文件1標準企業標準文件管理規程…………1B.WJ.00.002ＧＭＰ標準管理文件的編制規程………………3B.WJ.00.003文件分類管理辦法………………5B.WJ.00.004文件編碼管理規定………………7B.WJ.00.005文件的印刷、發放、保管、收回及銷毀程序…………………9

企業標準文件管理制度分發單位綜合管理部、公司各部門一、目的：規定本企業標準文件起草、修訂、編寫、審查、批準、發布、撤銷、印刷、復制及保管的原則，制定程序和步驟。二、適用范圍：本制度適用于本企業管理標準和工作標準的文件管理。三、責任者：公司各部門負責人及文件起草、修訂、編寫、審批、印制、保管者。四、內容：1、文件起草的基本要求1.1文件起草應貫徹執行國家有關政策、法令和法規，并與同級有關標準相互協調，下級標準不得與上級標準相抵觸。1.2文件的文字表述應準確、簡明、通俗易懂，邏輯嚴謹，不應有含糊不清文字。1.3文件應具有可檢查性，盡量做到定量化。1.4要充分吸收和運用國內外先進管理經驗和工作經驗，并結合本企業實際情況，把行之有效的管理方法和工作方法納入標準文件。1.5標準文件格式要符合GB1.1-87的規定。2、標準文件起草程序2.1根據標準化工作計劃，要求明確制訂標準文件的目的和適用范圍，確定標準文件的名稱和起草人。2.2帶基礎性的標準文件或涉及面廣的重大標準文件，由公司綜合管理部組織有關部門共同起草；管理標準，由各主管職能部門負責起草；工作標準由有關部門負責組織起草。2.3編寫標準文件草案。2.4將標準文件草案送到標準文件的執行部門、監督部門、有關業務部門及有關人員征求意見。2.5標準文件起草部門匯總各方面的意見，進行修改，形成送審稿，并提出貫徹執行的措施、建議。3、標準文件的審查一般性的標準文件，可進行個別審查，并送有關部門或人員會審。涉及面廣的重大管理標準文件應召開相應的會議審定，形成會議紀要并由審定人員簽字。4、標準文件批準經審查通過的標準文件，由公司綜合管理部進行規范性審定，確認合格后，上報審批。一般性的標準文件，由總經理或分管副總經理審批；涉及面廣的標準文件，由總經理審批。5、標準文件的發布標準文件經審批后，由公司綜合管理部統一編號、發布實施。6、標準文件的復審企業標準文件實施五年后，必須由原標準起草單位進行一次復審，確定該標準是修訂、撤銷還是繼續使用，必要時可以提前復審。7、標準文件的修訂7.1經復審確定為需修訂的標準文件，應按本制度的程序進行。7.2如對電腦儲存的標準文件進行修改或刪除，應經有關領導批準或相關部門審核確認后，方可修改。8、標準文件的撤銷經復審確定為撤銷的標準文件，由公司綜合管理部下文撤銷并統一收繳，凡已撤銷的標準文件不得在現場出現。9、標準文件的印刷和復制9.1凡新訂和修訂的標準文件經審批后，由公司綜合管理部按本規定統一印刷；9.2標準文件應與印刷單位簽定協議以防標準外泄。印刷文件應與審批文件一致。9.3標準文件的復制，需使用部門提出申請，經公司綜合管理部同意后方可進行，復制本應清楚，易讀，不可造成因復制工藝而引起的錯誤。10、標準文件的保管10.1標準文件由公司綜合管理部統一編號，分級保管。其中，存檔兩份由綜合管理部保管，其余按編號發放并造冊，由標準文件使用部門管理。公司綜合管理部，每年將對各級保管的標準文件進行一次清理，各級保管責任人不得造成標準文件的損壞和遺失。10.2凡用電腦儲存的標準文件，應以軟盤或光盤復制的方法備份保存。各份軟盤或光盤應有專人保管，未經許可不得對軟盤進行修改和刪除的操作。

ＧＭＰ標準管理文件的編制規程分發單位綜合管理部、公司各部門一、目的：制定ＧＭＰ標準管理文件的編制規程，規范我公司ＧＭＰ標準管理文件編寫格式及制定（修訂）、初審、會審、批準程序，確定文件格式。二、適用范圍：適用于公司所有的ＧＭＰ標準管理文件的制定（修訂）、初審、會審、批準的全過程。三、責任者：各部門負責人、ＧＭＰ標準管理文件編制（修訂）人員。四、內容：1、ＧＭＰ標準管理文件：即我公司實施ＧＭＰ和ＧＭＰ認證所形成的技術標準、管理標準、工作標準及記錄統稱ＧＭＰ標準管理文件。2、ＧＭＰ標準管理文件的編寫格式：2.1每一份文件第一頁文頭形式如下：2.1.1題目欄填寫文件的正式名稱。2.1.2編碼：由綜合管理部將ＧＭＰ標準文件統一編制編碼。2.1.3該文件的總頁數填寫在“共頁”欄內，在該文件的每頁右下方打印該頁的頁碼，如該文件共５頁，在每頁右下方表示頁碼的形式為１、２……５。并且在每頁的右上方注明該文件編碼和頁次后加筐，例如：文件編碼為：B.ZL.JY.00.054的第三頁,文件共十頁,則表示為：B.ZL.JY.00.054-3/102.1.4目的：簡單扼要地說明制定該文件的目的是什么。2.1.5適用范圍：該文件適用于哪些范圍或應用領域。必要時還應說明不適用的范圍和應用領域。2.1.6責任者：哪些部門、崗位或人員對貫徹執行該文件負有責任。2.2從第四項起開始寫內容。2.3產品工藝規程、產品質量標準、檢驗操作規程等技術文件不受此規程制約。3、編制（修訂）、審核、批準程序：3.1技術標準、管理標準、工作標準、記錄等，由職能部門指定符合條件的管理人員編制（修訂）。3.2跨職能部門的標準管理文件由綜合管理部指定符合條件的管理人員編制（修訂）。3.3編制（修訂）人員根據有關法規、法定標準、行業管理文件以及公司的內控標準、規定和要求編制（修訂）標準管理文件。必要時編制起草說明，詳細說明有關內容的依據、內容的解釋和其他未盡事宜。3.4將文件的草稿和起草說明交本部門領導初審，職能部門的標準管理文件草稿首先由負責起草的單位及有關部門的領導初審。3.5公司所有ＧＭＰ標準管理文件由ＧＭＰ認證綜合管理部組織會審。3.6會審的組成人員：公司有關領導、各部門負責人及有關人員組成。3.7會審時做好記錄。3.8凡是會審通過的標準管理文件，交總經理審閱批準后執行。會審未通過的或進行重新修訂的，由原起草單位負責修改，按編制（修訂）、審核、批準程序進行。4、修訂：4.1ＧＭＰ標準管理文件按《保健食品良好生產規范》的規定，定期進行修訂；4.2修訂前，綜合管理部指定專人對其復審，提出修訂意見；4.3下列情況必須及時修訂：4.3.1法定標準、法規或其他依據文件更改，更新版本，使標準有改變；4.3.2采用新設備、新工藝、新設施；4.3.3原輔料的供貨廠家變更，使生產工藝變更。4.3.4其它原因引起的變更。4.4需要修訂的標準管理文件，交由原編寫單位按該程序進行修訂，經初審、會審、批準后執行。5、文書格式5.1文件用紙采用A4打印紙。5.2文件標題用3號黑體字，正文用5號宋體字。5.3文件左邊空白3ｃｍ寬，右邊空白1.5ｃｍ寬，文件上面空白高2.5ｃｍ，下邊空白高2.5ｃｍ。

文件分類管理辦法分發單位綜合管理部、公司各部門一、目的：明確公司所有文件的分類管理辦法，使文件的管理規范有序，方便查閱。二、適用范圍：適用于公司現行的所有文件。三、責任者：綜合管理部。四、管理辦法：１文件管理分為兩大系統：行政管理文件系統和生產質量管理文件系統。1.1行政管理文件系統又可分為行政管理制度和行管干部工作職責（責任制）兩類。其中行政管理制度分為：人事管理制度、工作（勞動）紀律管理制度、財經管理制度、安全消防管理制度、文明衛生管理制度；行管干部工作職責（責任制）系指：從總經理到科員的各級行管干部的工作職責（責任制）。1.2生產和質量管理文件系統包括標準類和記錄（憑證）類。其中標準類分為：技術標準、管理標準、工作標準三部分；記錄（憑證）類分為：生產管理記錄、質量管理記錄、質量檢驗記錄、銷售記錄、驗證記錄、監測維修校驗記錄。1.2.1技術標準文件是由國家與地方、行業與企業所頒布和制定的技術性規范、準則、規定、辦法、標準、規程和程序等書面要求，包括：產品工藝規程、原料、輔料、包裝材料、工藝用水、中間體、成品質量標準和檢驗操作規程。1.2.2管理標準文件是指企業為了行使生產計劃、指揮、控制等管理職能并使之標準化、規范化而制定的制度、規定、標準、辦法等書面要求，包括：生產管理、質量管理、衛生管理、驗證管理、人員培訓、文件管理、輔助部門管理、緊急情況處理。1.2.3工作標準文件是指以全體工作人員為對象，對工作范圍、職責、權限以及工作成績考核等所提出的規定、標準、程序等書面要求。包括：工作指令、崗位責任制、崗位操作法、各項工作標準操作規程。1.2.4記錄（憑證）是反映實際生產和質量控制活動中執行標準情況的實施結果。其中記錄包括：生產操作記錄、質控質檢記錄、報表、臺帳等。憑證是表示物料、物件、設備、房間等狀態的單、證、卡、牌等，如產品合格證。２該文件自總經理批準之日起，公司的文件分類管理一律按上述辦法執行。３公司文件分類管理圖。—行政管理制度行政管理文件系統—行管干部工作職責（責任制）—產品工藝規程技術標準—產品檢驗操作規程—物料質量標準—物料管理（原輔料、包裝材料、中間體）—設備器具管理—生產管理—人員作業管理—生產工序管理—取樣管理標準—質量管理—留樣管理管理標準—質量檢驗結果評價（規章制度）生—人的衛生：體檢、操作人員等產—衛生管理—物的衛生：廠房環境、工藝等管理和質—人員培訓量—文件管理管其它理—輔助部門管理文—緊急情況處理件系—崗位責任制統—工作標準崗位操作法（包括崗位ＳＯＰ）—其它：如人員更衣、環境監測、設備校驗等—銷售記錄記—監測維修校驗記錄—管理記錄錄—生產管理記錄—批生產記錄憑—質量管理記錄—批包裝記錄證—批質量管理記錄—其它：質量申訴、退貨記錄、ＧＭＰ自檢等

文件編碼管理規定分發單位綜合管理部、公司各部門一、目的：為了使公司的管理文件便于查閱、識別、控制和追蹤，同時可避免使用或發放過時的文件，需要對公司的管理文件加編碼。二、適用范圍：適用于公司所有的行政管理、生產管理和質量管理文件，不適用于公司的文秘性文件。三、責任者：綜合管理部。四、編碼規定：1文件分類：為便于識別，分類用漢語拼音。1.1一級分類：共兩類。1.1.1B類——標準類。1.1.2J類——記錄（憑證、報告）類。1.2二級分類：共十一類。1.2.1WJ——文件1.2.2JR——機構與人員1.2.3CS——廠房與設施1.2.4SB——設備1.2.5WL——物料1.2.6WS——衛生1.2.7SC——生產管理1.2.8ZL——質量管理1.2.9XS——銷售1.3三級分類：生產管理、質量管理和驗證等因文件較多，為便于查找，增設三級分類如：1.3.1SC.TY——生產通用1.3.2ZL.JY——質量檢驗1.3.3ZL.BZ——質量標準1.3.4ZL.GL——質量管理1.3.5YZ.CS——廠房與設施驗證2編碼為便于識別制修訂的區別和序號，用兩組（兩級）阿拉伯數字組成。2.1前一組（一級），代表制修訂：00代表首發；01代表第一次修訂，或稱一級編碼。以此類推。2.2后一組（二級），代表該類自定的序號，或稱二級編碼。如：B.WJ.00.001為文件管理制度，標準類，未修訂，本公司文件類第1號。以此類推。３公司所有管理文件發布前均由綜合管理部按上述編碼規定編制編碼。４編碼一經給定，就必須登記在案，當文件有修改時，只對代表修訂次數的代號根據第2.1條規定進行修改，其它的代號不變。５該“編碼規定”由綜合管理部制定，并由綜合管理部負責解釋。

文件的印刷、發放、保管、收回及銷毀程序分發單位綜合管理部、公司各部門一、目的：建立一個科學、合理的公文管理程序，使文件及時發放，有效實施，保管嚴密。二、適用范圍：公司對內、對外簽發的紅頭文件、ＧＭＰ文件。三、責任者：綜合管理部。四、正文：在公文處理中有發文和收文兩種情況，但都存在著保管、收回和銷毀的程序。現根據不同的情況分別闡述如下：１發文程序：１.１文件撰寫出來審核修改后由公司領導研究討論會簽，經過總經理審核批準后方可打印。１.２根據要求及文件內容的定向確定其主送、抄送、抄報的相關部門、單位，并確定文件印刷的份數。１.３文件形成后，統一進行分類、編碼、印刷。１.４文件批準執行后，加蓋公司公章即可頒發生效。１.５在執行之日前發放至相關部門或人員，每次頒發文件時，發文者需填寫發文登記簿，收文者須進行簽名登記。同時發文者需留存保管歸檔，便于統計、查找，有利安全。１.６一旦新文件生效使用，或人員離開原工作崗位，前版文件必須交回。文件收回時收方必須在文件發放回收記錄上簽字。２收文程序：２.１收文者收到文件后簽收、啟封、登記。２.２收文登記后，按照內容、性質分別送給有關領導人閱批或直接送給承辦部門管理。２.３屬知曉的文件內容，先上級后下級，先主管后承辦部門之間依次快速、準確、安全的傳閱。２.４文件傳閱過程由綜合管理部擬辦的人員進行催辦。當文件傳閱完，辦復后及時將文件回收保管。并將辦復情況記錄下來存檔。２.５在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并確立歸檔范圍、歸檔時間、保存期限。２.６當文件檔案保存到規定保管期限且已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀；銷毀時應兩人以上監督，并在清冊上簽字。２.７公司應采取嚴密管理措施，防止文件、檔案的泄密。公文管理程序傳遞(二)傳遞階段發文收文↑↓用印辦分送↑理↓校對