常用公文寫作及規范要求工會郎曉琳2013.7.12培訓內容常用公文寫作的基本要求03公文寫作常見問題解析0402常用公文的寫法01公文寫作的基本常識

第一章公文寫作的基本常識夏商周秦漢時期唐宋明清甲骨文公文演變發展脈絡統一規范、公文一詞出現公文種類發展繁多，有詔、諭、制、令、旨等。《公文程式》廢除封建社會大多公文種類，內容到形式面目一新。原始社會結繩記事、倉頡造字民國時期二、公文的演變史發展脈絡新中國成立至今1987年發布《國家行政機關公文處理辦法》，于1993年修訂發布。2000年重新修訂發布。2012年《黨政機關公文處理工作條例》嚴格規范公文寫作。

三、公文的主要特點內容上鮮明的政治性和政策性效能上的法定權威性和行政約束力體式上的程式化和規范化使用上特定的范圍和時限文風與語言上的準確與莊重

上行文指下級機關向所屬上級機關的發文。如：請示、報告等。平行文下行文指上級機關對所屬下級機關的發文。如：命令、指令、決定、決議、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

指相互沒有隸屬關系的同級機關或者不屬同一系統的機關之間的行文。

如：函、知照性通知等。

黨政機關公文決議、決定、指示、意見、通知通報、公報、報告、請示、批復條例、規定、函、會議紀要等

企業常用應用文通知、通報、規定、請示、報告、批復、函、會議紀要講話稿、簡報、計劃、總結等

行政公文

命令（令）、決定、公告、通告、通知通報、議案、報告、請示、批復、意見函、會議紀要四、公文的種類

第二章常用公文的寫法通知一

適用范圍適用于下達指示、布置工作、傳達有關事項等公司各類信息。1正文1.通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。”2.通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。3結尾

三種寫法：1.意盡言止，不單寫結束語。2.在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

3.再次明確主題的段落描寫。標題

發文部門＋事由＋文種，也可只有后兩部分或直接寫《通知》。有些特殊情況下的通知，在標題中應寫明性質，在“通知”前加上說明性詞語，如“緊急通知”，“補充通知”等。通知的寫法2通知的結構

XX部關于XXXX的通知各部(室)、車間：為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。一、XXXX二、XXXX

……

特此通知

XX部

X年X月X日通知的注意事項

通知具有指示工作性質，因此所陳述內容要有條理，內容復雜的需要分條列項，做到通知事項闡述樸實易懂，禁用難以理解的語言。

根據會議性質不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和專項會議紀要。根據內容的不同，會議紀要分為專題型紀要和綜合性紀要。會議紀要分類

適用于記載和傳達會議情況和議定事項。二會議紀要適用范圍

正文“會議紀要”正文可分為三個部分，即：第一部分：會議基本情況。交代會議時間、地點、議題、與會人員等。第二部分：會議內容紀要。對會議記錄的原始材料進行分類整理、歸納出與會者經過討論取得一致意見的幾個問題，列出與會者存在的主要分歧意見等等。第三部分：提出希望或號召，有的可省略。

落款署上發文部門及日期，有的可省略；會議紀要不加蓋印章。

標題

“會議紀要”的標題一般由會議名稱和文種兩項構成。會議紀要的寫法會議紀要二正文的幾種寫法集中概述法把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。分項敘述法即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。發言提要法。把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。紅頭會議紀要范例

求示性的請示請求上級給予指示、裁決的請示。求準性請示請求上級審核、批準的請示。求批性的請示請求上級批準并轉發的請示。請示的分類

適用下級向上級請示、批準。三請示適用范圍請示三請示的注意事項必須一事一請示，不能許多事攪在一起；標題一定要寫明“請示”，不要寫成“請示報告”；不要在“報告”等非請示性公文中夾帶請示事項；必須事先請示，不能“先斬后奏”；只能向上一級部門請示，不能越級請示、多方請示，也不能向不相隸屬部門請示；請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當協商取得一致意見后再向上級部門報送請示；經過協商卻不能達成一致意見時，要在請示中說明；請示三請示的注意事項幾個部門因同一事項需要請示時，可聯合向同一上級部門報送請示；請示一般只寫一個主送部門，需要同時送其他部門的，應當用抄送形式，但不得抄送下級部門；除上級部門負責人直接交辦的事項外，不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”；請示要在成文日期后標明聯系（部門）人和聯系電話。請示的結構XXX關于XXXX的請示XXXX：

xxxxxxx(請示原由）

xxxxxxx(請示事項)

妥否，請批復。

X年X月X日（聯系部門或個人+聯系方式）

按性質分——綜合性報告、專題性報告按時間期限分——定時性報告、隨時性報告按內容分——匯報工作的報告、反映情況的報告、答復詢問的報告、報送材料的報告報告的分類

適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復上級部門的詢問。四報告適用范圍

正文主送部門

報告的主送部門可以是一個，也可以是幾個。頂格寫于文首、其后用冒號。正文報告原由（有時可以省略）報告事項（這一部份是報告的主要內容）報告結語（“特此報告”或“以上報告，請審閱。”）

落款生效標記：成文日期+印章

標題

發文部門+發文事由+文種“質量管理部關于板藍根顆粒質量情況的報告”發文事由+文種“關于招待費使用情況的報告”報告的寫法報告的注意事項材料要真實除綜合性的報告外，都要遵守一文一事的原則。報告的結構XXX關于XXXX的報告XXXX：

xxxxxxx(報告原由）

xxxxxxx(報告事項)特此報告。

X年X月X日

按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、周計劃按范圍劃分單位計劃、部門計劃、車間計劃、科室計劃計劃的分類

計劃是為做好某項工作或完成某項任務，根據上級的要求，結合本單位實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時擬定的一種公文。五計劃概念1正文

前言：相當于導語，說明為什么這樣做和主要依據。主體：計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。3結尾

“以上是XX計劃…”此類語句，可省略。標題

一般由單位名稱、計劃時限、計劃內容和文種四部分組成。計劃的寫法2計劃的注意事項從實際出發，量力而行；計劃中的目標、任務、指標等要寫明確；使用表格表達計劃內容，表格設計要簡明，不要在一張表格上列過多的項目，必要時，可以把計劃內容分成幾張表格來體現。

總結按照其工作范圍的不同，可分為兩類：1.綜合性工作總結2.專題性工作總結總結的分類

適用于對已經完成的工作進行全面回顧，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，找出經驗、教訓，提煉出規律性的東西，用于匯報以便指導今后工作。六總結適用范圍1正文前言：即情況概述。主體：即經驗體會、分析評定。3結尾即存在的問題及今后努力的方向。標題

一般由發文機關、時限、內容、文種四部分組成。總結的寫法2總結的注意事項收集和整理材料實事求是，一分為二圍繞中心，突出重點敘議結合，語言簡樸總結的結構月工作總結

xxxxxxx(情況概述)一、XXXX方面：

xxxxxx

（經驗體會，分析評定）二、XXXX方面：xxxxxx……（結尾）XXXXXXX(存在的問題及努力方向)

按解決事項的內容分類，可分為入團、入黨、困難補助、調換工作、建房、領證、貸款申請書等。申請書分類

申請書是個人或集體向組織、機關、企事業單位或社會團體表述愿望、提出請求時使用的一種文書。七申請書概念

正文稱謂：頂格寫明接受申請書的部門或有關領導。正文：正文部分是申請書的主體，首先提出要求，其次說明理由。理由要寫得充分客觀，事項要寫得清楚、簡潔。結尾：寫明慣用語“特此申請”、“懇請領導幫助解決”、“希望領導研究批準”等，也可用“此致”“敬禮”禮貌用語。

落款署名+日期：個人申請要寫清申請者姓名，單位申請寫明單位名稱加蓋公章，注明日期。

標題有兩種寫法，一是直接寫“申請書”，另一是在“申請書”前加上內容，如“入黨申請書”、“調換工作申請書”等，一般采用第二種。申請書的寫法申請的注意事項申請的事項要寫清楚、具體，涉及到的數據要準確無誤。理由要充分、合理，實事求是，不能虛夸和杜撰，否則難以得到上級領導的批準。語言要準確、簡潔，態度要誠懇、樸實。申請的結構

XXX申請書

尊敬的xx：(可以是單位，也可以是個人)

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（提出請求，說明理由）……(結尾)

特此申請。(或是)此致敬禮

申請人：XXXX年X月X日

申請與請示區別請示是法定公文，申請為專用書信，屬于不同文種。

請示用于下級部門向上級提出請求，申請不僅用于下級向上級請求，也可用于不相隸屬的但按規定、法律程序必須向其請求的機關、單位、部門等。請示的行文對象固定，內容限于本系統，寫法規范；申請的行文對象不定，內容不以系統、部門為限，寫法不強求一律，且常以填寫有關部門印制的各種表格代替。

請示的作者是法定的部門、集體；申請的作者可以是部門集體，也可以是個人。請示可以帶附件，對正文補充說明或參考。范例關于開通網絡的請示(申請)尊敬的公司領導：為了更好的及時解決工作中遇到的問題，同時學習和了解更多的專業知識提高自身修養，擴大知識面，因此XX申請將工作所用電腦開通網絡，懇請領導批準。申請人：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXx年x月x日申請與請示混淆，申請是“可不可以做”；請示是“怎么做”。稱謂不明確，應為“信息技術部”申請人處若是幾個部門聯合申請，則由幾個部門的分管領導簽字即可；若一個部門(車間)多位員工申請，則由部室長(車間主任)簽字。若是單位申請寫明單位名稱并加蓋公章。

第三章常用公文寫作的基本要求基本要求公文的觀點必須正確（合法、合理、全面）領導（上級）意圖理解領會必須到位公文的內容必須務實（真實、可行）公文的語言必須得體（準確、通順、簡練、嚴謹）語言要求規范要使用書面語言，不用或少用口語、俗語。要使用現代漢語的標準語，不使用大多數人無法弄懂的方言土語及含義模糊不清的社會流行語。避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言。準確科學莊重與平實，不過分使用修飾詞語。盡量采用準確的數據指標說明問題。使用國家規范的標點符號和計量單位。語言要求簡練符合公文體裁的總體要求。適應不同文種表達形式的要求。使用含義確切、限定的書面語言。得體簡短：在準確表達思想內容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表達文件內容在遣詞造句方面下功夫清除空話套話簡明：要把思想內容表達得簡要明白。開頭：開門見山，起筆入題結尾：明確提出行文要求層次分明

怎樣搞清領導意圖領導在布置工作、下達任務、發出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。從主動詢問中獲得；從領導批示中領會；從平時言談中捕捉；從講話材料中把握；從積零為整中綜合。領導意圖常見公文結構及格式要求12層次與段落：層次是指包括公文的幾個部分——符合思維邏輯段落是公文的基本構成單位，一段只能表達一個意思，一個意思盡量在一段中完成。3過渡與照應：過渡是指公文的上下銜接和轉換(詞、句、段)照應是指公文內容的前后關照和呼應(文題、首尾、前后)開頭與結尾：開頭要簡潔—“開門見山”、引出問題、吸引讀者。結尾要干凈利索、自然實在。言止意盡.不強求一律。公文的結構公文的格式要求公文格式簡言之為公文的表現形式公文格式公文介質公文印制公文中數據表示公文各要素排列紙介質公文電子公文等核心空口無憑立字為據開本規格印刷裝訂文字、符號、數字、圖表等公文格式標準化公文介質——紙要求公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡~80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≧15次，不透明度≧85%。PH值為7.5~9.5紙張的定量、白度、橫向耐折度、不透明度和PH值是公文用紙質量的重要依據，也是界定公文用紙經濟型的主要依據定量白度橫向耐折度PH值不透明度公文用紙公文用紙幅面尺寸及版面要求公文用紙采用GB/T148中的規定的A4紙，其成品幅面尺寸為210㎜×297㎜公文用紙天頭(上白邊）為37㎜±1㎜，公文用紙訂口（左白邊）為28㎜±1㎜，版心尺寸為156㎜±225㎜字體字號一般用三號仿宋字體行數和字數一般每頁22行每行28個字撐滿版心一般為黑色公文各要素排列完整公文由版頭，主體和版記三部分組成6位3號阿拉伯數字，頂格版心左上角第一行一般用3號黑體字，頂格在版心左上角第二行，保密期限阿拉伯數字標注3號黑體頂格版心左上角發文機關標志居中排布小標宋體字紅色聯合行文主辦機關在前文件二字置于機關右側版頭發文機關下空兩行，居中排布（省簽發人時）有簽發人如上圖“簽發人”三字加全角冒號，仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體字，居右空一字，出現在上行文分隔線與發文字號下4mm與版心等寬主體用2號小標宋體字，紅色分隔線下空兩行，一行或多行排布，詞義完整、排列對稱、長短事宜，除書名號之外不宜出現其他標點符號標題排列為菱形或梯形標題下空一行，居左頂格，回行仍頂格，最后一個機關用全角冒號公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體，編排與主送機關下一行，每個自然段左空二字，回行頂格，文中結構層次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”一層用黑體，二層楷體，其余用仿宋體正文下空一行左空二字編排”附件“二字，后標全角冒號和附件名稱，需回行，與附件名稱首字對齊單一機關成文，發文機關及日期成文日期中數字用阿拉伯數字，年份標全稱，月、日不編虛位（即1不編01）印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內發文機關署名按照發文機關順序排列，兩印章間互不相切或相交，署名的左右排列順序與發文機關標志中的排列順序一致印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內各發文機關按照發文順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓署名，最后一個印章端正居中下壓署名和成文日期，印章排列整齊，互不相交或相切成文日期居右空4字發文機關署名長于成文日期，署名居右空2字編排，成文日期以發文機關為準右移2字成文日期比發文機關署名長，成文日期居右空2字編排，發文機關署名適當增加右空字數成文日期標注在署名的下一行附件二字及附件序號用3黑體字頂格編排在版心左上角第一行附件標題居中編排在版心第三行，格式要求同公文標題附件正文格式要求同正文版記版記中的分隔線與版心等寬，首條線與末條線用粗線，末條線與公文最后一面的版心下邊緣重合中間線用細線主送機關和抄送機關移到版記中，主送機關和抄送機關之間不用分隔線隔開。一般用4號仿宋字體，“抄送”、“主送”后加全角冒號。印發機關和印發日期一般用4號仿宋字體，編排在末條分隔線之上，印發機關左空1字，印發日期右空1字，阿拉伯數字表示年月日，年份標全稱，月、日不編虛位，后加“印發”二字，版記中如有其他要素，需將印發機關和印發日期用分隔線隔開頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下半緣之下，數字左右各放一條一字線，單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字，公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁不編頁碼，附件和正文裝訂，頁碼連續編排第四章公文寫作常見問題解析標題不規范成分多余：如關于(申請)××的請示；句式雜糅：如關于召開××會議（有關事宜）的通知；成分殘缺：如關于××同志出國考察（事宜）的請示；標題使用標點符號：2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。結構層次序數混亂經常直接用“1.”、“2.”……；正確的結構層次應為“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”等。生造文種

如把“批復”改成“批示”，把“請示”改成“申請”，“關于××的說明”格式不規范范例說明不是文種，所以標題不能寫“關于XXX的說明”

以部門為單位的相關文件，負責人簽字即可，無須多人簽字根據內容確定文種，標題“XX車間關于XX工傷情況的報告”簽字：部門(車間)為單位上報，則由車間主任簽字即可；若是幾個部門(車間)聯合上報，則由分管領導簽字即可。如果是證明材料，可以一人或多人簽