合同管理制度第1章總則第1條為規范公司合同管理工作，保障公司合法權益，預防合同糾紛，促進公司依法經營管理，制定本制度第2條本制度適用于公司各業務部門、管理部門及各分支機構。第2章合同的編制第3條承辦部門根據經營管理需要擬訂合同文本，其內容應當包括以下6個方面。1．標的（指貨物、工程、智力成果、服務等）。2．數量和質量。3．價款和酬金。4．履約的期限、地點和方式。5．違約責任的承擔及糾紛的解決方式。6．雙方當事人協商一致的其它事項。第4條重大合同或特殊合同應當由公司的法務處參與起草，必要時可以聘請外部專家參與起草。第5條由對方起草的合同文本，應當進行認真審查，確保合同文本內容準確反映公司的訴求。第6條對于國家或行業有示范合同文本的，可以優先選用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據實際需要進行修改。第3章合同的審核第7條財務部和法務處負責合同的審核工作。合同審核人員對合同中所涉的情報資料應注意保密。第8條合同審核的工作時間規定如下：重大合同4～6天，非重大合同2～4天，如有特殊情況可適當延長審查時間。第9條合同承辦人應視合同性質預留合同審核時間，提前將合同送審，避免出現盲目壓縮審核工作時間的現象。如承辦人無正當理由而壓縮審查工作時間，由此造成的一切后果由承辦人自己承擔。第10條合同送審時，應提交以下材料（除合同審批單外，其余材料的復印件應留存法務處和財務部存檔）。1．完整填寫的合同審批單。2．待簽署的合同文本及其附件。3．項目簡要說明及可行性論證材料。4．對方當事人的營業執照。5．其他必要的背景材料。第11條合同審核部門進行合同審核的重點包括以下4點。1．經濟性：合同內容符合公司的經濟利益。2．可行性：簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔保方式可靠，擔保資產權屬明確。3．嚴密性：合同條款齊備、完整，文字表述準確，附加條件適當、合法；合同約定的權利、義務明確，數量、價款、金額等標示準確；合同有關附件齊備，手續完備。4．合法性：合同的主體、內容和形式合法；合同訂立的程序符合規定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結算方式合法，資產動用的審批手續齊備。第12條合同審核的程序。1．合同承辦人準備好材料后，由部門經理在合同審批單上簽署意見。2．合同承辦人將合同送交財務部審查評估，然后再提交法務處審查。3．法務專員接到待審合同材料后，填寫本部門法律意見處理單，審慎審閱有關合同及相關材料，提出法律審查意見，報法務主管審批。3．法務專員將有關合同及相關材料、法律意見處理單復印留底后，交與經辦部門簽收。第13條合同審核部門進行合同審核時可要求查閱有關文件和材料，詢問有關人員，進行必要的調查，參加有關談判或會議，合同承辦人應予配合。第14條合同審核部門對合同審核完畢后應在合同審批單上簽署審查意見或出具意見書，特殊情況下可以先提出口頭審查意見后再形成書面審查意見。第15條對審核中發現的重大錯誤、遺漏和不妥之處，審核部門應當予以明確并提出修改意見。合同承辦人修改之后，應當重新提交審核。第16條合同如未按照合同審核部門意見進行修改，合同承辦部門應提出具體理由，與合同審核部門共同協商，必要時公司召開專門會議進行審查。經專門會議作出的審核意見，合同承辦部門必須采納。第17條已經審核的合同，如需變更或未履行完畢而解除，需重新履行審核的程序。第3章合同的簽訂第18條簽訂合同時，如對方授權簽訂人不是合同當事人的法定代表人，應要求其提交經法定代表人簽署的授權委托書，必要時應要求對方當事人提交其總經理或其他權力機構批注簽署和履行合同的決議或授權書。第19條訂立合同雙方必須使用合格印章，即公章或合同專用章，不得使用或同意對方當事人使用財務專用章、業務專用章等不合格印章。第20條公司各分支機構只能在其法定營業范圍內或經授權的范圍內對外簽訂合同。如需簽署超過其營業范圍或經授權范圍以外的合同，必須報公司領導批準，由有權簽署該合同的領導簽署，以公司的名義進行或申請辦理專項特別授權。第21條合同簽訂后，合同正本由財務部負責保管，合同副本及相關審核資料應交由法務處歸檔。合同經辦部門可保留合同正本復印件。第4章合同的履行第22條合同簽訂后，我方當事人應認真履行有關合同義務，同時督促對方當事人嚴格履行其有關合同義務，維護合同的法律嚴肅性。第23條合同經辦人應密切關注合同履行的全部過程及其細節并作好筆錄，完整保存合同當事人之間的一切往來信函，建立專項合同履行檔案。第24條法務處應對重大合同的履行情況進行跟蹤管理，協助經辦人員及時處理有關問題。第25條如遇我方當事人沒有或不愿或無力履行或無力繼續履行合同義務，合同經辦人應在與對方當事人協商之前，將有關情況和初步解決方案及時向主管領導、合同審核部門報告。第26條如發現對方當事人沒有或不愿或無力履行或無力繼續履行合同義務，合同經辦人應立即查明有關原因，及時與對方當事人進行磋商，并向對方當事人發出書面通知，要求其繼續嚴格履行合同義務；同時將有關情況及初步解決方案及時報告主管領導、合同審核部門，必要時應及時通知合同其他當事人。第27條變更或解除合同。1．合同在履行過程中，需要變更或解除的，應在法律規定或合同約定條件下，在合理期限內與對方當事人進行協商、提交書面報告。2．對方當事人要求變更或解除合同的，應在收到對方文件、信函、傳真后及時請示領導處理，在法律規定有效期限內答復。逾期答復或未作答復造成嚴重后果的，承辦人應承擔相應的責任。3．變更、解除合同必須采用書面形式（包括雙方來往信函、電報、傳真等），其授權委托范圍權限與原簽訂合同授權委托范圍權限相同。4．變更、解除合同的協議在尚未達成以前，原合同繼續有效，仍應履行。第28條對于我方擁有債權的合同，如對方當事人未能按時履行義務，合同經辦人應在訴訟時效內積極追討，并確保訴訟時效不會過期。第29條在合同當事人之間已經或將要或可能發生合同糾紛時，經辦人應將有關情況及初步解決方案及時報告主管領導、合同審核部門及公司相關主管部門，以便及時采取妥善對策；必要時應通知合同其他當事人。第30條合同違約處理。1．對方違約的情形，應當按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補公司損失時，應當要求對方賠償損失，必要時應采取相應的保全措施。2．公司自身違約的情形，應當由合同承辦部門以書面形式報告主管領導，經批準后履行相應的賠償責任。第31條合同糾紛處理。1．合同當事人之間發生合同糾紛后，經辦人應在法務處或外聘律師協助下負責協調解決合同糾紛。2．合同糾紛應盡量通過協商談判途徑解決，減少訴訟成本。3．確實無法協商解決的合同糾紛可提交有關法院或仲裁機構調解、判決或裁決。具體處理方案應根據法務處的指導性意見擬定，并報經公司總經理批準。4．重大合同糾紛及其它重大糾紛提交訴訟或仲裁，并由法務處負責聘請律師。5．對法院或仲裁機構的生效判決或裁決，我方當事人應予以主動執行；我方當事人對已生效判決或裁決仍有異議時，應根據公司法務部的意見，依法進行申訴。對已生效的判決或裁決，若對方當事人拒不履行，可向法院申請強制執行。申請強制執行的，應經公司法務部出具法律意見并報公司總經理批準。第5章合同檔案管理第32條每一份履行完畢的合同或不再履行的合同，或長期合同的每一階段完成，各有關人員應及時將合同資料整理清楚，交承辦人整理清楚，然后交法務處歸檔。第33條合同資料不得隨意擱置、銷毀、遺失，合同資料應包括以下文件。（1）有關合同的項目計劃文件、可行性報告、項目建議及上級有關批復文件。（2）合同談判會議紀要。（3）有關合同招、投標及中標通知書等文件資料。（4）對方營業執照（復印件）、稅務登記證（復印件）、法人代表身份證明書、授權委托書、代理人身份證（復印件）以及其他有關文件。（5）合同項目的增減憑證及我方人員的簽證。（6）合同糾紛處理的協議書、調解書、仲裁書、判決書。（7）合同履約過程中的催貨函、違約通知書和往來函件。（8）合同的變更、解除協議書。（9）其它有關材料。第34條法務處對簽訂完畢的合同及承辦部門所送的有關合同資料，應在5個工作日內審核完畢，確認無誤后整理、并按機密程度專門歸檔。第35條送交人在移交合同文本及相關文件材料的同時，應附所交資料清單兩份，送交人和接收人在資料清單上簽名確認，移交清單由送交部門和法務處各執一份。第36條法務處審核后如發現需統一建檔的合同及文件資料有差缺，應立即通知送交人核對、補足，再行歸檔。第37條公司人員如需借用或復印合同資料，必須持所在公司或部門的負責人書面簽章的借用單，并按照資料的秘密程度報有關主管領導批準，否則法務處以及檔案