1、項目工程資料檔案管理流程項目工程資料檔案管理流程項目工程資料檔案管理流程V:1.0精細整理，僅供參考 項目工程資料檔案管理流程日期：20 xx年X月管理體系文件項目工程資料檔案管理指引密 級：機密發放編號： 編 制： 審 核： 批 準： 版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注目的規范檔案資料的收集、整理、保管和使用工作，確保工程檔案資料的完整性、準確性。適合范圍適用于地產公司各工程技術部檔案資料的收集、整理、歸檔、移交使用、保存及銷毀等管理工作。定義檔案是指工程建設管理和工程建設項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。資料為闡明所取得結果或所完成活動的證

2、據性文件。密級檔案資料按密級分類，有如下幾種：絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受特別嚴重的損害。即公司發展經營中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料。機密：是重要的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受嚴重的損害。即公司的財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況等。秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協議、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。內部公開：是公司可以內部公開，但不準對外傳播的檔案。管理辦法檔案資料管理原則檔案、資料分級與編碼原則：A、國家、地方級：國家規范、標準、規程；地方政府、職能部門行政管理文件、制度等；B、集團公司級：行

3、政管理文件、制度；標準、流程等；C、職能部門級：公司職能部門間的往來文件、資料、信息， D、參建單位級：工程技術部與個參建單位間往來的管理性文件；E、工程建設級：項目報建、技術文件、質量文件、竣工備案等資料、檔案 項目檔案管理原則：遵循統一存檔、分級管理的原則，編碼按集團公司檔案管理文件規定執行。項目完工之后三個月內，工程技術部須將全部資料歸檔整理后移交集團公司檔案館，并辦理交接手續。確保檔案的完整、系統、準確和安全，便于利用。本制度如與集團相關制度沖突，以集團制度規定為準。檔案管理職責工程技術部必須設置專職、專業資料檔案（內業）管理員；對項目全過程、全方位與本項目業務相關的檔案資料進行收集、

4、整理、發放、歸檔；熟悉所管轄的檔案資料情況，編制卷內目錄、引目錄檢索工具，以便及時準確地提供檔案利用。定期對參建單位檔案管理質量進行檢查、監督和指導；負責項目檔案驗收，移交城市檔案館；項目竣工驗收前，負責整理收集需報城建檔案館資料、辦理竣工資料備案，并移交城建檔案館。移交后，相關手續報集團公司檔案室歸檔。單位工程竣工驗收后向集團公司移交資料、檔案。檔案的收集、歸檔檔案管理人員對收到的資料的有效性進行核查并及時登錄收、發文臺賬；根據資料來源及重要性對資料進行分類、編碼，登錄目錄表；資料、檔案存放檔案袋（盒）中須與資料目錄一一對應。文件材料歸檔要求歸檔文件材料必須完整、準確，能如實反映各項活動的真

5、實內容和歷史過程；必須層次分明，符合其形成規律。歸檔的文件材料，必須做到書寫材料（或載體）優良，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保存，手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓珠筆等書寫。各類歸檔材料一般為一式一份。歸檔資料、圖紙幅面大小應按A4規格折疊，裝訂結實、編號連續。檔案移交歸檔時，要編制檔案移交清冊（三份），經交接雙方、監交人簽字后，三方各執一份；同時要提供可編輯用的EXCEL目錄清單（包括卷內目錄清單和案卷目錄清單）。檔案保管按有關管理規定確定檔案資料保存期；目錄與檔案相符。保障檔案材料完整無缺，檔案資料收進、移出、保存、銷毀都必須嚴格的手續，做到增減有據，數字準

6、確，確保檔案不散不丟。非檔案管理人員未經批準，一律不準擅自取用資料、檔案。檔案必須存放于檔案柜內，排列整齊、美觀。存儲檔案資料的磁性介質應定期備份，防磁保管。保持檔案室內潔凈、室內通風、干燥。檔案資料使用 工程技術部、公司職能部門因工作需要可查閱資料檔案； 檔案查閱：履行檔案借閱登記制度，所有檔案的實物查閱、借閱，均需辦理登記手續； 檔案資料借用審批表，經授權人簽字同意后方可借用或復制；檔案資料借用后應及時歸還，檔案管理人員有義務按期催還，并應嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。借閱的檔案資料未按期歸還、丟失、損壞或泄露，視情節輕重追究當事人的責任；借閱者應予愛護，并對所借閱的檔案資料的安全、保

7、密和完整負責，不得損壞，涂改、沾污、標記、拆散、抽頁、折角、轉借和丟失。檔案資料使用審批權限因工作需要使用公司秘密級以下檔案資料，由各部門負責人審核；因工作需要使用公司機密、絕密級檔案資料的，由各部門負責人、分管領導批準。檔案移交A、移交時間要求根據各種文件形成特點及規律確定相應的歸檔時間：即時歸檔移交：政府部門相關的批示性文件材料、法規性等屬絕密性的資料應即時移交、歸檔。按工作階段歸檔移交：如工程類的竣工資料等檔案資料，在單位工程竣工備案后三個月內完成資料整理、歸檔，移交。按子項結束時間歸檔移交：如工程類的招標文件資料等,在工程進行過程中，每一個分包工程的招標工作完成后，將該分包工程招投標相

8、關的文件資料歸檔，移交。按年度歸檔移交：一般的管理性文件資料,在形成后六個月內完成資料檔案，移交。B、移交標準要求：凡歸檔移交的檔案資料，必須保證所有資料為原件，內容真實、簽字蓋章齊全，無涂改現象。檔案資料鑒定和銷毀A、檔案資料的鑒定對已超過保管期限的檔案，提出“檔案資料銷毀申請”和銷毀清單。并組織鑒定；檔案鑒定、銷毀在工程管理中心見證下進行；鑒定小組由公司檔案管理人員、各部門檔案管理人員、和有關業務部門相關成員組成。B、檔案資料的銷毀鑒定工作結束后，鑒定小組對確無保存價值的檔案，在檔案資料銷毀清單上提出銷毀建議，提交分管副總審批后實施。C、檔案資料的銷毀程序銷毀檔案時，必須指定兩人以上專人對

9、照檔案資料銷毀清單檢查待銷毀的檔案資料，確認無誤后，方可銷毀！銷毀后，負責銷毀人員應在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章。檔案資料銷毀清單抄送集團檔案室。調（離）職時檔案交接的管理資料檔案員調（離）職時，必須與集團公司檔案管理人員、行政管理中心檔案管理人員、接任資料檔案管理人員辦理交接手續。檔案資料管理責任有下列行為之一的，應對直接責任人給予行政處分，或依法追究法律責任：損毀、丟失檔案資料；未經批準，擅自提供、抄錄、銷毀資料檔案；惡意涂改、偽造檔案；檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損壞或遺失。支持性文件集團公司檔案管理制度相關記錄項目工程文檔總目錄；工程施工、監理提交文檔資料及要求；

10、集團相關部門應向工程技術部提供的文件資料；長期保管檔案目錄；檔案資料使用審批表。項目工程文檔總目錄冊別分冊分類文檔名稱分冊編號歸檔部門歸檔形式備案部門備案形式備注A冊集團、公司及工程技術部內部資料公司管理體系文件（A1)集團公司管理制度、流程A1-1項目公司書面/電子工程技術部電子工程類項目公司管理制度、流程A1-2檔案管理部門書面/電子工程技術部電子工程類工程技術部內部管理規定A1-3工程技術部書面/電子/工程技術部人員架構及職責A1-4工程技術部書面/電子集團人力電子往來文件A1-5工程技術部書面/電子會議紀要（A2)集團及項目公司會議紀要A2-1檔案管理部門書面/電子工程技術部書面/電子

11、工程技術部例會紀要A2-2工程技術部書面/電子/項目現場工作協調會紀要A2-3工程技術部書面/電子/專題會議紀要A2-4工程技術部書面/電子/B冊工程技術管理類資料合同文件（工程類）（B1)施工合同文件B1-1檔案管理部門書面/電子工程技術部書面/電子監理合同文件B1-2檔案管理部門書面/電子工程技術部書面/電子材料設備合同文件B1-3檔案管理部門書面/電子工程技術部書面/電子工程管理資料（B2)工程管理策劃書B2-1檔案管理部門書面/電子工程管理中心工程技術部書面/電子開工報建資料B2-2檔案管理部門書面/掃描工程技術部掃描工程報告B2-3檔案管理部門書面工程管理中心工程技術部掃描開工、停復

12、工等基地情況資料B2-4工程技術部書面/場地移交記錄B2-5工程技術部書面/項目工程月報B2-6工程技術部電子工程管理中心電子公司內部工程檢查資料B2-7工程技術部書面/電子工程管理中心電子驗收資料B2-8工程技術部書面/掃描/施工組織設計和施工方案，及評審表B2-9工程技術部書面/電子工程管理中心電子含施工方案管理規劃、施工方案的專家論證文件工作日志B2-10工程技術部電子/計劃管理（B3)總進度計劃及評審記錄B3-1工程技術部書面/電子工程管理中心電子施工總進度計劃報表B3-2工程技術部書面工程管理中心電子施工單位填報施工月進度計劃報表B3-3工程技術部書面/施工單位填報施工周計劃報表B3

13、-4工程技術部書面/施工單位填報分包商進場計劃B3-5工程技術部書面/電子/甲供材料設備進場計劃B3-6工程技術部書面/電子/樣板確認計劃B3-7工程技術部書面/電子/設計及變更簽證（B4)設計圖紙B4-1檔案管理部門書面/電子工程技術部書面/電子圖紙會審及交底記錄B4-2工程技術部書面/設計變更及審批表B4-3工程技術部書面/工程簽證及審批表B4-4工程技術部書面/獎勵/罰款通知單B4-5工程技術部書面/進度款支付（B5)工程付款臺帳B5-1工程技術部電子/工程進度款審批單B5-2工程技術部書面/甲供材料設備進度款審批單B5-3工程技術部書面/工程量確認單B5-4工程技術部書面/扣款通知單B

14、5-5工程技術部書面/材料設備管理（B6)供貨單位資質B6-1工程技術部書面/供貨單位聯系人員名冊B6-2工程技術部書面/材料采購資料B6-3工程技術部書面/材料驗收資料B6-4工程技術部書面/材料設備供方考核表B6-5工程技術部書面工程管理中心電子C冊施工單位施工單位（含分包）管理資料施工單位資質C1工程技術部書面/施工單位工程技術部質量、安全管理體系及人員名冊C2工程技術部書面/附人員資質施工單位工程技術部考核評價表C3工程技術部書頁工程管理中心電子往來文件C4工程技術部書面/電子D冊監理單位監理單位管理資料監理單位資質D1工程技術部書面/監理部人員名冊D2工程技術部書面/附人員資質監理規

15、劃及細則D3工程技術部書面/監理例會紀要D4工程技術部書面/電子工程管理中心電子監理月報及周報D5工程技術部書面/電子/監理通知單D6工程技術部書面/監理考核表D7工程技術部書面工程管理中心電子監理工作總結D8工程技術部書面往來文件D9工程技術部書面/電子E冊政府政府文件政府批文類E1工程技術部書面/電子工程管理中心電子各階段與政府有關的資料法律、法規文件清單E2工程技術部書面/電子/政府發文E3工程技術部書面/電子/F冊多媒體及實物聲像/實物檔案聲像檔案F1工程技術部電子/實物檔案F2工程技術部實物/G冊其它類工程施工、監理提交文檔資料及要求序號文件名紙質版份數是否提供電子版提交時間（提交時

16、間均指送達甲方工程技術部時間）提交單位審批時限（天）說 明甲方監理1施工管理人員名單及通訊錄2是入場一周內施工/甲方1份，監理1份2任命書1否入場一周內施工/甲方1份3企業營業執照和資質證書2否入場一周內施工/甲方2份（復印件加蓋鮮章）4入渝證明書（外地來渝企業）2否入場一周內施工/甲方2份（復印件加蓋鮮章）5工程相關人員執業證書2否入場一周內施工/甲方2份（復印件加蓋鮮章）6開工報告3是入場一周內施工22甲方2份，監理1份7施工組織設計5是圖紙交底及會審后兩周內報送施工58施工單位2份，甲方2份，監理1份8總進度計劃3是圖紙交底及會審后兩周內報送施工33施工、監理、建設各一份9總材料計劃3是

17、圖紙交底及會審后25天內施工施工、監理、建設各一份10專項施工方案5是設計交底后，必須在該分部（專項）工程實施前15天報送施工25施工單位2份，建設2份，監理1份11監理單位企業營業執照和資質證書2否入場一周內監理/12監理人員名單及通訊錄1否入場一周內監理/甲方1份13總監任命書2否入場一周內監理/甲方2份14工程相關人員執業證書2是入場一周內監理/甲方2份（復印件加蓋鮮章）15監理規劃3是圖紙發放后15天監理5甲方1份，監理2份（其中1份用作工程完工后交檔案館的監理檔案。下同）16監理實施細則3是設計交底后7天，且必須在該分部（專項）工程實施前監理5甲方1份，監理2份17周例會紀要、監理月

18、報4是監理公司負責整理，2日內報送監理1施工、建設各一份，監理2份18設計交底及圖紙會審紀要7是設計交底后2天內由監理公司負責整理完成，建設單位負責簽章完善施工22施工單位3份，建設2份，監理1份、設計院1份19（分部工程）檢驗批劃分6是收到圖紙后7天內施工22施工單位3份，建設2份，監理1份20工程材料/構配件/設備報審表4否材料、設備進場后1天（包括機具）施工22施工單位3份，監理1份、甲方工程師收封面。21工序報驗表4否下一步工序施工前施工22施工單位3份，監理1份、甲方工程師收封面。22分部（分項）工程驗收表4否下一步工序施工前施工22施工單位3份，監理1份、甲方工程師收封面。23（分部工程）驗收紀要6否由施工單位整理，驗收會議結束后第二天施工22設計院1份，建設1份，監理1份，施工單位3份。24設計變更通知8否/設