公文寫作應注意的幾個問題寫好公文應注意四個問題要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分類要明確行文的目的，根據行文目的來選擇文種要理順行文關系，根據行文關系來確定文種要熟練、準確地掌握各種公文的格式要求，做到標準化、規范化第一個問題要弄清楚公文的基本概念及常用公文的分類公文主要有兩大類一是常用公文：如通知、報告、請示、批復、會議紀要、函等，就是我們通常所說的各種各樣的“紅頭文件”。二是常用文書：如計劃、總結、調查報告、述職報告、講話稿、開幕詞、閉幕詞、會議主持詞等，就是我們通常說的“白頭材料”。兩個必須認真學習掌握的重要法規《中國共產黨機關公文處理條例》

經中共中央批準中共中央辦公廳1996年5月3日印發；

共十二章四十條。《國家行政機關公文處理辦法》2000年8月24日國務院發布，自2001年1月1日起施行。共九章五十七條。

常用公文的種類常用公文的種類很多，通常可以有四種分類：一是按公文的發文機關不同來劃分；二是按公文的行文關系劃分；三是按公文的保密要求劃分；四是按公文的辦理時限劃分。不同的分類方法，有不同的公文種類。

一、按公文的發文機關不同來劃分黨的公文有14種：決議、指示、公報、條例、規定、請示、報告、批復、函、通知、通報、意見、決定、會議紀要。

政府機關的公文有13種：命令（令）、公告、通告、議案、請示、報告、批復、函、通知、通報、意見、決定、會議紀要。

其中有9種公文是相同的。

三、按公文的保密要求劃分普通件：即不涉及黨和國家秘密、單位工作秘密和內部秘密，沒有保密要求的公文。保密件：指涉及黨和國家秘密、單位工作秘密和內部秘密，一旦泄密會給黨和國家以及單位工作造成損害的公文。秘密公文一般分為三等密級：絕密件：保密期限不超過30年，特殊情況下可規定為長期；機密件：保密期限不超過20年；秘密件：保密期限不超過10年。第二個問題要明確行文的目的，根據行文目的來選擇文種黨的機關公文種類及適用范圍

1、決議：用于經會議討論通過的重要決策事項2、決定：用于對重要事項作出決策和安排3、指示：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求4、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法5、通知：用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項6、通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況7、公報：用于公開發布重要決定或者重大事件8、報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問9、請示：用于向上級機關請求指示、批準10、批復用于答復下級機關的請示13、函：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等14、會議紀要：用于記載會議主要精神和議定事項第三個問題要理順行文關系，根據行文關系來確定文種3、不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題4、因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關5、向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關9、部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文10、同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文11、不相隸屬機關之間一般用函行文第四個問題要熟練、準確地掌握各種公文的格式要求，做到標準化、規范化6、簽發人7、標題8、主送機關9、正文10、附件11、發文機關署名12、成文日期13、印章14、印發傳達范圍15、主題詞16、抄送機關17、印制版記組成1、版頭版頭由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯署機關名稱。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。黨的機關公文版頭的主要形式及適用范圍（一）《中共xx文件》用于各級黨委發布、傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的重要報告、請示（二）《中國共產黨xx委員會（xx）》用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作（三）《中共xx辦公廳（室）文件》、《中共xx辦公廳（室）（xx）》用于各級黨委辦公廳（室）根據授權，傳達黨委的指示，答復下級黨委的請示，轉發上級機關的文件，批轉下級機關的報告、請示，發布有關事項，向上級機關報告、請示工作（四）《中共xx部文件》、《中共xx部（xx）》用于除辦公廳（室）以外的黨委各部門發布本部門職權范圍內的事項，向上級機關報告、請示工作2、份號份號即公文印制份數的順序號；秘密公文應當標明份號；份數序號用五位或七位阿拉伯數碼標注在文件首頁版心左上角第一行。

3、密級公文的秘密等級，標注于份號下方。4、緊急程度對公文送達和辦理的時間要求，用3號黑體字標注在文件首頁版心右上角第一行。5、發文字號由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。發文年度用六角括號“〔〕”括入。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。6、簽發人上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名。7、標題由發文機關名稱、公文主題和文種組成，位于發文字號下方。有時候發文機關名稱也可省略。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

8、主送機關即主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規范化簡稱或者同類型機關的統稱，位于正文上方，頂格排印。9、正文公文的主體，用來表達公文的內容，位于標題或者主送機關下方。10、附件公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發文機關署名之前注明附件的名稱。11、發文機關署名應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文的右下方。12、成文日期一般署會議通過或者領導人簽發日期；聯合行文，署最后簽發機關領導人的簽發日期；特殊情況署印發日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文機關署名右下方，右空2字。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。13、印章除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。加蓋印章的注意事項（1）單一機關制發的公文，加蓋印章時在落款處不署發文機關的名稱，只標注成文時間。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。常說的“騎年蓋月”是錯誤的，應該是“啟年蓋月”，即印章的左下弧蓋在“年”字上，右下弧蓋住月份，此謂“啟年蓋月”，也稱“啟年壓月”。加蓋印章的注意事項（2）聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，居中排布，主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。印章要排列整齊，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。加蓋印章的注意事項（3）當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。加蓋印章的注意事項（4）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。14、印發傳達范圍加括號標注于成文日期左下方。15、主題詞按上級機關的要求和《公文主題詞表》標注，位于抄送機關上方。主題詞的標引應先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。一個文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。16、抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方。17、印制版記由公文印發機關名稱、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。公文的排版及用紙規格公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側裝訂。公文的字體及字號規范要求密級、緊急程度用三號黑體；發文字號用四號仿宋體加黑；簽發人用三號楷體；標題用二號（或小二號）宋體加黑或華文中宋二號（或小二號）；正文一級標題“一、二、三……”用三號（或小三號）黑體；正文二級標題“（一）（二）（三）……”用三號（或小三號）楷體；主送機關、正文三級標題及其它內容用三號（或小三號）仿宋體；批轉（轉發、印發）……通知，通知正文用三號（或小三號）楷體，被批轉（轉發、印發）文件正文用三號（或小三號）仿宋體；附件標題用二號（或小二號）宋體或華文中宋二號（或小二號），正文用三號（或小三號）仿宋體；印發傳達范圍用三號（或小三號）仿宋體；“主題詞”三個字用三號黑體字，居左頂格標注，詞目用三號小標宋體字，詞目之間空1字，不用標點符號。抄送機關名稱用四號仿宋體字；印發機關名稱和印發日期用四號仿宋體字；印發份數用五號仿宋體字；一般用單倍行距，每頁19行或20行，每行25個字。公文的頁碼頁碼是指按公文排列的邏輯順序依次對公文編制的順序號，保證公文不散頁。頁碼用阿拉伯數字標識，在版心下邊緣之下一行，頁碼左右各放一條4號一字線；單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

漢語數字使用的一般規定漢語數字通常是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大寫“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾”等數字。在以下環境中必須使用漢語數字：

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀年、干支紀年、夏歷月日、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋節、正月初五等。3．含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事變、“一二?九運動”等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。4．相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。

6．行政機關公文和軍隊系統公文成文時間用漢語數字。但黨委系統公文成文曰期應按規定使用阿拉伯數字。阿拉伯數字使用的一般規定“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”等阿拉伯數字的使用，大體有以下幾種情況：

1．公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1日、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。

2．統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。3．物理量量值必須使用阿拉伯數字，并正確使用法定計量單位。如300kg、15cm、350C等。如果是多位的阿拉伯數字，不能換行。4．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

5．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所據版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

6．表示數字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“