1、請(qǐng)認(rèn)真閱讀后確認(rèn)是否使用 PAGE PAGE 1起草人：日 期：審核人：日 期：批準(zhǔn)人：日 期：制訂部門： 管理部發(fā)行部門： 管理部制訂日期：2005.09.10修訂日期：發(fā)行日期：2005.09.20受控狀態(tài)分發(fā)號(hào)管理體系文件控制程序1 目 的確保對(duì)管理體系的有效運(yùn)行起重要作用的所有場所，使用相應(yīng)文件的有效版本。2 適用范圍適用于公司與管理體系有關(guān)文件(含適當(dāng)范圍的外來文件)的控制。3 權(quán) 責(zé)3.1 管理部負(fù)責(zé)公司所有文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查。3.2 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)所有技術(shù)性文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查。3.3 各部門負(fù)責(zé)本部門使用文件資料的具體控制、監(jiān)督和檢查及其充分性和適宜性的評(píng)審、

2、管理工作。3.4 外來各種與質(zhì)量體系運(yùn)行要求有關(guān)的政策性、標(biāo)準(zhǔn)性文件及相關(guān)法律法規(guī)，管理性文件由質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理。技術(shù)性文件由總工程師負(fù)責(zé)管理。3.5 外來各種與環(huán)境及OHS體系運(yùn)行要求有關(guān)的政策性、標(biāo)準(zhǔn)性文件及相關(guān)法律法規(guī)，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)管理。4工作程序4.1 工作流程圖文件文件的編制/外來文件的收集文件的審核/外來文件的識(shí)別文件的批準(zhǔn)/外來文件的批示文件的發(fā)放/回收文件的使用、保存文件的評(píng)審文件的歸檔文件的更改 PAGE 14管理體系文件控制程序受控狀態(tài)：（受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印）4.2 文件編制的申請(qǐng)與決定4.2.1 管理類文件的制訂，由管理部統(tǒng)一安排/4.2.2 未經(jīng)批準(zhǔn)，各部門不得自行

3、制訂管理文件，“批準(zhǔn)”1）現(xiàn)行文件中有規(guī)定， 如本文件規(guī)定管理部協(xié)同生產(chǎn)、質(zhì)量部制訂技術(shù)文件管理規(guī)定；2）向管理部提出申請(qǐng)，并得到同意。4.2.3 管理部、協(xié)同生產(chǎn)部、質(zhì)量部制訂并實(shí)施技術(shù)文件管理規(guī)定。4.3 文件分類及編制、審核與批準(zhǔn)（見表1）序號(hào)文件類別/名稱編制部門審核部門或人員批準(zhǔn)人備 注1管理方針、目標(biāo)管理者代表組織管理者代表總經(jīng)理包括各部門目標(biāo)2管理手冊(cè)管理者代表組織管理者代表總經(jīng)理3程序文件管理者代表組織質(zhì)量部組織管理者代表4技術(shù)文件生產(chǎn)部質(zhì)量部生產(chǎn)部質(zhì)量部總工程師5作業(yè)管理文件歸口部門歸口部門組織分管領(lǐng)導(dǎo)6各類表格歸口部門部門領(lǐng)導(dǎo)組織分管領(lǐng)導(dǎo)7各類計(jì)劃歸口部門部門領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)按

4、具體文件執(zhí)行8外來文件歸口部門審查適用性含法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。A 各類計(jì)劃為有時(shí)效限制的專用文件，其他文件均為通用文件。B 作為標(biāo)樣的實(shí)物樣件或照片等，也應(yīng)視同文件進(jìn)行控制。C 文件“編、審、批”權(quán)限與其他專類管理文件不一致時(shí)，以專類管理文件為準(zhǔn)。4.4 文件編號(hào)4.4.1 A 管理手冊(cè)編號(hào)：例：DC1-A/0 編號(hào)第一節(jié)“DC”為東瑞化工英文縮寫（以下同），“1”表示一級(jí)文件，第二節(jié)“A”為版本號(hào)，版本的換次用英文字母依次更換標(biāo)識(shí)。0為版序號(hào)。B 程序文件編號(hào)：例：DC2-01001，第一節(jié)“DC”意義同上，“2”表示二級(jí)文件，“為文件類別號(hào)與文件三位數(shù)序號(hào)。C 作業(yè)文件編號(hào)：由IMS體系文件引用

5、的作業(yè)文件（非化工文件系統(tǒng)）編號(hào)方法為：例：DC3-01001，第一節(jié)“DC”意義同上，“3”表示三級(jí)文件，“01001”從屬程序文件的類號(hào)，依次標(biāo)出文件三位數(shù)序號(hào)。三級(jí)文件是原化工文件系統(tǒng)的D 表單文件號(hào)后綴兩位數(shù)，01，02依次表示。4.4.2 技術(shù)文件編號(hào)方法按技術(shù)文件管理規(guī)定4.5 文件的受控及其標(biāo)識(shí)4.5.1 4.5.2 A 受控與否，是針對(duì)某類文件的文本，如管理手冊(cè)是一個(gè)文件，復(fù)印的多本管理手冊(cè)，是手冊(cè)的文本；B 文件文本，按其發(fā)放/使用對(duì)象分為“受控”和“非受控”，即：1）“受控”一般是指發(fā)放和更改受到控制的文件文本，受控文本的發(fā)放對(duì)象為各執(zhí)行部門/人員、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等；2）為了宣傳

6、等目的向外分發(fā)的文件為非受控文本， 如提供給顧客的管理手冊(cè)。C 需受控的文件文本，一般簡稱為受控文件。4.5.3 一般情況下，在受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”4.5.4 4.5.5 對(duì)有時(shí)效限制的臨時(shí)性文件、一次性文件( 如內(nèi)審計(jì)劃等)，不蓋“受控文件”印章，需要時(shí)，可以其它方式(如公司行政公章)4.4.6 用以記錄的表格均不蓋章。4.6 文件發(fā)放4.6.1 發(fā)放范圍的確定：4.6.2 文件分發(fā)號(hào)：各部門以下表固定代號(hào)加分發(fā)序號(hào)為分發(fā)號(hào)。例：10-0部門總經(jīng)理室管理部生產(chǎn)部質(zhì)量部工程設(shè)備部財(cái)務(wù)部固定分發(fā)號(hào)0010203040504.6.3 發(fā)放部門：由管理部資料室負(fù)責(zé)。4.6.4 A 收、發(fā)雙方應(yīng)

7、在文件分發(fā)/回收表中做好記錄。B 文件分發(fā)/回收表留存：管理部資料室留存。4.7 受控文件、記錄清單的控制4.7.1 A 適用對(duì)象：納入體系管理的通用文件；如程序文件、作業(yè)文件、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等；B 不適用對(duì)象1）與體系無關(guān)的文件；如行政文件：人事任免、會(huì)議通知、計(jì)劃生育等；2）有時(shí)效的文件；如：生產(chǎn)計(jì)劃、內(nèi)審計(jì)劃、銷售通知、臨時(shí)工藝變更單等；3）所有的記錄； 如管理評(píng)審報(bào)告，進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄等。4.7.2 A 類別、數(shù)量；B 最新、有效的版本及修訂狀態(tài)。4.7.3 本公司按下列要求建立受控文件及記錄清單A 管理部組織制訂全公司管理性文件的受控清單，包括（但不限于）：1）管理手冊(cè)及程序文件；2）各類作

8、業(yè)管理文件；3）各類表格；4）適用的法規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)等。B 生產(chǎn)部、質(zhì)量部制訂全公司技術(shù)性文件的受控文件及記錄清單，包括（但不限于）；1）工藝文件；2）檢驗(yàn)作業(yè)文件；3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、試驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)等）。C 公司不要求建立部門受控文件清單。4.7.4 A 受控文件清單，應(yīng)按受控文件進(jìn)行管理，包括審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改等。B 每年12月，管理部資料室必須對(duì)受控文件清單進(jìn)行調(diào)整、重新發(fā)布。4.8 文件的使用管理4.8.1 為便于查對(duì)或復(fù)制，公司制訂的每份文件均應(yīng)保存一份母本（包括存檔文本及其電子文檔），保存部門：A 管理類法規(guī)、文件、標(biāo)準(zhǔn) 管理部檔案室B 技術(shù)類法規(guī)、文件、標(biāo)準(zhǔn) 管理部檔案室

9、。4.8.2 A 有關(guān)部門對(duì)接受的各類文件，一般應(yīng)存放于工作現(xiàn)場（不宜貼在墻上），指定專人（ 如某一執(zhí)行責(zé)任人）保管；B 文件持有部門/人員應(yīng)保持文件清晰，以便于識(shí)讀，應(yīng)防止污損；C 除文件管理部門外，任何部門/人員不得復(fù)制受控文件，需要時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)?jiān)霭l(fā)；D 各部門文件領(lǐng)用人應(yīng)保管好文件，且不得外借。4.9 外來文件的控制4.9.1 外來文件包括：國家、行業(yè)、地方發(fā)4.9.2 對(duì)收到的外來文件，由A 文件要求是否為必須執(zhí)行的；B 文件是否為有效的（最新的不一定就是有效的）；如：合同中指定了產(chǎn)品驗(yàn)收抽樣標(biāo)準(zhǔn)及其版本，即使有了新版本的標(biāo)準(zhǔn)，在供需雙方未達(dá)成新的協(xié)議前，合同中規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為有效版本，

10、而不是新標(biāo)準(zhǔn)。C 文件是否為最新的；D 文件內(nèi)容是否明確，與其他文件有無矛盾；E 文件內(nèi)容的規(guī)定對(duì)本公司是否完全適用；F 文件是直接執(zhí)行，還是有選擇執(zhí)行或轉(zhuǎn)化后執(zhí)行；G 與有關(guān)方面進(jìn)一步溝通的必要性等。4.9.3 4.9.4 4.9.5 根據(jù)外來文件來源，歸口部門應(yīng)組織跟蹤其最新版本（ 4.10 文件的定期評(píng)審4.10.1 A 管理體系的變更；B 管理體系的改進(jìn)；C 市場及顧客要求的變化；D 法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求的變化等。4.10.2 公司各類文件自發(fā)布之日起管理部按下列時(shí)間要求評(píng)審、更新：A 年度審查：每12個(gè)月內(nèi)至少評(píng)審一次，以確定有無更新的必要，審查認(rèn)可或更新后的文件通過最新的文件、記錄受控清

11、單公布；B 三年換版：未作任何更新的文件，每三年內(nèi)必須至少強(qiáng)制換版一次。4.11 文件的更改4.11.1 A 任何部門/人員均有權(quán)對(duì)文件提出更改申請(qǐng)或要求，但未經(jīng)授權(quán)不得改文件；B 管理性文件，由管理部受理/審查更改要求或申請(qǐng)后，作出更改決定；C 技術(shù)性文件，由生產(chǎn)部、質(zhì)量部受理/審核更改要求或申請(qǐng)后，作出更改決定。4.11.2 A 管理部組織管理文件更改，指定的更改人擬定更改內(nèi)容、填寫文件制、修訂申請(qǐng)表；B 按技術(shù)文件管理規(guī)定，生產(chǎn)部、質(zhì)量部組織技術(shù)文件的更改；C 更改后的文件應(yīng)按規(guī)定審批， 如提交原審批人審批；D 更改后的文件應(yīng)按規(guī)定發(fā)放，一般應(yīng)按原發(fā)放范圍發(fā)放；E 發(fā)放更改后文件的同時(shí)，

12、應(yīng)收回原文件；F 管理部在文件及記錄清單上注明文件的最新修訂狀態(tài)。4.12 文件收回4.12.1 出現(xiàn)下列情況之一，管理A 文件被廢止或替代；B 文件被更改；C 縮小文件的發(fā)放/使用范圍；D 破損的文件（在換發(fā)新文件之后）等。4.12.2 A 除未破損的有效文件（ 如人員調(diào)離交還的文件），其他文件一律按下列要求作廢：1）可允許文件歸口部門保存一份作資料留用，其余銷毀；2）留用的作廢文件應(yīng)由管理部檔案室蓋“作廢”章；3）歸口部門應(yīng)將作廢文件放置在專門區(qū)域，確保防止誤用。B 未破損的有效文件，一律由管理部檔案室保管。5 支持性文件6.1 技術(shù)文件管理規(guī)定6 相關(guān)表格/記錄6.1 受控文件及記錄清單

13、6.2 文件發(fā)放/收回記錄表6.3 文件修訂申請(qǐng)單6.4 文件會(huì)審單6.5 文件復(fù)審記錄6.6 文件銷毀記錄文件制/修訂履歷表制/修訂日 期版本版序制/修訂目的、內(nèi)容制/修訂人審 核核 準(zhǔn)2005-0A0體系文件新建程序文件文 件 分 發(fā)分發(fā)部門份 數(shù)分發(fā)部門份 數(shù)總經(jīng)理室（含認(rèn)證備份）4工程設(shè)備部3管理部6財(cái)務(wù)部1生產(chǎn)部（含車間主管）6質(zhì)量部1DC2-0100101 文件分發(fā)/回收表標(biāo) 題：編 號(hào)： 生 效 日： 序號(hào)部 門分發(fā)份數(shù)收件人收件日期廢止文件收回份數(shù)接收人接收日期1234567891011121314151617DC2-0100102 文件制、修訂申請(qǐng)表文件標(biāo)題編 號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期修訂理由（或項(xiàng)目）：經(jīng) 辦 人部門經(jīng)理批 準(zhǔn) 人備注：DC2-0100103 文 件 會(huì) 審 單文件標(biāo)題供應(yīng)商定點(diǎn)管理制度編 號(hào)ML01002-00編訂部門審核意見： 審核人： 日 期：2005.08.15文件相關(guān)部門：管理部、質(zhì)量部會(huì)審意見與建議：部 門意 見 與 建 議審 核 人日 期定稿意見： 定稿人： 日 期：2005.08.18批準(zhǔn)意見： 批準(zhǔn)人： 日 期：2005.08.20DC2-0100104 文件復(fù)審記錄標(biāo) 題編 號(hào)起 草 人 員生 效 日 期復(fù)