OA使用講明書什么是OAOA系統(tǒng)是指辦公自動化（OfficeAutomation）系統(tǒng)，用于企業(yè)網(wǎng)上辦公。它是指基于公司現(xiàn)實，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用以提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與其它各類治理系統(tǒng)（如人事治理系統(tǒng)，公司資產(chǎn)治理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等等）緊密聯(lián)系，有機整合而形成的。在OA系統(tǒng)中，我們能夠通過收發(fā)郵件來傳遞信息，通過信息中心查收公司的各種信息、制度，通過流程治理明確規(guī)范公司各種事務(wù)，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)治理公司諸如會議、人事、資產(chǎn)等方面?？傊炀毜牟僮鱋A系統(tǒng)能夠讓我們的工作變得快捷規(guī)范。如何使用OA系統(tǒng)使用前的預備我公司的ＯＡ系統(tǒng)通過ＩＥ掃瞄器直接登陸，不用安裝其他的軟件。啟動公司OA系統(tǒng)的方法為：在計算機桌面上打開IE掃瞄器，在地址欄輸入：http://服務(wù)器IP地址，然后敲回車鍵，假如正常的話，系統(tǒng)會自動顯示以下畫面：如圖２-1圖2-1登陸界面圖2-2登陸前設(shè)置人員登陸輸入“用戶名”（系統(tǒng)治理員為每個人員分配了一個賬號即用戶名，為了方便起見，一般情況下為姓名的漢語拼音）和“密碼”（即：初始密碼為“1”，該密碼用戶能夠修改），點擊“登錄”（或敲“回車”），假如用戶名和口令正確，則系統(tǒng)進入以下主界面：如圖2-3。（注：為了方便用戶的使用，現(xiàn)在，用戶能夠選擇“記住名字”，如此以后只要輸入“密碼”就能夠進入系統(tǒng)）圖2-3登錄后界面辦公主界面介紹進入系統(tǒng)后，當前的辦公主界面（個人平臺界面）有三個部分組成，左側(cè)為子模塊功能區(qū)；中間為信息提示區(qū)，右側(cè)為導航欄。右上方（圖中紫色區(qū)域）為功能界面選擇區(qū)，由于切換各種辦公主界面。點擊功能界面選擇區(qū)的“工作流程”，進入到工作流程辦公界面（辦公流程的定義及使用方法，請見4.工作流程），如圖2-4。圖2-4工作流程界面相應(yīng)的，點擊功能界面選擇區(qū)的“信息中心”，進入到公司信息中心界面；點擊“內(nèi)部辦公”則進入內(nèi)部辦公界面。系統(tǒng)功能詳解1.進入個人平臺辦公界面，此界面的要緊功能是個人日常辦公信息處理和各種功能導航。其中左側(cè)子模塊功能區(qū)包括郵件系統(tǒng)、日程安排、通訊錄、萬年歷、個性治理等模塊，以下做詳細講明。電子郵件系統(tǒng)：通過電子郵件系統(tǒng)能夠向公司人員發(fā)送相關(guān)文件及附件。發(fā)郵件：當您需要給不人發(fā)送郵件時，您能夠單擊左導航中的“郵件系統(tǒng)---寫郵件（左邊粉紅色區(qū)域）”，如圖2-5所示，圖2-5寫信息界面如一般的電子郵箱一樣，此郵箱能夠上傳附件（圖2-5中下部黑色區(qū)域），一次最多能夠上傳10M左右的附件。此外，本郵箱還能夠直接通過各種OFFICE文檔的形式進行編輯，如需使用EXCEL文檔時，點擊“EXCEL文檔”（圖2-5上部綠色區(qū)域），如圖2-6圖2-6郵件的文件類型如要發(fā)送郵件，點擊右下角的“立即發(fā)送”，即可彈出目標人員選擇框，如圖2-7圖2-7郵件發(fā)送選擇人員時，可選中某一人員，雙擊，現(xiàn)在人名從“未選擇用戶”移到“已選擇用戶”，表示選中；假如選擇人員較多時，可按住CTRL鍵，選擇相關(guān)人員，再按“>>>”鍵，則所有選中的人員均被選中。現(xiàn)在，點擊“立即發(fā)送”即可發(fā)送成功。查看郵件，未查看過的郵件能夠從郵件系統(tǒng)的“新郵件”中查閱，查閱過的郵件可在“收件箱”中找到，這專門類似一般的電子郵箱，那個地點不做復述。在發(fā)件箱中，有一個選項“查看”，點擊查看能夠看到自己發(fā)送的郵件的閱讀情況，如圖2-8圖2-8郵件發(fā)送情況日程安排有沒有如此的時候，早早安排好的情況，到了眼前卻忘了做，或者做著做著卻走了樣；有時，突然的一陣靈感駕臨眼前，卻隨著時刻流逝而消逝了。如此的時候，你需要一個定時提醒的日程表來提醒、規(guī)范自己的工作?！叭粘贪才拧蹦莻€模塊，就給大伙兒提供了如此的功能。它的使用十分簡單，如圖2-9，點擊“日程安排”按鈕，進入日程安排定制界面圖2-9日程安排點擊日歷的“+”進入編輯界面，在此界面中設(shè)定提醒事項及提醒時刻，點擊確定保存。當日期為設(shè)定日期后，該系統(tǒng)將會提醒，如圖2-10。點擊后，將彈出本日具體的提醒事項。圖2-10日程安排定時提醒通訊錄在ＯＡ系統(tǒng)中，有兩處地點能夠查到公司職員的通訊錄：第一處，在個人平臺－通訊錄目錄下，在公共通訊錄中，能夠按照部門查閱職員聯(lián)系方式，在個人通訊錄中，職員能夠把自己所需的一些聯(lián)系電話，保存在那個欄目中。第二處，在信息中心－知識治理－公司通知中最新公司通訊錄將隨時更新，職員能夠到此處下載通訊錄的電子版，如圖2-11。如圖2-11公司通訊錄個性治理個人平臺中的個性治理欄目要緊用于OA個人設(shè)置，包括OA帳戶密碼設(shè)置（修改密碼），個人檔案設(shè)置（用于設(shè)置個人差不多信息等）。使用起來比較簡單，那個地點就不多做介紹了。由于OA中可能包含許多公司和個人信息，公司要求，職員本人的密碼要超過6位，請新職員盡快修改密碼。（5）導航欄導航欄在個人平臺界面的右上方，包括公文流轉(zhuǎn)、會議通知、今日日程、任務(wù)治理有郵件系統(tǒng)五個欄目，假如該欄目后綴為紅色數(shù)字如：郵件系統(tǒng)（5），意為有5封新郵件還沒有閱讀，當點擊此數(shù)字時，將進入新郵件欄目。以此類推，諸如新的流程，新的日程等等。（看參加圖2-10）2.信息中心，在頁面右上角點擊“信息中心”進入信息中心，信息中心要緊用于公布公司通知、公司制度以及部門信息等，此外，公司還會依照實際需要，在此界面上，設(shè)置新的欄目，如：薪酬體系實施等等。職員能夠通過在個人平臺的訂閱欄目（個性治理-信息訂閱）來及時閱讀最新的通知、制度等（參加圖2-3）。一般可設(shè)定為公司通知，公司制度以及本部門的公布信息，如圖2-12。圖2-12信息欄目訂閱在部門公布那個欄目里，各部門包括兩個部分內(nèi)部外部，“內(nèi)部”是指僅本部門職員能夠查看的信息組，“外部”是所有部門人員均能夠查閱的信息組。如圖2-13圖2-13部門公布在信息中心欄目中，還有內(nèi)部論壇、內(nèi)部下載等分欄目。3.內(nèi)部辦公點擊右上角的“內(nèi)部辦公”，進入內(nèi)部辦公界面。內(nèi)部辦公界面現(xiàn)在尚處于開發(fā)時期，在那個界面里，依照各部門職員可工作的性質(zhì)、要求，會提供相應(yīng)的辦公模塊，比如現(xiàn)在差不多初步開發(fā)的“資產(chǎn)治理模塊”，要緊針對行政部辦公資產(chǎn)的整理；“人事模塊”用于人事部治理職員檔案、獎懲、調(diào)動等等。簡單點講，內(nèi)部辦公那個平臺能夠較好的把OA辦公系統(tǒng)與企業(yè)資源治理（ERP）結(jié)合在一起。4.工作流程工作流程那個模塊，是由大舜自己通過定制工具開發(fā)出的，是公司辦公的一大特色。什么是流程。在一些例行工作中，職員的操作差不多上有制度、程序可循的。比如講請假，公司有《考勤休假制度》，上面明確規(guī)定了請假的程序和審批的權(quán)限：請假有請假人申請，經(jīng)審批同意后，方可實施請假，請假后銷假，人事備案；審批的權(quán)限為，請假1天以內(nèi)由部門經(jīng)理批準；1---3天（含）由部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理審批；3天以上由部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理審批。假如按照過去使用請假單的舊模式，一個人請假審批要通過兩三個部門經(jīng)理的簽批，回來后要銷假，請假單備案，但有事因為情況急或者對程序不了解，造成如此或那樣的疏漏，為企業(yè)正常的個＼幫工帶來了一定的阻礙?，F(xiàn)在假如使用流程，流程會自動指定辦理的環(huán)節(jié)，明確所需的要素，設(shè)定好辦理時刻，即使剛來公司不久的新人也能按部就班的掌握和執(zhí)行公司的各項制度和程序。因此我們能夠把ＯＡ流程如此定義：通過OA系統(tǒng)，用以規(guī)范職職員作、辦公程序、標準的協(xié)作、審批系統(tǒng)。流程使用介紹流程界面介紹。點擊右上角的“工作流程”，進入工作流程辦公界面，見圖2-14圖2-14工作流程界面在圖2-14中，頁面左側(cè)為功能欄目區(qū)，上部幾個下拉框為治理導航區(qū)，下部為具體流程處理區(qū)域。功能欄目區(qū)中，有幾個概念需要解釋清晰，分不是“待辦工作、已辦工作、完成工作”，待辦工作：在某一流程中，當前的環(huán)節(jié)需要本人處理，則現(xiàn)在該流程關(guān)于自己來講確實是待辦工作。已辦工作：當你將那個環(huán)節(jié)處理完畢，把流程發(fā)送到下一個處理人后，那么那個流程關(guān)于你來講差不多處理完畢了，這確實是已辦工作。完成工作：當一個流程發(fā)到最后一個處理人處，那個流程就結(jié)束了，那個流程可不能再是任何一個人的待辦工作或已辦工作。過去所有處理的流程均會在完成工作中結(jié)束。工作中，我們要經(jīng)常注意有無待辦工作，假如有應(yīng)盡快處理完畢。通過治理導航能夠依照流程種類、辦理日期以及發(fā)起部門較快速的查詢具體流程，這在有大量流程的情況下，比較有用。新建流程要使用一個流程，首先就要新建流程，新建流程需按一下步驟創(chuàng)立：工作流程---流程治理---（流程類不）---具體流程，以建立“一天內(nèi)的請假、換休流程”為例，其創(chuàng)建步驟為：工作流程---流程治理---申請流程---人事---一天內(nèi)的請假、換休流程，如圖2-15，圖2-15新建流程一點擊對應(yīng)圖標，進入流程新建界面。如圖2-16，圖2-16新建流程二在圖2-16中，所見到的幾個流程，是指該類型流程中，尚在流轉(zhuǎn)中的流程，可點擊查閱，但不能做任何操作（流程的發(fā)送框呈灰色，無法操作）。點擊“新建”則會新建流程，開始某一個流程的使用。當你發(fā)送了一個流程，但發(fā)覺流程發(fā)錯了，那個時候你能夠使用“回收”功能，對原流程實施回收，取消上一次流程發(fā)送。操作的方法是，選中某一流程最左邊的小框，點擊“回收”即可。但“回收”功能有一定的限制，當下一個處理人員處理了流程之后，回收功能將失去作用。流程處理ⅰ處理單新建流程后，進入流程，以“工作聯(lián)系”那個流程為例，如圖2-17圖2-17流程進入界面（處理單）進入界面后，看到是“處理單”界面，黑色橫線以上是表頭，標明流程的差不多信息，有流程發(fā)起者填寫。其中標題一欄尤為重要，一般需包括工作內(nèi)容、時刻、要緊人員等內(nèi)容，每一個流程的標題，都有一個范例，能夠依照范例填寫。假如操作框上有一個如此的標記，代表此環(huán)節(jié)（操作框）需要你進行處理。點擊“批示”，彈出批示框，進行審批，審批完成后，點擊批示框的“√”，即可保存，并自動關(guān)閉。ⅱ正文點擊“正文”欄，進入正文界面，如圖2-18圖2-19流程正文界面這是一個純正的WORD界面，能夠使用所有的ＷＯＲＤ功能，在一些流程中（如：工作日志、績效考核流程），正文包含一些表格，流程處理人員能在正文中處理各種公文，同時此頁面有筆記留痕的功能，能夠通過字體顏色，區(qū)分是由誰操作的。在正文頁面中，也能夠通過導入其他WORD文檔，來覆蓋當前頁面，操作方法是：點擊左上角的“導入文檔”，掃瞄選擇目標文檔，點擊“打開”，即可覆蓋。ⅲ附件在流程中經(jīng)常要有一些諸如EXCEL表、圖片的資料，作為審批的參考依據(jù)，可通過“附件”，上傳資料。點擊流程頁面左上方的“附件”按鈕，進入附件頁面。其上傳方法與傳統(tǒng)的Email郵箱類似，這你就不再復述了，如圖2-20圖2-20上傳附件ⅳ流程描述點擊“流程描述”進入相應(yīng)界面，假如想了解流程的步驟環(huán)節(jié)設(shè)置，請點擊“流程描述”，將會有流程圖描述整個流程的流轉(zhuǎn)步驟，如圖2-21.圖2-21流程描述ⅴ流轉(zhuǎn)查閱在流轉(zhuǎn)查閱頁面，處理過那個流程的人員均能夠查閱流程的流轉(zhuǎn)情況（見圖2-22），藍色為發(fā)起人，白色為正常處理環(huán)節(jié)，綠色為退件（意為此環(huán)節(jié)退回至上環(huán)節(jié)），紅色為現(xiàn)需要處理公文人員。圖2-22流轉(zhuǎn)查閱ⅵ流程屬性設(shè)置想發(fā)送流程還差一個設(shè)置才能發(fā)送，時刻設(shè)置。點擊“流程屬性設(shè)置”，進入相應(yīng)界面。在那個界面中選擇那個流程的開始時刻和可能結(jié)束時刻，而那個時刻也將會被系統(tǒng)認為相應(yīng)的處理時刻，在設(shè)定時刻內(nèi)，系統(tǒng)視為“正常”，一旦超出那個時刻，則被視為逾期。請見圖2-23，ⅶ關(guān)聯(lián)流程各流程之間也能夠通過關(guān)聯(lián)流程的方式互相聯(lián)系。比如講，策劃部經(jīng)理處理了一個流程，認為該流程應(yīng)向上級反應(yīng)，但該流程上級無法處理，策劃部經(jīng)理能夠通過新建相關(guān)流程“工作聯(lián)系”，發(fā)送給相應(yīng)的上級審批。方法為：點擊流程界面中上部的“新建相關(guān)流程”，打開新建界面，選擇相應(yīng)的相關(guān)流程，點擊確定，即可進入新建流程了，如圖2-23，圖2-23建立相關(guān)流程 新建的相關(guān)流程使用方法與一般流程使用方法一致。通過這種方式能夠在新建的相關(guān)流程中查閱連接的流程，查閱的方法為，點擊新建流程的“關(guān)聯(lián)流程”按鈕，進入關(guān)聯(lián)流程界面，選擇原流程標題名稱，雙擊，即可進入原流程，如圖2-24圖2-24查閱關(guān)聯(lián)流程3.部分流程介紹現(xiàn)在公司差不多編制了各種流程50多個，如職員內(nèi)部溝通、公文審批、考勤休假等差不多流程差不多比較完善。各部門的專業(yè)性流程，如財務(wù)各種報表定期發(fā)送，人事部招聘流程、銷售部交房等流程均已開始使用及編制中。所有的流程將依照公司情況和公司要求不斷完善，在以后不遠，我們的流程會比較豐富，并愈發(fā)規(guī)范、專業(yè)。由于公司新人可能對一些差不多流程的使用范圍不是專門明確，那個地點將要緊介紹差不多流程的使用范圍，請參見表2-25表2-25部分差不多流程的適用范圍部分差不多流程流程名稱分類用途工作聯(lián)系工作協(xié)同用于不同部門之間人員溝通使用職職員作請示工作協(xié)同用于部門內(nèi)部，上下級間的請示、指導公文簽發(fā)公文簽批用于公司制度、通知的審批發(fā)放工程施工合同合同簽批用于工程施工合同的