礎上每月可生成或逐個添加員工的工資；生成工資可以根據薪酬也可以根據以前每個月的工資情況，生成后可以進