1、 一種有效效的編制制月度項項目報告告的方法法1 引引言1.1 項目報報告在項目的的實施過過程中，隨著工工作流、物流、資金流流有效的的運動，推動著著項目進進程螺旋旋地前進進，直至至項目實實施完成成。在這這個過程程中同時時伴隨著著信息流流的產(chǎn)生生和運動動。信息息流將項項目的工工作流、物流、資金流流與項目目的組織織、管理理職能、環(huán)境等等因素緊緊密地結(jié)結(jié)合在一一起，它它不僅反反映了項項目實施施過程中中的各種種情況，而且還還控制和和指揮著著工作流流、物流流、資金金流的運運動22。所所以項目目信息對對項目的的管理起起著重要要的作用用。任何何一個項項目管理理者的期期望就是是使項目目在一個個施工高高度安全全、

2、品質(zhì)質(zhì)卓越、工期提提前、成成本低于于預(yù)算并并且能令令內(nèi)部外外部客戶戶都滿意意的團隊隊環(huán)境下下進行，而項目目報告則則是有效效地表達達和傳遞遞項目執(zhí)執(zhí)行狀態(tài)態(tài)信息的的主要表表現(xiàn)形式式之一，是人們們溝通信信息的重重要工具具。所謂“項項目報告告”，就就是依據(jù)據(jù)項目目目標(biāo)、項項目各種種計劃、合同、組織資資源供應(yīng)應(yīng)等資料料，收集集項目實實施過程程中產(chǎn)生生的大量量信息，用特定定的表達達方式反反映項目目實施進進度、費費用、質(zhì)質(zhì)量等狀狀態(tài)的一一種報告告形式，以此來來下達各各種指令令，協(xié)調(diào)調(diào)、決策策、控制制和指揮揮項目實實施過程程。1.2 項目報報告的分分類項目報告告的種類類很多，例如：按時間間可分為為日報、周報

3、、月報、年報；按項目目內(nèi)容可可分為工工作報、單位工工程、單單項工程程、整體體工程；按內(nèi)容容可分為為質(zhì)量報報告、成成本報告告、工期期進展報報告；按按專題內(nèi)內(nèi)容可分分為風(fēng)險險分析報報告、總總結(jié)報告告、特別別事件報報告；按按管理層層次可分分為分包包商單位位工程報報告、項項目管理理層單一一項目的的進展報報告、組組織領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)層整體體項目或或多項目目狀態(tài)報報告。項目報告告不僅要要完整真真實地反反映項目目已經(jīng)實實施情況況，評價價過去的的情況及及階段性性成果，而且要要總結(jié)經(jīng)經(jīng)驗，分分析問題題，提出出解決問問題方法法，為項項目決策策提供依依據(jù)，并并為預(yù)測測項目將將來發(fā)展展趨勢提提供預(yù)警警信息。為了避避免項目目報告

4、的的閱讀者者，特別別是項目目領(lǐng)導(dǎo)層層的決策策者，要要得到一一兩個項項目必要要的信息息不得不不從大堆堆的項目目報告中中進行繁繁瑣的分分析和篩篩選的現(xiàn)現(xiàn)象，所所以，針針對不同同類型的的項目和和不同層層次的管管理者，編制具具有針對對性的項項目報告告尤為重重要，一一份好的的項目報報告能使使項目管管理者迅迅速了解解項目進進展情況況，快速速做出決決策。1.3 本文中中項目報報告編寫寫的定位位本文中所所要論述述的項目目報告是是以本人人負責(zé)的的生產(chǎn)線線技術(shù)改改造工程程項目為為例（項項目投資資45000萬元元；工期期19999年66月220000年122月；工工程主要要內(nèi)容包包括廠房房建筑改改造、設(shè)設(shè)備采購購安

5、裝試試運行、公用系系統(tǒng)管道道安裝、電氣安安裝等；工程各各部分內(nèi)內(nèi)容施工工均由不不同的承承建商承承建44），重點表表達工程程項目在在實施過過程中，針對項項目管理理層收集集來源于于項目作作業(yè)執(zhí)行行層記錄錄的工程程活動的的數(shù)據(jù)和和資料，向項目目組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層上上報月度度報告時時，如何何分析對對比，編編寫出單單一項目目的項目目執(zhí)行報報告或多多項目的的項目狀狀態(tài)報告告。2 項項目報告告的構(gòu)成成2.1 項目報報告的目目標(biāo) 項項目組織織領(lǐng)導(dǎo)層層主要為為高級項項目經(jīng)理理或企業(yè)業(yè)總裁、副總裁裁，他們們與項目目有著深深切的利利益關(guān)系系，在繁繁忙的事事務(wù)中，及時而而又準(zhǔn)確確了解項項目的關(guān)關(guān)鍵問題題，迅速速地做出出決策

6、是是非常必必要的。因而項項目管理理層所提提供的月月度項目目報告必必須具備備一下特特征：（1）使使閱讀者者迅速地地了解項項目關(guān)鍵鍵問題。（2）針針對問題題和目的的，及時時確定出出某項行行動計劃劃。（3）用用少于110分鐘鐘的時間間能閱讀讀完該項項目報告告。2.2 編寫項項目報告告必要的的條件一份要具具備以上上目標(biāo)而而且要有有意義，并能為為領(lǐng)導(dǎo)者者帶來價價值的項項目報告告，在編編制前必必須滿足足一下必必要條件件：（1）了了解組織織領(lǐng)導(dǎo)者者的需要要和期望望。（2）確確定項目目報告采采用的報報告形式式、內(nèi)容容以及圖圖表。（3）協(xié)協(xié)商一致致的報告告截止日日期。（4）作作業(yè)執(zhí)行行層上報報基礎(chǔ)資資料的提提供

7、人，必須采采用統(tǒng)一一的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、規(guī)范范的格式式。2.3 項目報報告的形形式和內(nèi)內(nèi)容在項目的的整個進進程中，組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的管理者者都應(yīng)當(dāng)當(dāng)清楚地地了解項項目的狀狀況，月月度報告告是非常常重要的的交流項項目信息息的工具具。讓繁繁忙的高高級項目目管理者者閱讀過過多的數(shù)數(shù)據(jù)或很很厚的項項目報告告實際是是一種資資源的浪浪費。所所以，本本文推薦薦的月度度項目報報告編制制方法，將項目目報告內(nèi)內(nèi)容用“必讀”部分和和“推薦薦閱讀”部分形形式表達達。這樣樣就使管管理者在在有限的的時間內(nèi)內(nèi)，從每每個月的的月度項項目報告告中了解解最有效效的項目目信息。報告中“必讀”部分是是項目執(zhí)執(zhí)行的基基本信息息，主要要用兩至至三段

8、文文字闡述述項目執(zhí)執(zhí)行的概概要、項項目的關(guān)關(guān)鍵問題題和項目目正常的的狀態(tài)。對項目目總體上上是否安安全有效效地按照照計劃執(zhí)執(zhí)行發(fā)表表評論，并對關(guān)關(guān)鍵問題題做出鑒鑒別，提提出建議議性行動動計劃。這部分分的信息息主要是是用來回回答了“項目進進展是否否順利”的問題題。“推薦閱閱讀”部部分首先先提供項項目報告告的分解解結(jié)構(gòu)，標(biāo)明本本報告信信息的提提供者和和內(nèi)容，其次是是從項目目執(zhí)行層層中工程程師、各各單項工工程承建建商、供供應(yīng)商提提供的詳詳細的報報告中摘摘取最恰恰當(dāng)?shù)男判畔ⅲ们‘?dāng)當(dāng)?shù)摹⒑喓唵蔚摹⑷菀鬃屪屓死斫饨獾膱D形形和表格格，充分分地表現(xiàn)現(xiàn)了上一一個月項項目各部部分執(zhí)行行狀況和和取得的的項目績績

9、效，項項目的成成本、進進度與計計劃相比比發(fā)生的的變動，以及項項目發(fā)展展的趨勢勢。應(yīng)用用這種表表示方法法目的就就是通過過這種月月度項目目報告的的表達形形式讓高高級項目目經(jīng)理或或企業(yè)組組織層的的領(lǐng)導(dǎo)者者在有限限的時間間內(nèi)，迅迅速獲得得有效的的項目信信息，為為制定下下一個月月關(guān)鍵的的活動計計劃提供供依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者快速速做出決決策。由于本文文中介紹紹的項目目報告“必讀”部分目目前在工工程中是是一種常常見的、傳統(tǒng)的的表示方方法，本本文不做做過多論論述，主主要介紹紹“推薦薦閱讀”部分項項目報告告內(nèi)容的的表達方方法。3 單單一項目目報告和和多項目目報告的的表示方方法3.1 單一項項目的項項目報告告單一項目

10、目的項目目報告“推薦閱閱讀”部部分主要要表現(xiàn)一一個完整整的項目目進展的的情況和和項目各各部分執(zhí)執(zhí)行的績績效，使使組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的管理者者能充滿滿信心對對項目做做出有效效的決策策。所以以項目首首先要具具有完整整的計劃劃系統(tǒng)，建立必必要的掙掙值分析析體系，并且能能有效地地收集項項目實際際完成的的數(shù)據(jù)，通過分分析計算算項目的的進度執(zhí)執(zhí)行指標(biāo)標(biāo)SPII和成本本效用指指標(biāo)CPPI，表表現(xiàn)在各各種圖形形和表格格來說明明項目的的績效和和發(fā)展趨趨勢。項目績效效狀況圖圖，主要要表現(xiàn)項項目實施施過程中中進度和和成本發(fā)發(fā)展?fàn)顩r況和變動動的趨勢勢。本例例中項目目在3月至7月期間間，實際際績效由由滯后型型轉(zhuǎn)變?yōu)闉檫M度超

11、超前型。項目各部部分成本本績效指指標(biāo)圖，主要表表現(xiàn)項目目實施過過程中各各部分成成本效果果。本例例中項目目各部分分實際成成本與預(yù)預(yù)算成本本之間的的偏差，反映了了各部分分實際成成本之間間的差距距。3.2 多個項項目的項項目報告告有時一個個組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)層的的高級項項目經(jīng)理理或企業(yè)業(yè)總裁同同時負責(zé)責(zé)幾個項項目，這這里提供供一個表表格，主主要匯總總了多個個項目報報告提供供的多個個項目的的項目執(zhí)執(zhí)行情況況，表格格中用不不同地符符號表達達項目的的進展?fàn)顮顟B(tài)。如如表1所所示。意意味著項項目正處處于控制制之下，對計劃劃或成本本的影響響不到33。項項目的安安全和質(zhì)質(zhì)量執(zhí)行行過程都都得到保保障。項項目經(jīng)理理可以在在下

12、個月月之前修修正進度度或成本本誤差。表表明項目目的安全全或質(zhì)量量正面臨臨著一些些困難。項目面面臨的問問題可能能會對計計劃或成成本產(chǎn)生生35的的影響。要想在在下個月月之前改改正這個個問題就就必須獲獲得額外外的資助助或上一一級管理理層的協(xié)協(xié)助。向向組織領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的管管理人傳傳達的信信息是項項目的安安全和質(zhì)質(zhì)量正處處于岌岌岌可危的的狀態(tài)。項目遭遭遇的問問題可能能會對原原計劃的的進度和和成本產(chǎn)產(chǎn)生5以上的的影響。信號，以及在在某些情情況下的的信號，要求得得到公司司最高管管理層的的注意，以便他他們能幫幫助解決決項目所所面臨的的問題。4 結(jié)論本文將項項目管理理層提供供給組織織領(lǐng)導(dǎo)層層的項目目月度報報告定義義和論述述了報告告的“必讀”部分和和“推薦閱閱讀”部分形形式和內(nèi)內(nèi)容，特特別是“推薦閱閱讀”部分用用進度執(zhí)執(zhí)行指標(biāo)標(biāo)和成本本效用指指標(biāo)結(jié)合合起來展展現(xiàn)單一一項目的的狀態(tài)和和發(fā)展趨趨勢，在在同一個個表格中中用各種種符號